D. Menu “Tập tin”
F. Menu “In bảng lương”
(Chương trình Quản lý tiền lương)
————————
I. Menu “In theo đơn vị”
a. Chức năng:
- In bảng lương của toàn bộ hồ sơ của đơn vị đang được chọn, kể cả các hồ sơ trong đơn vị con của đơn vị đang chọn.
- Nên chọn đơn vị khơng có đơn vị con trong đó. b. Chi tiết
- Khung chọn đơn vị muốn in:
Để chọn đơn vị muốn in, sau khi chọn đơn vị, mặc định chương trình sẽ chọn đơn vị này cho lần sau sử dụng, cách chọn đơn vị bằng cách nhấp chuột vào nút lệnh , xuất hiện cửa sổ để chọn đơn vị muốn in ấn:
-
+ In tất cả các cột: dùng để in đầy đủ các cột có liên quan đến thơng tin lương, mỗi một hồ sơ lương in với 03 dịng thơng tin, khổ giấy A3, lựa chọn này sẽ in tốn giấy nhiều.
+ Chọn cột in: Nên sử dụng lựa chọn này, có thể chọn cột in tùy ý.
Chọn các cột muốn in, sẽ lưu lại việc chọn các cột muốn in cho lần sau sử dụng. + : Nếu chọn mục này thì in khổ giấy A4, nếu khơng chọn thì in khổ giấy A3.
- : Xem kết quả tổng hợp thông tin lương của tất cả hồ sơ của đơn vị được chọn (Cộng).
- : Thiết lập các thông số in, người sử dụng có thể thay đổi các thơng số trong các ơ có màu nền là màu vàng, ví dụ chuỗi tháng, địa danh, họ tên kế toán, họ tên thủ trưởng… Sau khi chọn các thông tin này được lưu lại cho lần sau sử dụng
- : Thiết lập các thông số lương… Sau khi chọn các thông tin này được lưu lại cho lần sau sử dụng
- , Chọn các đối tượng hồ sơ muốn in.
- : Chọn các hồ sơ muốn in, nên chọn 1.
- : Chọn cách sắp xếp khi in, nên chọn 1.
c. Màn hình thường xuất hiện khi chọn in.
Sử dụng nút lệnh để kết xuất in: - : In trực tiếp ra máy in. - : In ra file Excel hoặc .PDF
2. Menu “In nhiều đơn vị”
- Mục này dành cho các đơn vị như Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo để in nhiều đơn vị thuộc cấp mình quản lý.
- Chọn mục In tất cả các cột, sẽ in theo khổ giấy A3, mỗi hồ sơ có 03 dịng thơng tin lương, in tốn giấy nhiều.
- Chọn cột in, sẽ in theo khổ giấy A3, mỗi hồ sơ có 01 dịng thơng tin lương, in rất tiết kiệm giấy (nên chọn tùy chọn này)
- Cách thực hiện tương tự như menu “In theo đơn vị”, lưu ý:
- B1: Đánh dấu lọc các đơn vị muốn in, chọn nút lệnh Lưu « Lọc » để lần sau sử dụng - B2: Chọn nút lệnh « In nhiều đơn vị ».
Nhấp đơi từng mục tên của từng đơn vị hoặc trường để in từng đơn vị. ————————
(Chương trình Quản lý tiền lương)
————————
I. Trình đơn “Xuất dữ liệu sang Excel”
1. Chức năng
- Xuất các thông tin có liên quan đến lương, tên đơn vị cơng tác của tất cả các hồ sơ có trong đơn vị đang chọn, thành một tập tin lưu trữ bằng Excel.
- Chỉ xuất những thông tin lương hiện tại chứ không xuất những thông tin lương của cả một quá trình.
- Dữ liệu này có thể import lại trong chương trình.
2. Thực hiện
- B1: Chọn đơn vị muốn xuất thơng tin sang Excel - B2: Chọn tập tin Excel muốn lưu thơng tin lương. - B3: Chọn nút “Thực hiện”.
