PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.5. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1. Hạch toán số lượng lao động
Để thuận lợi cho việc theo dõi và thống kê số lượng, chất lượng củng như công việc của NLĐ, doanh nghiệp tiến hành theo dõi và hạch tốn về thơng tin của các loại NLĐ và những sự thay đổi về đội ngũ lao động thông qua “Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp” do phịng Tổchức hành chính hay phịng Nhân sự lập. Sổ này thường được lập thành 2 bản, 1 bản được phịng Tổ chức hành chính hay phịng Nhân sựgiữ đểtheo dõi và ghi chép, bản còn lại giao cho Bộphận tiền lương của đơn vịgiữ đểtheo dõi.
Các chứng từ làm căn cứ để ghi “Sổ danh sách lao động của của doanh nghiệp” là các quyết định tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển cơng tác, hưu trí, quyết định thôi việc,… Mọi sự thay đổi liên quan đến tình hình sửdụng lao động đều phải được phản ánh một cách kịp thời và chính xác vào “Sổ danh sách lao động của của nghiệp” từ đó làm căn cứ cho bộ phận tiền lương thực hiện tính lương và các phụ cấp liên quan của NLĐ.
1.5.2. Hạch toán thời gian lao động
Với mục đích theo dõi kịp thời, chính xác số giờ công, số ngày công thực tế hoặc nghỉ việc, ngừng việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất hay từng bộ phận khác doanh nghiệp đã tiến hành hạch toán thời gian lao động.
Để hạch toán thời gian lao động, doanh nghiệp sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng này dùng để ghi chép số giờ công, ngày công thực tếcũng như sự vắng mặt của từng người lao động theo từng ngày. Bảng được lập hàng tháng cho riêng từng
bộphận, từng phòng ban, từng tổ,… và do người phụtrách chấm công của bộphận sẽtrực tiếp chấm công cho NLĐ vào đầu từng ngàytheo đúng ký hiệu quy định. Cụ thể, người phụtrách chấm công tại bộ phận trực tiếp thường là trưởng bộphận sản xuất, tổ trưởng, quản đốc,… Tại các bộ phận gián tiếp do trưởng phòng các phòng ban chịu trách nhiệm chấm công.
Danh sách NLĐ ghi trong Sổ danh sách lao động trong doanh nghiệp cho từng bộphận và nội dung thơng tin trên Bảng chấm cơng của bộphận đó phải trùng khớp với nhau. Cuối tháng “Bảng chấm công” sẽ chuyển sang bộ phận tiền lương để kiểm tra, đối chiếu để tính lương, đồng thời trên đó phải có đầyđủchữký của NLĐ, người phụ trách chấm công – Trưởng bộ phận. Bảng chấm cơng phải để ở vị trí cơng khai để NLĐ có thểkiểm tra lại thời gian lao động của mình.
Đối với các trường hợp ngừng việc doốm đau, tai nạn lao động, thai sản,… thì phải có phiếu nghỉ ốm do cơ sở y tế, bệnh viện cấp. Các trường hợp ngưngviệc xảy ra trong ngày do bất kỳ nguyên nhân gì để phải lập và ghi rõ và biên bản ngưng việc, trong đó ghi rõ nguyên nhân ngưng việc và người chịu trách nhiệm, từ đó làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Tổ trường hay người phụ trách chấm công dựa vào các chứng từ trên để ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu quy định đồng thời tất cảchứng từ trên được chuyển sang bộphận kế tốn để làm căn cứtính trợcấp, BHXH được hưởng nếu người đó có tham gia BHXH.
1.5.3. Hạch tốn kết quả lao động
Đểcó thểghi chép chính xác, kịp thời số lượng hoặc chất lượng cũng như khối lượng hồn thành cơng việc của từng lao động, từng tổ làm việc để làm căn cứ tính và trả lương một cách chính xác đúng với thực tế nhất, doanh nghiệp đã thực hiện kết quả lao động. Đây là một nội dung quan trọng trong toàn bộcơng tác quản lý và hạch tốn lao động ởcác doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà người ta sửdụng các chứng từkhác nhau để hạch toán kết quả lao động khác nhau như sau:
- Đối với doanh nghiệp sản xuất, người ta thường sửdụng “Phiếu xác nhận số lượng hoặc cơng việc hồn thành” đểhạch toán.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm phải trảqua nhiều cơng đoạn khác nhau thì doanh nghiệp dựa vào “Phiếu thống kê sản lượng công đoạn” và đơn giá của từng công đoạn đểhạch toán kết quả lao động.
