c. Kế toán các nghiệp vụ phát sinh thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Hóa chất Hải Hà
2.1.3.1 Sơ đồ cấu trúc bộ máy
Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối đơn giản và cơ học, được bộ phận hóa và chun mơn hóa theo chức năng nhiệm vụ. Xu hướng trao đổi thông tin theo chiều từ cấp trên xuống cấp dưới và có xu hướng ra quyết định tập trung. Việc thực hiện cơng việc mang tính thơng lệ cao. Mơi trường tương đối ổn định.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Cơng ty cổ phần Hóa chất Hải Hà
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
❖ Đại hội đồng cổđông:
Là cơ quan quyết định cao nhất của cơng ty, có thầm quyền quyết định các vấn đề:
+ Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, mức cổ tức thanh toán cho mỗi loại cổ phần.
+ Bầu, bãi nhiệm và thay thế thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. + Các thẩm quyền khác theo điều lệ của công ty.
❖ Hội đồng quản trị:
Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thầm quyền thuộc vềĐại hội đồng cổđơng. Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau:
+ Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm.
+ Xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lược được Đại hội đồng cổđông thông qua.
Hội Đồng Quản Trị Đại Hội Đồng Cổ Đơng
Phịng Kế hoach - Đầu tư Ban kiểm sốt Phịng Hành chính – Tổng hợp Phịng Tài chính – Kế tốn Tổng giám Đốc Phịng Kinh doanh – Marketing
+ Các quyền và nhiệm vụkhác theo điều lệ Công ty.
❖ Ban kiểm sốt:
Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổđơng, do Đại hội đồng cổđơng bầu ra. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt
động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị, có các quyền và nhiệm vụ sau:
+ Đề xuất lựa chọn cơng ty kiểm tốn độc lập, mức phí kiểm tốn, và mọi vấn đề
liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của cơng ty kiểm tốn độc lập. + Các quyền và nhiệm vụkhác theo điều lệ Công ty.
❖ Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc Công ty là thành viên Hội đồng quản trị - Người địa diện theo pháp luật của Công ty, được Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao:
+ Quản lý hành chính hoạt động hàng ngày của Cơng ty
+ Xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của Công ty để Hội đồng quản trị phê duyệt
+ Triển khai thực hiện kế hoạch SXKD đã được phê duyệt
+ Ký kết các hợp đồng lao động với cán bộ nhân viên của Công ty.
+ Ký các hợp đồng kinh tế.
❖ Phịng Hành chính - Tổng hợp:
Tham mưu, giúp Tổng Tổng giám đốcquản lý và tổ chức thực hiện cơng tác
hành chính; tổng hợp kế hoạch cải cách hành chính. Bao gồm các nhiệm vụ: + Chủ trì, phối hợp với các phịng ban khác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác
+ Tham mưu công tác tổ chức, công tác quy hoạch cán bộ; đào tạo bồi dưỡng; đánh giá, đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, sắp xếp, luân chuyển, khen thưởng; thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ viên chức –lao động;
+ Hướng dẫn, tổ chức thông tin, tư liệu và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất, sơ kết, tổng kết;
+ Quản lý công văn, tài liệu, con dấu và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
❖ Phịng Tài chính –Kế tốn:
Tham mưu giúp Tổng giám đốc trong công việc thực hiện chức năng quản lý kế tốn tài chính, hạch tốn kế tốn, thơng tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, kiểm sốt hoạt động tài chính tại cơng ty. Quản lý và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích. Bao gồm các nhiệm vụ:
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp, thanh tốn,… kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của Nhà nước, Công ty;
+ Ghi chép và hạch tốn đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong q trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước và quy chế quản lý tài chính của Công ty;
+ Cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế tốn hiện hành;
+ Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn;
+ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cho Tổng giám đốc Cơng ty;
❖ Phịng Kế hoạch –Đầu tư:
Có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc lập kế hoạch đầu tư và xây dựng, tổ chức quản lý các dự án đầu tư và xây dựng cơng trình. Bao gồm các
nhiệm vụ:
+ Phối hợp với phịng Tài chính - kế tốn lượng hóa kế hoạch theo các chỉ tiêu tài chính (các khoản chi, thu, lợi nhuận, …) để xây dựng kế hoạch tài chính của Cơng ty;
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị và tồn bộ Cơng ty. Đề xuất các biện pháp nhằm thực hiện thành cơng kế hoạch hoặc điều chỉnh kế hoạch khi có tác động khách quan;
+ Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, lập danh mục các dự án đầu tư và xây dựng cơng trình theo đúng quy định của pháp luật và các chế độ chính sách của nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng.
❖ Phòng Kinh doanh – Marketing:
+ Lập kế hoạch maketing hàng năm, xây dựng các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. Tiếp nhận đơn đặt hàng và các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của đối tác.
+ Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của người tiêu dùng, xu hướng mua hàng. Từ đó đề xuất giải pháp tăng doanh số bán hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng và sau bán hàng….
+ Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường, thị trường mục tiêu, thị trường mới. Xác định phạm vi thị trường cho những sản phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu của sản phẩm hàng hóa mới, hướng tiêu thụ sản phẩm, bán hàng, nghiên cứu xu hướng phát triển của khối lượng và cơ cấu nhu cầu, xác định những đặc thù của các khu vực và các đoạn của thị trường.
+ Xây dựng, thực hiện và giám sát việc triển khai thực hiện các kế hoạch kinh
doanh cho công ty.
+ Phối hợp với phịng kế tốn theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động trong công ty
+ Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng + Tạo lập và duy trì các mối quan hệ với các đơn vị nhà đầu tư.