II. Trình đơn “Nhập dữ liệu từ Excel”
1. Chức năng:
- Chương trình sẽ tìm các cột dữ liệu của Excel để import dữ liệu vào cơ sở dữ liệu SQL, nên dữ lại phải thật chuẩn và chính xác.
- Tên cột phải đúng như tên cột của file Excel mẫu (sử dụng trình đơn “Xuất dữ liệu sang Excel” để có được file mẫu Excel này).
- Điều kiện tối thiểu phải có ít nhất một cột là “hoten”.
- Cột số hiệu công chức - “shcc”, rất cần thiết để xác định chính xác dịng dữ liệu của hồ sơ này. Nhưng nếu cột này khơng có trong file Excel mẫu, thì chương trình sẽ tự dị tìm shcc nếu được, nếu tìm khơng được shcc thì người dùng phải nhập dữ liệu thủ công vào.
- Chương trình sẽ tìm trong csdl PEMIS hồ sơ có “shcc” đúng như shcc như file Excel thì chương trình sẽ import dữ liệu của dòng này.
- Qui ước: Nút lệnh nào có ký hiệu Bước (B1, B2, …), nên sử dụng theo thứ tự các
bước. Nút lệnh nào khơng có ký hiệu Bước (B1, B2,…) thì có thể sử dụng trình tự tùy ý.
2. Một số điều kiện để Import dữ liệu tốt nhất:
- Nên sử dụng trình đơn “Xuất dữ liệu sang Excel” để có được file Excel mẫu
- Tệp dữ liệu Excel chuẩn bị để import dữ liệu phải chuẩn mực tương tự như file Excel mẫu:
+ Dữ liệu phải có ít nhất một cột “hoten”.
+ Cột “tt” khơng cần thiết phải có, chương trình tự động tạo cột tt mới. + Tên cột phải đúng tên, tốt nhất nên copy và pate, các tên cột là:
{“tt”, “shcc”, “hoten”,”ten”, “mangcchuc”, “hsluong”,”hspccvu”,
“vuotkhung”, “hspcudai”, “pccongvu”, “pctnnn”, “hspcknhiem”, “hspcthut”, “hspcdthu”,
“hspcdbiet”, “clblluong”, “hspctnhiem”, “hspckvuc”, “hspcldong”, “hspcdhai”, “hspckhac”, “ptram”, “truBHTN”}
+ Không nhất thiết phải đúng theo thứ tự ở trên.
- Các cột dữ liệu kiểu chuỗi nhưng dưới dạng số thì nên có dấu nháy đơn (‘) phía trước dữ liệu, thì import dữ liệu mới tốt nhất. Đặc biệt là hai cột: “shcc” và “mangcchuc”.
ví dụ:
-Các cột dữ liệu nên để chuẩn mực, không nên định dạng.
3. Quy cách nhập dữ liệu các cột
-“tt” : Thứ tự
-“shcc”: Số hiệu công chức
+ Cột này không cần nhập cũng được, chương trình sẽ tự phát sinh dị tìm số hiệu cơng chức của người có họ tên, nếu việc dị tìm là duy nhất, thì chương trình sẽ tự động gán, ngược lại người sử dụng phải nhập bổ sung những trường hợp shcc khơng dị tìm được.
+ Nếu nhập vào thì theo qui cách: Gõ dấu nháy đơn (‘) rồi tiếp tục gõ đủ chữ số của shcc.
Ví dụ: '80500087.002996 -“hoten”: Họ tên
import dữ liệu một cách chính xác.
+ Quy cách nhập: Ký tự đầu tiên mỗi từ viết hoa, ký tự còn lại của từ viết thường, các từ cách nhau 1 ký tự trắng. Nói chung phải giống cột hoten trong PEMIS.
Ví dụ: Bùi Quan Tiên -“ten”: Tên, khơng cần nhập.
-“mangcchuc”: Mã ngạch công chức
+ Cột này bắt buộc phải nhập.
