vị:
(Nguồn: 2013 COSO cube)
1.1.4 Lợi ích và những hạn chế tiềm tàng của kiểm sốt nội bộ4
1.1.4.1Lợi ích của kiểm sốt nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích sau cho đơn - Đảm bảo sự đáng tin cậy của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của đơn vị.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với đơn vị do bên thứ ba hoặc nhân viên của đơn vị gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho đơn vị.
- Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh của đơn vị. Đ ơn v ị B ộ ph ận P hị ng b an
4 Ngơ Thị Thúy Hằng, 2013. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Luận văn Thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
- Đối với những đơn vị mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đơng, một hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đơng.
1.1.4.2Hạn chế tiềm tàng của kiểm sốt nội bộ
Kiểm sốt nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Một hệ thống kiểm sốt nội bộ dù có được xây dựng hồn hảo đến đâu thì tính hữu hiệu của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố con người, nghĩa là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy bởi người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị. Điều này liên quan đến hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Các hạn chế này bao gồm:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình chi phối bởi con người. Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: sự thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ u cầu cơng việc. Các sai sót xảy ra trong q trình cơng tác khơng bao giờ có thể hạn chế hồn tồn và khơng có một thủ tục kiểm sốt nào ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót. Các nhà quản lý cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạn chế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến.
- Khả năng hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngồi đơn vị. Nó có thể được hình thành bởi ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội và sự
thiếu liêm khiết. Các nhà quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lịng với cơng việc. Tuy
nhiên, nếu các hành vi thơng đồng xảy ra thì hệ thống kiểm sốt khó có thể ngăn chặn được vì nó hình thành từ ý đồ và các hành vi che giấu.
- Sự lạm quyền của nhà quản lý: do các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên. Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít hữu hiệu ở cấp quản lý cao.
- Chi phí và lợi ích: Nhà quản lý thường đưa ra quyết định dựa trên mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí. Đa số các nhà quản lý khơng muốn thực hiện các thủ tục kiểm sốt mà chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại.
- Những sai phạm từ các nghiệp vụ khơng thường xun: vì phần lớn các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên.
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Chính những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ nêu trên là ngun nhân làm cho kiểm sốt nội bộ khơng thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. Vì vậy, muốn xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu thì đơn vị phải nhận dạng, đánh giá, phân tích và hạn chế những rủi ro đến mức có thể chấp nhận được.
Bài học kinh nghiệm rút ra từ ngành nghề đã tổ chức thành cơng hệ thống kiểm sốt nội bộ:
Bài học kinh nghiệm rút ra từ nguyên tắc kiểm sốt nội bộ của cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk: Hệ thống kiểm soát nội bộ là hoạt động liên tục, không bị gián đoạn. Mỗi cá nhân tham gia vào hoạt động kiểm soát nội bộ đều phải chịu trách nhiệm. Hoạt động của mỗi cá nhân thực thiện chức năng kiểm soát phải được giám sát bởi một cá nhân khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải phân tách các nhiệm vụ, phải ngăn cấm sự chồng chéo các chức năng kiểm sốt và phân cơng các chức năng trong số các nhân viên của công ty sao cho cùng một cá nhân sẽ không đồng thời thực hiện chức năng liên quan đến (i) quyền điều khiển một tài sản nhất định, (ii) ghi chép hoạt động của tài sản này,
(iii) bảo hiểm và bảo quản tài sản và (iv) trơng giữ cùng một tài sản đó. Hệ thống kiểm sốt nội bộ có sự ủy quyền phù hợp và phê chuẩn các hoạt động, có hệ thống quy định, quy trình về phê chuẩn các hoạt động kinh doanh và tài chính bởi người có thẩm quyền, trong phạm vi được ủy quyền. Cơng ty bảo đảm sự tách bạch về tổ chức của các bộ phận để có trách nhiệm kiểm sốt nội bộ và đảm bảo rằng bộ phận này chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Ban kiểm soát. Sự tách bạch về tổ chức này bảo đảm rằng kiểm sốt nội bộ được thẩm tra bởi người có thẩm quyền độc lập, là chủ thể khơng tham gia thực hiện và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty được thiết kế với văn hóa phát triển và cải tiến liên tục, cho phép giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách linh hoạt, dễ dàng mở rộng và nâng cấp. Một hệ thống báo cáo kịp thời với bất kỳ sự không phù hợp/ sai phạm nào được xây dựng một cách liên tục, việc đảm bảo các báo cáo kịp thời với bất kỳ sự không phù hợp/ sai phạm với thời gian ngắn nhất cho phép người có thẩm quyền hành động nhanh chóng để khắc phục sự cố.
