2 .6/Kế toán chi tiết NVL-CCDC
2.6.2 .Thủ tục nhập kho
ở Công ty Cổ phần Đầu t Xây dựng và Thơng Mại Nam Định việc cung ứng NVL, CCDC chủ yếu là mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế đối với từng cơng trình, phịng kỹ thuật cơng nghệ bóc tách, tổng hợp tồn Đề tài: Kế tốn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 37
bộ vật t của cơng trình rồi gửi lên phịng kỹ thuật vật t. Phòng kỹ thuật vật t căn cứ vào thời gian, tiến độ thi cơng cơng trình và định mức vật t kỹ thuật mà bố trí mua NVL, CCDC nhằm cung cấp vật t một cách đầy đủ, đồng bộ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất của công ty.
Theo thủ tục nhập kho NVL, CCDC của cơng ty thì tất cả các loại NVL, CCDC mua về trớc khi nhập kho đều phải tiến hành kiểm tra chất lợng. Khi hàng hố về đến cơng ty tổ kiểm nghiệm vật t nhận hàng theo từng chủng loại vật t để đảm bảo đúng quy cách, chất lợng, sau đó lập biên bản theo số l- ợng chủng loại thực tế đã nhận và gửi lên phòng kế hoạch vật t. Sau khi nhân đợc biên bản phòng kế hoạch vật t lập phiếu nhập kho vật t theo số lợng thực tế đã nhập và chuyển cho kế toán vật liệu để hạch toán, kế tốn căn cứ vào chứng từ của phịng kế hoạch vật t chuyển cho để ghi vào sổ chi tiết vật t theo từng chủng loại vật t để tiện cho việc theo dõi và quản lý chất lợng của hàng tồn kho.
Trích: Một số chứng từ về tình hình nhập, xuất NVL, CCDC nh sau:
NV. Nhập kho NVL thép của Công ty Kinh doanh thép vật t Hà Nội cha thanh toán theo phiếu NK số 20 ngày 2/11 với số liệu nh sau:
Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
ThépΦ6+Φ8 Kg 700 13.500 9.450.000
Thép D10 Kg 550 14.300 7.865.000
Thép D12 Kg 100 14.300 1.430.000
Thép D14-D25 Kg 610 13.800 8.418.000
Tổng 27.163.000
Hoá đơn Mẫu số
Giá trị gia tăng DV/2004 B
Liên : Giao cho khách hàng No: 0628001
Ngày 2 tháng 11 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép vật t Hà Nội Địa chỉ: 658 Trơng Định- Hai Bà Trng- Hà Nội
Số tài khoản: Mã số 0100102069
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
Họ và tên ngời mua hàng: Anh Đồn Gia Vị
Đơn vị: Cơng ty Cổ phần Đầu t Xây dựng và Thơng Mại Nam Định. Mã số thuế 2400120760
Địa chỉ; Lô 24 - Đờng45m – Khu Đơ thị mới Hồ Vợng – TP Nam Định Số tài khoản: 710A- 00105
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Thép Φ6+Φ8 K g 700 13.500 9.450.000 2 Thép D10 K g 550 14.300 7.865.000 3 Thép D12 K g 100 14.300 1.430.000 4 Thép D14-D25 K g 610 13.800 8.418.000 Cộng tiền hàng 27.163.000
Thuế suất GTGT :5% Tiền thuế GTGT : 1.358.150
Tổng cộng tiền thanh toán: 28.521.150
Số tiền viết bằng chữ: Hai tám triệu năm trăm hai mốt nghìn một trăm năm mơi đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên)
Căn cứ vào hố đơn mua hàng phịng kế hoạch vật t viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch vật t lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần).
-Liên 1: Lu lại nơi viết
-Liên 2: Giao cho thủ kho làm cơ sở thực hiện nhập kho và ghi thẻ kho. - Liên 3: Giao cho cán bộ vật t, cán bộ vật t có nhiệm vụ giao hoá đơn của bên bán hàng cùng liên 2 của phiếu nhập kho đó cho phịng kế tốn, kế tốn căn cứ vào đó để hạch tốn, ghi vào sổ chi tiết vật t và theo dõi vật t nhập kho.