+ Quy cách nhập: Gõ dấu nháy đơn (‘) rồi tiếp tục gõ đủ chữ số của mangcchuc. -“hsluong”,”hspccvu”: hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ.
+ Cột số thập phân.
+ Quy cách nhập: Nhập số thập phân, có thể có dấu phân cách thập phân, nhưng khơng được dấu phân cách hàng nghìn.
Ví dụ: 4.98
- Các cột “vuotkhung”, “hspcudai”, “pccongvu”, “pctnnn”, “hspcknhiem”, “hspcthut”, “hspcdthu”, “hspcdbiet”:
+ Lần lượt có tên là: vượt khung, hệ số phụ cấp ưu đãi, phụ cấp công vụ, phụ cấp thâm niên nghề, hệ số phụ cấp kiêm nhiệm, hệ số phụ cấp thu hút, hệ số phụ cấp đặc thù, hệ số phụ cấp dặc biệt.
+Các cột này đều là số nguyên, đây là các cột với hệ số phụ cấp dưới dạng phần trăm. + Quy cách nhập: Nhập số ngun, khơng có dấu phân cách hàng nghìn (tất nhiên khơng có dấu phân cách thập phân), không được gõ thêm dấu phần trắm, không được định dạng có dấu phần trăm.
Ví dụ nhập đúng: 30 Ví dụ nhập sai: 30%
-“ptram”, “truBHTN”: phần trăm, trừ bảo hiểm thất nghiệp
+ Ý nghĩa cột ptram: dành cho đối tượng thử việc hưởng 85% lương
+ Ý nghĩa cột truBHTN: dành cho đói tượng đóng Bảo hiểm thất nghiệp (TRUE), đối tượng khơng đóng Bảo hiểm thất nghiệp (FALSE)
+ Các cột này có kiểu dữ liệu là kiểu luận lý (đúng: TRUE, sai: FALSE) + Quy cách nhập : TRUE hoặc FALSE
4. Các bước thực hiện Import dữ liệu
Chọn trình đơn “Cơng cụ” – “Nhập dữ liệu từ Excel”, màn hình xuất hiện:
Phải tuân thủ lần lượt theo 5 bước của hướng dẫn sau:
Chọn tên đơn vị muốn nhập thông tin lương từ Excel bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng kế bên
4.2 Bước2: Chọn tên tập tin (Excel), Tên bảng tính, Phạm vi dữ liệu
- Chọn tên tập tin (Excel): bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng kế
bên tập tin dữ liệu mẫu Excel có sẵn trên đĩa cứng của máy tính. , để chọn - Chọn tên bảng tính có chứa dữ liệu: bằng cách sử dụng hộp
- Chọn phạm vi chứa dữ liệu: bằng cách gõ vào hộp
+ Nếu mục này để trống thì mặc định sẽ chọn hết tồn bộ dữ liệu của vùng sử dụng của bảng tính (sheet).
+ Nếu nhập vào mục này thì nhập theo quy cách phạm vi của Excel, phạm vi này phải chứa dòng tiêu đề cột là dòng dầu tiên của phạm vi
ví dụ: bảng tính sau đây phải chọn phạm vi B4:Y8
4.3 Bước3:
+ : Sau khi thực hiện Bước1, Bước2 một cách chính xác, dùng nút lệnh này chương trình sẽ đọc dữ liệu từ file Excel và hiển thị dữ liệu sang bảng lưới dữ liệu phía dưới, tương tự:
+ : Khi cột shcc (số hiệu công chức), không được nhập dữ liệu đầy đủ trong Excel, thì cơng dụng của nút lệnh này dị tìm những dịng có “shcc” rỗng và có họ tên trong cột “hoten” trong cơ sở dữ liệu PEMIS để tìm shcc.
Lưu ý: Điều kiện dị tìm được là:
- Ơ “shcc” rỗng.
- Ơ “hoten” có tên chuẩn xác.
- Trong cơ sở dữ liệu PEMIS chỉ có duy nhất một hồ sơ có tên đúng ô “hoten”. - Người sử dụng phải kiểm tra thủ cơng shcc tìm được này.
