CHƯƠNG 3
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1. THU THẬP THƠNG TIN VÀ MƠ TẢ HỆ THỐNG
Hiện nay cuộc cách mạng cơng nghiệp lần thứ 3 – cách mạng tin học. Các quy trình nghiệp vụ truyền thống trong xã hội đang dần dần được tin học hĩa. Tin học hĩa nghiệp vụ làm tăng hiệu quả kinh doanh và hiệu suất làm việc nĩi chung. Riêng trong lĩnh vực ẩm thực, nhà hàng cũng đi theo xu thế chung này việc tin học hĩa được thực hiện hiện nay chủ yếu trong các khâu quản lý bán hàng, gọi mĩn nhập yêu cầu của khách để in hĩa đơn,… Việc tin học hĩa giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ được đơn giản nhanh chĩng và chính xác, tiết kiệm nhân lực, thời gian, qua đĩ tiết kiệm đáng kể chi phí. Đồng thời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị kinh doanh. Các phân tích trên rút ra nhận định rằng nhu cầu thực tế của một “hệ
thống gọi mĩn ăn và quản lý bán hàng của một nhà hàng”.
Mục tiêu của hệ thống là xây dựng một giải pháp phầm mềm hỗ trợ cho việc gọi mĩn trong nhà hàng và quản lý hoạt động kinh doanh. Ứng dụng sử dụng sức mạnh di động cao của thiết bị điện tốn di động và đặc tính màn hình lớn giá rẻ của máy tính bảng chạy Android. Giúp thực khách hoặc bồi bàn chọn mĩn trên màn hình của máy tính bảng, chuyển yêu cầu này xuống các bộ phần chế biến; sau đĩ hỗ trợ thanh tốn lập và in hĩa đơn tính tiền, thống kê kinh doanh cùng với các nghiệp vụ thường cĩ ở các đơn vị kinh doanh này. Hệ thống được xây dựng thành 3 phân hệ
Phân hệ gọi mĩn điện tử trên máy tính bảng
Mỗi khi khách hàng đến và thưởng thức mĩn ăn của nhà hàng, nhà hàng sẽ cung cấp cấp sẵn trên mỗi bàn ăn một thiết bị di động chạy hệ điều hành Android hiển thị danh sách dịch vụ của nhà hàng, thay thế việc chọn thực đơn thơng thường (bằng cuốn sách, hay một bảng,…). Khi khách hàng tiến hành nhận bàn thì cần xác nhận của nhân viên phục vụ bằng một mật khẩu. Mật khẩu này được quản lý bởi hệ thống quản lý kinh doanh nhà hàng gồm cĩ các thơng tin: mật khẩu, ngày tạo. Mật khẩu này sẽ được cung cấp cho nhân viên mỗi khi mật khẩu được thay đổi. Khi nhân viên đã xác nhận thì thơng tin về bàn (mã bàn, tên bàn, vị trí bàn, loại bàn) được gửi về nhân viên
quản lý, lúc này thơng tin bàn yêu cầu sẽ chờ sự chấp nhận của nhân viên quản lý, nếu nhân viên quản lý chấp nhận yêu cầu thì bàn sẽ được sử dụng và khách hàng cĩ thể tiến hành gọi mĩn bình thường. Nếu cĩ một lý do nào đĩ nhân viên quản lý khơng chấp nhân yêu cầu này thì trên máy tính bảng sẽ thơng báo cho khách hàng biết và yêu cầu khơng được xác nhận.
Sau khi khách hàng đã được xác nhận sử dụng bàn thì danh sách các dịch vụ/mĩn ăn được hiển thị các thơng tin cơ bản như: tên mĩn ăn, loại mĩn ăn, giá tiền, chi tiết mĩn ăn, hình ảnh xem trước cho khách hàng lựa chọn.
Phân hệ xác nhận tại nhà bếp
Khi khách hàng tiến hành lựa chọn dịch vụ/mĩn ăn thì các thơng tin cơ bản được chuyển đến nhà bếp kèm theo tên bàn, số lượng, ghi chú để nhà bếp chế biến đúng như yêu cầu, sau khi chế biến xong nhà bếp tiến hành xác nhận.
Phân hệ quản lý bán hàng
Để cho khách hàng sử dụng được dịch vụ của nhà hàng thì nhà hàng sẽ dành cho khách hàng một bàn ăn đang trong tình trạng chưa đặt bàn hoặc chưa cĩ khách hàng khách đang sử dụng, khi đĩ trên hệ thống sẽ đặt trạng thái của bàn đĩ đang được sử dụng và tiến hành thêm các thơng tin dịch vụ mà khách hàng yêu cầu như: tên dịch vụ, số lượng, ghi chú. Các thơng tin về dịch vụ mà khách hàng yêu cầu sẽ được thêm vào hĩa đơn của khách hàng, trong quá trình khách hàng ăn tại nhà hàng cĩ thể yêu cầu thêm mĩn ăn hoặc dịch vụ bất cứ lúc nào hoặc cĩ thể thay đổi mĩn ăn, số lượng khi đĩ sẽ được cập nhật vào hĩa đơn của khách hàng trên hệ thống một cách nhanh chĩng và chính xác. Khi khách hàng dùng xong và yêu cầu hĩa đơn xem trước thì nhân viên sẽ in trước cho khách hàng hĩa đơn cĩ đầy đủ các thơng tin dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, tổng tiền, phí phụ thu, giảm giá(nếu cĩ). Nếu khách hàng yêu cầu thanh tốn thì nhân viên tiếp nhận tiền và thực hiện việc thanh tốn trên hệ thống, lúc này trạng thái của bàn được đưa về rãnh và cĩ thể tiếp nhận khách hàng mới. Trong trường hợp khách hàng đến nhận bàn nhưng khơng sử dịch vụ tại nhà hàng nữa thì nhân viên sẽ tiến hành hủy sử dụng bàn đĩ và cũng đưa về trạng thái rãnh. Nếu như
nhà hàng cĩ nhu cầu mở rộng diện tích kinh doanh thêm bàn và khu vực thì cĩ thể thêm bàn vào hệ thống gồm: mã bàn, tên bàn, vị trí bàn.