- Đối với doanh nghiệp xây lắp, thường sử dụng chứng từ “Hợp đồng giao khoán”, “Biên bản nghiệm thu”. Hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận giao khoán về số lượng, khối lượng công việc, thời gian phải hồn thành cơng việc, bên cạnh đó cịn có quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên khi tiến hành cơng việc đó. Trong trường hợp phát hiện sản phẩm bị hư hỏng, bị lỗi trong quá trình nghiệm thu thì cán bộ đi nghiệm thu và người phụ trách bộ phận đó lập “Phiếu báo hỏng” để làm căn cứ lập “Biên bản xử lý”.
Cuối tháng, tất cả các chứng từ trên đề phải được chuyển sang bộ phận tính lương sau khi có đầy đủtất cảchữký của người liên quan đểtiến hành tính và hạch tốn lương, phụcấp, thưởng.
1.5.4. Hạch toán thanh toán tiền lương cho người lao động
Hạch toán thanh toán tiền lương với NLĐ được căn cứvào các chứng từhạch toán thời gian lao động và kết quả lao động, bộphận kếtoán tiền lương sẽtiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từhạch tốn và tính lương sau đó. Cụ thể, kếtốn tiền lương dựa vào Bảng chấm công, Phiếu xác nhận số lượng hoặc công việc hoàn thành, Biên bản nghiệm thu,… để tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho NLĐ theo hình thức trả lương đang áp dụng tại đơn vị. Kếtoán tiền lương lập “Bảng thanh toán tiền lương” và “Bảng thanh toán tiền thưởng” cho từng lao động.
- Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụcấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngồi tiền lương cho NLĐ, kiểm tra việc thanh tốn tiền lương cho NLĐ làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thông kê về lao động tiền lương. Trong đó gồm các thơng tin về bậc lương, hệ số
lương, lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản trích theo lương,… của từng lao động.
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từxác nhận sốtiền thưởng cho từng NLĐ, làm cơ sở đểtính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổkếtoán.
Bảng thanh toán tiền lương, thưởng do bộ phận kế toán lập theo bảng chấm công và sổ danh sách lao động theo từng bộ phận, phịng ban. Sau đó chuyển sang cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Kế toán tiền lương tổng hợp lại và tiếp hành lập Bảng thanh toán tiền lương, tưởng tổng hợp cho tồn Cơng ty, trong đó mổi tổ đội sản xuất, phòng ban chiếm một dòng. Đây là căn cứ đểtổng hợp quỹ tiền lương thực tế củng là tổng hợp chi phí nhân cơng trong chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộphận trong doanh nghiệp.
Việcthanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 2 lần trong tháng: - Lần 1: Tạm ứng lương cho NLĐ viên theo tỷ lệ nhất định căn cứ vào tiền lươngcấp bậc.
- Lần 2: Thanh tốn phần lương cịn lại sau khi đã trừ đi các khoản trích theo lươngphải khấu trừvàolương của người lao động theo chế độ quy định.
Cuối cùng, kế toán tiến hành lập phiếu chi và thủ quỹ phát lương cho NLĐ. Mỗi lần nhận tiền, NLĐ phải trực tiếp ký nhận. Sau khi hồn thành thanh tốn lương, bảng thanh toán lương được lưu tại phịng kếtốn. Tiền lương trả cho NLĐ trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng tùy doanh nghiệp.
1.6. Kế tốn tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.1. Ý nghĩa, nhiệm vụcủa kếtốn tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.1.1. Ý nghĩa của kếtốn tiền lương và các khoản trích theolương
Tổchức kếtốn tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho cơng tác quản lý doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy NLĐ chấp hành tốt kỷ luật và quy định lao động làm tăng năng suất và hiệu quả lao động. Đồng thời cũng tạo ra cơ sởcho việc phân bổchi phí nhân cơng vào giá thành sản xuất sản phẩmđược chính xác.
Tăng cường quản lý lao động, cải thiện công tác phân bổvà sửdụng nguồn lao động hiệu quả, hạch toán và cải thiện chế độ tiền lương, sử dụng các quỹ như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đúng quy định được xem là một phương tiện kích thích NLĐ gắn bó với doanh nghiệp, với hoạt động SXKD, rèn luyện tay nghề, kích thích sựsáng tạo của NLĐ.
