2.3.1. Viết đề cƣơng
Qua tìm hiểu các tài liệu tham khảo và hƣớng dẫn của giáo viên, tác giả xây dựng đề cƣơng làm 4 chƣơng (ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục).
2.3.2. Thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu thu thập đƣợc
Sau khi xây dựng đƣợc đề cƣơng chi tiết, tác giả cần thu thập dữ liệu theo các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đã đƣợc đề ra. Sau đó, cần phải phân tích bằng các phƣơng pháp đã nói ở trên để làm sáng tỏ các vấn đề cần nghiên cứu.
2.3.3. Tiến hành hoàn thiện luận văn
Bƣớc 1: Hoàn thiện kết quả nghiên cứu sơ bộ theo đúng tiến độ. Ở bƣớc này luận văn sẽ hoàn thiện khoảng 90% chƣơng 1 và chƣơng 2. Đó là 2 chƣơng quan trọng, trong đó chƣơng 1 làm rõ hơn đới tƣợng, mục tiêu nghiên cứu của luận văn sau khi đánh giá tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn, từ đó xây dựng khung lý thuyết làm cơ sở cho các nghiên cứu thực nghiệm ở chƣơng 3 và 4. Chƣơng 2 tác giả sẽ trình bày cụ thể những phƣơng pháp sẽ đƣợc sử dụng để thực hiện luận văn. Các chƣơng 3 và 4 cũng đã đƣợc hình thành dƣới dạng đề cƣơng chi tiết và sẽ tiếp tục hồn thiện trong thời gian cịn lại.
Bƣớc 2: Bắt đầu viết luận văn hồn chỉnh thơng qua các dữ liệu đã đƣợc xử lý và tiếp thu các ý kiến đóng góp của Hơị đồng đánh giá kết quả nghiên cứu sơ bộ của trƣờng. Bƣớc 3: Nộp giáo viên hƣớng dẫn bản thảo lần 1 góp ý kiến để hồn thiện luận văn theo tiến độ đã đặt ra.
CHƢƠNG 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝDỰ ÁN TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG QUỐC TẾ
3.1. Khái quát về Cơng ty Viễn thơng Quốc tế 3.1.1. Q trình hình thành và phát triển:
Công ty Viễn thông Quốc tế đƣợc thành lập theo Quyết định số 374/QĐ - TCBĐ ngày 31/3/1990 của Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu điện nay là Bộ Thông tin và Truyền thông, với 7 tƣ cách là Doanh nghiệp Nhà nƣớc và là một trong 67 đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc Tập đồn Bƣu chính Viễn thơng Việt Nam (VNPT).
Tên tiếng việt: Công ty Viễn thông Quốc tế
Tên tiếng Anh : Vietnam International Telecommunication
Tên giao dịch quốc tế: VNPT International; Tên viết tắt: VNPT-I Trụ sở chính: 97 Nguyễn Chí Thanh – Đớng Đa – Hà nội.
Website: http://vnpti.vn
3.1.2. Ngành nghề kinh doanh và phạm vi hoạt động:
Công ty Viễn thông Quốc tế là đơn vị đầu tiên của cả nƣớc duy nhất đƣợc phép cung cấp các dịch vụ viễn thơng đi q́c tế có các chức năng sau:
(i) Kinh doanh dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin
(ii) Kinh doanh dịch vụ và sản phẩm truyền thông
(ii) Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tƣ, thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông
(iv) Khảo sát, tƣ vấn, thiết kế, xây dựng, lắp đặt, bảo dƣơng các cơng trình viễn thơng, cơng nghệ thơng tin và truyền thông
3.1.3. Khái quát về các dự án đầu tƣ của Công ty Viễn thông Quốc tế
Các dự án của Công ty VNPT-I từ trƣớc đến nay đƣợc chia làm 5 chƣơng trình:
(i) Chương trình 1: là các dự án nâng cấp các hệ thống truyền dẫn,
hệ thống mạng NGN, Softswitch/IMS và các dịch vụ
(ii) Chương trình 2: là các dự án đầu tƣ, nâng cấp, mở rộng mạng
lƣới
cáp quang biển q́c tế
(iii) Chương trình 3: là các dự án tăng cƣờng năng lực quản lý mạng
nhƣ các chƣơng trình tính cƣớc, tin học...
