Mỗi bộ phận quản lý tại Công ty DENSO Việt Nam được quy định chức năng rất rõ ràng, tách biệt và không bị trùng lặp nhau về chức năng, nhiệm vụ, do đó địi hỏi các thơng tin kế tốn phải đa dạng, phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận.
3.1.4 Quan điểm và định hƣớng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn để nâng cao tính hữu dụng cho ngƣời sử dụng
Quan điểm
Thơng tin kế tốn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, bất kỳ một quyết định quản trị, kinh doanh nào cũng đều phải dựa trên cơ sở các thông tin minh bạch, đáng tin cậy thì mới hạn chế được rủi ro và mang lại hiệu quả cao. Ngồi ra, thơng tin kế tốn phải phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.
Định hƣớng
- Hồn thiện nội dung thơng tin được công bố: Đảm bảo thông tin
được cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính chính xác, đáng tin cậy, đầy đủ, có thể hiểu được và kịp thời
- Cải thiện điều kiện về chất lượng thơng tin kế tốn: Nâng cao chất
lượng thơng tin kế tốn nhằm làm tăng giá trị của cơng ty; vai trị của ban quản trị công ty đối với trách nhiệm cải thiện điều kiện và nâng cao chất lượng thơng tin ké tốn đã cung cấp.
3.2 Kiến nghị về việc cung cấp thơng tin tài chính
Tại cơng ty TNHH Denso Việt Nam, bộ phận kế toán là bộ phận kiểm soát, cung cấp thông tin và quyết định hầu hết các yếu tố liên quan tới chất lượng thơng tin kế tốn, tài chính. Do vậy, đề tài tập trung đưa ra các kiến nghị đối với bộ phận kế tốn của cơng ty để nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin cũng như chất lượng thông tin.
3.2.1 Kiến nghị về mặt tổ chức
lại với những điểm thay đổi như sau:
Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế tốn có sự giao thoa giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Công ty TNHH DENSO Việt Nam cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp với kế tốn tài chính trong cùng một phịng. Tuy nhiên, sự kết hợp này cần có sự tách biệt, phân cơng rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa Kế tốn quản trị & Kế tốn tài chính, giữa bộ phận kế tốn tổng hợp và bộ phận kế toán chi tiết để tránh chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý, cung cấp thông tin.
Thứ hai, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hƣớng cung cấp thong tin kế tốn quản trị.
Để có được các dữ liệu kế tốn gửi cho các cấp quan lí hay các đối tượng sử dụng khác thì kế tốn phải lấy dữ liệu từ hệ thống và xử lí thủ cơng. Việc xử lí dữ liệu thủ cơng gây mất nhiều thời gian và đơi khi gây ra sai sót.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đã được Bộ Tài chính ban hành thống nhất, ta có thể thiết kế lại như Bảng 3.1 để có thể theo dõi chi phí trong đơn vị, và các mã quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin. Cấu trúc mã số tài khoản được xây dựng từ sự kết hợp giữa một số hiệu tài khoản với một cấp độ trách nhiệm.
Bảng 3.1 – Xây dựng mã tài khoản 1
X
Theo đó:
- Nhóm thứ nhất gồm 3 (hoặc 4) ký số dùng để chỉ số hiệu phịng ban
hoặc dây chuyền chịu chi phí hoặc phát sinh doanh thu. Trong đó số hiệu của phịng ban gồm 3 ký số. Phịng kế tốn sẽ đặt số hiệu cho từng phịng ban. Ví dụ, phịng kế tốn có số hiệu 001, phịng mua hàng có số hiệu 002, dây chuyền sản xuất pedal có số 003.
- Nhóm thứ hai chính là số hiệu tài khoản của kế tốn.
Để tổng hợp và phân tích thơng tin kế tốn kịp thời và chính xác thì kế tốn nên sử dụng các tài khoản tổng hợp, báo cáo tài chính, sử dụng các tài khoản chi tiết báo cáo bộ phận để thu nhận và xử lý thong tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn được Bộ Tài Chính ban hành nhằm phục vụ cơng tác theo dõi tình hình sản xuất và lập các báo cáo kế toán quản trị là công việc cần thiết đối với doanh nghiệp.