Đối với ngành ngân hàng, lần đầu tiên Ngân hàng nhà nước đã ban hành thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về hệ thống và kiểm tốn nội bộ của tổ chức tín dụng, ngân hàng nước ngồi. Đây có thể là tín hiệu đầu tiên báo hiệu sự khởi sắc của trào lưu “luật hóa” kiểm sốt nội bộ tại Việt Nam, và sẽ lan truyền sang các ngành nghề có mức độ ảnh hưởng mạnh mẽ đến xã hội. Hay nói đúng hơn, Ngân hàng Nhà nước đã nâng kiểm soát nội bộ lên đúng tầm và vai trị của nó.
Quy chế kiểm sốt nội bộ của Big C Việt Nam: Kiểm soát nội bộ là hệ thống các cơ chế quản lý do doanh nghiệp tự xác định và thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ luật pháp và chế độ quy định, thực hiện các chỉ đạo và định hướng do COMEX đề ra, các hoạt động diễn ra phù hợp với các quy trình trong nội bộ doanh nghiệp đặc biệt là các hoạt động góp phần vào việc bảo vệ tài sản doanh nghiệp, độ tin cậy của thơng tin tài chính. Với các mục tiêu đó, kiểm sốt nội bộ góp phần vào việc kiểm sốt các hoạt động, nâng cao hiệu quả hoạt động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp có ý thức và xử lý hợp lý các rủi ro
trọng yếu. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Big C Việt Nam được xây dựng dựa trên khuôn khổ tham chiếu hiện hành của Hội đồng thị trường tài chính Pháp. Kiểm sốt nội bộ được triển khai một cách thường xuyên và luôn được phát triển nhằm đối phó với các thách thức và rủi ro trong toàn bộ các hoạt động của tập đoàn diễn ra tại mơi trường Việt Nam.Ở bất kỳ vị trí nào, mỗi nhân viên của Big C Việt Nam đều là người chịu trách nhiệm thực hiện đúng đắn, hiệu quả các yêu cầu của cơ chế kiểm soát nội bộ.
1.2Đặc điểm của hệ thống kiếm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng
1.2.1Đặc điểm hoạt động sản xuất xây lắp và chi phí xây lắp
Sản xuất xây lắp là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất cơng nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm xây lắp là những cơng trình, vật kiến trúc … có quy mơ lớn, kết cấu phức tạp mang tính chất đơn chiếc và được sản xuất theo đơn đặt hàng nên chi phí bỏ vào sản xuất thi cơng cũng hồn tồn khác nhau giữa các cơng trình. Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch tốn sản phẩm xây lắp phải lập dự toán thiết kế và dự tốn thi cơng.
Sản phẩm xây lắp từ khi khởi cơng đến khi hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mơ, tính chất phức tạp của từng cơng trình. Q trình thi cơng thường chia ra thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều giai đoạn khác nhau, các cơng việc thường diễn ra ngồi trời, chịu sự tác động rất lớn của các nhân tố mơi trường như nắng, gió, mưa, bão, lũ lụt … Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, theo dõi q trình sản xuất thi cơng phải chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm, bảo đảm chất lượng thi cơng cơng trình.
Do thời gian thi cơng tương đối dài nên kỳ tính giá thành thường khơng xác định hàng tháng như trong sản xuất công nghiệp mà được xác định theo thời điểm khi cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành hay thực hiện bàn giao thanh toán theo giai đoạn quy ước tùy thuộc vào kết cấu đặc điểm kỹ thuật và khả năng về vốn của đơn vị xây lắp. Việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá thành sẽ góp phần to lớn trong việc quản lý sản xuất thi công và sử dụng đồng vốn đạt hiệu quả cao nhất.
Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp tương đối dài: các cơng trình xây dựng cơ bản thường có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong q trình thi cơng thường khó sửa chữa phải phá đi làm lại. Sai lầm trong xây dựng cơ bản vừa gây lãng phí, vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng, lâu dài và khó khắc phục. Do đặc điểm này mà trong q trình thi cơng cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát chất lượng cơng trình.
Sản phẩm xây dựng cơ bản được sử dụng tại chỗ, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo địa bàn thi công. Khi chọn địa điểm xây dựng phải điều tra nghiên cứu khảo sát thật kỹ về điều kiện kinh tế, địa chất, thủy văn, kết hợp với yêu cầu về phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trước mắt cũng như lâu dài. Sau khi đưa vào sử dụng, cơng trình khơng thể di dời, cho nên, nếu các cơng trình là nhà máy, xí nghiệp cần nghiên cứu các điều kiện về nguồn cung cấp nguyên vật liệu, nguồn lực lao động, nguồn tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo điều kiện thuận lợi khi cơng trình đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh sau này.
Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nước ta hiện nay phổ biến theo phương thức khốn các cơng trình, hạng mục cơng trình, khối lượng hoặc cơng việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp … ). Trong giá khốn khơng chỉ có tiền lương mà cịn có đủ các chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ thi cơng, chi phí chung của bộ phận nhận khốn. Việc khốn sản phẩm xây lắp được thực hiện theo hai hình thức khốn:
- Hình thức khốn cơng trình, hạng mục cơng trình: đây là hình thức đang được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Theo hình thức này đơn vị giao khốn khốn tồn bộ giá trị cơng trình cho đơn vị nhận khoán. Đơn vị nhận khoán tự tổ chức cung ứng vật tư, tổ chức lao động để tiến hành thi cơng. Khi cơng trình hồn thành bàn giao quyết toán sẽ được thanh tốn tồn bộ giá trị cơng trình theo giá nhận khốn và nộp cho đơn vị giao khoán một số khoản theo quy định. Đơn vị giao khốn chỉ là người có tư cách pháp nhân đứng ra ký kết các hợp đồng xây dựng và chịu trách nhiệm pháp lý đối với chất lượng cơng trình.
30
- Hình thức khốn khoản mục chi phí: theo hình thức này đơn vị giao khốn chỉ khốn các khoản mục chi phí nhất định (thường là tiền cơng) cịn các khoản mục chi phí khác do đơn vị tự chi phí và hạch tốn, chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, chất lượng cơng trình. Hình thức này chỉ áp dụng cho các tổ đội thi cơng khơng có đủ điều kiện tự cung ứng vật tư, giám sát kỹ thuật và chưa thực hiện hạch toán kinh tế.
Những đặc điểm nói trên là những điểm đặc thù riêng của những doanh nghiệp xây dựng. Đây là những đặc điểm làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bị chi phối. Do đó, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này nên quan tâm để thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp.
1.2.2Đặc điểm ngành xây dựng
Chuỗi giá trị của ngành Xây Dựng được cấu thành 3 yếu tố chính:
- Yếu tố đầu vào: Vật liệu xây dựng (thép, xi măng, gạch, đá….), Nhân công, và Máy xây dựng.
- Quy trình xây dựng: bao gồm các khâu như thiết kế, đấu thầu, làm móng, xây thơ, hồn thiện.
-Thị trường xây dựng: bao gồm ba thị trường chính là dân dụng, công nghiệp, và cơ sở hạ tầng.
Ngành xây dựng là ngành kinh tế thâm dụng vốn, những nguyên liệu ban đầu của nó là những tài sản nặng vốn và chi phí cố định của ngành khá cao.
Đặc điểm nổi bậc của ngành là nhạy cảm với chu kỳ kinh doanh của nền kinh tế vĩ mô. Khi nền kinh tế tăng trưởng, doanh số và lợi nhuận của ngành sẽ tăng cao do nhu cầu xây dựng được mở rộng. Ngược lại, khi nền kinh tế suy thối, các cơng trình xây dựng sẽ bị trì trệ vì chính phủ khơng cịn mở rộng đầu tư vào cơ sở hạ tầng như cầu cống, sân bay, bến cảng, trường học, bệnh viện, … người dân không bỏ tiền ra để xây dựng nhà cửa. Điều này làm cho doanh số và lợi nhuận của ngành sẽ sụt giảm nhanh chóng.
Cũng như các ngành kinh tế khác, năm 2010, ngành xây dựng phải đối diện với những khó khăn chung như biến động giá cả, mặt bằng lãi suất ngân hàng khá
31
cao,… ảnh hưởng đáng kể đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong ngành. Chủ động nhận diện những khó khăn, thách thức ngành xây dựng đã có những giải pháp đối phó nhằm duy trì mức tăng trưởng bền vững. Dưới sự chỉ đạo, điều hành của chính phủ, cộng với nổ lực từ chính các doanh nghiệp, hoạt động sản xuất – kinh doanh có những chuyển biến tích cực, phát triển tồn diện trên các lĩnh vực, từ việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước đến công tác kiến trúc, quy hoạch, phát triển nhà ở, hạ tầng kỹ thuật đô thị, vật liệu xây dựng, ….
Với luật Nhà ở (sửa đổi) năm 2014 và những chính sách hỗ trợ kích cầu, tình hình thị trường bất động sản đang ấm dần lên và kéo theo đó là sự đi lên của phân