CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2. Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùn gô tô từ thị trường
trường Hàn Quốc của công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh.
3.2.1. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc của công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh được tiến hành theo trình tự ba bước sau:
3.2.1.1. Chuẩn bị đàm phán:
Chuẩn bị kế hoạch cho một cuộc đàm phán là bước đầu tiên vô cùng quan trọng trong việc giúp công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh xác định những mục tiêu cần đạt được, những công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó, những con người thực hiện công việc cụ thể, những biện pháp để thực hiện cơng việc,…
Trước khi tham gia q trình đàm phán, bộ phận đối ngoại của công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh đã tìm hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung sẽ ảnh hưởng trong quá trình đàm phán một cách chi tiết và cẩn trọng nhằm điều hướng cuộc đàm phán đi theo đúng trình tự kế hoạch đã vạch ra. Cụ thể:
- Chuẩn bị thông tin:
Thông tin về đất nước, con người, văn hóa, luật pháp, đường lối chính sách phát triển kinh tế xã hội, tình hình phát triển kinh tế của Hàn Quốc. Dưới đây là một vài nét về văn hóa đàm phán của các doanh nghiệp Hàn Quốc như:
+ Văn hóa Hàn quốc là văn hóa tập thể. Tuy nhiên, nếu so với một số nước châu Á khác, thì người Hàn Quốc vẫn coi trọng "chủ nghĩa cá nhân" hơn. Xây dựng mối quan hệ cá nhân lâu dài và tin cậy đóng vai trị khá quan trọng. Nếu như những đối tác từ nền văn hóa khác cho rằng mối quan hệ lâu dài dần dần sẽ có trong q trình kinh doanh thì người Hàn Quốc lại luôn muốn thực hiện ngay khi bắt đầu gặp gỡ. Vì thế, nên bắt đầu ngay với những vấn đề nghiêm túc khi đối tác thể hiện lòng tin với doanh nghiệp. Ngoài ra, nên thường xuyên nhấn mạnh về những lợi ích dài hạn và cam kết của mình đối với việc xây dựng mối quan hệ với đối tác. Luôn giữ liên lạc với họ trong suốt quá trình đàm phán.
+ Mối quan hệ được xây dựng dựa trên sự quen biết, sự tơn trọng và lịng tin cá nhân. Người Hàn quốc coi trọng nhất đức tính khiêm tốn và thật thà. Các mối quan hệ kinh doanh tại Hàn quốc được xây dựng giữa một nhóm cá nhân chứ khơng phải giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì thế việc mọi nhân viên trong cơng ty thống nhất quan điểm đóng vai trị rất quan trọng. Thậm chí việc thay đổi người giao dịch cũng khiến cho quá trình đàm phán lại trở về số 0.
+ Văn hóa Hàn Quốc rất coi trọng vấn đề "giữ thể diện". Họ thường cố gắng giữ hịa khí bằng mọi cách và ln kiềm chế cảm xúc của mình. Làm người khác bối rối có thể khiến cho cả hai bên mất mặt và tác động xấu tới quá trình đàm phán.
Trong mọi trường hợp, danh tiếng và vị trí trong xã hội phụ thuộc vào khả năng kiềm chế cảm xúc và thái độ thân thiện. Chính vì thế, bên cơng ty phải ln giữ bình tình và đừng để lộ sự khơng hài lịng của mình. Ln khiêm tốn và gắng hết sức để duy trì mối quan hệ thân mật là điều kiện tiên quyết giúp công ty thành công tại thị trường Hàn Quốc. Mặc dù, tại Hàn Quốc, hành vi nhã nhặn và thái độ khiêm tốn là nền tảng cho quan hệ kinh doanh đi đến thành cơng, nhưng hai yếu tố này khơng tác động gì nhiều tới việc họ có quyết định hợp tác với cơng ty hay không. Họ rất kiên nhẫn và luôn nhất quán với mục tiêu đã đề ra.
+ Xã hội Hàn Quốc dựa trên những niềm tin vào Đạo Khổng, điều này cũng đồng nghĩa việc họ rất kính trọng bố mẹ, cấp trên. Phần lớn người lãnh đạo cao cấp trong công ty thường là những người đứng tuổi. Vì vậy, khi gặp họ nên thể hiện sự kính trọng bằng cách bắt chuyện và chào họ trước, đừng hút thuốc hay đeo kính râm khi nói chuyện.
