Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định Hợp đồng điện tử: là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thơng điệp dữ liệu trong đó có bao gồm hình thức email. Như vậy hợp đồng giao kết qua email vẫn phát sinh hiệu lựcHợp đồng giao kết qua email phải đảm bảo các điều kiện sau:
1. Phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử.
2. Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.
3. Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính tồn vẹn của dữ liệu, qui trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, qui tắc bảo mật thơng tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…
4. Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ…
5. Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy theo tính chất của từng giao dịch.
Ngồi ra, cùng với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch.
Cũng giống như thương mại truyền thống, hợp đồng điện tử cũng có hai bước chính là chào hàng và chấp nhận chào hàng. Hợp đồng sẽ được giao kết khi chào hàng của bên chào hàng được chấp nhận. Đáp lại chào hàng của bên chào hàng, khách hàng được coi là chấp nhận chào hàng khi vào xem Web sử dụng các giỏ hàng trực tuyến để đặt hàng, cung cấp các thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, điện thoại, số tìa khoản) và click chuột vào những nút mua hàng, đặt hàng… đồng ý các điều khoản mà hợp đồng mẫu của Website cung cấp.
a. Các bước mua hàng và thanh tốn trên website
Bước 1: Chọn lựa hàng hóa
Khách hàng truy cập website của nhà cung cấp dịch vụ và chọn lựa hàng hóa dịch vụ.
Bước 2: Đặt hàng
Sauk hi chọn lựa xong các sản phẩm cần mua, người mua sẽ thực hiện bước đặt hàng bằng cách điền các thông tin chi tiết như nhà cung cấp yêu cầu bao gồm:
Thông tin cá nhân
Phương thức, thời gian giao hàng Phương thức, thời gian thanh tốn
Bước 3: Kiểm tra thơng tin hàng hóa
Hệ thống website sẽ hiển thị hóa đơn mua hàng để người mua kiểm tra thơng tin trên hóa đơn. Nếu thơng tin chính xác, người mua sẽ tiến hành xác nhận để chuyển sang bước thanh toán.
Bước 4: Thanh toán
Nếu website chấp nhận thanh toán trực tuyến, người mua có thể hồn thành việc thanh toán ngay trên website với điều kiện người mua sở hữu các loại thẻ mà nhà cung cấp chấp nhận.
Bước 5: Xác nhận đặt hàng
Hệ thống website sẽ gửi email xác nhận đơn hàng vào email của người mua. Nhà cung cấp sẽ liên hệ với người mua để hoàn thành nghiệp vụ giao hàng.
Đối với những hợp đồng có giá trị lớn, và không thể thwucj hiện trực tiếp qua website. Các bên sau khi lựa chọn hàng hóa và thống nhất đi đến ký kết hợp đồng, một bên có thể soạn hợp đồng và gửi thơng điệp dữ liệu này đến cho bên đối tác qua email.