7. Kết cấu của đề tài
3.2 Các giải pháp chủ yếu hoàn thiện đào tạo nhân lực tại Công ty Cổ phần Tư vấn
phần Tƣ vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
3.2.1 Hoàn thiện xác định nhu cầu đào tạo
Qua thực trạng phân tích nhu cầu của nhân viên và đội ngũ ban lãnh đạo, việc Greenoffice cần làm là xác định đúng nhu cầu của nhân viên và phân tích nhu cầu cơng việc để giải quyết vấn đề:
• Đặt mục tiêu của cơng ty chính là đào tạo và phát triển:
- Phân tích số lượng và chất lượng của nhân lực mà doanh nghiệp muốn có để phát triển mục tiêu
• Nhu cầu đào tạo phải được xác định dựa vào kết quả làm việc của nhân viên. Việc phân tích cơng việc mới chỉ đánh giá tổng quan chứ chưa đủ để xác định. Còn việc đánh giá thực hiện công việc sẽ đem lại những thông tin cụ thể về những kĩ năng mà người lao động cần khắc phục trong quá trình làm việc, từ đó xác định được nhân viên đang thiếu xót ở điểm gì cịn đào tạo.
• Cuối cùng, để cơng tác đào tạo thực sự có ý nghĩa, ban lãnh đạo cần xác định nhu cầu đạo tạo thông qua nhu cầu của cán bộ nhân viên, từ đó mới tìm ra phương án phù hợp để cùng phát triển.
3.2.2 Hoàn thiện kế hoạch đào tạo
- Greenoffice có thể tổ chức các cuộc đua về kiến thức hay kĩ năng. Ở trong một đơn vị đa phần là nữ giới, những cuộc thi về nấu ăn, vẽ tranh hay làm video giới thiệu công ty cũng là một ý tưởng rất hay, vừa tạo thêm sự gắn kết giữa các thành viên, vừa quảng bá hình ảnh doanh nghiệp lên mạng xã hội. Đối với các khóa đào tạo kĩ năng này, kiến thức chuyên môn, hay kĩ năng cũng cần có các mức thưởng, ghi nhận thành tích cụ thể với nhân viên đạt kết quả tốt
- Để hoàn thiện kế hoạch ngắn hạn, ngồi việc tham gia vào các khóa đào tạo do cơng ty tổ chức, nhân viên cần có tinh thần học hỏi bên ngồi, trưởng các bộ phận nên khích lệ nhân sự của mình tham gia các hoạt động ngoại khóa bên ngồi, các khóa đào tạo tại trung tâm. Vì việc chỉ tham gia vào khóa đào tạo ở cơng ty đôi khi việc nắm bắt kiến thức, cải thiện kĩ năng chưa được sâu, chưa áp dụng vào thực tế.
- Kết thúc khóa đào tạo, ban lãnh đạo và nhân viên cần phải có kế hoạch áp dụng vào thực tế cho riêng mình, lên một kế hoạch cụ thể để học hỏi và cải thiện kết quả làm việc như đã đề ra ban đầu. Kế hoạch này vừa là những tiêu chí cụ thể định hướng cho việc triển khai đào tạo, vừa là căn cứ để khi kết thúc khóa đào tạo cơng ty có thể đánh giá hiệu quả đào tạo một cách rõ ràng. Cụ thể như sau:
- Đào tạo phải góp phần tăng năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch đã đề ra
- Để đạt được những mục tiêu đó, tất cả nhân viên cần phải nỗ lực cố gắng trong công việc, nghiêm túc thực hiện. Đặc biệt với ban lãnh đạo công ty, cần phải sát sao hơn, quan tâm và động viên nhân viên của mình, đồng thời thực hiện tốt cơng tác của mình như tuyển dụng nhân sự tốt, phân tích cơng việc hợp lý,…
3.2.3 Hoàn thiện triển khai kế hoạch đào tạo nhân lực
Công tác triển khai đào tạo nhân lực chính là biến những kế hoạch thành hành động cụ thể. Để làm tốt công tác này, cần đảm bảo những chỉ tiêu đề ra, và những chỉ tiêu đó phải phản ánh đúng kĩ năng cần có.
