Các nhóm tự quản (SDWT) hồn thành tồn bộ cơng việc cần có một vài cơng việc tương hỗ và cũng cần quyền tự quyết đối công việc. Lý thuyết về các hệ thống kỹ thuật xã hội (STS) là một mơ hình được sử dụng để đánh giá liệu SDWT sẽ hoạt động hiệu quả hay không. Lý thuyết STS chỉ ra bốn điều kiện chính cần thiết đối với các SDWT hiệu quả.
Thứ nhất, SDWT phải là một đơn vị làm việc cơ bản. Đây là những nhóm độc lập sản xuất sản phNm và dịch vụ, hoặc hồn thành một quy trình cơng việc hồn chỉnh. Thứ hai, nhóm phải có quy chế tự quản, có nghĩa là họ có đủ quyền tự quyết để quản lý quy trình cơng việc. Thứ ba, nhóm tự quản hiệu quả cao có thể kiểm sốt những bất đồng, có thể là những sự xáo lộn hoặc gián đoạn nào đó gây ra vấn đề về chất lượng. Thứ tư, lý thuyết STS cho rằng cần thiết lập sự cân bằng giữa hệ thống kỹ thuật và hệ thống xã hội để đối đa hóa hiệu quả hoạt động.
Hệ thống kỹ thuật xã hội được chấp nhận rộng dãi từ khi ra đời vào thập kỷ 50. Tuy nhiên, lý thuyết này tỏ ra không hữu hiệu khi xác định sự liên kết tối ưu giữa hệ thống kỹ thuật và xã hội. Hơn nữa, việc áp dụng mơ hình nhóm tự quản cũng gặp phải một số khó khăn. N hóm tự quản sẽ hoạt động hiệu quả nhất trong mơi trường văn hóa có tinh thần tập thể cao. Đội ngũ cán bộ giám sát thường phản đối mơ hình nhóm tự quản vì họ sợ rằng trao thêm quyền tự quyết cho các thành viên nhóm đồng nghĩa với việc họ mất đi quyền lực. Các giám sát viên thay đổi từ cách làm việc “ra lệnh-và-kiểm soát” sang tư cách của nhân viên hỗ trợ, hướng dẫn. N hân viên đôi khi cũng phản đối mơ hình nhóm vì họ sợ rằng họ thiếu kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc mới. N gồi ra, cơng đồn có khi cũng phản đối mơ hình này vì nguy cơ gặp áp lực cao hơn và mất đi những loại hình cơng việc cơng đồn đã cố cắng để hình thành từ trước đó.
N hóm ảo là nhóm mà các thành viên hoạt động xuyên không gian, thời gian và ranh giới tổ chức. Họ được liên kết bằng công nghệ thông tin để đạt được mục tiêu tổ chức. Điểm khác biệt chính so với nhóm thơng thường là các thành viên nhóm khơng làm việc tại cùng một vị trí, và họ phụ thuộc vào thiết bị công nghệ thông tin chứ không phụ thuộc vào đối thoại trực tiếp trong công việc. N gày nay mơ hình nhóm ảo trở nên phổ biến hơn nhờ sự tiến bộ của công nghệ thông tin và các sự hình thành các loại cơng việc dựa trên tri thức. Và mơ hình nhóm ảo cũng ngày trở nên cần thiết vì đây là một phần quy trình quản lý kiến thức tự nhiên. N goài ra, các cơng ty hoạt động trên tồn cầu cũng cần áp dụng mơ hình này để điều phối các hoạt động tại những địa điểm khác nhau.
Một số yếu tố của mơ hình hiệu quả nhóm là những vấn đề quan trọng đối với mơ hình nhóm ảo. N hóm ảo hiệu quả cao cần có nhiều hình thức thơng tin liên lạc, và do vậy các thành viên nhóm ảo phải có kỹ năng liên kết sáng tạo những phương tiện này để đáp ứng yêu cầu cơng việc. N hóm ảo hoạt động hiệu quả khi xử lý những công việc có cấu trúc rõ ràng. Quy mơ của nhóm ảo thường nhỏ hơn nhóm thơng thường. Thành viên trong nhóm ảo cũng phải có kỹ
QUẢ TRN HÀH VI TỔ CHỨC
Chương 10 - Xây dựng nhóm hiệu quả cao
188
năng tốt về hệ thống thông tin và những vấn đề giao thoa văn hóa. N gồi ra, các thành viên nhóm cần gặp gỡ trực tiếp, đặc biệt khi thành lập nhóm để hỗ trợ và nhóm phát triển và gắn kết hơn.
