CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG
5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống
Vì tổ chức khơng thể duy trì song hành hai HTTT cùng chức năng (nhưng có thể tạm thời vận hành hai hệ thống trong thời gian chuyển đổi), nên việc chuyển đổi hệ thống luôn
ln địi hỏi một kế hoạch chuẩn bị trước cho nội dung cần chuyển đổi và trình tự chuyển đổi hệ thống.
Hệ thống thơng tin quản lý mới
Phần cứng phần mềm Cơng nghệ quản lý Các biểu mẫu Quy trình nghiệp vụ Con người CSDL
Hệ thống thông tin quản lý cũ
Phần cứng phần mềm Công nghệ quản lý Các biểu mẫu Quy trình nghiệp vụ Con người
Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu
Hình 5.1 Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới
Quá trình chuyển đổi cần bao quát tất cả các lĩnh vực của HTTT quản lý, đó là:
a/ Chuyển đổi phần cứng của hệ thống, bao gồm các loại máy tính và thiết bị, nếu
như chúng khơng cịn tương thích với hệ thống mới hoặc năng lực xử lý thấp hơn yêu cầu.
b/ Chuyển đổi phần mềm của hệ thống: các phần mềm, hệ điều hành. Các phần mềm
của hệ thống mới thường được viết ra để sử dụng lâu dài, nên nó cũng thường địi hỏi hệ điều hành tương ứng (ví dụ, thay hệ điều hành Windows 98 bằng Windows XP để bảo mật tốt hơn cho các ứng dụng).
c/ Chuyển đổi các biểu mẫu (form/report). Tất cả các HTTT đều cần có các biểu mẫu
để định khuôn cho dữ liệu hoặc thơng tin của hệ thống, do đó cũng giống như quy trình, các biểu mẫu mới cho hệ thống mới cũng cần phải được phổ biến trước khi thay thế các biểu mẫu cũ.
d/ Chuyển đổi công nghệ quản lý thông tin: chuyển đổi phương pháp truyền đạt
e/ Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, trong đó quy định vai trị, trách nhiệm của
từng người sử dụng trên hệ thống mới và mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (đặc biệt là sự khác nhau giữa cách xử lý công việc). Việc ban hành quy trình nghiệp vụ mới có ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực để cho tất cả mọi người trong tổ chức ý thức được cách phối hợp thực hiện công việc trên hệ thống mới mà không bị lúng túng khi chuyển đổi.
f/ Chuyển đổi các yếu tố con người: chuyển đổi tác phong làm việc của lãnh đạo và các
nhân viên, tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng hệ thống cho tất cả các đối tượng liên quan.
Trong tất cả các nội dung cần chuyển đổi nêu trên thì việc chuyển đổi kỹ thuật lại tương đối nhanh chóng và chuẩn mực hơn cả vì nó liên quan đến việc lắp đặt, thay thế các trang thiết bị, mạng máy tính, các phương tiện truyền thơng thơng tin… Cịn việc chuyển đổi có liên quan đến yếu tố con người lại tương đối kéo dài và phức tạp hơn. Về cơ bản là cũng những con người đó với các thói quen, tác phong làm việc cũ, nay lại phải chuyển sang môi trường làm việc mới với những thay đổi cơ bản. Đó là một thách thức lớn, cần có thời gian để thích nghi.
Các nhà tin học quản lý đưa ra khái niệm “hàng rào tâm lý” khi chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Đó là việc các cán bộ quản lý cũ thường e ngại khi chuyển sang hệ thống mới, vị trí và quyền lợi của họ có thể bị ảnh hưởng. rong nhiều tổ chức, các nhà quản lý thường có thâm niên cơng tác lâu năm, khả năng thích ứng với ứng dụng cơng nghệ mới không cao bằng đội ngũ cán bộ trẻ tuổi. Khi sang hệ thống mới, họ lại phải thích nghi lại từ đầu, phải cố gắng học hỏi để làm chủ được các trang thiết bị của hệ thống và công nghệ quản lý mới. Đây thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và các nhà quản lý trong bộ máy lãnh đạo nói riêng vì nếu khơng tạo được sự nhất trí, ủng hộ cao trong tập thể thì dù hệ thống mới có được thiết kế hồn hảo đến đâu thì cũng khơng thể phát huy được hiệu quả to lớn vốn có của nó.
g/ Chuyển đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Các loại dữ liệu được lưu trữ đều có chu
kỳ sống xác định và được dùng để xử lý nhiều công việc của tổ chức. Để tránh ách tắc công việc khi hệ thống mới chưa có dữ liệu, các nội dung dữ liệu trong CSDL cũ cũng được chuyển sang CSDL mới, theo cấu trúc mới.
Như chúng ta đã biết, dữ liệu có thể coi là mạch máu của các HTTT quản lý. Do đó việc biến đổi dữ liệu một vấn đề vơ cùng quan trọng trong khi cài đặt HTTT quản lý. Nếu việc này làm khơng tốt thì q trình cài đặt có thể bị thất bại.
Trong mọi trường hợp, dữ liệu trong HTTT quản lý cũ dù có được lưu trữ thủ cơng hay khơng thì khi cài đặt hệ thống mới, các dữ liệu ấy đều cần có cách giữ lại để sử dụng. Nhưng dữ liệu trong hai hệ thống thường khơng tương thích với nhau về hình thức, phương thức lưu trữ cũng như cách truy cập nên các thao tác biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao và phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới.
Các nội dung cần thực hiện trong quá trình biến đổi dữ liệu:
Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi (thường là tương ứng với các tệp dữ liệu đã được thiết kế trong HTTT quản lý mới), xác định bộ phận chức năng quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu.
Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chuyển đổi các nội dung dữ liệu cụ thể (thường là thuộc bộ phận chức năng quản lý và lưu trữ các dữ liệu đó)
Xác định khối lượng và chất lượng của dữ liệu (độ chính xác, tính đầy đủ và thứ tự, dữ liệu có thể được lưu trữ thủ cơng hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính). Việc chuyển một tài liệu được ghi chép trên sổ sách, giấy tờ thành một tệp dữ liệu trên máy tính thường cần một kế hoạch chu đáo và đòi hỏi nhiều thời gian hơn cả thời gian thiết kế hệ thống mới. Cần xác định được chính xác khối lượng dữ liệu cần xử lý và chất lượng của các dữ liệu đó, từ đó mới ước lượng được thời gian, chi phí và nhân cơng tham gia quá trình chuyển đổi.
Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu.
Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống nhất. Quá trình và kết quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ một cách riêng biệt.
Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu được đưa vào CSDL của HTTT quản lý mới.
Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu. Nếu trong hệ thống quản lý cũ đã có các tệp dữ liệu trên máy tính thì tốt nhất là tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước, sau đó mới đến các tệp mới chuyển từ phương pháp thủ công.
Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các tệp dữ liệu đã biến đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý mới.
Cần lưu ý là cùng một nội dung thơng tin có thể xuất hiện ở nhiều văn bản khác nhau, cùng một văn bản lại được gửi đến nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Riêng đối với các văn bản đến tổ chức và văn bản được tổ chức phát hành thường được lưu trữ đầy đủ ở bộ phận quản lý công văn của đơn vị (bộ phận văn thư). Do đó khơng nên đơn thuần đếm số lượng văn bản khi đã biết văn bản đó đã được phân cơng cập nhật và chuyển đổi ở bộ phận khác.