Rủi ro là những chuyện không thể lường trước được và chúng ta phải có những giải pháp để phịng ngừa một cách nhanh chóng và hiệu quả để khơng ảnh hưởng đến chương trình mà chúng ta truyền thơng. Những điều cần phòng tránh và hạn chế như các tình trạng về thời tiết, thiên tai, lỗi về kỹ thuật hay trật tự an ninh nơi mình tổ chức sự kiện. Đưa ra những biện pháp phòng ngừa nhằm hạn chế giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất. Những biện pháp cần làm khi gặp phải những rủi ro thường gặp như:
Bảng 2.9. Dự trù rủi ro
STT Rủi ro Phương án dự phòng
1 Thời tiết Cần chuẩn bị nhà bạt, mái che, dù lớn đề phòng trời mưa, gây ảnh hưởng đến chương trình.
2 An ninh trật tự Phối hợp với cơ quan chính quyền, cơng an địa phương để kịp thời giải quyết những vấn đề ảnh hưởng đến trật tự xã hội khi diễn ra chương trình như: tắc nghẽn giao thơng, đánh nhau, lộn xộn.
3 Sức khoẻ Phối hợp với bên bác sĩ để kịp thời cứu chữa khi có người bị ngất xỉu.
4 Trục trặc về kỹ thuật
Chuẩn bị các trang thiết bị dự phòng một số trường hợp bị đứt hay hư hỏng và cần một chuyên viên kỹ thuật để xử lý các trường hợp đó khi cần.
5 Điện Cần có một máy phát điện để phịng ngừa bị cúp điệm giữa chừng hay điện của thành phố tải không đủ cho chương trình của mình.
6 An tồn giao thơng
Trong q trình đi làm từ thiện, các thành viên phải chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ an tồn giao thơng, không đùa giỡn lẫn nhau đối với những đối tượng đi xe gắn máy.
Bảng 2.10. Tổng ngân sách xun suốt chương trình
STT Phương tiện truyền thơng Thành tiền
1 Quảng cáo trên truyền hình 540800
2 Quảng cáo trên Internet 140000
3 Quảng cáo ngoài trời 6500
4 Quảng cáo trên báo 19600
5 Sự kiện: Đêm ca nhạc từ thiện 27078
6 Sự kiện: Tặng vé xe tết cho sinh viên nghèo 451000 7 Chương trình tặng quà tết vì người nghèo 2001000
TỔNG 3185978
2.8. Đánh giá
Sau khi kế hoạch truyền thông được thực hiện, ban tổ chức sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả của việc truyền thông thơng qua cơng cụ đo lường nào? Và chương trình đó được thực hiện đó đem lại hiệu quả như thế nào ?, có được như mong đợi, có đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó hay khơng?. Từ những vấn đề đó, chúng ta sẽ rút ra được những ưu điểm của việc truyền thông và những điểm yếu cần được khắc phục để những chương trình tiếp theo được tổ chức một cách hoàn thiện hơn. Những mục tiêu ở đây phải đo lường được để những người truyền thông hay người tổ chức biết chương trình có đạt được mục tiêu đề ra hay khơng?. Đánh giá những mục tiêu truyền thơng như chương trình đã thay đổi nhận thức của công chúng như thế nào?, thay đổi hành vi, thái độ ra sao ?. Cho nên, đánh giá là bước cuối cùng trong tiến trình thực hiện cơng tác truyền thông, là việc đo lường kết quả so với những mục tiêu đã được đề ra trong suốt quá trình hoạch định chương trình truyền thơng.
• Đánh giá về mức độ tiếp xúc với công chúng mục tiêu
Việc đo lường mức độ tiếp xúc với cơng chúng mục tiêu chính là số lượng cơng chúng tiếp xúc với việc truyền thông của chúng ta như thế nào?, địa điểm treo banroll, tờ phướn, số lượng truy cập quảng cáo trên Internet có được cơng chúng biết đến và hưởng ứng chương trình đó hay khơng?, thơng điệp có mang được ý nghĩa đúng như mục đích của chương trình khơng và công chúng đánh giá như thế nào?. Tuy nhiên, việc đánh giá này khơng hồn hảo vì chúng ta cũng khơng thể kiểm sốt được số lượng người nghe mẫu quảng cáo trên truyền hình, truy cập vào các trang web để đọc tin...
