SƠ ĐỒ 2.1 CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC NGÂN HÀNG TMCP TIÊN PHONG
2.1. Khái quát về hoạt độngThanh toán quốc tế tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức Ngân hàng TMCP Tiên Phong
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức - tpb.vn)
Hoạt động của các phòng ban liên quan đến hoạt động Thanh tốn quốc tế
• Khối Nguồn vốn và Thị trường tài chính:
Khối Nguồn vốn và Thị trường tài chính đóng vai trị là bộ phận cân đối, kinh doanh và đầu tư vốn, cân đối và kinh doanh ngoại tệ, đảm bảo tính thanh khoản cho Ngân hàng và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, huy động vốn, thiết kế các sản phẩm ngoại hối và các sản phẩm hàng hóa liên kết các sản phẩm phái sinh; triển khai ứng dụng các sản phẩm; nghiên cứu các chính sách tỷ giá, lãi suất, chính sách phát hành kỳ phiếu, trái phiếu và cổ phiếu.
• Khối Ngân hàng Doanh nghiệp - Phịng tài trợ thương mại
+ Xây dựng danh mục các khách hàng tiềm năng và các kế hoạch, chương trình phát triển dịch vụ quản lý dịng tiền, thanh tốn quốc tế, thanh tốn trong nước, tài trợ xuất nhập khẩu, tài trợ thương mại trong nước, và các dịch vụ ngân hàng điện tử cho khách hàng tiểm năng.
+ Tổ chức, điều phối và thực hiện triển khai kế hoạch bán hàng các sản phẩm quản lý tiền tệ, thanh toán quốc tế, tài trợ xuất nhập khẩu, tài trợ thương mại trong nước...
- Phịng Thanh tốn quốc tế
+ Phịng Thanh tốn quốc tế có chức năng cung cấp dịch vụ thanh toán xuất, nhập khẩu và bảo lãnh cho tồn bộ hệ thống Ngân hàng theo mơ hình tập trung
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc và Giám đốc khối về việc ban hành sản phẩm mới, quy trình, biểu phí và chính sách cho hoạt động Thanh tốn quốc tế và Tài trợ thương mại của Ngân hàng
+ Trực tiếp, phối hợp với đơn vị đào tạo chuyên trách của Ngân hàng trong việc tổ chức đào tạo nghiệp vụ Thanh toán quốc tế và Tài trợ thương mại.
2.1.3. Các nguyên tắc thực hiện hoạt động thanh toán quốc tế tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong
BƯỚC KHÁCH _______________ĐƠN VỊ_______________ ___________________PHÒNG TTQT___________________ Thời gian
Tất cả các điện giao dịch Thanh toán quốc tế phải được đệ trình cho Phong Thanh tốn quốc tế Hội sở. Phụ trách phịng Thanh toán quốc tế Hội sở hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm cân đối, hạch tốn tài khoản Nostro trước khi đẩy điện cho Phó Tổng giám đốc phụ trách hoặc người được ủy quyền đẩy điện đi nước ngoài. Để phục vụ cho việc kiểm tra bức điện, các Chi nhánh phải gửi hồ sơ cho Phịng Thanh tốn quốc tế bằng fax, scan hoặc các phương tiện khác.
• Nguyên tắc về thời gian xử lý điện
- Điện đi: Hồ sơ và các bức điện đi được gửi cho phịng Thanh tốn quốc tế Hội sở sau 16 giờ ngày hôm trước và trước 09 giờ sáng ngày hôm sau để được kiểm tra và xử lý trước 12 giờ trưa. Hồ sơ và các bức điện gửi phịng Thanh tốn quốc tế Hội sở trước 16 giờ chiều sẽ được kiểm tra và xử lý trước 17 giờ cùng ngày.
