Cơng ty : TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Mẫu số: S03b - DN Đơn vị : VĂN PHỊNG CƠNG TY
SỔ CÁI
Kỳ báo cáo: Tháng 1 năm 2012 Tài khoản: 51111
Tên TK: Doanh thu bán Xăng dầu chính
Đơn vị tính: VNĐ
TK
Đối ứng Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ 0
13111 Phải thu: Xăng dầu + vận tải 0 10.255.914.007 13112 Phải thu cửa hàng trực thuộc 0 30.367.894.599 91111 Kết quả hoạt động kinh doanh hàng
hóa 40.623.808.606 0 PHÁT SINH TRONG KỲ 40.623.808.60 6 40.623.808.606 TỔNG CỘNG TRONG KỲ 0 0 SỐ DƯ CUỐI KỲ 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Đồng thời với việc kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 51111 thì chương trình kế tốn máy sẽ kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 511 (Phụ lục 14)
Khi kế toán nhập dữ liệu các hố đơn chứng từ liên quan đến q trình bán hàng, đồng thời với việc kết chuyển số liệu vào các loại sổ liên quan đến doanh thu bán hàng thì chương trình kế tốn máy cũng kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết phát sinh công nợ (Bảng 2.20), Bảng tổng hợp chi tiết phát sinh công nợ (Bảng 2.24) để theo dõi khoản phải thu khách hàng phát sinh.
Bên cạnh đó, chương trình kế tốn máy cũng kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 33311, Sổ cái TK 333 để theo dõi các khoản thuế phải nộp nhà nước phát sinh.
Cuối quý, Kế toán chọn chức năng lập báo cáo để phần mềm kế toán máy lọc dữ liệu, tập số liệu hợp vào Báo cáo tiêu thụ theo dõi kết quả hoạt động bán hàng.
2.1.5.4. Kế tốn giảm trừ doanh thu
Hiện nay ở Cơng ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh chưa có hình thức chiết khấu thanh tốn, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại nào cho khách hàng. Do vậy kế tốn khơng mở sổ theo dõi các tài khoản trên.
2.1.6. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Quan hệ giữa DN với khách hàng phát sinh chủ yếu trong q trình bán hàng hóa và cung cấp lao vụ, dịch vụ mà khách hàng đã nhận của DN nhưng chưa trả tiền.
Khi hạch tốn các khoản phải thu của khách hàng cần tơn trọng các quy định sau:
- Phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu và theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán.
- Trường hợp bán thu tiền ngay thì khơng phản ánh vào tài khoản này.
- Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số cịn nợ, nếu cần có thể u cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng hạn, quá hạn, nợ khó địi hoặc khơng có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phịng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khơng địi được.
2.1.6.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Để hạch tốn cơng nợ phải thu kế tốn sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: - Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu
- Giấy báo có của ngân hàng. - Biên bản đối chiếu cơng nợ
Ví dụ 2.3: Ngày 01 tháng 01 năm 2012 Công ty bán buôn xăng dầu cho Công ty
Cổ phần vận tải và thương mại Hà An, khách hàng chưa trả tiền. Mẫu hóa đơn như sau:
Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm mười sáu triệu tám trăm năm mươi bốn nghìn sáu
trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Bảng 2.14. Trích mẫu Hố đơn GTGT
CƠNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH MST: 2900428497 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 (Nội bộ) Mẫu số 01-GTKT-3LN- 01 Ký hiệu: AA/2010T Số: 0 0 0 5 3 0 0
Địa chỉ: Quán Bánh - TP.Vinh - Nghệ An
Điện thoại: (038) 3851915; 3851530. Fax: 3851886 Ngày 01/01/2012 Tài khoản: 0101000000578 - Chi nhánh NH TMCP ngoại thương Vinh Xe v/c .................................................................................................................................... Tên khách hàng: Công ty CP Vận tải và TM Hà An Đơn vị:………………….… Địa chỉ: Số 1 - Phạm Hùng - Vinh - Nghệ An Mã số thuế: 2901174291
Số tài khoản: ................................................................................................................ TÊN HÀNG Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế GTGT Cộng % Tiền thuế Diesel 0.25%S lít 8.235 12.900 106.231.500 10 10.623.150 116.854.650 Tổng cộng 116.854.650
Ngày 29 tháng 01 năm 2012 Công ty Cổ phần vận tải và thương mại Hà An thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh bằng tiền gửi ngân hàng, ta có mẫu giấy báo có của ngân hàng. Kế tốn căn cứ vào Giấy báo có để ghi sổ tài khoản 112 và phần giảm trừ công nợ.
2.1.6.2. Sổ kế toán chi tiết
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế tốn: phiếu thu, lệnh chuyển có… hoặc bảng tổng hợp chứng từ kê toán cùng loại để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Căn cứ vào các thơng tin kế tốn nhập, chương trình kế tốn máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết phát sinh công nợ, bảng tổng hợp chi tiết phát sinh công nợ