• Đánh giá về thái độ của công chúng mục tiêu trước và sau chương trình truyền thơng
Việc đánh giá này liên quan đến cảm tính của cơng chúng mục tiêu là phần lớn, chương trình truyền thơng có làm thay đổi được những nhận thức không đúng đắn về người truyền thông hay đơn vị tổ chức hay khơng ?. Sau khi chương trình kết thúc, cơng chúng có hài lịng về chương trình hay khơng và những việc họ làm có đúng với ý nghĩa như mục tiêu đã đề ra và tạo được lịng tin từ phía cơng chúng.
• Đánh giá về mức độ nhận thức của công chúng mục tiêu đối với chương trình truyền thơng đã thực hiện
Vấn đề cần đánh giá ở đây là nội dung thơng điệp của chương trình có được cơng chúng mục tiêu quan tâm, hài lịng khơng ?, nhóm cơng chúng mục tiêu có chú ý đến thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền đạt đến như thông điệp “ Xuân ấm áp, thấm tình người” thơng điệp đó có tác động đến nhận thức của cơng chúng hay khơng?, Thơng điệp đó có được cơng chúng mục tiêu lưu lại lâu dài và bền vững hay khơng ?.
• Đánh giá về hành vi của cơng chúng
Kết quả của chương trình truyền thơng khơng phải là chương trình đã được tổ chức sn sẻ mà cịn phải phụ thuộc vào hành vi của công chúng, đây là điều quan trọng đối với chương trình, họ sẽ có phản ứng gì khi tiếp xúc với chương trình, sẽ tin tưởng và tiếp tục hay bỏ qua, đó chính là những phản hồi từ phía đối tượng mình cần nhắm đến.
Để đánh giá một cách cụ thể ta có thể sử dụng những thước đo tiềm năng để đo lường xem mình đã đạt được mục tiêu đến đâu. Thông qua bảng câu hỏi bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp.
KẾT LUẬN
Trong q trình truyền thơng cho chương trình Tết vì người nghèo với thơng điệp “ Xuân ấm áp, thấm tình người”, tất cả đều phải được vạch ra một cách rõ ràng những nội dung cần làm và dự phịng những tình huống bất ngờ xảy ra, tạo ra một phong cách làm việc chuyên nghiệp, mang đến sự thành công cho mọi sự kiện. Chiến lược truyền thông phải rõ ràng, thông điệp phải đúng với ý nghĩa của nó thì đối tượng cơng chúng sẽ nhớ hơn đến chương trình của mình và khắc sâu vào tâm trí của họ.
Sau q trình nghiên cứu và tổ chức chương trình truyền thơng cho chương trình Tết vì người nghèo, em nhận ra rằng khâu chuẩn bị và khâu truyền thông rất quan trọng, địi hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí, cơng sức và gặp khơng ít khó khăn. Qua đề tài truyền thơng “ Lập kế hoạch truyền thơng cho chương trình Tết vì người nghèo
năm 2013 tại thành phố Đà Nẵng ” này giúp em hiểu hơn về những khó khăn mà một nhà tổ chức sự kiện, nhà truyền thông hay gặp phải khi thực hiện một sự kiện có tầm quan trọng và qui mơ lớn tồn quốc. Tuy những kinh nghiệm thực tế cũng như kiến thức còn hạn chế nhưng em tin rằng những vấn đề và cách thức thực hiện mà em đề cập trong bài đồ án này hoàn toàn hợp lý và khả thi.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Cơ Nguyễn Lê Ngọc Trâm trong thời gian thực hiện đồ án tốt nghiệp này.