- Điện đến: Phụ trách phịng Thanh tốn quốc tế Hội sở hoặc người được ủy quyền phải kiểm tra mã điện trước khi nhận điện. Nếu điện khơng thuộc phịng xử lý, thanh toán viên trả lại bức điện cho Chi nhánh liên quan chậm nhất vào 11 giờ 30 phút nếu nhận điện vào buổi sáng, 15 giờ 30 chiều nếu nhận điện vào buổi chiều, đầu giờ ngày làm việc tiếp theo nếu nhận điện sau 15 giờ 30 phút.
2.1.4. Quy trình nghiệp vụ thanh tốn quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng
từ tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong
2.1.4.1. Quy trình mở và phát hành L/C nhập khẩu tại TP Bank
HÀNG CV/NV HTKD DUYỆTCẢP CV/NV KIÊM SOATVIÊN DUYỆTCẢP yêu cầu(phút)
1 Yêu cầu Tiêp nhận và kiểm tra hô sơYC Phát hành L/C của KH 10 - 30
2
Hồn thiện hơ sơ và lập
TBTN Phê duyệt 10 - 15
Duyệt
3
Chuyển TBTN và hô sơ Yêu cầu phát hành L/C lên Phòng __________TTQT__________
5 - 10
4
Tiêp nhận, kiểm tra TBTN và hô sơ Yêu cầu phát hành L/C, xử ______lý giao dịch______
Kiểm sốt Phê duyệt
30 - 120 Duyệt
5
Thơng báo kêt quả cho đơn vị và lưu hơ sơ tại
Phịng TTQT
Trong cùng ngày
(Nguồn: Phịng Thanh tốn quốc tế - TPBank)
Quy trình mở và phát hành L/C nhập khẩu tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ Yêu cầu phát hành L/C từ khách hàng.
1.1. Tiếp nhận hồ sơ Yêu cầu phát hành L/C
CV/NV HTKD tại Đơn vị tiếp nhận và kiểm tra các loại hồ sơ yêu cầu phát hành L/C của khách hàng bao gồm:
• Yêu cầu phát hành thư tín dụng khơng hủy ngang
• Hồ sơ kèm theo như: Hợp đồng nhập khẩu, Giấy phép nhập khẩu, Đơn mua ngoại tệ để kí quĩ phát hành L/C...
1.2. Kiểm tra hồ sơ
• Ve số lượng: Hồ sơ đầy đủ theo quy định ở bước 1
• Về tính pháp lý: Đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản/người được ủy quyền và kế tốn trưởng/người được ủy quyền (nếu có) và con dấu phù hợp với chữ ký ủy quyền và con dấu đã đăng ký. Thông tin trên hồ sơ đã được xác thực.
• Về nội dung: đầy đủ thơng tin, khơng mâu thuẫn với hồ sơ đã phát sinh trước đó (nếu có); Hồ sơ rõ ràng, hợp lệ đảm bảo tuân thủ các quy định của Ngân hàng Tiên phong, các qui định hiện hành về quản lý xuất nhập khẩu, quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
1.3. Kiểm tra điều kiện tài chính của Khách hàng
CV/NV HTKD tại Đơn vị thực hiện kiểm tra các điều kiện đảm bảo về tài chính để phát hành L/C theo quy trình và u cầu tín dụng của Ngân hàng Tiên phong.
1.4. Kiểm tra yêu cầu mua ngoại tệ
Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu mua ngoại tệ, CV/NV HTKD kiểm tra yêu cầu mua ngoại tệ và thực hiện theo Qui trình/ Quy định hiện hành về mua bán ngoại tệ của Ngân hàng Tiên phong
Bước 2. Hoàn thiện hồ sơ và lập Thơng báo tác nghiệp
2.1. Hồn thiện hồ sơ và lập Thơng báo tác nghiệp CV/NV HTKD tại ĐV thực hiện:
• Mở TK kí quĩ L/C cho khách hàng • Gắn hạn mức, MIS code trên hệ thống
• Báo nguồn tới Phịng kinh doanh ngoại tệ Hội sở theo quy định và hạch toán số tiền mua bán ngoại tệ để ký quĩ hoặc thu phí vào tài khoản của Khách hàng hoặc tài khoản treo của Đơn vị và TTQT
• Lập thơng báo tác nghiệp
• Kí trên hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền tại Đơn vị phê duyệt 2.2. Phê duyệt
Cấp có thẩm quyền phê duyệt thực hiện: Kiểm tra các thông tin trên thông báo tác nghiệp và hồ sơ của khách hàng và ghi ý kiến.
• Nếu hồ sơ đủ điều kiện phê duyệt: ký phê duyệt trên Thông báo tác nghiệp và ký xác nhận tại phần Phê duyệt trên yêu cầu/chỉ thị của khách hàng và chuyển hồ sơ đã được phê duyệt lại cho CV/NV HTKD tại ĐV.
• Nếu hồ sơ không đủ điều kiện phê duyệt: Trả hồ sơ cho CV/NV HTKD tại ĐV, ghi rõ lý do không phê duyệt để thông báo lại cho khách hàng kết quả phê duyệt, đề nghị khách hàng bổ sung các chứng từ/nội dung còn thiếu.
Bước 3. Chuyển TBTN và hồ sơ Yêu cầu phát hành L/C lên phòng TTQT
CV/NV HTKD tại ĐV chuyển hồ sơ đã được phê duyệt từ cấp có thẩm quyền lên TTQT (Scan),
Bước 4. Tiếp nhận, kiểm tra TBTN và hồ sơ Yêu cầu phát hành L/C, xử lý giao dịch trên FCC tại phòng TTQT
4.1. CV/NV TTQT tiếp nhận các loại hồ sơ yêu cầu phát hành L/C từ Đơn vị
như đã
nêu trong Bước 3
4.2. CV/NV TTQT thực hiện kiểm tra hồ sơ:
• Thơng báo tác nghiệp: đầy đủ thông tin giao dịch, đã ký duyệt theo đúng thẩm quyền phê duyệt;
• u cầu phát hành L/C khơng hủy ngang của khách hàng được điền đầy đủ và hợp lệ, đã được Đơn vị ký duyệt;
• Nguồn tài khoản trích nợ (nếu có ký quỹ mở L/C) và thu phí;
• Nội dung hồ sơ thống nhất và hợp lệ, đúng tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế. 4.3. Xử lý giao dịch trên FCC
• Nhập dữ liệu, hạch tốn và soạn điện
• In và kí tên trên phiếu hạch tốn và bán nhập điện
• Ghi ý kiến (nếu có), kí trên Thơng báo tác nghiệp và trình cấp có thẩm quyền tại phịng TTQT kiểm soát và phê duyệt
4.4. Kiểm soát và phê duyệt a) Cấp Kiểm sốt
• Kiểm tra các thơng tin trên thông báo tác nghiệp, yêu cầu của khách hàng và hồ sơ của Đơn vị;
• Kiểm tra giao dịch trên FCC (nội dung dữ liệu, bút tốn, điện);
• Ghi ý kiến (nếu có), ký kiểm sốt trên Thông báo tác nghiệp, bút toán và chuyển hồ sơ đã được kiểm soát lên cấp phê duyệt theo đúng hạn mức phê duyệt.
