CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.3. Đặc tả tiến trình nghiệp vụ
2.1.3.1. Mua hàng
- Đầu vào: Hợp đồng mua hàng của cửa hàng với nhà cung cấp
- Đầu ra: Cửa hàng vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp vào kho
- Nội dung xử lý:
Lặp: Bộ phận quản lý tìm kiếm nhà cung cấp, tiến hành liên hệ để đặt hàng
Nếu: Tìm được nhà cung cấp
Thì: u cầu bộ phận bán hàng lập hóa đơn, ký kết hợp đồng với nhà cung
cấp
Lưu thông tin nhà cung cấp
Kiểm tra hàng, lập phiếu nhập kho Vẫn chuyển hàng hóa vào trong kho Khơng thì: Tiếp tục tìm kiếm nhà cung cấp
Đến khi: Đáp ứng đủ số lượng hàng hóa mà cửa hàng cần.
2.1.3.2. Xử lý yêu cầu
- Đầu vào: Yêu cầu cần được xử lý
- Đầu ra: Yêu cầu đã được xử lý
- Nội dung xử lý:
Nhận và phản hồi các yêu cầu từ khách hàng và các bộ phận khác Lưu các thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, các thông tin về sản phẩm
Nhận các phiếu nhập/xuất kho, danh mục hàng tồn kho
Lập phiếu phu/chi, phiếu đổi/trả hàng, hóa đơn giá trị gia tăng
2.1.3.3. Nhập kho
- Đầu vào: Hợp đồng mua hàng của cửa hàng với nhà cung cấp
- Đầu ra: Cửa hàng vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp vào kho
- Nội dung xử lý:
Lặp: Bộ phận quản lý tìm kiếm nhà cung cấp, tiến hành liên hệ để đặt hàng
Nếu: Tìm được nhà cung cấp
Thì: Yêu cầu bộ phận bán hàng lập hóa đơn, ký kết hợp đồng với nhà cung
cấp
Lưu thông tin nhà cung cấp
Kiểm tra hàng, lập phiếu nhập kho Vẫn chuyển hàng hóa vào trong kho Khơng thì: Tiếp tục tìm kiếm nhà cung cấp
Đến khi: Đáp ứng đủ số lượng hàng hóa mà cửa hàng cần.
2.1.3.4. Kiểm kê hàng hóa trong kho
- Đầu vào: Yêu cầu kiểm kê hàng hóa trong kho
- Đầu ra: Biên bản kiểm kê hàng hóa
- Nội dung xử lý: Bộ phận kho tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho rồi gửi biên bản kiểm kê hàng hóa cho bộ phận quản lý
2.1.3.5. Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu – khiếu nại
- Đầu ra: Yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại của khách hàng được giải quyết
- Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận những yêu cầu, khiếu nại, thắc mắc của khách hàng Nếu: Trong phạm vi của bộ phận có thể giải quyết được Thì: Phản hồi khách hàng
Giải quyết cho khách hàng Thực hiện dịch vụ hậu mãi
Khơng thì: Gửi thắc mắc yêu cầu của khách hàng cho bộ phận quản lý
Đến khi: Khơng cịn u cầu khiếu nại nào nữa
2.1.3.6. Tiếp nhận đơn hàng
- Đầu vào: Đơn hàng của khách
- Đầu ra: Ghi nhận đơn hàng (đơn đặt hàng)
- Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận đơn hàng của khách
Kiểm tra thông tin hàng Nếu: Có hàng
Thì: Thơng báo cho khách, lập hóa đơn thanh tốn Khơng thì: Thơng báo cho khách đã hết hàng
Đến khi: Khơng cịn u cầu tiếp nhận đơn hàng nào.
