2.2 .Thực trạng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.2.2. Về quy trình nhập khẩu
Tuỳ vào từng loại hàng hoá, hàng hố thơng thường hay đặc biệt, doanh nghiệp sẽ cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
39
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Cơng ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG
ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
BÁO LỊCH HÀNG VỀ
LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA
THUÊ PHƯƠNG TIỆN VÀ MUA BẢO HIỂM
LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN
THANH LÝ HỢP ĐỒNG
GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI
(Nguồn: Tài liệu nghiệp vụ của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh năm 2021)
o Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên Cứu thị trường của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vịng khoảng 05 tháng Cơng ty hồn thành bước này.
40
iNghiên icứu ithị itrường ilà imột inghiệp ivụ ivô icùng iquan itrọng, inếu icông itác
inghiên icứu ithị itrường iđược ilàm itốt, inó icung icấp iđầy iđủ ithơng itin ichính ixác iđể igiúp
ingười ilàm imarketing iđưa ira imột ichiến ilược iphù ihợp ivà ido iđó imang ilại ihiệu iquả
icao.
iNgược ilại, inếu icông itác inghiên icứu ithị itrường ithu ithập ivề inhững ithông itin
ikhơng ichính ixác, ikhơng iphản iảnh iđúng itình ihình ithực itế ithị itrường, ivà ido ikhông
idựa itrên icơ isở ithông itin ivững ichắc inên iquyết iđịnh iđược iđưa ira isẽ ikhông isát ivới
ithực itế, idẫn iđến ihoạt iđộng imarketing isẽ ikhơng ihiệu iquả, ilãng iphí inhân ivật ilực.
o Bước i2: iĐàm iphán iký ikết ihợp iđồng inhập ikhẩu
Đàm iphán iký ikết iHĐNK icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ido
iphòng ikế ihoạch iđảm inhận, itrong ivòng i3 i- i5 ingày iCơng ity isẽ ihồn ithành ibước inày. Việc ithực ihiện iký ikết iHĐNK icủa iCông ity idiễn ira inhư isau: iBên ibán, ibên imua
icùng ighi irõ itên icủa iCông ity, iđịa ichỉ, isố iđiện ithoại, ifax, itên ingân ihàng icủa iCông ity,
isố itài ikhoản imở, itên iđại idiện icho iCông ity ivà ichức ivụ icủa ihọ. iSau ikhi ighi irõ itất icả
inhững iđiều ikiện itrên i2 ibên icùng ithoả ithuận iđồng iký ikết ihợp iđồng itheo inhững iđiều
ikhoản ighi itrong ihợp iđồng inhư:
- Điều ikhoản itên ihàng: iđơn igiá, isố ilượng, ivà igiá icả itrong iHĐNK; - Điều ikhoản ivề ichất ilượng ivà iquy icách imặt ihàng;
- Điều ikhoản igiao ihàng; - Điều ikhoản ithanh itoán;
- Điều ikhoản ikhiếu inại.
VD: iCONTRACT iNo.X00000 iMS iBên ibán: iCÔNG iTY iTNHH iTM i& iXNK
iQUỐC iKHÁNH. iĐịa ichỉ: iThôn iHải iĐông, iXã iQuảng iThành, iHuyện iHải iHà, iTỉnh
iQuảng iNinh, iViệt iNam, iViệt iNam. iTel:0903479828. iBên imua: i“BOGART
iLINGERIE iLTD” iĐịa ichỉ: i16/F, iTOWER iB, i223-231 iWAI iYIP iSTREET, iKWUN
iTONG, iHONG iKONG. iTel: i852-23416286 i(HK). iCả ihai icùng iđồng iý iký ihợp iđồng
inày itheo iđiều ikhoản ivà icác iđiều ikiện inhư icho iphép: iMặt ihàng, isố ilượng, ichất
41
- Mặt ihàng: iThịt ibò iMỹ i
- Số ilượng: i72000 iTấn i
- Giá icả: i16.560.000.000 iVND - Điều ikiện igiao ihàng: iTàu ibiển i
Thời igian igiao ihàng: ihàng isẽ iđược ichuyển ilên itàu inội itrong i10 ingày isau ikhi
inhận i10% igiá itrị ihợp iđồng iđặt icọc. iNội itrong i5 ingày isau ikhi ichuyển ihàng. iNgười
ibán inên igửi ibằng ifax inhững ithông itin ivề iviệc ivận ichuyển ihàng icho ingười imua.
iĐiều ikiện ithanh itoán: iThanh itoán ibằng iđiện ichuyển itiền itrong i60 ingày ikể itừ ingày ira
ihóa iđơn: i3542181 iở ingân ihàng iVietcombank iMóng iCái. i
Hố đơn u cầu:
- Giấy chứng nhận xuất xứ do phịng TM cấp: 1 bản chính, 2 bản photo; - Hố đơn thương mại: 03 bản chính;
- Một bộ 3 vận đơn sạch;
- Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3 bản chính.
Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký kết: 13/6/2019.
Sau khi mọi công tác của đàm phán thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng. Cơng ty có nghĩa vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã ký kết.
o Bước 3: Tổ chức và thực hiện hợp đồng
Tổ chức và thực hiện hợp đồng của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế hoạch và phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 01 tháng Cơng ty sẽ hồn thành. Trong q trình thực hiện bước này Cơng ty sẽ chuẩn bị:
Giấy ixin iphép inhập ikhẩu
Công ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh isau igần i10 inăm ithành ilập iđã itrở inên
ivững imạnh, iviệc ixin igiấy iphép inhập ikhẩu iđã iđược ithực ihiện ingay itừ ithời igian iđầu
42
Lên ikế ihoạch inhập ikhẩu
Sau ikhi ihợp iđồng iđã ihoàn itất ithủ itục, ibộ iphận ikế ihoạch isẽ iđánh igiá ivà ilên ikế
ihoạch isắp itới. iCăn icứ itheo itốc iđộ idây ichuyền inhập ikhẩu ivà ithời ihạn igiao ihàng,
inhân iviên ibộ iphận ikế ihoạch isẽ ilập ibảng ibáo icáo iđánh igiá ixem icần ibao inhiêu
ichuyền inhập ikhẩu icho imột ilô ihàng iđã iký ihợp iđồng.
Nhập ihàng ihóa, ikiểm itra
Các ithị itrường iở inước ingoài irất iđa idạng, inăng iđộng ivà icó isự icạnh itranh iđến
imức inếu inhư inhà inhập ikhẩu iở icác inước iđang iphát itriển ikhơng icó ikế ihoạch ivà
ikhơng icó isự ichuẩn ibị ithì ikhơng icó icơ ihội ithâm inhập. iCần ituân ithủ ivà ithực ihiện
iđúng inhững iđiều ikiện itrong iHĐNK ivề isố ilượng, ichất ilượng, ithời igian igiao ihàng ivà
icác iđiều ikiện ikhác. iĐể ilàm itốt iđiều inày itrước itiên iphải itổ ichức itốt ihệ ithống ithu imua
ihàng ihóa iđúng iquy icách iphẩm ichất ivà iđáp iứng iđúng ithời ihạn igiao ihàng iphục ivụ
icho ixuất ikhẩu.
Sau khi hàng hóa tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và kiểm tra chất lượng.
o Bước 4: Báo lịch hàng về
Báo lịch hàng về của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 5 – 10 ngày để Cơng ty hồn thành bước này.
Phịng marketing sẽ phải báo lại cho Cơng ty gồm: ngày nào cập bến, tại cảng nào, lượng hàng hóa là bao nhiêu.
o Bước 5: làm thủ tục nhập khẩu
Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận, trong vòng 1 – 2 ngày. Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty làm như sau:
43
Lập tờ khai hải quan tại Công ty
Khi iđã ichuẩn ibị ixong inhân iviên ichứng itừ isẽ ilập itờ ikhai ihải iquan iđiện itử iqua
iphần imềm ihải iquan imà iCông ity iđã iđăng iký ivà iđược icấp imã isố ivào imạng ikhai ibáo
ihải iquan. iNhân iviên ichứng itừ inhập ihết itất icả idữ iliệu ivào iphần imềm ithật ichính ixác,
ighi ilại ivà iin ira itờ ikhai ihải iquan ihàng ixuất.
Sau iđó ilãnh iđạo iphòng iXuất inhập ikhẩu ikiểm itra ivà iký inháy, iTổng iGiám iĐốc
ihoặc ingười iđược iủy iquyền iký itờ ikhai ixuất, iđóng idấu ivà ihồn itất ikhâu ichuẩn ibị ibộ
ichứng itừ ixuất ikhẩu iđể ikhai ihải iquan.