+ : Tìm bậc lương,
- Điều kiện tìm: Khi bậc lương là rỗng hoặc bằng o.
- Điều kiện tìm được: mangcchuc và hsluong phải phù hợp với nhau thì kết quả tìm bậc lương thành cơng (chữ màu xanh). Nếu ngược lại, nghĩa là mangcchuc có giá trị sai hoặc chưa được cập nhập trong cơ sở dữ liệu PEMIS hoặc hệ số lương khơng khơng có trong danh mục bậc lương của mangcchuc hiện tại thì khơng tìm được bậc lương, lúc đó ở những vị trí bị lỗi sẽ có màu nền hoặc chữ màu đỏ.
+ Xem tất cả các hồ sơ của đơn vị đang xem có trong PEMIS
4.4. Kiểm tra
+ Ý nghĩa: kiểm tra dữ liệu được import có chuẩn và chính xác khơng. + : Kiểm tra số hiệu công chức (shcc).
+ : Kiểm tra mã ngạch công chức (mangcchuc). Chú ý cơ sở dữ liệu PEMIS, mã ngạch cơng chức khơng có dấu chấm (.) trong chuỗi ký tự mã ngạch. Ví dụ: “15113” nếu viết “15.113” là sai. Tuy nhiên chương trình vẫn chấp nhận và loại bỏ ký tự dấu chấm này.
+ : Kiểm tra các dữ liệu của các cột hệ số lương, hệ số phụ cấp, ptram, truBHXH.
+Lưu ý: Kết quả kiểm tra được thể hiện bởi màu nền và màu chữ và thơng báo.
- Các ơ có màu chữ xanh đậm: Dữ liệu chính xác.
+ : Dùng để tính tổng các hệ số để có thể so sánh với dữ liệu của Excel.
4.5. Bước5: Nhập dữ liệu (import)
- : Sau khi thực hiện các bước1, 2, 3, 4 xong thì mới nên thực hiện bước 5. + Chức năng nút lệnh: Sẽ nhập (import) dữ liệu từ bảng lưới dữ liệu vào cơ sở dữ liệu PEMIS (có phần thơng tin dữ liệu lương) với điều kiện:
1. Tìm được shcc trong cơ sở dữ liệu PEMIS.
2. Chỉ cập nhập các cột có thơng tin dữ liệu lương (màu nền xanh nhạt)
+ Lưu ý: Khi chọn nút lệnh này thì xuất hiện thơng báo về số lỗi của dữ liệu. Khi
khơng cịn lỗi thì mới nên đồng ý import dữ liệu.
- : Hướng dẫn cách nhập dữ liệu từ Excel (import), và xuất dữ liệu (Export).
- : Tìm trong dữ liệu PEMIS các hồ sơ khơng có trong dữ liệu hiện đang có trên màn hình (gọi là hồ sơ dư, vào PEMIS có thể xóa bỏ hoặc chuyển các hồ sơ này) - : Thốt khỏi màn hình Nhập dữ liệu từ Excel.
(Chương trình Quản lý tiền lương)
————————
I. Trình đơn “Quản lý nâng lương” 1. Chức năng:
-Trích lọc các hồ sơ đến kỳ nâng lương thường xuyên hoặc nâng thâm niên vượt khung. - In danh sách các hồ sơ đến kỳ nâng lương hoặc thâm niên vượt khung.
- Sửa chữa mẫu quyết định trực tiếp trong chương trình.
- In quyết định nâng lương hoặc vượt khung (theo mẫu quyết định mới). - Cập nhập dữ liệu lương, vượt khung vào cơ sở dữ liệu.
2. Các điểm cải tiến chủ yếu so với PMIS 3.4.5
- Có kiểm tra dữ liệu trước khi trích lọc hồ sơ nâng lương, vượt khung. - Có thể sửa chữa dữ liệu.
- Điều chỉnh biểu mẫu quyết định trực tiếp trong chương trình.