Trích: Phiếu nhập kho vật t. Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu t Xây dựng
và Thơng Mại Nam Định Mẫu số01- VT Địa chỉ:. Lô 24 - Đờng45m – Khu Đô thị mới
Hoà Vợng – TP Nam Định Ban hành theo QĐ số -----------*&*----------- 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày1/1/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng11 năm 2007 Số: 20 Nợ: TK 152 Có:TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Anh Đồn Gia Vị
Theo hóa đơn GTGT số 0268001 ngày 2/11/2007 của Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội. Số 658 Trơng Định – Hai Bà Trng- Hà Nội.
Nhập tại kho: NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t ( sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vịtính Số lợng
Đơn giá Thành tiền theo chứng từ thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép Φ6+Φ8 Kg 700 700 13.500 9.450.000 2 Thép D10 Kg 550 550 14.300 7.865.000 3 Thép D12 Kg 100 100 14.300 1.430.000 4 ThépD14-D25 Kg 610 610 13.800 8.418.000 Cộng 27.163.000
Số tiền viết bằng chữ: (Hai bảy triệu một trăm sáu ba nghìn đồng chẵn)
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
( Ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho xem xét cụ thể nếu số vật t đó đúng chủng loại, số lợng nh đã ghi trong phiếu nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho một cách có khoa học, hợp lý, đảm bảo đúng yêu cầu bảo quản của mỗi thứ NVL để tiên cho việc theo dõi, thuận tiện cho công tác nhập kho.
NV. Phiếu nhập kho số 21 ngày 10/11/2007, công ty mua Vl của Công ty CPXD&TM Ngọc Mai, giá ghi trên hố đơn là 701.752.800 (trong đó Thuế GTGT 5%)
Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Thép D10 Kg 18.520 14.300 264.836.000
Thép D12 Kg 15.000 14.300 214.500.000
ThépΦ6+Φ8 Kg 14.000 13.500 189.000.000
Tổng 668.336.000
hoá đơn Mẫu 01GTKT- 3L Giá trị gia tăng HB/2005B
Liên 2: Giao cho khách hàng No:0931591 Ngày 10 tháng 11 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH thanh bình HTC Địa chỉ: số 621 Ngơ Gia Tự – Gia Lâm –Hà Nội
Số tài khoản:.......................MS2410532654.................................................10 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Quang Tùng
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu t Xây dựng và Thơng Mại Nam Định
Địa chỉ:. Lô 24 - Đờng45m – Khu Đô thị mới Hoà Vợng – TP Nam Định Số tài khoản: 710 A- 00150
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Thép Φ6+Φ8 Thép D10 Thép D12 Kg Kg kg 14.000 18.520 15.000 13.500 14.300 14.300 189.000.000 264.836.000 214.500.000 Cộng tiền hàng 668.336.000
Thuế Suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT 33.416.800
Tổng cộng tiền thanh toán 701.752.800
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm linh một triệu bảy trăm lăm hai nghìn tám trăm đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, Họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên)
Đơn vị: C. ty CP Đầu t XD &TM NĐ
Địa chỉ: Đ 45m KĐTM Hòa Vợng NĐ Mẫu số: 01 – VTBan hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 10/11/2007 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 11 năm 2007 Số: 21 Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Anh Nguyễn Quang Tùng
Theo hố đơn GTGT số 0931591 ngày 10/11/2007 của Cơng ty TNHH Thanh Bình số 621 Ngơ Gia Tự –Gia Lâm – Hà Nội. Nhập kho: NVL
STT Tên nhãn hiệu, quy cách ,phảm chất vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép Φ6+Φ8 Kg 14.000 14.000 13.500 189.000.000 2 Thép D10 Kg 18.520 18.520 14.300 264.836.000 3 Thép D12 Kg 15.000 15.000 14.300 214.500.000 Cộng 668.336.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm sáu tám triệu ba trăm ba sáu nghìn dồng chẵn
Nam Định ngày 10 tháng 11 năm 2007
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
* Tơng tự nh NVL