(iv)Chương trình 4: là các dự án cơng cụ phụ trợ (nhƣ hệ thớng
nguồn điện, ups)
(v) Chương trình 5: là các dự án kiến trúc
Với các dự án của 5 chƣơng trình trên đa sớ là các dự án đầu tƣ mới hay nâng cấp, mở rộng trên cơ sở mạng lƣới đã có sẵn nhằm mở rộng năng lực mạng lƣới, để nâng cao dung lƣợng để đảm bảo đủ năng lực phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc để phù hợp với mạng lƣới mới của Công ty VNPT-I cũng nhƣ Tập đồn VNPT về cơng nghệ, hay để kết nối đƣợc với dung lƣợng với đới tác vừa ký kết....duy trì vị thế, tăng doanh thu, tăng thị phần của Công
ty và của Tập đồn trên thị trƣờng, vì vậy những dự án này khi xây dựng đều đảm bảo đƣợc sự cần thiết và tầm quan trọng của nó hay nói một cách khác đó là tính hợp lý của dự án, đáp ứng đƣợc mục đích phát triển, mở rộng quy mơ và sức mạnh, phục vụ những kế hoạch và chiến lƣợc phát triển của Công ty, của ngành.
3.2. Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tƣ tại Công ty Viễn thông Quốc tế
Do Công ty Viễn thông Quốc tế là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tập đồn Bƣu Chính Viễn thơng Việt Nam nên việc quản lý dự án đầu tƣ tại Công ty thực hiện theo sự phân cấp của Tập đồn. Trƣớc năm 2009, Cơng ty chƣa có văn bản cụ thể nào ban hành về quy trình quản lý dự án do đó bộ máy quản lý dự án không đƣợc rõ ràng, thƣờng theo chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị trong quy định phân công nhiệm vụ của Lãnh đạo Cơng ty và lấy theo mơ hình của Tập đồn. Chính vì vậy để quy chuẩn hóa việc quản lý dự án tại Công ty đồng thời để đảm bảo việc quản lý dự án đƣợc hiệu quả, đúng tiến độ và phân định trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng đơn vị, ngày 13/4/2009, Công ty Viễn thông Quốc tế đã ban hành quyết định số 793/QĐ- VNI-ĐTPT về việc ban hành “Quy trình triển khai dự án đầu tƣ” trong đó xây dựng bộ máy tổ chức quản lý dự án của Công ty và quy định rõ nhiệm vụ của từng đơn vị, cụ thể:
(i) Đơn vị thẩm định: Phòng Đầu tƣ phát triển (đơn vị chủ trì), Phịng Kế
hoạch, Phịng Tài chính kế toán thớng kê, Phịng Viễn thơng, Phịng Tiếp thị Bán hàng, Phịng Kinh doanh hợp tác q́c tế
(ii) Đơn vị lập và triển khai dự án: Phịng Dự án Phịng Viễn thơng,
Phòng Tin học... và các Trung tâm phối hợp.
Chi tiết quy định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong tổ chức bộ máy quản lý dự án của Công ty VNPT-I đƣợc thể hiện trong phụ lục 1 đính kèm
3.2.2. Quy trình quản lý dự án tại Công ty Viễn thông Quốc tế.
Công ty Viễn thông Quốc tế là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tập đồn Bƣu chính Viễn thơng Việt Nam (VNPT) vì vậy Tập đồn VNPT đã có quyết định về việc ban hành quy định về phân cấp và ủy quyền trong công tác đầu tƣ xây dựng nhằm giao quyền chủ động cho các đơn vị trong tồn bộ quá
trình quản lý dự án, những dự án vƣợt phân cấp theo quy định phải trình Tập đồn xem xét và quyết định.