Các phịng ban căn cứ vào mẫu phiếu đánh giá để biết được kết quả làm việc của nhân viên. Sau đó, tổng hợp lại kết quả gửi lên bộ phận có quyền quyết định. Nếu nhân viên có kết quả thực hiện cơng việc tốt thì cơng tác có chính sách khen thưởng phù hợp
Trong quá trình thực hiện đánh giá, ngồi đánh giá từ các trưởng bộ phận, thì việc học viên tự đánh giá là rất tốt. Điều đó giúp học viên có thể nhận xét về mình trong q trình làm việc và trong xuyên suốt buổi đào tạo, cụ thể như sau:
• Khích lệ tinh thần của nhân sự: Kết quả làm việc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ làm việc và trình độ của nhân viên. Người lao động phải có thời gian rèn luyện, học hỏi, nâng cao tay nghề để từ đó phát huy khả năng, thể hiện trình độ của mình. Từ đó muốn phát huy tính tích cực của nhân viên, hướng được họ vào mục tiêu chung của công ty, người quản lý phải giúp họ có điều kiện phát huy tính sáng tạo – yếu tố chính tác động đến thái độ làm việc.
• Hiệu quả sử dụng lao động qua đào tạo: Công ty luôn phải chú ý đặc biệt tới nhân sự đã qua đào tạo, tạo điều kiện sắp xếp công việc phù hợp với họ để họ phát huy được khả năng của mình, họ sẽ nhận thức được tầm quan trọng của mình và cảm nhận được sự quan tâm từ ban lãnh đạo cơng ty, từ đó năng suất và hiệu quả sẽ tăng lên rất nhiều
• Khích lệ thành quả của người lao động: Cơng ty cần trân trọng tất cả nhân sự trong cơng ty, ln khích lệ và khen thưởng họ kịp thời. Để họ nhận thấy sự quan tâm của tập thể đối với mình.
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá kết quả đào tạo
Trong quá trình thực hiện chiến lược đào tạo nhân sự, cơng tác đánh giá ln được coi là mắt xích quan trọng nhất. Đội ngũ ban lãnh đạo và hệ thống đánh giá cần có thước đo cụ thể nhìn nhận những thành tựu mà nhân viên đem lại
Đánh giá sự phát triển nguồn nhân lực về mặt chất lượng tại công ty cần đảm bảo sự bao quát trên 4 cấp độ:
- Cấp độ “phản ứng”: Sự quan tâm của nhân viên với công tác đào tạo của công ty. Phương pháp này thực hiện bằng các bảng câu hỏi liên quan đến các nội dung như: Nội dung khóa đào tạo, Phương pháp truyền tải, Các phương tiện truyền thông được sử dụng, Tài liệu được sử dụng trong khóa học,….
- Cấp độ “đào tạo”: Trả lời cho câu hỏi nhân viên đã học thêm được những gì thơng qua các chương trình phát triển tại cơng ty. Đó chính là kết quả của các bài kiểm tra, thu hoạch sau đào tạo, hay được nhận biết thông qua các bài phỏng vấn và khảo sát của bộ phận nhân sự. Phương pháp thực hiện như sau: Dùng các phương tiện đo được việc học như phỏng vấn, các bài test để so sánh trình độ học viên trước và sau khi tham gia khóa đào tạo
- Cấp độ “ứng dụng”: Trả lời cho câu hỏi nhân viên đã áp dụng những điều đã học trên vào cơng việc hàng ngày như thế nào. Nó được đo lường bằng kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Đánh giá bằng các hình thức như: kiểm tra kĩ năng và thái độ trước và sau đào tạo, đánh giá chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được,…
- Cấp độ “kết quả”: Ở cấp độ cao nhất này, các đánh giá chỉ xem chương trình đào tạo đem lại hiệu quả gì thơng qua các phân tích và chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu về
Q trình đào tạo có thành cơng hay khơng phụ thuộc vào cả doanh nghiệp lẫn nhân viên trong công ty. Một tập thể tốt sẽ được gây dựng vững chãi. Doanh nghiệp đã nâng cấp hồn thiện hơn về nội dung và hình thức, thì phần cịn lại sẽ do nhận thức của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Bảng 3.1 Đề xuất biểu mẫu đánh giá xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo Đánh giá xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo Đánh giá xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo
Tên khoá đào tạo: ………………………………………………………………….. Thời gian diễn ra:................................................... Địa điểm: …………………….. Người đánh giá: …………….. Chức danh: ………………… Bộ phận: ………..
Nội dung Tiêu chí
Mức độ đánh giá 5 4 3 2 1
Kế hoạch đào tạo
Thời gian diễn ra đào tạo có hợp lý khơng?
Số lượng học viên của lớp có phù hợp khơng?
Phương pháp và hình thức đào tạo có phù hợp khơng? Triển khai đào tạo Cơng tác tổ chức
Phịng học, trang thiết bị có đạt u cầu? Cơng tác chuẩn bị có tốt khơng?