Khi CCDC mua về đến cơng ty, ngời đi mua mang hố đơn kiêm phiếu xuất kho của ngời bán trong đó ghi tên hàng hố, số lợng xuất bán, đơn giá công cụ dụng cụ, hình thức thanh tốn lên phịng vật t nếu đợc xác định đúng nh hợp đồng đã thoả thuận thì tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho kiểm tra số lợng, quy cách CCDC thực tế với hoá đơn nếu đúng thì viết thực nhập vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho ghi thành 3 liên + Liên 1 : Do phòng vật t giữ + Liên 2: Thủ kho
+ Liên 3 : Cán bộ đi mua vật t giữ kèm với hố đơn thanh tốn
Sau đó thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho phịng kế tốn để theo dõi hạch toán
Phiếu nhập kho đợc lập làm căn cứ để nhập CCDC và làm cơ sở để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật t
NV. Công ty mua 1 số CCDC của công ty TNHH THiên Trờng về NK theo phiếu NK số 23 ngày 20/11/2007
05 Máy bơm nớc với gia cha thuế 2.500.000đ/chiếc 03 máy phát điện với giá cha thuế 5.000.000đ/chiếc 04 máy phun sơn với giá cha thuế 2.300.000đ/chiếc
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT
Liên 2. Giao cho khách hàng DV/ 2204 B
Ngày 20 tháng 11 năm 2007 N0: 0638001
Đơn vị bán hàng : Cty TNHH Tân Kỳ
Địa chỉ: Đờng Trần Hng Đạo, Vân Giang- Ninh Bình Điện thoại:
Họ tên ngời mua hàng: Lê Thanh Hải
Đơn vị mua hàng: Cty CP đầu t XD & TM Nam Định Địa chỉ: Lô 24 Đờng 45m khu ĐTM Hịa Vợng Nam Định Số TK : 710-00105 Hình thức thanh tốn: Tiền mặt ST T Tên hàng hoá ,dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Máy bơm nớc Chiếc 5 2.500.000 12.500.000
2 Máy phát điện chiếc 3 5.000.000 15.000.000
3 Máy phun sơn chiếc 4 2.300.000 9.200.000
Cộng 36.700.000
Thuế suất GTGT 5% thuếGTGT: 1.835.000 Tổng cộng 38.535.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba tám triệu năm trăm ba lăm nghìn đồng./.
Ngời bán hàng Kế tốn trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký,họ tên ) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Cty CP đầu t XD & TMNĐ Phiếu nhập kho Mã số:01_VT
Ngày 20 tháng 11 năm 2007 QĐsố1141_TC/CĐKT Ngày1/11/1995của BTC
Số 23 Nợ TK 153 Có TK 331
Họ tên ngời giao hàng: Anh Nam
Theo hố đơn GTGT số 0638001 ngày 21/11/2007 của cơng ty TNHH Tân Kỳ Đờng Trần Hng Đạo _Vân Giang _Ninh Bình
Nhập tại kho :Vật t STT Tên, Nhãn hiệu, quy cách vật t Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Máy bơm nớc chiếc 5 5 2.500.000 12.500.000
2 Máy phát điện chiếc 3 3 5.000.000 15.000.000
3 Máy phun sơn Chiếc 4 4 2.300.000 9.200.000
cộng 36.700.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba sáu triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn./.
Ngời giao hàng Ngời nhận Thủ kho Kế toán Thủ trởng đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (ký,họ tên)
Khi làm xong thủ tục, kế tốn vật t gửi lên phịng kế tốn cơng ty để thanh toán tiền
NV. Chi TM để trả tiền mua Vật t cho Công ty TNHH Thiên Trờng số tiền là 41.953.800.
Đơn vị:Công ty CP đầu t Phiếu chi Mã số 01_VT
XD & TM Nam Định QĐ141_TC/QĐ/CĐKT
số12 Ngày1/11/1995của BTC
Nợ TK331 CóTK 111 Ngày24 tháng 11 năm 2007 Họ tên ngời nhận tiền: Anh Nam
Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Lí do chi: Chi TM trả nợ cho công ty TNHH Tân Kỳ Số tiền: 41.953.800
Viết bằng chữ: Bốn mốt triệu chín trăm năm ba ngàn tám trăm đồng chẵn
kèm theo một chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời nhận
(Ký,họ tên) (ký,họ tên) (Ký,họ tên) (ký,họ tên)
2.6.3. Thủ tục xuất kho
Trong bất kỳ đơn vị sản xuất kinh doanh nào thì quá sản xuất kinh doanh
cũng phải đảm bảo tiến hành một cách thờng xuyên, liên tục. Vậy việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp thời không là ảnh hởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của công ty. Căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình phịng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho vật t theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Kế tốn vật t theo dõi số lợng và giá trị NVl, CCDC xuất kho cũng theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình để lập bảng phân bổ NVL, CCDC.