Thơng tin về sản phẩm phụ tùng ô tô chính hãng, giá cả, thông tin về bản thân đối tác: điểm mạnh và điểm yếu, nhân sự đàm phán, văn hóa đàm phán, mục đích, u cầu của đối tác,… Hầu hết các thơng tin này được tìm hiểu và tham khảo từ các nhà nhập khẩu lớn về phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc, ngồi ra cịn được thu thập trực tiếp thơng qua internet, báo chí,…
- Chuẩn bị nhân sự:
Lựa chọn nhân sự cho một cuộc đàm phán cụ thể cũng là công việc chuẩn bị hết sức quan trọng, có ảnh hưởng khơng nhỏ tới thành cơng của cuộc đàm phán vì yếu tố con người ln là yếu tố mang tính quyết định trong mọi cơng việc ở mọi hồn cảnh. Vì ở đây đang phân tích về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc nên cuộc đàm phán mang tính chất đàm phán trên lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Hơn nữa, các hợp đồng mà cơng ty ký kết để nhập khẩu phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc đều là những hợp đồng lớn, chính vì thế một trong các thành viên khơng thể thiếu trong đồn đàm phán của công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh là tổng giám đốc trực tiếp tham gia đàm phán, tiếp đó là thư ký với nhiệm vụ soạn hợp đồng ghi chép và tổng hợp các điều khoản trong hợp đồng, trưởng phòng kỹ thuật với nhiệm vụ kiểm tra các thông số kỹ thuật và kiểm định chất lượng sản phẩm mẫu và luật sư. Tuy nhiên đối với những đối tác lâu năm với cùng một mặt hàng đã từng nhập thì quá trình đàm phán diễn ra đơn
giản hơn nhiều vì đa số các điều khoản đều đã được thỏa thuận trong các hợp đồng trước, hoặc nếu có điều chỉnh thì chỉ điều chỉnh nhỏ không đáng kể, đối với những cuộc gặp mặt để đàm phán về các hợp đồng này thì thành phần tham gia cũng đơn giản hơn, có thể là đại diện người phụ trách thực hiện của hai bên gặp mặt và ký kết hợp đồng theo những điều khoản đã từng hợp tác.
- Chuẩn bị địa điểm:
Về địa điểm, do công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh là công ty nhập khẩu chính vì thế để thuận tiện cho q trình kiểm định chất lượng sản phẩm, đồn đàm phán của cơng ty sẽ sang Hàn Quốc để tham gia cuộc đàm phán, địa điểm sẽ do bên đối tác Hàn Quốc đảm nhiệm.
- Chuẩn bị chiến lược, kỹ thuật, chiến thuật:
Chuẩn bị chiến lược là chuẩn bị về lập trường, quan điểm, cách tiếp cận khi tiến hành đàm phán với các đối tác để đạt được như những mục tiêu xác định. Về kế hoạch chiến lược, đó là việc cơng ty vạch ra các biện pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra. Hầu hết các đối tác bên phía Hàn Quốc mà cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh đang hợp tác đều là các đối tác đã hợp tác nhiều lần, chính vì thế việc vạch ra kế hoạch chiến lược đều khơng phải q khó khăn cho cả hai bên. Để duy trì hợp tác lâu dài thì cả hai bên đều áp dụng chiến lược phối hợp các mục tiêu lợi ích khác nhau, nhượng bộ lẫn nhau và không quá gay gắt trong vấn đề bảo vệ quyền lợi của mình.
Chuẩn bị các kỹ thuật đàm phán, bao gồm kỹ thuật mở đầu, kỹ thuật chào hỏi giới thiệu, kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật trả lời, kỹ thuật chia sẻ và trao đổi thông tin, kỹ thuật bảo vệ quan điểm của mình, kỹ thuật thuyết phục và nhượng bộ,…
- Chuẩn bị nội dung:
Về nội dung đàm phán là những vấn đề mà công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh sẽ trao đổi, thỏa thuận và cần thống nhất với bên đối tác. Tùy vào mục đích của cơng ty khi tham gia đàm phán mà sẽ quyết định nội dung đàm phán. Nội dung đàm phán trong hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc của công ty thường bao gồm: tên hàng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng, thanh tốn,… đây chính là các điều kiện giao dịch mà các bên cần thống nhất để có các điều khoản ràng buộc với nhau trong hợp đồng tùy từng điều kiện cụ thể.