Nhân iviên ikhai ibáo ihải iquan icủa iCông ity inhận ihồ isơ itừ inhân iviên ilàm ichứng
itừ ivào imỗi iđầu igiờ isang ihoặc itrưa, isau iđó ikiểm itra itổng iquát itính ihợp ilệ icủa ibộ ihồ
isơ iđăng iký iHải iquan.
Nhân iviên iHải iquan isẽ ighi iđầy iđủ ichi itiết ilô ihàng itheo imẫu itrên isổ ikhai ihàng
icủa iCông ity i(số itờ ikhai, imã ihàng, isố ilượng, itrị igiá).
o Bước i6: iKiểm itra ichất ilượng ihàng ihoá
Kiểm itra ichất ilượng ihàng ihóa icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh
ido iphòng ixuất inhập ikhẩu icùng ihải iquan iđảm inhận, itrong ivòng i1 i– i2 ingày. iCông ity
icần ichuẩn ibị itrước: imẫu ilưu iTK inhập, iMời iHải iquan ikiểm ihóa iđến icảng ikiểm itra
ihàng iXK, ilúc inày ihàng iđã icó itại icảng iMở iniêm iphong ithùng ihàng, ixuất itrình icho
iHQ, igiải ithích icác itiêu ichí ikỹ ikỹ ithuật.
Nếu ilà ilô ihàng iphải ikiểm itra itỷ ilệ iphần itrăm i(có i3 imức i5%, i10% ivà itồn ibộ)
ithì ichi icục ilãnh iđạo isẽ icho ibiết inhân iviên ikiểm ihóa ihàng, ichuyển ihồ isơ icho ilãnh
iđạo iđội ikiểm itra ichi itiết ihồ isơ, ibên ikiểm itả ichi itiết isẽ iphân icán ibộ ikiểm ihóa, ikiểm
itra itính ithuế iđể iký ixác inhận iđã ilàm ithủ itục ihải iquan.
Việc ikiểm itra ihàng itại ikho ihàng icủa iHải iquan ithành iphố iHải iphòng, ikiểm itra
44
Phần idành icho ikiểm itra icủa ihải iquan irất iquan itrọng itrong ikhâu ikiểm ihóa, itrên
itờ ikhai isẽ icó imức ikiểm ihóa. iCác ibước ighi imặt isau itờ ikhai icó i2 itrường hợp:
o Bước 7: Thuê phương tiện và mua bảo hiểm
Thuê phương tiện và mua bảo hiểm của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh ido iphòng ikinh idoanh iđảm inhận, ithời igian iđể iphòng inày iđảm inhận iđó ilà
itrong isuốt iq itrình iđi itrên iđường.
Mua iBảo ihiểm icho ihàng ihóa ixuất ikhẩu inhằm igiảm ibớt irủi iro icho ihàng ihóa
ixuất ikhẩu itrong iq itrình ichuyên ichở itừ inước ingười ixuất ikhẩu isang inước ingười
inhập ikhẩu ido iCông ity ibảo ihiểm ichịu itrách inhiệm. iNhưng ihiện inay iCơng ity ichưa icó
iđủ ikhả inăng iký ikết icác iđiều ikiện ithương imại icó ilợi icho iCông ity inên iviệc imua ibảo
ihiểm itùy ithuộc ivào iđối itác.
Với iphương ithức ibán itheo igiá iFOB ithì iCơng ity isẽ ichịu imọi iphí itổn icũng inhư
irủi iro ivề itổn ithất ihàng ihóa icho iđến ikhi ihàng ihóa iđược igiao ihẳn iqua ilan ican itàu itại
icảng ixếp ihàng ivà ikhơng icó inghĩa ivụ imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa, iviệc imua ibảo
ihiểm inày icịn itùy ithuộc ivào inhà inhập ikhẩu.
Cơng ity iphải icung icấp iđầy iđủ inhững ithông itin icần ithiết iđể ingười inhập ikhẩu
imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa icủa ihọ. iTuy inhiên itùy itheo iđiều ikiện iký ikết itrong ihợp
iđồng ivà iphương ithức imua ibán igiữa ihai ibên iđối itác ivới inhau ivà igiá iFOB inên iCông
ity imất iđi inhiều ilợi ithế iviệc imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa. iĐối ivới iphương ithức iFCA
icũng ivậy, imọi ichi iphí ibảo ihiểm irủi iro icho ihàng ihóa iđều ido ibên ingười imua ichịu
itrách inhiệm.
Tuy inhiên ivới inhững iphương ithức itrên ithì iCơng ity icũng isẽ imất iđi inhiều ilợi
inhuận ivề iviệc imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa. iDo iđó iCơng ity icần iphải icó inhững icán
ibộ inhân iviên ixuất inhập ikhẩu icó ikinh inghiệm ivà iam ihiểu ivề icác iđiều ikiện ithương
imại, inghiệp ivụ ingoại ithương.
45
Lập bộ chứng từ thanh tốn của Cơng ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phịng kế tốn đảm nhận, trong vịng 30 ngày.
Sau ikhi igiao ihàng, ingười ixuất ikhẩu inhanh ichóng ilập ibộ ichứng itừ ithanh itốn
igiao itrình icho ingân ihàng iđể iđịi itiền ihàng. iBộ ichứng itừ iphải ichính ixác iphù ihợp ivới
inhững iyêu icầu icủa iL/C icả ivề inội idung ilẫn ihình ithức i(tùy itheo iphương ithức ithanh
itốn imà icó inhững iu icầu itrong ibộ ichứng từ).
o Bước 9: Thanh lý hợp đồng với đối tác
Thanh lý hợp đồng với đối tác của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phịng kế tốn đảm nhận, trong vịng 30 ngày.
Theo itập iquán ithương imại iquốc itế ithì isau ikhi igiao ihàng ixong ithì ingười ibán
ivẫn ichưa ihết itrách inhiệm ivới ihàng ihóa icủa imình ichỉ ikhi ihàng ihóa igiao ilên itàu ihoặc
icho ingười ivận ichuyển ithì ilúc iđó ingười ibán imới ihết itrách inhiệm icủa imình. iTùy itheo
iđiều ikiện igiao ihàng imà inghĩa ivụ icủa ingười ibán isẽ iđược iquy iđịnh icụ ithể. iVì ivậy
iquyền isở ihữu ihàng ihóa itừ ingười ibán ichuyển isang ingười imua ikhi ingười imua ichấp
inhận ihàng. Như ivậy, ichỉ ikhi inào ihết ithời ihạn ikhiếu inại icủa ihợp iđồng imà ingười imua
ikhơng ikhiếu inại igì ithì iCơng ity imới ihồn itoàn ihết itrách inhiệm. iTrường ihợp inếu icó
ixảy ira ikhiếu inại ivới ikhách ihàng ithì iCơng ity isẽ icó iphương ihướng iđàm iphán itìm
icách igiải iquyết ivấn iđề imột icách iổn ithỏa inhất itránh itình itrạng ihủy ihợp iđồng ithì isẽ
igây itổn ithất icho iCông ity. i
o Bước i10: iGiải iquyết ikhiếu inại i(nếu icó)
Giải iquyết ikhiếu inại icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ido icác
iphòng isau: iphòng ikế itốn, iphịng ikinh idoanh, iphịng imarketing, iphịng itổ ichức ihành
ichính iđảm inhận. iTrong ivịng i60 i-90 ingày iCơng ity isẽ igiải iquết ihết ivấn iđề ikiếu inại. Trong isuốt iquá itrình ithành ilập iCơng ity iln iduy itrì imối iquan ihệ itốt iđẹp ivới icác ibạn ihàng, iđối itác ivà itạo iđược isự itin itưởng itrong iquá itrình ithực ihiện ihợp iđồng
46
ixảy ira inhưng iCông ity ivà iđối itác igiải iquyết iổn ithỏa itrong iquá itrình iđàm iphán. iVì ithế
iCơng ity itạo iđược isự itín inhiệm itrong ibạn ihàng ivà icác iđối itác.
Sự itín inhiệm icủa ibạn ihàng iđã igiúp iCơng ity icó inhiều imối iquan ihệ itốt iđẹp ivới
ihầu ihết icác ibạn ihàng itrong ivà ingoài inước. iĐiều iđó igiúp iCơng ity icó inhiều ihợp iđồng
iđược iký ikết, imua ibán idài ihạn ivới iđối itác. iĐã iđưa ikim ingạch ixuất ikhẩu icủa iCông ity
ităng inhiều iđáng ikể iso ivới inhững inăm igần iđây.
2.2.3. Đánh giá thực trạng nhập khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.2.3.1. Những thành công và kết quả đạt được
Hầu ihết i100% icác iHĐNK icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh iđều
iđược ithực ihiện ithành icông. iCác ichỉ itiêu ikinh itế itài ichính iđặt ira iđều ihoàn ithành ikhá
itốt ivà ivượt imức ikế ihoạch: iKim ingạch inhập ikhẩu ingày icàng ităng, iquy imô inhập ikhẩu
ingày icàng ilớn.
Công ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh icó isự iliên ikết ichặt ichẽ ivới inhiều icơ
isở isản ixuất icũng inhư inhư inhững iđại ilý itrong inước ivà ingoài inước igiúp icho inguồn
ihàng icủa iCông ity iluôn iổn iđịnh ivà iđáp iứng iđược icác iyêu icầu icấp ithiết icủa ikhách
ihàng.
Cơng ity itích icực itham igia icác ihội ichợ, itriển ilãm, inhằm iphát ihuy itối iđa inăng
ilực ikinh idoanh icủa imình, itạo iđiều ikiện iquảng ibá icho icác imặt ihàng.
Tài ichính, iCơng ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ithành ilập iban iđầu ivới ivốn
ikhởi iđiểm ilà i9.800.000.000 i(VNĐ). iTrải iqua icác inăm ihoạt iđộng, ihiện itại iCông ity
iđã icó inguồn ilực itài ichính itương iđối ivững imạnh. iTài ichính ilà inhân itố iquan itrọng iđối
ivới imọi ihoạt iđộng icủa iCơng ity. iMột iCơng ity icó inguồn itài ichính imạnh ithì ibước iđầu
itheo iđuổi icác imục itiêu icó iphần ithuận ilợi ivà ithành icông. iVới inguồn ivốn iổn iđịnh ithì
iCơng ity iđã igây idựng iđược iuy itín icũng inhư iniềm itin iđối ivới icác ibạn ihàng. iQua iđó
47
Cơ isở ivật ichất ikỹ ithuật, ihiện itại iCông ity iđang ithực ihiên itheo imô ihình itập
iđồn. iVới iviệc imở irộng iquy imơ ithì icơ isở ivật ichất ikỹ ithuật icủa iCông ity icũng isẽ iđược inâng icấp ivà ihoàn ithiện. iKhi iđó iCơng ity icũng isẽ iđầu itư ivào icác icơ isở, ikho
ihàng idự itrữ inhằm ibảo iquản ihàng itốt ihơn.
2.2.3.2. Những hạn chế
Không icó isự itính itốn idự itrù ivề isố ilượng ihàng ihóa icần itheo idự ibáo ihay inhu
icầu icủa iCông ity, imà ichỉ ira iquyết iđịnh inhập ikhẩu ikhi icó iđơn iđặt ihàng iđược ilên ihệ
ithống. iChính ivì ivậy imà ikhiến iviệc imua inhập ikhẩu ihàng icủa iCơng ity ithường ikhơng
icó isự itính itốn itrước ivà iluôn ibị iđộng. i
Về ithủ itục ihải iquan iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh icó iít inhân iviên
ilàm ivề imảng inày ivà ihầu inhư iđều ilà inhững inhân iviên ituổi iđời icòn itrẻ icũng inhư iít
ikinh inghiệm, ivì ivậy idẫn iđến iviệc imột inhân iviên iphải iđảm inhiệm inhiều ikhâu itừ iviệc
ichuẩn ibị ihồ isơ iđến iviệc iđến itận ihải iquan iđể ilàm iviệc, ivì ivậy imất inhiều ithời igian iđể
ihồn ithành.
Về ikiểm itra ichất ilượng ihàng iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ichưa
ithực isự ikiểm itra ichặt ichẽ ichất ilượng ihàng ihóa inhập ikhẩu ivề ikhơng icó ibộ iphận iđảm
inhiệm inhiệm ivụ inày inên imột ivài itrường ihợp ihàng ihóa iđến itay ikhách ihàng ibị itrả ivề
ido ikhông iđảm ibảo ichất ilượng iyêu icầu.
2.3. Thực trạng đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.3.1. Thực trạng đàm phán hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
Trong ithực itế iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ichỉ iđặt ihàng ivới icác
ikhách ihàng icó iquan ihệ ithường ixuyên, ihoặc ihai ibên iđã iký inhững ihợp iđồng idài ihạn