Theo Quyết định 172/QĐ-VNPT-HĐTV ngày 7/10/2011 của Hội đồng thành viên Tập đồn: Cơng ty VNPT-I đƣợc quyết định đầu tƣ các dự án dƣới 25 tỷ đồng, các dự án kiến trúc dƣới 6 tỷ. Giám đốc/ chủ tịch các đơn vị đƣợc phép ủy quyền cho các đơn vị cấp dƣới (Giám đốc Trung tâm) trực tiếp quyết định đầu tƣ các dự án dƣới 6 tỷ đồng. Do đó các dự án nằm trong phân cấp của Công ty thƣờng chỉ lập BCKTKT mà không phải lập Báo cáo tiền khả thi và báo cáo khả thi.
Thơng thƣờng một dự án đƣợc hình thành trên cơ sở các dự án đã đƣợc nằm trong kế hoạch đầu tƣ xây dựng hàng năm đƣợc Tập đoàn phê duyệt. Các dự án này đƣợc Công ty VNPTI xây dựng từ ći năm trƣớc đó. Sau khi Tập đồn có quyết định phê duyệt kế hoạch vốn, Công ty VNTPI sẽ làm quyết định giao lại kế hoạch cho từng đơn vị thành viên trong Cơng ty để các đơn vị có cơ sở triển khai.
C H U Ẩ N B Ị Đ Ầ U T Ƣ T H Ự C H IỆ N Đ Ầ U T Ƣ 8 9 QĐ Đầu tƣ ĐẤU THẦU 7h n ì r T t ệ y u d THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT th àn h k h ơ n gt hả o T h ƣ ơ n g 3 K.H VỐN GIẢI NGÂN K Ế T T H Ú C Đ Ầ U T Ƣ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG 10
Hình 3.1: quy trình tổ chức triển khai dự án tại Cơng ty VNPT-I
3.2.3. Nội dung quản lý giám sát dự án tại Công ty VNPT-I 3.2.3.1. Quản lý phạm vi dự án
Từ năm 2013 đến 2015,Cơng ty Viễn thơng Q́c tế có tổng cộng 191 dự án cụ thể nhƣ bảng sau:
Bảng 3.1: Công tác đầu tƣ và lập dự án tại Cơng ty VNPT-I giai đoạn 2013-2015
Nội dung
Tập đồn ra quyết định đầu tƣ
Cơng ty ra quyết định đầu tƣ. Trong đó: Trung tâm 1 Trung tâm 2 Trung tâm 3 Trung tâm Vinasat Văn phịng Cơng ty
(Nguồn Phịng ĐTPT-Cơng ty VNPT-I)
Các dự án đƣợc đầu tƣ đều dựa trên cơ sở dự báo thị trƣờng, quy hoạch phát triển mạng lƣới của Tập đoàn VNPT, trên cơ sở mạng lƣới đã có sẵn nhằm mở rộng năng lực mạng lƣới, để nâng cao dung lƣợng để đảm bảo đủ năng lực phục vụ sản xuất kinh doanh và phù hợp với mạng lƣới mới của Cơng ty VNPT-I cũng nhƣ Tập đồn VNPT về công nghệ, hay để kết nối đƣợc với dung lƣợng với đới tác vừa ký kết.... Vì vậy những dự án này khi xây dựng và phê duyệt đều đảm bảo đƣợc sự cần thiết và tầm quan trọng của nó. Trên cơ sở qui hoạch theo từng thời kỳ, kế hoạch vốn ĐTXD đã tập trung vào những dự án trọng điểm, phục vụ trực tiếp cho sự phát triển của các đơn
Tuy nhiên,có thể nói chất lƣợng dự báo, quy hoạch còn thấp, chƣa bắt kịp với phát triển của khoa học cơng nghệ. Vì thế, có những dự án mới thực hiện trong vòng chƣa đến 3 năm đã phải bổ sung mua sắm thêm điển hình nhƣ dự án “Xây dựng tổng đài cổng quốc tế thế hệ mới NGN ” với Tổng mức đầu tƣ là 5.236.466,88 USD do khâu dự báo chƣa tốt lên chỉ sau 2 năm đã phải phải nâng cấp, mở rộng phần thiết bị SBC, MLS vì vậy phải bổ sung thêm dự án mới “Nâng cấp, mở rộng hệ thống tổng đài cổng quốc tế thế hệ mới ” với TMĐT là 9.228.804.632 VNĐ phục vụ kinh doanh của công ty.
3.2.3.2. Quản lý chuẩn bị đầu tƣ, lập thẩm định và phê duyệt thiết kế i. Quản lý lập, thẩm định và phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ
Hoạt động này tiến hành căn cứ vào dự báo thị trƣờng, quy hoạch phát triển mạng lƣới của Tập đồn VNPT, Cơng ty VNPT-I và thứ tự ƣu tiên các dự án trong kế hoạch ngắn hạn, trung hạn trên cơ sở cho phép của Tập đoàn VNPT. Tuy nhiên, trƣớc khi Luật Đấu thầu mới có hiệu lực, các quy định của Nhà nƣớc chƣa hƣớng dẫn cụ thể hoạt động lập, thẩm định và phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ và thẩm định nguồn vốn nên các báo cáo đề xuất chủ trƣơng đầu tƣ cịn sơ sài, mới chỉ đề cập đến tính cấp thiết phải đầu tƣ, dự kiến địa điểm, qui mô, nguồn vớn và TMĐT, chƣa phân tích sâu một sớ vấn đề: Điều kiện thực hiện dự án; Sự phù hợp với quy hoạch của ngành và địa phƣơng nơi có dự án; Phân tích, đánh giá sơ bộ tác động về mơi trƣờng, xã hội; Xác định sơ bộ kết quả đầu tƣ khi dự án hoàn thành và dự kiến các giải pháp tổ chức thực hiện...Cũng do chƣa có chế tài cụ thể về thẩm định nguồn vốn nên mặc dù nhiều dự án đƣợc phê duyệt trong kế hoạch trung hạn của đơn vị nhƣng khơng đủ kinh phí để đầu tƣ.
Đặc thù kinh doanh của Công ty VNPT-I là đơn vị kinh doanh mạng lƣới viễn thông đi quốc tế (chủ yếu là cung cấp đƣờng truyền đi quốc tế và một số dịch vụ phát sinh đi q́c tế nhƣ phát hình, kênh th riêng, chƣa phải là một dịch vụ hồn chỉnh), nên các dự án đầu tƣ của Cơng ty chủ yếu là các dự án thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh, còn các dự án kiến trúc thƣờng là sửa chữa nhà tổng đài, hoặc nhà làm việc văn phòng, các dự án kiến trúc lớn thì do Tập đồn ra quyết định đầu tƣ và giao lại cho Công ty quản lý. Vì vậy đới với các dự án thiết bị Công ty thƣờng là tự lập BCKTKT hoặc dự án đầu tƣ, còn các dự án kiến trúc thì thuê đơn vị tƣ vấn lập BCKTKT (khơng có thiết kế cơ sở do dự án quy mô nhỏ).
Việc lập BCKTK cho các dự án đƣợc thực hiện sau khi Cơng ty có quyết định về việc phê duyệt kế hoạch vốn đầu tƣ xây dựng từ Tập đồn
Việc lập BCKTKT trình Do Phịng Dự án thực hiện, còn Phòng Đầu tƣ phát triển – đơn vị chủ trì thẩm định sự án. Phịng Đầu tƣ phát triển sẽ lấy ý kiến thẩm định của các đơn vị chun mơn nhƣ Phịng Viễn thơng về mặt kỹ thuật, Phịng Tiếp thị bán hàng về mặt hiệu quả đầu tƣ, phịng tài chính kế toán thớng kê về giá cả ... (nếu thấy cần thiết) và sẽ làm phiếu thẩm tra trả lại hồ sơ, yêu cầu đơn vị lập giải trình, bổ sung hoặc sửa chữa.