Thứ ba, thiết kế sổ sách kế toán theo hƣớng cung cấp thông tin
phục vụ quản trị.
Các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng cân đối, báo cáo kết quả kinh doanh... của hệ thống sổ kế tốn tài chính đều có ý nghĩa sử dụng phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị. Về hệ thống sổ sách kế tốn quản trị khơng bắt buộc lập theo mẫu qui định. Căn cứ vào mục đích quản lý và yêu cầu về thơng tin, kế tốn sẽ thiết kế lại sổ sách, them các hạng mục, chỉ tiêu và các trường khi xuất dữ liệu từ hệ thống.
Thứ tƣ, tổ chức hệ thống báo cáo cho mục đích quản trị.
Hệ thống báo cáo được thiết kế, lập và trình bày mang tính linh hoạt, khơng mang tính thống nhất và tuân thủ nhưng vẫn nằm trong sự kiểm soát nội bộ.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và yêu cầu của nhà quản trị, cần có các loại báo cáo sau: Nhu cầu thơng tin và báo cáo cho chức năng hoạch định của nhà quản trị; Phục vụ chức năng kiểm tra của nhà quản trị; Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị.
Đồng thời, công ty TNHH DENSO Việt Namcần tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm kế tốn để có thể phân tích, xử lý nhanh thông tin thu thập, cũng như đưa ra các báo cáo trách nhiệm kịp thời và đảm bảo được tính hữu ích của thơng tin.
Thứ năm, khảo sát định kì nhu cầu sử dụng thơng tin của cấp quản lí trung gian tại doanh nghiệp
Để có một hệ thống thong tin hoàn thiện và đầy đủ, bộ phận kế toán cần phải khảo sát nhu cầu của các đối tượng trong cơng ty và xem xét định kì về việc thực thi những mong muốn đó trong thực tế. Việc khảo sát này cũng cần phải tiến hành định kì vì nhu cầu thay đổi theo thời gian và bối cảnh doanh nghiệp.
Thứ sáu, tổ chức phân cấp hệ thống thơng tin kế tốn theo mơ hình phân cấp về quản lý.
Mỗi cấp bậc quản lý có chức năng, nhiệm vụ cũng như mức độ quan trọng, tầm ảnh hưởng của việc đưa ra quyết định khác nhau do vậy đòi hỏi hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp đúng, đủ nội dung theo nhu cầu của từng cấp lãnh đạo trong công ty.
Cụ thể, Ban Giám Đốc là người đưa ra những quyết định, hoạch định chính sách của cơng ty, là những quyết định quan trọng, không chỉ ảnh hưởng đến đời sống của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến cả tập đồn nói chung. Do vậy, thơng tin kế tốn đưa ra nên là thơng tin phân tích chi tiết, chun sâu. Ngược lại, cấp quản lý trung gian có những quyết định mang tầm ảnh hưởng
nhỏ hơn, do vậy cần thiết kế thơng tin mang tính khái qt cao để người sử dụng dễ hiểu, dễ vận dụng để phục vụ cho mục tiêu của mình.
3.2.2 Kiến nghị về nội dung của thơng tin kế tốn đƣợc cung cấp
Về mặt nội dung
- Báo cáo bộ phận:
VAS 28 đã yêu cầu chi tiết về báo cáo các bộ phận, giống như IAS 14, tuy nhiên các cơng ty nói chung làm báo cáo bộ phận rất sơ sài. Tại công ty TNHH DENSO Việt Nam, báo cáo bộ phận cũng chỉ đơn thuần phục vụ cho mục đích làm báo cáo thống kê khi có yêu cầu. Trong khi đó báo cáo bộ phận là rất cần thiết cho việc đánh giá rủi ro và lợi ích kinh tế của doanh nghiệp với nhiều ngành hàng khác nhau, có cơ sở ở nước ngồi hoặc doanh nghiệp có phạm vi hoạt động trên nhiều khu vực địa lý khác nhau. Báo cáo bộ phận nhằm hỗ trợ cho người sử dụng: 1 – Hiểu rõ về tình hình hoạt động trong các năm trước của doanh nghiệp, 2 – Đánh giá đúng về những rủi ro và lợi ích kinh tế của doanh nghiệp, và 3 – Đưa ra những đánh giá hợp lý hơn về doanh nghiệp.
