mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp đỡ cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề nối làm việc nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng tác lãnh đạo. Chính vì vậy việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức cần được sự quan tâm đặc biệt.
Nhận thấy được vị trí của cơng tác văn phòng đối với Ủy ban nhân dân xã, ban
lãnh đạo UBND xã Ngũ Hùng đã rất quan tâm, chú trọng đến cơng tác văn phịng, đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho q trình làm việc của các cán bộ văn phịng. Cán bộ văn phòng được giao nhiệm vụ phụ trách cơng tác văn thư – lưu trữ, thư ký đã hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong công tác văn thư lưu trữ cán bộ tiến hành đầy đủ các khâu nghiệp vụ
trọng công tác văn thư theo đúng quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, tổ chức quản lý văn bản đến, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành bảo quản hồ sơ, với kinh nghiệm và sự sáng tạo của bản thân giúp cho công tác công văn, giấy tờ của Uỷ ban được thực hiện tốt phục vụ cho công tác quản lý của Uỷ ban xã.
Nhiệm vụ của một người thư ký cũng được làm rất tốt do các cán bộ của văn
phịng thực hiện. Vì là cơ quan cấp xã là bộ máy quản lý nhà nước cấp địa phương nên Uỷ ban xã khơng có thư ký riêng giúp việc cho lãnh đạo mà chỉ có cán bộ văn phịng kiêm nhiệm đồng thời làm thư ký tại UBND xã Ngũ Hùng kiêm, nhiệm chức vụ thư ký là cán bộ văn thư của văn phòng thống kê - kế hoạch. Những khâu nghiệp vụ của người thư ký văn phịng như: xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội và tham mưu giúp Uỷ ban xã tổ chức thực hiện, giúp HĐND xã tổ chức kỳ họp và UBND xã tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn từ của nhân dân phân loại chuyển đến các cấp, các ngành để giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất để phục vụ cho các kỳ họp của xã…, tất cả đều được cán bộ văn phòng làm rất tốt cho dù đó khơng phải là việc của cán bộ phụ trách riêng.