- Chuẩn bị chương trình:
Trước khi tham gia đàm phán, bên phía cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh cũng chuẩn bị lên một khung chương trình, tùy vào từng tình huống cụ thể mà khung chương trình này có thể sẽ đi lệch so với dự kiến. Tuy nhiên việc chuẩn bị chương trình giúp cơng ty rất nhiều trong việc định hình những cơng việc cần phải làm trong thời gian cụ thể, từ đó mang lại hiệu quả cao cho quá trình đàm phán.
3.2.1.2. Giai đoạn đàm phán:
- Giai đoạn tiếp cận/mở đầu:
Giai đoạn mở đầu không thể thiếu trong bất kỳ cuộc đàm phán nào và có ý nghĩa quan trọng để các bên bước vào đàm phán. Trong giai đoạn này thành viên đồn đàm phán của cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh tiến hành chào hỏi, giới thiệu, trao đổi danh thiếp, với các thành viên đoàn đàm phán của đối tác. Ngồi ra để tạo khơng khí cởi mở, thân thiện các bên có thể trao đổi về các chủ đề ngồi nội dung đàm phán như thời tiết, nghệ thuật, thể thao,… Đây là giai đoạn quan trọng, giúp tạo nên một khơng khí thân thiện và giảm bớt căng thẳng. Đây cũng là cơ hội để bên phía cơng ty có dịp tìm hiểu kỹ hơn về văn hóa Hàn Quốc, tạo được cái nhìn thiện cảm của bên phía đối tác về cơng ty mình. Chỉ khi giai đoạn này thành cơng tốt đẹp thì các giai đoạn sau mới có thể diễn ra trong bầu khơng khí thoải mái. Hiểu rõ điều đó nên cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh đã có những chuẩn bị và đầu tư khá kỹ lưỡng cho giai đoạn mở đầu này.
+ Giai đoạn trao đổi thông tin:
Trong giai đoạn này, vấn đề liên quan đến nội dung đàm phán sẽ bắt đầu được đề cập, bên công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh sẽ đưa ra những ý kiến mong muốn của bên mình, đồng thời lắng nghe ý kiến của phía bên đối tác. Đây là giai đoạn đưa ra câu hỏi và trả lời câu hỏi liên quan đến nội dung đàm phán nhằm đi đến thỏa thuận chung. Những thông tin được trao đổi nhằm làm sáng tỏ các quan điểm, củng cố một số luận chứng, giúp các bên hiểu rõ về mục tiêu và quyền lợi của nhau, là cơ sở để các bên tiến hành thuyết phục và nhượng bộ.
+ Thuyết phục:
Đây là giai đoạn mà đoàn đàm phán của công ty đưa ra những lý lẽ, bằng chứng để thuyết phục đối tác đồng ý với mình về một vấn đề cụ thể, xác định những nguyên nhân khiến cho đối tác khơng đồng ý hoặc cịn đang đắn đo, trên cơ sở so
sánh mục tiêu, quyền lợi, những điểm mạnh, điểm yếu của bên đối tác đối với công ty nhawmg thuyết phục đối tác đồng ý với vấn đề của mình.
