Qua tì m hiểu thực trạng quản lí chất lượng ở Cơng ty cơng nghệ Tin học nhà trường em nhận thấy tại Cơng ty chưa thưcj sự hình thành nhóm chất lượng. ở Công ty thương xuyên tổ chức các cuộc họp để tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh trong thán, thành phần cuộc họp chỉ có từng bộ phận , hoặc các đại diện tham gia. Trong Công ty chỉ có phịng thiết kế sản xuất là có các cuộc thảo luận để xem xét , thiết kế sản phẩm , phịng này địi hỏi có sự sáng tạo rất lớn chính vì vậy nhóm chất lượng ở đây có thể nói đã có nền tảng .
Với các phịng cịn lại, phịng Kinh doanh , phịng Tài chính Kế tốn, Trung tâm đào tạo Tin học ... Các phòng này chỉ họp với nhau đơn thuần , cấp trên giao công việc, phổ biến cho cấp dưới, cấp dưới nếu chưa hiểu rõ thì hỏi cấp trên. Với cách thức tổ chức như vậy,chương trình chất lượng chưa lan toả đến từng công nhân. Công ty chưa sử dụng hết chất xám của con người trong Công ty. Người cong nhân trực tiếp sản xuất, họ có sự thành thạo, am hiểu riêng trong cơng đoạn của mình. Nếu phát huy được năng lực của người nhân viên thì chính họ sẽ là những người phát hiện và khắc phục những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh .
Tổ chức nhóm chất lượng sẽ tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức, để họ tự thể hiện mình và đó cũng là tạo mơi trường trong sạch, thoả mãn mọi
nhân viên trong Công ty. Đối với Công ty cơng nghệ Tin Học nhà trường thì việc hình thành nhóm chất lượng càng tỏ ra hiệu quả vì cán bộ cơng nhân viên trình độ tồn đại học trở lên, họ có khả năng sáng tạo rất tốt , mà sản phẩm của Cơng ty lại địi hỏi sự sáng tạo. Việc hình thành nhóm chất lượng tạo ra nhiều thuận lợi để các cá nhân hợp tác cùng nhau giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm, chất lượng hoạt động của các đại lí, phịng ban trong Cơng ty .
Việc thực hiện nhóm chất lượng trong Cơng ty nên thực hiện các biện pháp sau: -Thứ nhất : Phải tạo được mơi trường hồn hảo để nhóm chất lượng có thể hoạt động tốt. Để thực hiện điều này Cơng ty cần phải có :
+ Xây dựng bầu khơng khí thích hợp cho nhóm chất lượng, chính giám đốc và phó
giám đốc kĩ thuật, phó giám đốc kinh doanh sẽ có trách nhiệm thơng báo rộng rãi mục đích và hình thức hoạt động của nhóm băng mọi hình thức như dán khẩu hiệu , thông báo trên bảng tin ...Cấp lãnh đạo cần phải nắm các trương trình nhóm chất lượng để tun truyền giải thích cho mọi người. Có thể cơng khai một số vấn đề cịn tồn tại của Công ty cho mọi người rồi sau đó trưng cầu ý kiến của nhân viên nhằm tạo ra bầu khơng khí đồn kết mong muốn cung nhau hợp tác , phát triển.
+ Trương trình mang tính tự nguyện : Khi xây dựng nhóm chất lượng trong Công ty , lãnh đạo Công ty nên đưa ra dưới hình thức tự nguyện. Nội dung nhóm chất lượng hoạt động phải nêu được lợi ích của chính nhân viên về sự học hỏi thêm kinh ngiệm , có cơ hội thể hiện mình....Và nêu nên cả lợi ích của Cơng ty nhằm khuyến khích mọi người để tham gia .
Huấn luyện là rất cần thiết cho mọi người . Mục đích của huấn luyện là đẻ công nhân cũng như lãnh đạo Cơng ty phải chuẩn bị tốt cho trương trình , để họ nứm rõ những gì liên quan, nếu huấn luyện khơng tốt chương trình sẽ bị đào thải .
- Thứ hai: Tiến hành hoạt động của nhóm chất lượng .
Nhóm chất lượng có nhiệm vụ đưa ra đựoc các vấn đề , sau đó cùng nhau phân tích và triển khai cách giải quyết .