b) Cấp Phê duyệt
Trường hợp giao dịch thuộc thẩm quyền phê duyệt của KSV TTQT thì KSV thực hiện bước kiểm soát độc lập với KSV phê duyệt, đảm bảo giao dịch qua hai tay kiểm soát và phê duyệt độc lập:
• Kiểm tra các thơng tin trên thơng báo tác nghiệp, yêu cầu của khách hàng và hồ sơ của Đơn vị;
• Kiểm tra giao dịch trên FCC (nội dung dữ liệu, bút tốn, điện); • Ghi ý kiến (nếu có)
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện phê duyệt: ký phê duyệt trên Thơng báo tác nghiệp, bút tốn, phê duyệt trên hệ thống và chuyển hồ sơ đã được phê duyệt lại cho CV/NV TTQT xử lý các bước tiếp theo;
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện phê duyệt: Trả hồ sơ cho CV/NV TTQT tại TTQT, ghi rõ lý do không phê duyệt để thông báo lại cho đơn vị kết quả phê duyệt, đề nghị khách hàng bổ sung các chứng từ/nội dung còn thiếu và quay lại bước 1
c) Kiểm soát và Phê duyệt giao dịch trên Swift và gọi điện
• Kiểm tra giao dịch trên Swift so với hồ sơ đã được phê duyệt trên FCC • Ghi ý kiến (nếu có)
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện phê duyệt: Duyệt điện trên swift và gửi đi. Ký xác nhận điện ghi thành công trên bản swift in sau khi gửi và chuyển hồ sơ cho CV/NV TTQT xử lý các bước tiếp theo;
- Nếu hồ sơ khơng đủ điều kiện kiểm sốt/ phê duyệt: Trả hồ sơ cho CV/NV TTQT để chỉnh sửa thông tin
Bước 5. Thông báo kết quả cho Đơn vị và lưu hồ sơ tại TTQT
CV/NV TTQT tiếp nhận hồ sơ đã được phê duyệt, điện SWIFT phát hành L/C từ cấp có thẩm quyền và thực hiện:
• Scan điện phát hành L/C, lập email thơng báo hồn thành giao dịch gửi Đơn vị theo Phụ lục 3 - HD giao nhận chứng từ (PL3/01-QT/TTQT/KNV/TPB);
• Lưu hồ sơ
Bước 6. Thông báo cho khách hàng và lưu hồ sơ tại Đơn vị
Khi nhận được thông báo từ TTQT về việc Giao dịch đã được phê duyệt, CV/NV HTKD tại ĐV thực hiện:
• Đối chiếu hạn mức của Khách hàng trên hồ sơ và báo cáo hạn mức trên hệ thống (trường hợp Khách hàng có hạn mức) đảm bảo số liệu khớp đúng
• In 01 bản điện/giấy báo nợ và các thông báo liên quan đến giao dịch phát hành L/C từ hệ thống, kiểm tra lại nội dung;
• Trình cấp có thẩm quyền tại đơn vị ký và đóng dấu ĐV trên điện phát hành L/C;
• Gửi 01 bản gốc điện phát hành L/C cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận, ghi rõ họ tên vào bản sao và lưu ý khách hàng kiểm tra lại nội dung; • Lưu hồ sơ
BƯỚC KHÁCH HÀNG
ĐƠN VỊ PHỊNG TTQT THỜI GIAN
U CẦU (PHÚT) CV/NV QHKH CẤP DUYỆT CV/NV KIỂM SOÁT VIÊN CẤP DUYỆT 1 Tiếp nhận và kiểm tra L/C / chỉ thị thanh toán, xử lý giao dịch trên FCC
Kiểm sốt Phê duyệt
10 - 30
Duyệt
2
Thơng báo kết quả cho đơn vị và lưu
hồ sơ tại Phịng TTQT Trong cùng ngày 3 KH Thơng báo kết quả cho KH và lưu hồ sơ tại
Đơn vị
Phê duyệt Trong cùng ngày
(Nguồn: Phịng Thanh tốn quốc tế - TP Bank)
Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra L/C gốc từ Ngân hàng nước ngoài
1.1. Tiếp nhận và kiểm tra L/C / chỉ thị thanh tốn từ Ngân hàng nước ngồi bằng