2.1.3.7. Chuyển kho nội bộ
- Đầu vào: Yêu cầu vận chuyển hàng hóa trong nội bộ cửa hàng
- Đầu ra: Hàng hóa được vận chuyển theo yêu cầu
- Nội dung xử lý:
Vận chuyển hàng hóa từ kho lên quầy khi có yêu cầu từ nhân viên bán hàng: quầy hết hàng, hàng trên quầy bị lỗi, v.v…
Vận chuyển hàng hóa từ quầy về kho khi có yêu cầu từ nhân viên bán hàng: hàng không được người dùng ưa chuộng, hàng hết hạn sử dụng, hàng bị lỗi, v.v…
2.1.3.8. Thanh toán
- Đầu vào: Thơng báo, u cầu thanh tốn của nhà cung cấp
- Đầu ra: Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
- Nội dung xử lý:
Lặp: Bộ phận quản lý tiếp nhận yêu cầu thanh toán với nhà cung cấp
Lấy thông tin nhà cung cấp
Thỏa thuận hợp đồng với nhà cung cấp Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
Đến khi: Khơng cịn u cầu nào từ nhà cung cấp.
2.1.3.9. Tổng hợp báo cáo thống kê
- Đầu vào: Yêu cầu thống kê hàng trong kho
- Đầu ra: Thống kê báo cáo hàng trong kho
- Nội dung xử lý:
Nếu: Có hàng phải trả, phải hủy hoặc giao cho khách Thì: Cập nhật lại hàng trong kho
Khơng thì: Lập báo cáo thống kê hàng hóa trong kho Đến khi: Khơng cịn u cầu thống kê hàng hóa trong kho
2.1.3.10. Xuất kho
- Đầu vào: Yêu cầu xuất kho
- Đầu ra: Hàng hóa được xuất khỏi kho
- Nội dung xử lý:
Xuất hàng hóa từ trong kho ra để giao cho khách hàng Xuất hàng hóa từ trong kho ra để trả lại cho nhà cung cấp Xuất hàng hóa từ trong kho ra để mang đi tiêu hủy
2.1.3.11. Cấp thẻ khách hàng thân thiết Relationship
- Đầu vào: Đơn đăng ký khách hàng thân thiết của khách
- Đầu ra: Cấp thẻ KHTT cho khách hàng
Thông báo khách hàng chưa đủ yêu cầu
- Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận đơn đăng ký khách hàng thân thiết của khách Nếu: Khách đủ yêu cầu trở thành KHTT của cửa hàng Thì: Phản hồi đến khách, cấp thẻ KHTT cho khách
Giới thiệu và tư vấn cho khách hàng những ưu đãi khi trở thành
KHTT, những chương trình khuyến mại hay đợt giảm giá của cửa hàng Khơng thì: Thơng báo khách chưa đủ yêu cầu
Đến khi: Khơng cịn u cầu hay đơn đăng ký.
2.1.3.12. Báo cáo doanh thu
- Đầu vào: Yêu cầu báo cáo doanh thu
- Đầu ra: Bản báo cáo doanh thu
- Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận và tổng hợp các hóa đơn, phiếu đổi trả hàng, phiếu thu/chi,
phiếu giao hàng
Cập nhật công nợ phải thu/chi Cập nhật danh mục hàng tồn kho Nếu: Có hàng phải trả
Thì: Cập nhật lại hàng tồn kho Cập nhật phiếu chi, công nợ Tổng hợp thống kê doanh thu Khơng thì: Báo cáo thống kê doanh thu
Đến khi: Khơng cịn hóa đơn và các loại phiếu.
2.1.3.13. Thống kê báo cáo hàng trong kho - Đầu vào: Yêu cầu thống kê hàng trong kho
- Đầu ra: Thống kê báo cáo hàng trong kho
Lặp: Tiếp nhận phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
Nếu: Có hàng phải trả, phải hủy hoặc giao cho khách Thì: Cập nhật lại hàng trong kho
Khơng thì: Lập báo cáo thống kê hàng hóa trong kho Đến khi: Khơng cịn u cầu thống kê hàng hóa trong kho
2.1.3.14. Kiểm kê hàng trên quầy
- Đầu vào: Yêu cầu kiểm kê hàng hóa trên quầy
- Đầu ra: Bản kết quả kiểm kê
- Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận phiếu chuyển kho, phiếu xuất/trả hàng
Tiếp nhận danh mục hàng tồn kho Nếu: Có hàng phải trả
Thì: Cập nhật lại danh mục hàng tồn kho Cập nhật lại hàng trong kho
Khơng thì: Kiểm tra hàng trên quầy
Lập biên bản kiểm kê hàng hóa Báo cáo kết quả với cấp trên
Cho đến khi: Khơng cịn hàng tồn kho và các loại phiếu.