+ Đưa ra vấn đề: Đối với các sản phẩm của Công ty , việc phân phát ra thị trường ,
việc hướng dẫn sử dụng, việc thiết kế sản phẩm như thế nào để hoàn thiện hơn là rất cần thiết và phức tạp , cần nỗ lực của nhiều người và có những biện pháp thích hợp để giải quyết vấn đề đó.Sau khi hình thành nhóm chất lượng , mỗi nhóm quyết định chuẩn bị
một loạt vấn đề mà các thành viên mong muốn giải quyết . Sau đó từng vấn đề phải thu thập số liệu và phân công cơng việc cụ thể cho từng người trong nhóm. Thu thập dữ liệu giúp loại bỏ những vấn đè khơng cần thiết và tìm ra được phương hướng để tìm cách giải quyết . Cuối cùng mọi người trong nhóm sẽ thơng qua cùng một vấn đề để giải quyết.
+ Phân tíc vấn đề : Mục đích tìm ra ngun nhân chính để giải quyết. Nếu nhóm đi đúng hướng thì bắt đầu triển khai cách giải quyết . Đôi khi phải thực hiện 2, 3 lần mói tìm đúng ngun nhân , ở đây ta có thể sử dụng sơ đồ xương cá .
+ Triển khai cách giải quyết :Sau khi xác định được nguyên nhân lúc này các thành viên cùng nhau hợp tác hết mình để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Giai đoạn này, quyết định thành công hay thất bại của nhóm. Để duy trì hoạt động, sự tồn tại có hiệu quả hơn của nhóm , hàng tuần nên họp từ 30 – 40 phút tuỳ theo tình hình thực hiện cơng việc của mỗi nhóm.
Báo cáo lãnh đạo: Cơng việc báo cáo giúp cho lãnh đạo có thể nắm rõ cơng việc thực hiện của từng nhóm , đưa ra các kiến nghị chỉ đạo và hướng giải quyết đối với từng vấn đề . Lãnh đạo là người quản lí ở tầm vĩ mơ , vì vậy báo cáo thường xuyên sẽ giúp cho lãnh đạo cái nhìn tổng thể và định hướng cơng việc tồn Cơng ty đi theo một định hướng nhất định, tránh tình trạng mất kiểm sốt. đây là hình thức quan trọng để các nhóm thể hiện sự năng nổ, hiệu quả làm việc của nhóm mình.Cơng ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích bằng vật chất (thưởng) hoặc tinh thần(cấp giấy khen cho đi tham quan, nghỉ mát) để tạo ra sự hưng phấn làm việc của mỗi nhom.
Để khuyến khích , động viên mọi người trong Công ty cùng tham gia vào việc xây dựng và hồn thiện “nhóm chất lượng” Cơng ty nên đưa ra các mức thưởng như sau:
- - - - -
Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 200 triệu thưởng 5%giá trị . Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 130triệu thưởng 10% giá trị. Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 50 triệu thưởng 15%giá trị đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 50 triệu thưởng 20% giá trị . Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty dưới 80 triệu ta có thể thưởng 20%
giá trị, và thêm vào các chuyến tham quan du lịch.
Phần thưởng là vô cùng quan trọng, khuyến khích sự hăng say làm việc của cán bộ công nhân viên lên rất nhiều, thưởng càng lớn thì sự hăng say sáng tạo càng nhiều.
Có thưởng thì phải có phạt. Các nhóm, các bộ phận làm việc khơng có hiệu quả hoặc làm hỏng việc thì phải phạt. Tuy nhiên, phạt khó hơn thưởng rất nhiều. Trước khi phạt ta phải suy nghĩ kĩ lưỡng, lãnh đạo phải đặt vị trí của họ vào vị trí làm việc khơng có hiệu quả và trả lời câu hỏi “nếu ta đặt vào địa vị của họ ta có thể làm tốt hơn được khơng” rồi mới ra quyết định và hình thức phạt.
Việc xây dựng nhóm chất lượng trong Cơng ty sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao, đồng thời sẽ thu hút mọi người vào công việc giảm tối thiểu sự vắng mặt của cơng nhân, giảm đựoc lãng phí và nâng cao năng xuất lao động, trách nhiệm vì lợi ích của Cơng ty. “xây dựng nhóm chất lượng trong Cơng ty cũng chính là xây dựng tinh thần đồng đội, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên”.
Để “nhóm chất lượng hoạt động được tốt . Lãnh đạo Công ty công nghệ Tin học nhà trường phải:
- -
Có chế độ thưỡng phạt nghiêm chỉnh với các nhóm . Thường xuyên xem xét tiến độ hoạt động của các nhóm.
Các thành viên trong Cơng ty phải thấy được trách nhiệm quyền lợi và mục đích của việc tham gia vào xây dựng và hồn thiện “nhóm chất lượng ”.