3.2.3.3. Quản lý hoạt động đấu thầu
Với mục tiêu tạo một môi trƣờng công bằng, minh bạch để lựa chọn đƣợc nhà thầu đủ năng lực, Cơng ty VNPT-I đã có nhiều biện pháp để quản lý hoạt động đấu thầu thông qua quản lý kế hoạch đấu thầu, lựa chọn nhà thầu,tổ chức các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thực hiện QLDA. Để đánh giá hiệu quả của hoạt động đấu thầu, thơng qua việc sử dụng các tiêu chí:Tiết kiệm thơng qua đấu thầu của từng gói thầu trong một dự án và tỷ lệ
Bảng 3.2. Tổng hợp kết quả đấu thầu các dự án theo hình thức đấu thầu từ năm 2013-2015 Năm 2013 Tổng giá Số gói gói thầu thầu (tỷ đồng) 1.Rộng Trong 60 145,343 nƣớc rãi Q́c tế 0 0 2. Hạn Trong 10 30,497 nƣớc chế Quốc tế 0 0 3. Chỉ Trong 17 13,693 nƣớc định thầu Quốc tế 0 0 4. Chào Trong
tranh Quốc tế 5. Mua Trong 0 0 nƣớc sắm trực tiếp Quốc tế 0 0 6. Tự Trong 0 0 thực hiện nƣớc Tổng cộng 118 196,801.00
( Nguồn: Phịng ĐTPT-Cơng ty VNPT-I )
Quá trình tổ chức đấu thầu đã lựa chọn đƣợc một sớ nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm, thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lƣợng theo thiết kế thậm chí có thể ứng trƣớc kinh phí để hồn thành sớm dự án nhƣ trƣờng hợp:
Gói thầu mua sắm hang hóa, lắp đặt thiết bị chính dự án:Trang bị hệ thống Teleport cho Vệ tinh Vinasat 2; Hoạt động đấu thầu đã tiết kiệm mỗi năm hàng
tỷ đồng cho Công ty. Bảng 3.2 cho thấy giai đoạn 2013-2015 thông qua hoạt động đấu thầu, Công ty đã tiết kiệm đƣợc: 22,511 tỷ đồng trên tổng số 858,922 tỷ đồng giá gói thầu, tỷ lệ tiết kiệm là 2,62% so với dự toán gói thầu. Trong đó, Năm 2013 tiết kiệm 6,156 tỷ đồng, Năm 2014 tiết kiệm 2,102 tỷ đồng , năm 2015 tiết kiệm đƣợc 14,252 tỷ đồng . Có thể thấy, tiết kiệm hầu hết là do đấu thầu rộng rãi, các hình thức khác tỷ lệ tiết kiệm rất ít.
Vấn đề xác định giá gói thầu phù hợp với thiết kế và mặt bằng thị trƣờng chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Công ty mới chỉ quan tâm đến điều chỉnh giá gói thầu khi biến động nhân cơng, vật liệu, tỷ giá, ít tính toán lại khới lƣợng mời thầu do mất thời gian, nên hợp đồng giao nhận thầu nhất là các hợp đồng xây lắp thƣờng bị phát sinh tăng, giảm khối lƣợng thực hiện so với dự toán và khới lƣợng mời thầu. Ví dụ gói thầu xây lắp chính dự án “
Nâng cấp tuyến truyền dẫn Đơng Hà – Lao Bảo lên 40G” phát sinh tăng gần
100 triệu đồng.
3.2.3.4. Hoạt động quản lý chất lƣợng