Tham khảo ví dụ tại công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk, công ty chỉ đưa ra những báo cáo kết quả ngắn gọn của bộ phận xuất khấu và bán nội địa. Nếu công ty thiết kế báo cáo bộ phận theo lĩnh vực kinh doanh hay ngành hàng thì có thể thấy rõ được rủi ro của doanh nghiệp. Trong báo cáo của Chủ tịch HĐQT Vinamilk đã báo cáo rõ hơn về các bộ phận gồm (1) Nhóm sữa bột và bột dinh dưỡng, (2) Sữa đặc có đường, (3) Sữa tươi và sữa chua uống, (4) Hàng lạnh, thực phẩm và giải khát, (5) Cà phê, (6) Đầu tư tài chính. Nếu báo cáo bộ phận được trình bày ở nhiều góc độ khác nhau như vậy thì người sử dụng sẽ có cái nhìn tồn cảnh hơn và có thể dự đốn được tương lai của công ty.
Tương tự với trường hợp mà đề tài đang xem xét ở đây là công ty TNHH DENSO Việt Nam, công ty nên thay đổi cáo báo cáo như sau:
+ Báo cáo doanh thu: Thay vì là báo cáo so sánh giữa số liệu dự tốn và thực tế và trình bày doanh thu của từng dây chuyền sản xuất, cơng ty sẽ trình bày số liệu doanh thu theo các hạng mục: 1 – Doanh thu theo từng lĩnh vực hoạt động (thiết kế, phân phối bán lẻ vào nội địa, sản xuất để xuất khẩu), 2 – Doanh thu theo thị trường, 3 – Doanh thu theo dòng sản phẩm , 4 – Doanh thu so sánh với số liệu dự toán
+ Báo cáo lợi nhuận: Báo cáo lợi nhuận cũng được chia theo bộ phận tương ứng với báo cáo doanh thu: 1 – Lợi nhuận theo từng lĩnh vực hoạt động,
2– Lợi nhuận theo dòng sản phẩm, 3 – Lợi nhuận so sánh với dự tốn. Thêm vào đó, báo cáo khơng đi sâu vào phân tích chênh lệch ở từng loại chi phí mà chỉ phân tích chênh lệch theo các yếu tố: 1 – Yếu tố mơi trường, 2 – Yếu tố chi phí (biến phí & định phí)
+ Báo cáo chi phí: Vì nhu cầu của các cấp quản lý là theo dõi và biết được kết quả chi phí theo bộ phận. Do đó báo cáo chi phí sẽ là báo cáo chi phí theo bộ phận và khơng chia nhỏ báo cáo ra theo từng phịng ban.
- Các số liệu báo cáo bộ phận nên trình bày cho 3 tháng
Hoạt động của doanh nghiệp thường có tính thời vụ, đề người sử dụng thơng tin có cái nhìn đầy đủ hơn về hoạt động của cơng ty, báo cáo sẽ được trình bày theo dạng so sánh, khơng chỉ với số liệu dự tốn mà số liệu so sánh với 3 tháng gần nhất. Theo cách này, người sử dụng thơng tin có thể có được cái nhìn tổng quan và có thể dự đốn xu hương trong tương lai.
- Báo cáo kết quả theo quý và cả năm
Ngồi các báo cáo định kì hàng tháng, cơng ty nên trình bày báo cáo kết quả
rút gọn theo từng quý và so sánh với 2 quý gần nhất.
Về mặt trình bày nội dung thơng tin & phương thức, thời gian cung cấp thông tin
- Thể hiện thông tin dưới dạng dễ dàng truy cập hơn
Hình thức thơng tin được báo cáo tại các cuộc họp vẫn được thể hiện dưới dạng trình chiếu powerpoint. Tuy nhiên, bộ phận kế toán cần cung cấp dữ liệu excel để người sử dụng có thể dễ dàng sử dụng, sao chép lại để sử dụng cho mục đích của mối cá nhân. Ngồi ra, người sử dụng cũng có thể kiếm chứng hay đối chiếu các cách tính tốn nếu số liệu được thể hiện ở dạng excel.
- Tạo database của bộ phận kế tốn để cung cấp thơng tin.