Lòng tin là một động lực quan trọng của nhóm, đặc biệt với mơ hình nhóm ảo. Cấp độ lòng tin thấp nhất là lịng tin dựa trên tính tốn. N hóm khó có thể tồn tại với mức độ lịng tin như vậy. Cấp độ lòng tin cao hơn là lòng tin dựa trên sự hiểu biết. Và cấp độ lòng tin cao nhất là lòng tin dựa trên sự tương đồng. Cấp độ lòng tin này dựa trên sự hiểu nhau và mối quan hệ tình cảm giữa các bên. Hầu hết mọi thành viên khi mới tham gia vào nhóm đều có cấp độ lịng tin cao nhưng lòng tin ấy giảm đi theo thời gian.
Các quyết định của nhóm bị cản trở vì áp lực thời gian, sự đánh giá của các thành viên khác, áp lực hịa nhập vào mơi trường nhóm, quyết định chung của nhóm và phân cực theo nhóm. Hiểu sự đánh giá của người khác xảy ra khi một thành viên tin rằng các thành viên khác đang ngầm đánh giá mình vì thế thành viên đó ngại nói ra những ý tưởng có vẻ sẽ bị cho là ngốc ngếch. Sự hịa nhập vào nhóm giữ các thành viên liên kết vì mục tiêu chung của nhóm. N hưng đây cũng là lý do cản trở thành viên nói lên suy nghĩ có thể là trái ngược với đa số. Quyết định chung của nhóm là xu hướng của nhóm có độ gắn kết cao giữa các thành viên. Họ đánh giá cao sự đồng thuận bất chấp hiệu quả của quyết định mà nhóm đưa ra. Phân cực nhóm nói đến xu hướng đưa ra quyết định thái quá hơn khi các cá nhân tự quyết định độc lập.
Ba nguyên tắc hạn chế các vấn đề trong quy trình ra quyết định đó là đảm bảo vai trò của người lãnh đạo nhóm khơng gây ảnh hưởng q lớn, duy trì quy mơ nhóm tối ưu và đảm bảo các quy phạm nhóm hỗ trợ cách tư duy phê bình. 5 cấu trúc nhóm có thể cải thiện hiệu quả quyết định đó là xung đột mang tính xây dựng, tư duy sáng tạo, tư duy sáng tạo điện tử, phương pháp Delphi, phương pháp nhóm danh nghĩa. Xung đột mang tính xây dựng xảy ra khi các thành viên trong nhóm tranh luận về cùng một vấn đề nhưng dựa trên nhiều quan điểm khác nhau, trong đó tập trung vào thực tế cơng việc hơn là thái độ của các thành viên. Tư duy sáng tạo đòi hỏi các thành viên phải, khơng phê bình chỉ trích, nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng tốt và bổ xung dựa trên ý tưởng thành viên khác đã trình bày. Tư duy sáng tạo điện tử sử dụng phần mềm máy tính để chia sẻ ý tưởng đồng thời giảm các vấn đề liên quan đến động lực nhóm. Phương pháp Delphi tập hợp có hệ thống kiến thức các chuyên gia về một chủ đề cụ thể mà khơng cần phải có những buổi họp mặt trực tiếp. Trong phương pháp nhóm danh nghĩa, các thành viên viết ra ý tưởng của mình, trình bày trước các thành viên khác và cuối cùng bỏ phiếu xếp hàng ý tưởng đã được trình bày.
Xây dựng nhóm là bất kỳ hoạt động chính thức nào nhằm thúc đNy sự phát triển và cải thiện chức năng của một nhóm. Bốn chiến lược xây dựng nhóm là xác định vai trò, đề ra mục tiêu, giải quyết vấn đề và các quy trình giao tiếp giữa các thành viên. Một số nỗ lực xây dựng nhóm thành công trong khi nhiều công ty không thể lường trước được những biến cố trong q trình xây dựng nhóm.