Để tạo thuận tiện cho khách hàng, hệ thống sẽ hỗ trợ khách hàng cĩ thể đặt bàn trước và khách hàng cần cung cấp thơng tin như: họ tên, số điện thoại, địa chỉ,… khi đĩ bàn được đặt sẽ chuyển sang trạng thái được đặt trước và hệ thống sẽ ghi nhận lại các thơng tin đặt bàn (mã bàn, ngày nhận, số tiền đưa trước) và đưa bàn vào trạng thái đã đặt. Khi sử sụng bàn được đặt thì hệ thống sẽ cảnh báo cho nhân viên biết bàn đang được đặt, nếu thời gian sử dụng bàn quá gần với thời gian nhận bàn được đặt của khách hàng thì sẽ khơng thể sử dụng bàn đĩ. Để phục vụ cho khách hàng tốt hơn nhà hàng cung cấp dịch vụ đặt tiệc liên hoan, tiệc cưới, sinh nhật, khi đĩ khách hàng sẽ đặt trước với số lượng bàn cần thiết. Trong trường hợp sắp đến thời gian nhận bàn hoặc sau thời gian nhận bàn thì hệ thống sẽ cảnh báo cho nhân viên biết để nhân viên cĩ thể hủy đặt bàn và cho khách hàng khác sử dụng hoặc thuê tiếp tục, tuy nhiên nếu cĩ sự thay đổi về thời gian đặt bàn hay muốn chuyển sang bàn khác thì nhân viên tiến hành chuyển bàn hoặc cập nhật thời gian đặt bàn của khách hàng theo yêu cầu.
Để phục vụ tốt và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho khách hàng khi đến sử dụng thì nhà hàng cần quản lý một danh sách dịch vụ và các mĩn ăn với các thơng tin cơ bản như: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá, ghi chú, ảnh minh họa,… cĩ thể dễ dàng thêm mới hoặc cập nhật thơng tin về giá, tên dịch vụ một cách nhanh chĩng, khi đĩ các dịch vụ này cũng được cập nhật lại menu tại thiết bị di động. Ngồi ra nếu nhà hàng cĩ chương trình khuyến mãi thì hệ thống sẽ lưu trữ lại các mức giảm giá, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và sẽ áp dụng lên các hĩa đơn của nhà hàng theo điều kiện của chương trình khuyến mãi như: tên chương trình khuyến mãi, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, điều kiện áp dụng, giá trị được khuyến mãi(phần trăm hoặc số tiền).
Với mỗi dịch vụ trong nhà hàng, hệ thống hỗ trợ việc xác định cơng thức chế biến của mỗi dịch vụ. Các thơng tin cơng thức chế biến của một dịch vụ gồm cĩ nhiều nguyên liệu với các thơng tin như: nguyên liệu, số lượng chế biến, đơn vị tính. Các nguyên liệu này được cĩ trong kho và được quản lý trên hệ thống bởi các thơng tin cơ bản như: mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lượng tồn kho, đơn vị tính. Mỗi khi gọi mĩn ăn và được chế biến cho khách hàng thì hệ thống sẽ trừ các nguyên liệu trong kho
theo cơng thức chế biến tương ứng của dịch vụ đĩ, nếu số lượng tồn của nguyên liệu trong kho khơng đủ với số lượng chế biến cần sử dụng thì hệ thống sẽ thơng báo và khơng cho phép gọi dịch vụ tương ứng.
Đến một thời điểm nào đĩ quản lý nhà hàng muốn thống kê lại cách khoản thu của nhà hàng theo một khoản thời gian hoặc theo dịch vụ cụ thể để người quản lý nhà hàng cĩ kế hoạch kinh doanh mới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của nhà hàng. Cĩ thể đưa ra các chương trình khuyến mãi, giảm giá theo phần trăm hĩa đơn hoặc một số tiền cụ thể.
Trong nhà hàng cần phải cĩ nhiều nhân viên làm việc, phục vụ chế biến mĩn ăn cho nhà hàng, vì vậy các nhân viên này được quản lý các thơng tin cá nhân: mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email. Nhân viên quản lý cĩ thể thêm mới hoặc cập nhật thơng tin nhân viên vào hệ thống.
Đối với việc kinh doanh hoặc marketing thì nắm giữ một số thơng tin của khách hàng cũng khá quan trọng. Khi nhà hàng cĩ chương trình khuyến mãi hoặc giới thiệu dịch vụ, sản phẩm mới thì cĩ thể sử dụng các thơng tin khách hàng(tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, giới tính, độ tuổi) để gửi tin nhắn hoặc email cho khách hàng biết để giúp họ hưởng được các chương trình khuyến mãi và dịch vụ tốt nhất của nhàng hàng, điều này làm cho khách hàng càng ngày càng gắn bĩ nhiều hơn với nhà hàng.