Hiện nay, phần mềm thư điện tử mà công ty TNHH DENSO đang sử dụng là phần mềm Lotus Notes 7. Phần mềm này cho phép người sử dụng tạo database mà tất các những người trong nội bộ tổ chức có thể xem được. Vì vậy, bộ phận kế tốn sẽ tạo database riêng, phân quyền cho các cấp quản lý trung gian có thể truy cập và xem được. Hàng tháng, bộ phận kế toán sẽ tải dữ liệu lên database để phục vụ các đối tượng có nhu cầu sử dụng.
KẾT LUẬN CHƢƠNG III
Dựa vào đặc điểm hoạt động cũng như định hướng về nhu cầu sử dụng thông tin đã nghiên cứu ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp về mặt tổ chức bộ máy kế tốn và cải thiện tính hữu ích của thơng tin.
Về mặt tổ chức bộ máy kế toán, đề xuất ở đây chủ yếu là việc tạo riêng một bộ phận thực hiện kế toán quản trị trong bộ phận kế toán. Bộ phận này kết hợp nhuần nhuyễn với bộ phận kế tốn tài chính nhưng chuyên trách về việc tổng hợp, cung cấp các thơng tin phục vụ cho mục đích quản trị.
thay đổi các báo cáo hiện nay tại công ty theo hướng báo cáo bộ phận. Ngồi ra, các báo cáo nên trình bày them số liệu của các kì gần nhất để các đối tượng sử dụng có cái nhìn tổng quan hơn. Dữ liệu cũng được trình bày theo dạng excel. Hơn nữa, phịng kế tốn sẽ tạo database để tải các thông tin về kế toán phục vụ người sử dụng.
KẾT LUẬN
Thơng tin kế tốn được hiểu là khơng chỉ gồm những thông tin được thu thập, xử lý từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp, được thể hiện trên các báo cáo đã được chuẩn mực hóa mà cịn bao gồm các thơng tin phân tích, xử lý bằng các phương pháp khoa học một cách cụ thể, và được thiết kế phù hợp với từng nhu cầu của nhà quản trị.
Các cấp quản lý trung gian hiện nay tại công ty TNHH DENSO Việt Nam đều nhận thức được tầm quan trọng của thơng tin kế tốn cũng như mức độ ảnh hưởng của thơng tin kế tốn đến việc ra quyết định của họ. Tuy nhiên do chưa hiểu biết về kế tốn cũng như khơng có kiến thức nghiệp vụ nên việc hiểu rõ ý nghĩa của từng loại thông tin chưa sâu sắc do vậy sử dụng thông tin chưa được hiệu quả. Bên cạnh đó, việc cung cấp thơng tin kế tốn cho cấp quản lý trung gian hiện nay tại công ty cịn nhiều hạn chế. Hệ thống thơng tin kế tốn cũng như chu trình cung cấp thơng tin chưa hồn chỉnh làm giảm chất lượng và tính hữu ích của thơng tin kế toán.
Bên cạnh nghiên cứu các vấn đề lí luận về tính hữu ích của thơng tin kế tốn đối với cấp quản lý trung gian, khảo sát thực trạng sử dụng và cung cấp thông tin kế tốn tại cơng ty TNHH DENSO Việt Nam, đề tài cũng đã đóng góp được một số giải pháp, đề xuất với cơng ty TNHH DENSO Việt Nam, cũng như các doanh nghiệp khác nhằm góp phần nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn và cải tiến hệ thống thơng tin kế tốn.
Tuy nhiên, với thời gian nghiên cứu và sự hạn hẹp về phạm vi kiến thức, kinh nghiệm thực tế, đề tài vẫn cịn tồn tại nhiều thiếu sót. Tác rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cơ giáo và các bạn học viên để hoàn chỉnh đề tài hơn nữa.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt
1. Bộ Tài Chính (2002), Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam
2. Đặng Đức Sơn, Lý thuyết hữu ích và khả năng nâng cao hiệu
quả
ứng dụng của hệ thống kế toán trong nền kinh tế chuyển đổi của Việt Nam,
Trường Đại học Thương Mại.
3. Nguyễn Xuân Hưng (2010), Vai trò của thơng tin kế tốn trên thị
trường chứng khốn và kế tốn cơng ty cổ phần, Nxb Tài chính, Hà Nội.