- Các hồ sơ nâng lương thể hiện màu khác, tiện trong quá trình theo dõi, kiểm tra
3. Một số điều kiện để trích lọc các hồ sơ chính xác nhất
- Dữ liệu có liên quan đến việc nâng lương, vượt khung phải chính xác. - Chọn thời điểm trích lọc phù hợp.
- Chọn thời điểm in quyết định phù hợp.
4. Các bước thực hiện
- Vào trình đơn "Nâng lương" – "Quản lý nâng lương", màn hình xuất hiện tương tự:
- Chọn đơn vị muốn lọc hồ sơ nâng lương
- Chọn thời điểm xét nâng lương. Thông thường mỗi một quý thực hiện một lần, tại những ngày cuối quý, ta chọn thời điểm "Tính đến ngày" là ngày cuối cùng, tháng cuối cùng của quý sau để trích lọc các hồ sơ nâng lương hoặc vượt khung.
Ví dụ: Cuối quí I, ta chọn thời điểm "Tính đến ngày" là ngày 30/06 Cuối quí II, ta chọn thời điểm "Tính đến ngày" là ngày 30/09 -Bước1: Kiểm tra dữ liệu lương, vượt khung
Sử dụng nút lệnh "Nâng lương" – "B1. Kiểm tra dữ liệu nâng lương, vượt khung"
Qui ước: Trình đơn nào có ký hiệu Bước (B1, B2, …), nên sử dụng theo thứ tự các
bước. Trình đơn nào khơng có ký hiệu Bước (B1, B2,…) thì có thể sử dụng trình tự tùy ý.
Màn hình xuất hiện tương tự:
Những ơ dữ liệu có nền màu dỏ nhạt là những ơ dữ liệu khơng chính xác hoặc buộc phải có dữ liệu. Có 2 cách sửa chữa những ơ này
+Cách1: Trở lại trình đơn "Nhập dữ liệu chi tiết"
+Cách2: Chọn nút lệnh "Nâng lương" – "Cho phép sửa chữa dữ liệu lương, vượt
khung" để cho chép điều chỉnh dữ liệu, sau đó bắt đầu điều chỉnh dữ liệu. Điều
chỉnh xong để cập nhập dữ liệu ta chọn trình đơn "B1. Cập nhập dữ liệu lương (nếu
sai)".
-Bước2.1: "B2.1. Lậpdanh sách nâng lương, vượt khung", khi dữ liệu đã chính xác.
nâng vượt khung.
+ Trượt sang phải để kiểm tra: Bậc lương mới, Vượt khung mới, ngày nâng lương mới...
-Bước2.2: "B2.2. Bổ sung danh sách nâng lương trước thời hạn”
+ Chức năng của trình đơn này dùng để lọc các hồ sơ có thể nâng lương trước thời hạn. Người sử dụng căn cứ vào biên bản xét duyệt nâng lương trước thời hạn mà chọn các hồ sơ nâng lương trước thời hạn.
+ Đánh dấu chọn những hồ sơ nâng lương trước thời hạn, sau đó chọn nút lệnh
-Bước3: "B3. In danh sách dự kiến nâng lương"
-Bước4: "B4. In quyết định nâng lương, vượt khung"
+Chọn những hồ sơ muốn in quyết định nâng lương hoặc nâng vượt khung. Chọn trình đơn "B4. In quyết định nâng lương, vượt khung"
+Tự động chương trình sẽ biết in mẫu quyết định nâng lương thường xuyên hoặc nâng thâm niên vượt khung, có thể bổ sung thêm địa danh, ngày tháng… hoặc lưu lại tập tin. +Trong trường hợp muốn sửa đổi mẫu quyết định nâng lương, nâng lương trước thời hạn, nâng vượt khung có thể chọn trình đơn “Sửa mẫu quyết định nâng lương”…, có thể sửa đổi bất cứ nội dung nào trong mẫu quyết định, trừ các trường (field), ví dụ như: