Giá trị hàng tồn kho Triệu đồng 89082 91073 112733 Doanh thu Triệu đồng 1.004.001 1.016.019 1.082.400 Tỷ lệ hàng tồn kho so
với doanh thu
%
8,87 8,96 10,42
Qua số liệu bảng 2.5, cho thấy tỷ lệ giá trị hàng tồn kho so với doanh thu của các năm 2013,2014 và 2015 lần lượt là 8,87%, 8,96% và 10,42%. Đáng quan ngại là tỷ lệ này có xu hướng tăng qua các năm. Điều này, đã chứng minh rõ ràng hơn về công tác quản trị nguyên vật liệu của Cơng ty cịn hạn chế.
Hàng ngày, tại bộ phận kho thường xuyên phát sinh phiếu nhập kho và xuất kho đối với các nguyên vật liệu. Các phiếu xuất nhập kho này được ghi bằng tay, sau đó nhập lên hệ thống theo dõi. Thơng thường cứ ba ngày sau khi phát sinh nghiệp vụ nhập xuất kho thì các phiếu xuất nhập này được giao đến Phịng kế tốn, kế tốn kho chịu trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực của các phiếu này dựa vào các thông tin như sau:
- Phiếu nhập thì căn cứ vào hóa đơn tài chính nếu ngun vật liệu được mua trong nước hoặc hóa đơn thương mại nếu nhập khẩu từ nước ngồi xem tên nguyên vật liệu, quy cách, kích cỡ, màu sắc… và vị trí kho có đúng hay khơng.
- Phiếu xuất kho thì căn cứ vào đề nghị của phịng sản xuất và định mức nguyên vật liệu của từng sản phẩm để kiểm tra.
Ngồi ra, cịn căn cứ vào báo cáo kiểm kê hàng tháng bộ phận kho gửi lên phịng kế tốn, thể hiện số lượng thực tế chênh lệch với số lượng trên sổ sách với rất nhiều nguyên nhân như: nguyên vật liệu khi nhập kho khơng kiểm tra thực tế với số lượng trên hóa đơn, phát ngun vật liệu khơng ghi phiếu xuất, phát hàng nhầm quy cách này với quy cách khác, nhân sự kho thay đổi nhiều.
Điều này, thể hiện mức độ báo cáo chính xác khơng cao ảnh hưởng rất lớn đến số liệu cung cấp cho bộ phận thu mua mua hàng. Làm cho những nguyên vật liệu trong kho đã hết nhưng số liệu báo cáo vẫn còn dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Vì thế, bộ phận thu mua phải đặt hàng gấp chi phí vận chuyển tăng lên chưa kể đến nhà cung cấp khơng có sẳn những loại nguyên vật liệu đó Cơng ty phải trả giá mua cao hơn thực tế những lần trước đặt hàng do nhà cung cấp phải trả lương ngoài giờ cùng các chi phí khác để sản xuất kịp thời cung cấp nguyên vật liệu.
Ngược lại, có những nguyên vật liệu thực tế vẫn còn nhưng do ghi nhầm phiếu xuất làm cho bộ phận thu mua tiếp tục đặt hàng, sau đó Cơng ty khơng sử dụng hết sẽ gây ứ đọng tồn kho. Trong năm tại bộ phận kho có tất cả là 12 báo cáo tháng và 4 báo cáo quý, nhưng hầu như tháng nào báo cáo kho cũng có sai sót, nhầm lẫn, khơng chính xác.
Nhưng xét chi tiết cụ thể mỗi báo cáo có mức độ chính xác như thế nào, thì phải tính được tỷ lệ mức độ chính xác của mỗi báo cáo cụ thể là trong báo cáo tồn kho nguyên vật liệu được báo cáo số lượng mã nguyên vật liệu trong đó có bao nhiêu mã bị chênh lệch từ đó tính ra được mức độ chính xác của báo cáo. Sau đó, tìm hiểu từng ngun nhân và tìm hướng giải quyết và cải thiện. Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho của 3 năm 2013, 2014 và 2015 được thể hiện qua bảng thống kê 2.6.