IX. Phỏng vấn trong tuyển dụng
5. Các phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là các phương pháp cơ bản:
5.1 Phỏng vấn khơng chỉ dẫn:
Hình thức phỏng vấn khơng chỉ dẫn là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện, khơng có bản câu hỏi kèm theo. Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên và những điểm chưa rõ, cần được làm sáng tỏ trong phỏng vấn. Phỏng vấn viên có thể hỏi những câu chung như: “hãy nói cho tơi biết về kinh nghiệm của anh chị trong công việc cũ”, “hãy kể cho tôi nghe về những đồng nghiệp của anh chị trong công việc cũ” ứng viên được phép trình bày tự do, hầu như khơng bị gián đoạn, ngắt quãng, phỏng vấn viên thường lắng nghe chăm chú, khơng tranh luận, ít thay đổi đề tài một cách đột ngột và thường kích thích ứng viên nói thêm bằng những câu hỏi như: “thực ra sự việc như thế nào?” , “rồi sao nữa”, “thế anh, chị nghĩ gì về vấn đề đó?”,v.v…Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo, nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng viên khác nhau của cùng một cơng việc. Hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy và chính xác khơng cao, do chịu ảnh hưởng tính chủ quuan của người phỏng vấn và thường áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào chức vụ cao trong tổ chức, doanh nghiệp.
5.2 Phỏng vấn theo mẫu
Đây là hình thức phỏng vấn có sử dụng bản câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên, các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng và các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: Động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp,v.v…Để nâng cao hiệu quả của phỏng vấn đối với từng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thơng tin cần biết về ứng viên ví dụ với câu hỏi: “tại sao anh chị lại nộp đơn vào chức vụ này?” trong bản câu hỏi có thể có các gợi ý:
(b) Do ước muốn danh tiếng và địa vị
( c) Do tiền lương và các khoản thu nhập vật chất khác (d ) Do tính chắc chắn, ổn định, an tồn cao của cơng việc
Các câu trả lời của ứng viên thường rất đa dạng, phong phú. Ví dụ: Ứng viên có thể trả lời, tơi muốn xin làm việc này vì:
- Doanh nghiệp ở gần nhà, tiện cho sinh hoạt gia đình của tơi.
- Tơi nghe nói làm việc này sẽ có cơ hội để được đi tu nghiệp tiếp ở nước ngồi
- Tơi tốt nghiệp đại học đã 2 năm mà vẫn chưa tìm được việc làm
- Tôi nghĩ rằng công việc trong doanh nghiệp này rất thú vị, được tiếp xúc với những người có trình độ học vấn cao, được thường xuyên sử dụng ngoại ngữ và có cơ hội được đi nhiều nơi
- Tơi mới tốt nghiệp đại học, đọc báo thấy quảng cáo cơng việc này có vẻ hợp nên đăng ký xin tuyển,v.v…
Phỏng vấn viên cần được huấn luyện điền vào mẫu câu trả lời theo gợi ý ở trên cho chính xác. Hình thức phỏng vấn này ít tốt thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn hình thức phỏng vấn khơng chỉ dẫn.
5.3 Phỏng vấn tình huống
Đây là hình thức phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đưa ra những tình huống giống như trong thực tế người thực hiện cơng việc thường gặp, và u cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiệm làm việc, các mối quan hệ trong cơng việc thực tế. Ví dụ, tình huống đặt ra đối với ứng viên vào cơng việc tiếp viên hàng khơng có thể là:
- Anh chị sẽ làm gì nếu trong lúc phục vụ khách hàng trên tuyến bay, một khách hàng sơ ý làm đổ một ly nước trên tay anh/chị và một hành khách khác.
- Anh/ chị sẽ nói gì khi khách hàng phàn nàn về chuyến bay quốc tế bị chậm tới 3 giờ.?
Cơng việc càng địi hỏi trách nhiệm và có tính thử thách cao, điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú. Đặc biệt do tính chất thử thách, phức tạp trong cơng việc của nhà quản trị, ứng viên vào chức vụ giám đốc thường được yêu cầu giải quyết rất nhiều tình huống nan giải trong điều kiện rất hạn hẹp về thời gian.
5.4 Phỏng vấn liên tục
Đây là hình thức phỏng vấn, trong đó, ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục, riêng biệt và khơng chính thức. Ứng viên thường khơng biết là mình đang bị phỏng vấn, nên hành vi, cách nói năng dễ bộc lộ tính cách của ứng viên một cách trung thực nhất. Hình thức này cho kết quả đáng tin cậy hơn so với hình thức phỏng vấn thuần túy khơng chỉ dẫn.
5.5 Phỏng vấn nhóm
Trong hình thức phỏng vấn nhóm, hội đồng phỏng vấn hoặc nhóm phỏng vấn viên cùng hỏi ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo. Trong phỏng vấn nhóm thường sẽ có nhiều câu hỏi sắc sảo, về nhiều vấn đề khác nhau. Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấn viên khác, do đó, các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viên chính xác hơn. Nhóm phỏng vấn viên thường có nhiều quan điểm khác nhau trong việc đánh giá, giải quyết các vấn đề, do đó phỏng vấn nhóm thường khách quan hơn. Tuy nhiên hình thức này có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên. Khi đó, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi và quan sát cách thức từng ứng viên tham gia thực hiện các câu trả lời.
5.6 Phỏng vấn căng thẳng
Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi xốy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên. Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này khơng khéo có thể dẫn đến tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng hoặc gây ra những sự giận dữ, xung đột khơng kiểm sốt được. Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việcvà phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này.