+ Nhượng bộ và thỏa thuận:
Cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh luôn giữ vững phương châm “Muốn đạt được mục tiêu của mình thì trước hết hãy cho đối tác thấy được mình tơn trọng mục tiêu của họ”. Trong đàm phán cũng vậy, bên cạnh việc thuyết phục đối tác đồng ý với vấn đề bên phía đồn đàm phán của cơng ty đặt ra thì bản thân phía cơng ty cũng ln xem xét các đề nghị bên phía đối tác, nếu đề nghị bên phía đối tác nằm trong khả năng cho phép thì cơng ty sẽ thỏa thuận và có sự nhượng bộ nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia đàm phán. Giai đoạn này hết sức quan trọng và cần thiết trong các mối quan hệ hợp tác lâu dài vì nó cho thấy được sự tôn trọng lẫn nhau của các bên tham gia đàm phán. Để nhượng bộ và thỏa thuận, công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh thường sử dụng kết hợp các giải pháp đàm phán. Nguyên tắc cơ bản của phương pháp này là triển khai những kết hợp chọn lựa khác nhau, có nghĩa là kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được. Ví dụ, khi tham gia đàm phán, mục tiêu của công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh đặt ra là thỏa thuận để có một mức giá hợp lý hơn,cụ thể là giảm 2% tổng giá trị hàng hóa so với giá mà bên phía đối tác đưa ra, trong khi bên phía đối tác u cầu đưa ra là bên phía cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh sẽ đặt cọc trước 80% tiền hàng và thanh tốn nốt 20% cịn lại ngay sau khi nhận hàng. Để cả hai bên cùng có lợi thì cả hai bên đã xem xét, thỏa thuận và đi đến quyết định bên phía đối tác Hàn Quốc sẽ giảm cho bên công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh 1,5% tổng giá trị tiền hàng, bù lại bên phía cơng ty cũng đồng ý sẽ đặt cọc trước 70% và thanh tốn nốt 30% cịn lại ngay sau khi nhận hàng.
- Kết thúc đàm phán:
Đa số các cuộc đàm phán nhập khẩu phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc của công ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh đều thành công tốt đẹp do hầu hết các đối tác đều là những đối tác quen thuộc đã từng hợp tác nhiều lần. Hơn nữa trong quá trình đàm phán công ty luôn giữ một thái độ lịch sự, vui vẻ, thân thiện, ít có trường hợp căng thẳng hay tranh luận gay gắt, chính vì thế các cuộc đàm phán luôn kết thúc thành công và hiệu quả. Tuy nhiên vẫn tồn đọng một số thiết sót trong q
trình đàm phán khiến cơng ty đôi khi phải ký kết những hợp đồng với những thỏa thuận không như mong đợi, thậm trí có thể dẫn đến việc hủy hợp đồng.
Sau mỗi lần đàm phán, đồn đàm phán của cơng ty đều nhìn lại kết quả đạt được, những thiếu sót, tìm hiểu ngun nhân dẫn đến thiếu sót ấy và rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán tiếp theo.
Mặc dù cơ sở của việc kiểm tra đánh giá chính là kế hoạch và những mục tiêu đặt ra, song để rút kinh nghiệm cho cả một q trình đàm phán, cơng ty CP vật tư thiết bị Phạm Minh luôn kiểm tra, đánh giá ngay từ giai đoạn lập kế hoạch đến giai đoạn kết thúc đàm phán. bao gồm các khâu từ công tác lập kế hoạch và nội dung, công tác chuẩn bị, năng lưc thành viên đoàn đàm phán, các chiến lược, kỹ thuật, chiến thuật được sử dụng trong quá trình đàm phán,…
3.2.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động đàm phán của công ty trong thời gian qua
3.2.2.1. Những kết quả đạt được
Nhìn vào các số liệu về chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh của cơng ty, có thể nhận thấy rằng về mức chi phí nhập khẩu phụ tùng ơ tơ từ thị trường Hàn Quốc tương đối ổn định, điều này chứng tỏ cơng ty ln duy trì đảm bảo về hiệu quả hoạt động đàm phán với các đối tác doanh nghiệp Hàn Quốc về chi phí nhập khẩu, ổn định về giá cả trong hợp đồng nhập khẩu. Tuy nhiên về hiệu quả sử dụng vốn của công ty trong giai đoạn 3 năm trở lại đây có nhiều chuyển biến mạnh. Năm 2014 hiệu quả sử dụng chi phí cho nhập khẩu phụ tùng ô tô từ thị trường Hàn Quốc giảm xuống, điều này kéo theo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của công ty giảm tương đối rõ rệt. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng chi phí nhập khẩu có dấu hiệu tăng trưởng ổn định trong 1 năm gần đây. Có được kết quả này là do sự phấn đấu không ngừng nghỉ