thư (mail) hoặc SWIFT và thực hiện kiểm tra: tính chân thật và nội dung của L/C; Ký và trình tồn bộ hồ sơ lên cấp có thẩm quyền tại phịng Thanh tốn quốc tế phê duyệt
1.2. Xử lý L/C trên FCC
CV/NV Thanh toán quốc tế thực hiện:
• Nhập dữ liệu, hạch tốn và lập thư thơng báo L/C
• In và ký tên trên phiếu hạch tốn, giấy báo nợ và bản nháp Thư thơng báo
• Ghi ý kiến (nếu có), ký tên trên hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền tại phịng TTQT kiểm sốt và phê duyệt
1.3. Kiểm sốt và phê duyệt
Cấp có thẩm quyền phê duyệt tại phịng TTQT thực hiện: a. Kiểm sốt
• Kiểm tra tính chân thực và các thơng tin trên L/C
• Kiểm tra giao dịch trên FCC (nội dung dữ liệu, bút tốn, thơng báo) b. Phê duyệt
• Nếu hồ sơ đủ điều kiện phê duyệt: ký nhát trên Thư thơng báo, lý trên bút tốn, phê duyệt trên hệ thống và chuyển hồ sơ đã được phê duyệt lại cho CV/NV TTQT xử lý các bước tiếp theo
• Nếu hồ sơ không đủ điều kiện phê duyệt: trả hồ sơ cho CV/NV TTQT để bổ sung các chứng từ/nội dung còn thiếu và quay lại bước 1 hoặc thực hiện tra soát với Ngân hàng nước ngồi theo hướng dẫn tra sốt (nếu cần)
c. Kiểm soát và phê duyệt giao dịch trên SWIFT và gửi điện
• Kiểm tra giao dịch trên SWIFT so với hồ sơ đã phê duyệt trên FCC • Ghi ý kiến (nếu có)
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện phê duyệt: duyệt điện trên SWIFT và gửi đi. Ký xác nhận gửi điện thành công trên bản SWIFT in sau khi gửi và chuyển hồ sơ cho CV/NV TTQT xử lý các bước tiếp theo.
Năm Chỉ tiêu x∖^ 2014 2015 2016 Chênh lệch 2015/2014 2016/2015 Số tiền % Số tiền % Doanh số TTQT 503.96 538.2 6 621.53 34.30 6.81 83.27 15.47 Doanh số chuyển tiền 314.92 320.9
6 340.32 6.04 1.92 19.36 6.03 Doanh số nhờ thu 65.06 86.12 100.98 21.06 32.3 7 14.86 17.25 Doanh số Tín dụng chứng từ 114.55 131.1 7 180.23 16.62 14.5 1 49.06 37.40
- Nếu hồ sơ khơng đủ điều kiện kiểm sốt/ phê duyệt: Trả hồ sơ cho CV/NV TTQT đề chỉnh sửa thông tin
Bước 2. Thông báo kết quả cho Đơn vị và lưu hồ sơ tại TTQT
CV/NV TTQT tiếp nhận hồ sơ thơng báo L/C / chỉ thị thanh tốn đã được phê duyệt từ cấp có thẩm quyền và thực hiện:
• Lập email thơng báo hồn thành giao dịch gửi kem theo Thư thơng báo kèm L/C gửi HTTD tại đơn vị để thông báo tới người thụ hưởng, theo Phụ lục 3 - HD giao chứng từ (PL3/01-QT/TTQT/KNV/TPB)
• Lưu hồ sơ
Bước 3. Thông báo cho người thụ hưởng và lưu hồ sơ tại Đơn vị
Khi nhận được thơng báo từ phịng TTQT về việc giao dịch đã được phê duyệt, CV/NV HTKD tại Đơn vị thực hiện:
• In Thư thơng báo L/C từ hệ thống Ommi
• Trình cấp có thẩm quyền tại Đơn vị ký và đóng dấu Đơn vị trên Thư thơng báo L/C; đóng dấu giáp lai giữa Thư thơng báo L/C và L/C
• Sao lưu 01 Thư thơng báo và L/C
• Gửi 01 bản gốc Thư thông báo kèm L/C (đã đóng dấu giáp lai) và gửi thơng báo L/C cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận, ghi rõ họ tên vào bản sao và lưu ý khách hàng kiểm tra nội dung,