CHƯƠNG 2 : KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
5. Công cụ hỗ trợ tổ chức cong việc
Phương pháp Đường găng (Sơ đồ Gantt)
Phương pháp tổ chức thực hiện cơng việc theo cơng việc trọn gói (tổ chức thực hiện theo dự án) khơng quan tâm tới tính chun mơn của các cơng tác (khơng có các cơng việc chun mơn), mặc dù trong từng gói cơng việc đều có các cơng tác chun mơn đặc thù. Phương pháp này chỉ quan tâm tới các thời điểm bắt đầu và kết thúc của các gói cơng việc cũng như thời lượng thực hiện các gói cơng việc đó.
Trong mỗi gói cơng việc các cơng tác chuyên môn của cùng một dây chuyền công nghệ được sắp xếp liên quan với nhau bằng những mối quan hệ theo chiều ngang (tức là mối quan hệ theo logic công nghệ). Các mối quan hệ theo logic công nghệ giữa các công tác trong mỗi một công việc trọn gói đều có thể là một trong 4 loại mối quan hệ sau:
1. Tuần tự thuận (FS+C) với C là độ trễ,
2. Tuần tự nghịch (SF+C) với C là độ trễ, (tuy nhiên loại mối quan hệ này hầu như không gặp trong các mối quan hệ theo logic công nghệ),
3. Song song cùng xuất phát (SS+C) với C là độ trễ, 4. Song song cùng về đích (FF+C) với C là độ trễ.
Trong phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo cơng việc trọn gói khơng tồn tại các mối quan hệ cơng việc theo chiều dọc, là các mối quan hệ giữa các cơng tác có cùng chung chun mơn nằm trong các cơng việc trọn gói khác nhau. Có nghĩa là, trong 2 cơng việc trọn gói có thể có những cặp cơng tác có cùng chung chun mơn (mỗi cơng tác trong cặp cơng tác chun mơn đó nằm ở trên một cơng việc trọn gói riêng biệt), tuy nhiên 2 cơng tác cùng chung chun mơn trong cặp đó khơng được
80
thực hiện bởi cùng một tổ đội công nhân chuyên nghiệp, mà lại được thực hiện bởi 2 tổ đội công nhân chuyên nghiệp khác nhau (với biên chế tổ đội nói chung là khác nhau).
Ở phương pháp tổ chức thực hiện cơng việc theo cơng việc trọn gói, do khơng cần quan tâm tới cơng việc chun mơn, tức là khơng để ý đến tính định biên của các biên chế tổ đội công nhân chuyên nghiệp, nên có thể thay đổi linh hoạt được thời lượng thực hiện của từng công tác trong các cơng việc trọn gói bằng cách tăng giảm tùy ý biên chế tổ đội chuyên môn.
Trong phương pháp tổ chức thực hiện cơng việc theo cơng việc trọn gói, giữa các cơng việc trọn gói phải tồn tại các mối quan hệ liên kết các thời điểm bắt đầu và kết thúc của các cơng việc trọn gói với nhau (tức là các mối quan hệ dạng điều kiện biên hay có thể là mối quan hệ khai mở không gian công tác). Những mối quan hệ này liên kết các cơng tác đầu hay cuối của các gói cơng việc lại với nhau. Nhưng phần lớn các công tác đầu và cuối của các gói cơng việc, thường là khơng cùng chuyên môn, nên các mối quan hệ điều kiện biên này là các mối liên kết chéo giữa các công tác không cùng chuyên môn và cũng khơng cùng trong một gói cơng việc. Trong tổ chức thi công xây dựng cũng tồn tại các mối quan hệ điều kiện biên liên kết chéo tương tự, chúng có thể tạo nên các khoảng gián đoạn thời gian giữa các đợt thi công, các tầng nhà,… là những gián đoạn được gọi là gián đoạn chuyển đợt hay gián đoạn chuyển tầng (điều kiện mở không gian công tác).
Tuy nhiên, điều cốt lõi của phương pháp tổ chức thực hiện cơng việc theo cơng việc trọn gói là dù các thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công tác, cùng với thời lượng thực hiện của mỗi cơng tác trong gói cơng việc, cũng như của mỗi gói cơng việc, có thay đổi linh hoạt thì vẫn ln ln tồn tại đường găng trong tồn bộ mạng cơng việc của dự án. Đồng thời trong dự án có thể có những cơng tác có một lượng thời gian dự trữ cho việc thực hiện chúng.
