Theo quy định hiện hành của doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫusổ kế tốn theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ
tài chính.
Theo quy định doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 5 hình thức kế
tốn sau: - Hình thức kế tốn Nhật Ký Chung - Hình thức kế tốn ghi sổ - Hình thức Nhật Ký - Chứng Từ - Hình thức Nhật Ký - Sổ Cái - Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Trong mỗi hình thức sổ kế tốn có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu số, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế
tốn.
1.3.1. Hình thức nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào
sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Dưới đây là hình thức ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Nhật Ký Chung:
Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI TK 111,112,113 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài
khoản
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức nhật kí chung.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ quỹ tiền mặt và sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đống thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ quỹ tiền mặt vác các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính).
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Phiếu thu, phiếu chi
1.3.2 Hình thức chứng từ ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ được lập dựa trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Dưới đây là hình thức ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Phiếu thu, phiếu chi,
GBN, GBC Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 111,112,113 Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó
được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan. Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết được ghi vào bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
1.3.3. Hình thức Nhật ký- Chứng từ:
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của
các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình
tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một số kế tốn và trong cùng một q trình ghi chép.
Dưới đây là hình thức ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Nhật
Phiếu thu, phiếu chi, GBN,GBC
Sổ kế toán chi
Bảng kê số 1, NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
tiết tài khoản
Bảng kê số 2 Sổ cái TK111,112,113 Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Nhật kí - Chứng từ.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu
ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký -
Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đư ợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng
1.3.4 Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp suy nhất là sổ Nhật Ký - Sổ Cái. Căn cứ, căn cứ để ghi vào sổ Nhật Ký - Sổ Cái là chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Dưới đây, là hình thức ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Nhật
Ký- Sổ Cái:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.11 : Trình tự ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký –Sổ cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật Ký -
Sổ Cái.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi
đã ghi sổ Nhật Ký - Sổ Cái được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên
quan.
Phiếu thu, phiếu chi GBN,GBC
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ Kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ những chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào sổ Nhật Ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật Ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng.
Số liệu trên Nhật Ký - Sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa
sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.3.5. Hình thức kế tốn trên máy tính:
Công việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy dủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Dưới đây là hình thức ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức kế tốn
trên máy tính:
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo
Đối chiếu, kiểm tra
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN
CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Sổ kế tốn - Sổ tổng hợp
Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế tốn vốn bằng tiền theo hình thức Kế tốn máy
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản để nhập dữ iệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký - sổ cái..) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện
các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thơng tin đã dược nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi
đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH NHÀ HẢI PHỊNG. 2.1. Khái qt về cơng ty TNHH MTV quản lý và kinh doanh nhà Hải Phịng:
Tên: Cơng ty TNHH MTV Quản lý và Kinh doanh nhà Hải Phòng.
Trụ sở giao dịch: Số 24 Phan Bội Châu, phường Hoàng Văn Thụ, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng.
Điện thoại: (0225).3838847.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng:
Năm 1954, ngay sau khi Hải Phịng được giải phóng, khẳng định vai trị
đặc biệt về công tác quản lý nhà, đất của thành phố sau khi tiếp quản, Ủy ban hành chính thành phố lúc bất giờ đã quyết định thành lập Chi cục quản lý nhà
đất thành phố. Trải qua hơn 65 năm hình thành và phát triển, tên gọi Cơng ty đã
trải quan nhiều giai đoạn khác nhau với những tên gọi như Sở nhà đất và cơng trình đô thị, Công ty nhà của Hải Phịng, Cơng ty Kinh doanh nhà…với nhiệm vụ chính, trọng tâm và xuyên suốt là quản lý, vận hành toàn bộ khối nhà cơng thuộc sở hữu Nhà nước, trong đó có khoảng hơn 300 điểm nhà thuộc khối sản xuất – kinh doanh- dịch vụ và gần 9000 hộ dân thuê để ở, trải dài trên địa bàn rộng lớn, hầu khắp các quận nội thành Hải Phòng.
Thực hiện theo Quyết định số139/QĐ-TCCQ ngày 26/02/1994 và Quyết
định 1017/QĐ-UBND ngày 29/6/2010 của UBND thành phố Hải Phịng, Cơng
ty Kinh doanh nhà được đổi tên thành Công ty TNHH MTV Quản lý và Kinh
doanh nhà thành phố Hải Phòng cho tới ngày hôm nay.
Như vậy hoạt động của Công ty TNHH MTV Quản lý và Kinh doanh nhà Hải Phịng vừa mang tính chất đơn vị hành chính sự nghiệp có thu vừa mang tính chất của một doanh nghiệp nhà nước.
2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty:
Do ngành nghề kinh doanh của công ty là quản lý và thu tiền thuê nhà, sửa chữa nhà cho thuê thuộc sở hữu Nhà nước nên chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH MTV quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng như sau:
- Quản lý, khai thác,duy tu và phát triển nhà thuộc quyền sở hữu Nhà nước theo quyết định số 33/ TTg ngày 05/02/1993 của Thủ Tướng Chính phủ. - Ký hợp đồng thuê nhà cho mọi đối tượng và thu nộp tiền thuê nhà đúng
quy định nhà nước.
- Tổ chức thực hiện các quyết định về nhà cửa của UBND thành phố như tiếp nhận, quản lý thu hồi, điều chỉnh, giải toả, nhượng bán theo nhiều hình thức.
- Đầu tư phát triển nhà thuộc quyền sở hữu Nhà nước.
- Căn cứ vào quy hoạch được duyệt, khai thác quỹđất đô thịđể phát triển nhà.
- Cải tạo nâng cấp, xây dựng nhà ở từ các nguồn vốn xây dựng nhà ở mang tính chất nhân đạo của tổ chức trong và ngoài nước.
- Tổ chức thiết kế thi cơng sửa chữa các cơng trình, trang chí nội thất cơng trình
2.1.3. Những thuận lợi, khó khăn của cơng ty trong quá trình hoạt động:
Trong q trình hoạt động cơng ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp
khơng ít khó khăn.
* Thuận Lợi:
Trong vài năm gần đây hoạt động của công ty rất hiệu quả đặc biệt trong công tác quản lý và thu tiền nhà đạt được những thuận lợi đáng kể: tổng diện tích nhà cho thuê tăng, doanh thu hoạt động sự nghiệp tăng. Đời sống cán bộ người lao động trong công ty tương đối ổn định. Cơng ty cịn nhận được hợp
đồng sửa chữa, nâng cấp cải tạo các khu nhà do Nhà nước giao. Hàng năm Công ty cịn hồn thành xuất sắc nghĩa vụ của mình với ngân sách nhà nước.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hội nhập, giá cả leo thang từng ngày, tiền thuê nhà đã tăng so với trước nhiều nhưng vẫn không đáp ứng được yêu cầu sửa chữa và tình trạng xuống cấp tương đối nghiêm trọng. Hàng năm có khoảng 300 ngơi nhà nguy hiểm từ cục bộ đến tồn diện. Hơn nữa thị trường về bất động sản càng ngày một sôi động dễ dẫn dến tranh chấp lấn chiếm…làm
cho công tác quản lý nhà đã phức tạp nay cịn nhiều khó khăn hơn.
2.1.4. Đặc điểm mơ hình tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty:
Công ty TNHH MTV quản lý và kinh doanh nhà Hải Phịng được tổ chức theo
mơ hình sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng
Chức năng của từng bộ phận:
*Ban giám đốc
Đứng đầu Công ty là Chủ tịch Công ty do UBND thành phố Hải Phòng bổ
nhiệm. Chủ tịch Công ty là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Công