Phiếu xuất kho đợc phịng kế tốn lập thành 2 liên + Một liên phịng kế tốn vật t giữ lại
+ Một liên giao cho ngời lĩnh vật t đem xuống kho để lĩnh vật t.
Thủ tục xuất kho ở công ty CP đầu t Xây dựng &Thơng mại NĐ đợc thể hiện nh sau :
NV. Phiếu xuất kho số 01 ngày 05/11/2007, xuất VL phục vụ cho Xây dựng ThépΦ6+Φ8: 15.000 kg
Thép D10: 13.500 kg Thép D12: 13.000 kg
Công ty CP đầu t Phiếu xuất kho Quyển số XD & TM Nam Định Ngày 05 tháng 11 năm 2007 số:01
Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên ngời nhận hàng: Anh Ngọc
Địa chỉ: Đội kỹ thuật thi công số 1 Lý do xuất kho :Phục vụ xây dựng Xuất tại kho:NVL
STT Tên nhãn hiệu,quy cách,phâm chất vật t Mã số đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép Φ6+Φ8 Kg 15.000 15.000 2 Thép D10 Kg 13.500 13.500 3 Thép D12 Kg 13.000 13.000 Cộng Ngày 05 tháng 11 năm 2007
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng PT cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (ký họ tên) (ký,họ tên)
2.6.4. Phơng pháp hạch tốn chi tiêt NVL ở cơng ty
Hiện nay, hình thức kế tốn chi tiết NVL của công ty đang áp dụng là phơng pháp thẻ song song
Trình tự ghi số theo phơng pháp thẻ song song có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch tốn chi tiêt vật liệu, cơng cụ dụng cụ (Theo phơng pháp thẻ song song)
Ghi chú
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
* Trình tự ghi chép:
+Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập ,xuất, tồn kho của từng thứ, từng loại vật t theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ NVl đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng trong viêc ghi chép kiểm tra, đối chiếu.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ : Phiếu nhập kho, phiêu xuất kho và sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất xong thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào các chứng từ
Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật t, thủ kho ghi vào thẻ kho tơng ứng. Mỗi một thẻ kho đợc mở một tờ hoặc một số tờ tuỳ theo khối lợng ghi chép trên thẻ kho
Hàng ngày, sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho chuyển các chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất vật t lên phịng kế tốn kèm theo biên bản giao nhận chứng từ
Đề tài: Kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ 49
Chứng từ gốc Phiếu nhập
Phiếu xuất
Thẻ kho
*Cuối tháng, Kế roán căn cứ vào Số lợng và đơn giá của NVL,CCDC tồn đầu kì và nhập trong kì để xác định đơn giá bình quân gia quyền cho các NVL,CCDC xuất kho.
Giá đơn vị bình quân
cả = Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kỳ dự trữ Lợng thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong
kỳ
Xác định đơn giá bình quân gia quyền
+ Đơn giá bình quân gia quyền của thép Φ6+Φ8
Tồn đầu kỳ: số lợng 26.000 kg – TT: 321.000.000 Nhập trong kỳ: số lợng 14.700 kg – TT: 198.450.000 Đơn giá: 321.000.000 + 198.450.000 = 12.762,9đ/kg 26.000 + 14.700
+ Đơn giá bình quân của thép D10
Tồn đầu kỳ: số lợng 15.000 kg – TT: 202.500.000 Nhập trong kỳ: số lợng 19.070 kg – TT: 272.500.000
Đơn giá: 202.500.000 + 272.692.000 = 13.947,5đ/kg 15.000 + 19.070
Các NVL, CCDC cịn lại tính tơng tự.Ta có bảng tổng hợp đơn giá bình quân gia quyền của các NVL,CCDC xuất kho của công ty nh sau:
Tên NVL, CCDC ĐVT Đơn giá bình quân gia quyền
Thép Φ6+Φ8 kg 12.762,9 đ/kg
Thép D10 kg 13.947,5 đ/kg
Thép D12 kg 13.674,6 đ/kg
Đá 1x2 m3 82.000 đ/m3
Xi măng PC30 kg 770 đ/kg
Gạch Blook Viên 1.163,6 đ/viên
Máy bơm nớc Chiếc 2.500.000 đ/chiếc
Máy phát điện Chiếc 5.000.000 đ/chiếc
Máy phun sơn Chiếc 2.300.000 đ/chiếc
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã đợc trích ở trên ,thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ, từng loại vật t