Phương pháp Đường găng hay phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo sơ đồ mạng về bản chất là phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo các cơng việc trọn gói hay chính là tổ chức theo dự án (có thể là đơn lẻ hay duy nhất). Trong gói cơng
81
việc trọn gói, các cơng việc vẫn được phân theo chun mơn, nhưng đơn lẻ và có thể là duy nhất khơng thể hợp thành dây chuyền, do những lao động chuyên nghiệp tương ứng làm. Tuy nhiên, các cơng việc chun mơn trong gói cơng việc được thực hiện với một biên chế lao động khơng cố định, có thể thay đổi biên chế lao động từ đó thời lượng thực hiện các cơng việc chuyên môn này cũng thay đổi theo. Phương pháp Đường găng khơng chú trọng tới tính định biên của các tổ đội chuyên nghiệp, mà chú trọng tới tính găng (tức là tính căng thẳng, khẩn trương của các cơng việc chun mơn khác nhau trong gói cơng việc dự án). Phương pháp Đường găng được áp dụng cho mọi loại dự án (là những nỗ lực thực hiện công việc một cách hữu hạn theo một dạng đơn đặt hàng nào đó (ví dụ như: hợp đồng,...), chứ khơng phải là sản xuất hàng hóa hàng loạt theo kiểu cơng nghiệp), bao gồm cả dự án xây dựng.
Khác với 2 phương pháp tổ chức thực hiện công việc trên, trong Phương pháp Đường găng tức là phương pháp tổ chức thực hiện cơng việc trọn gói, cả thời lượng thực hiện của các công tác lẫn các thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công tác có thể được thay đổi linh hoạt.
Thời lượng thực hiện của các công tác trên mỗi phân đoạn có thể thay đổi, khi thay đổi (thêm bớt) biên chế tổ đội lao động chuyên nghiêp. Phương pháp Đường găng cho phép một loại công tác chuyên môn được thực hiện với khối lượng công tác như nhau trên 2 phân đoạn cơng việc khốn gọn (trọn gói), có thể được thực hiện với số lượng biên chế lao động chuyên nghiệp khác nhau, và do đó thời lượng thực hiện cơng tác chun mơn đó trên mỗi phân đoạn là khác nhau. Điều này là không thể ở phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp, và đặc biệt là khơng thể có ở phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền.
Trong phương pháp Đường găng, thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công tác chỉ bị ghim cố định trên trục thời gian, khi mà cơng tác đó là những cơng tác găng (chúng nằm trên đường găng), còn nếu chúng khơng nằm trên đường găng thì thời điểm bắt đầu và kết thúc của chúng có thể thay đổi trơi nổi trong khoảng thời gian dự trữ toàn phần.
82
Nhưng ngay cả các cơng tác găng cũng có thể thay đổi thành các cơng tác không găng và ngược lại cơng tác khơng găng có thể thành cơng tác găng, đồng thời với việc thay đổi đường găng, nếu như ta thay đổi thời lượng thực hiện công tác của các công tác găng này (thay đổi bằng cách tăng giảm biên chế tổ đội chuyên nghiệp). Do vậy, thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc găng cũng chỉ là cố định một cách tương đối trong phương pháp Đường găng.
Tóm tắt
Phần nội dung này đã giới thiệu cho bạn những khái niệm cơ bản của hoạt động tổ chức cơng việc và cách thức bạn có thể sử dụng để bạn trau dồi kỹ năng tổ chức công việc không chỉ cho bản thân bạn mà cịn có thể áp dụng tại nơi bạn làm việc. Bạn đã tiến hành việc nghiên cứu, đánh giá bản thân mình một cách nghiêm túc, xác định các cơng việc bạn u thích, xác định mức độ phù hợp của bạn với cơng việc đó và lập lên kế hoạch để thực hiện được cơng việc đó. Bạn hãy tiếp tục luyện tập những kỹ năng này để hiểu mình rõ hơn nhé.
Bên cạnh đó, bạn cũng đã có những trải nghiệm với hoạt động lập kế hoạch và tổ chức cơng việc cho mình ở trong một tổ chức, điều này khơng chỉ sẽ giúp bạn khơng cịn bỡ ngỡ khi chính thức làm việc sau khi tốt nghiệp mà bạn cịn có thể áp dụng ngay những kỹ năng này vào những hoạt động nhóm của bạn trong hiện tại. Để làm giàu thêm hiểu biết, kiến thức về hoạt động tổ chức công việc trong tổ chức, bạn hãy tiếp tục tham khảo thêm những thông tin, kiến thức từ nguồn khác nhé.
83