1.6.1.2. Nhiệm vụcủa kếtốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Xuất phát từý nghĩa, tầm quan trọng của lao động tiền lương mà kế tốn tiền lương có một vị trí đặc biệt quan trọng có nhiệm vụsau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình hiện có và biến động vềsố lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động;
- Tính tốn chính xác, đúng chính sách, đúng chế độ các khoản tiền lương phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí nhân cơng theo đúng đối tượng sửdụng.
- Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở bộ phận sản xuất kinh doanh,các phân xưởng, các phòng ban, bộphận khác thực hiện đầy đủcác chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương phápkếtốn.
- Theo dõi tình hình thanh tốn tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợcấp cho người lao động.
- Lập các báo cáo về lao động, tiền lương phục vụcho công tác quản lý Nhà nước và quản lý doanh nghiệp.
1.6.2. Chứng từsửdụng và trình tựluân chuyển chứng từ
1.6.2.1. Chứng từsửdụng
Tại phần Phụ lục 3 của Thông tư 200 (Hướng dẫn về Chế độ kế toán trong doanh nghiệp) năm 2014 của Bộ Tài chính quy định rõ về Danh mục và Biểu mẫu chứng từ kế toán, theo đó doanh nghiệp sẽ sử dụng những biểu mẫu chứng từ để hạch tốn kếtốn tiền lương và các khoản trích theo lương dưới đây:
STT Tên chứng từ Số hiệu
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
5 Giấy đi đường 04-LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm/công việc hồn thành 05-LĐTL
7 Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh tốn tiền th ngồi 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý/nghiệm thu hợp đồng giao khốn 09-LĐTL 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 12 Bảng phân bổtiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
Ngồi ra, cịn có một số chứng từ liên quan khác như phiếu chi, ủy nhiệm chi lương, , quyết định tăng lương, quyết định thơi việc, hưu trí, giấy đề nghị tạm ứng lương, thanh lý hợp đồng, chấm dứt hợp đồng,…
Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễkiểm tra kiểm soát và đối chiếu.
1.6.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ hạch toán tiền lương và các khoảntrích theolương trích theolương
Đểthực hiện hạch tốn thời gian lao động của NLĐ, kế toán căn cứ vào “Bảng chấm cơng” từ các bộ phận, phịng chấm và các chứng từ khác như: Đơn xin nghỉ phép,ốm, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Đơn xin thôi việc,…
Để hạch toán kết quả lao động kế toán căn cứ và sử dụng các chứng từ sau: Hợp đồng giao khoán, Phiếu báo hỏng, Biên bản nghiệm thu,…
Cuối tháng, các chứng từ này được các bộ phận phòng ban tập hợp lại và chuyển sang phịng kếtốn. Kếtốn viên tiếp nhận chứng từ, tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệcủa các chứng từ hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động, làm căn cứ để lập Bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận từ đó lập Bảng thanh tốn tiền lương của toàn doanh nghiệp, trong đó mỗi phịng ban, tổ đội sản xuất, bộphận tương ứng một dòng trong bảng tổng hợp.
Sau đó dựa vào bảng thanh toán tiền lương của doanh nghiệp, kế tốn thực hiện tính tốn và phân bổtiền lương vào các đối tượng lao động có liên quan phục vụ cho cơng tác hạch tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Từ đó lập “Bảng phân bổtiềnlương và bảo hiểm xã hội”
1.6.3. Tài khoản sửdụng hạch toán tiền lương
Tài khoản 334 (TK 334) - Phải trả người lao động
Tài khoản 334 dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho NLĐ của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334
TK 334 – Phải trả người lao động
Bên Nợ Bên Có
Các khoản tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công củangười lao động;
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
Số dư bên Nợ (Nếu có) Số dư bên Có
Sốtiền đã trảlớn hơn số tiền phải trảvềtiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động;
Các khoản tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động;
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 –Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho NLĐ của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc vềthu nhập NLĐ.
- Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trảvà tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho NLĐ khác ngoài NLĐ của doanh nghiệp về tiền cơng, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản phải trả khác thuộc vềthu nhập NLĐ.
1.6.4. Tài khoản sửdụng hạch tốn các khoản trích theo lương
Tài khoản 338 (TK 338)–Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản 338 được dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, các tổchức, đoàn thểxã hội, cấp trên về BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữhộ, doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳkếtoán, các khoản đã nộp đã trảkhác,…
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Bên Nợ Bên Có
Các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý;
Các khoản đã chi về kinh phí cơng đồn;