Nội dung khóa học
Khóa học có đem lại nhiều kiến thức khơng?
Nội dung học có phù hợp với thực tế khơng?
Nội dung học có rõ ràng, dễ hiểu khơng? Khóa học có đạt được mục tiêu đề ra?
Giảng viên
Có chuẩn bị tốt bài giảng khơng? Có giải đáp tốt thắc mắc của học viên
khơng?
Có tạo điều kiện tốt cho học viên trao đổi, thảo luận?
Phương pháp giảng dạy, thuyết trình?
Ý kiến khác:
………………………………………………………………………………………
(Nguồn: Phịng Hành chính – Kế tốn)
Trên cơ sở các bản đánh giá, các trưởng phòng ban căn cứ vào mẫu phiếu đánh giá để biết được kết quả làm việc của từng nhân viên. Sau đó, tổng hợp lại kết quả gửi lên bộ phận, phòng ban có thẩm quyền quyết định. Nếu nhân viên có kết quả thực hiện cơng việc tốt thì cơng ty cần có chính sách khen thưởng thích đáng, nếu chưa làm tốt thì cơng ty cần xem xét tiến hành đào tạo thêm để cải thiện kiến thức và nâng cao trình độ cho họ.
Đối với những nhân sự mới vào công ty, cần tạo môi trường để họ thoải mái phát huy sở trường sẵn có, tạo tinh thần thoải mái để cống hiến. Một tinh thần tốt có tác dụng rất cao cho q trình làm việc và tình cảm gắn bó với cơng ty.
=> Để làm được điều này, trước hết trưởng bộ phận mỗi phòng ban cần quan sát từ khi phỏng vấn, nắm bắt điểm mạnh và điểm yếu của họ. Tập trung ban đầu vào sở trường mà mục tiêu nhân sự hướng tới, từ đó sắp xếp vị trí và cơng việc phù hợp, để họ góp phần tạo nên thành quả chung của cả doanh nghiệp. Ở những điểm nhân sự làm chưa tốt, cần góp ý, đưa ra lời nhận xét, cảm thơng, từ đó điều chỉnh và uốn nắn trong xuyên suốt quá trình làm việc.
Hơn thế nữa, ngay từ đầu, khi tuyển dụng, công ty đưa ra những cơ hội về thăng tiến trong công việc, chức vụ tương lai cho tất cả các bộ phận. Đưa ra được những tiêu chuẩn của từng vị trí mà mỗi nhân viên đang đảm nhiệm, từ đó họ có động lực phấn đấu đạt mục tiêu riêng. Từ đó, sẽ hạn chế dần những nhược điểm, phát huy những khả năng tích cực nhằm góp phần vào sự phát triển cơng ty.
Công tác đánh giá nhân viên một cách chính xác với năng lực của từng cá nhân là kỹ năng rất quan trọng. Trong q trình đánh giá, ngồi việc đánh giá từ bộ phận quản lý, hình thức tự đánh giá khuyến khích tính chủ động của người lao động. Để nâng cao hiệu quả sử dụng việc này địi hỏi phải có những giải pháp tổng hợp và nỗ lực chung liên quan đến nhiều bộ phận, các cấp quản lý và ý thức của toàn bộ lao động trong công ty. Cụ thể như sau:
- Tạo động lực tích cực của nhân viên:
“Hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và thái độ làm việc của người lao động đối với công việc. Phải mất một thời gian người lao động học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghiệp, sau đó mới phát huy được khả năng bà có sự đóng góp tích cực cho đơn vị”. Vì vậy, việc tạo động lực tích cực cho nhân viên là một việc làm cần phát huy, hướng những mục tiêu cá nhân của họ sẽ song hành cùng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
- Sử dụng lao động giàu kinh nghiệm đã qua đào tạo
Với bộ phận nhân sự đã được qua các lớp đào tạo, nhất là những nhân sự cứng tay nghề, đặt họ vào những cơng việc địi hỏi kĩ năng cao hơn để có thể phát huy những gì bản thân đã rèn luyện. Từ đó họ có thể tự đánh giá rằng công ty đang rất trọng dụng mình, bản thân họ sẽ thấy tầm quan trọng của mình trong doanh nghiệp.
- Động viên, khuyến khích và có khen thưởng:
Tất cả những cống hiến của nhân viên dù là ít hay nhiều, sớm hay muộn đều là những thành quả của cả doanh nghiệp, Greenoffice phải biết trân trọng và tận dụng những thành quả đó, tạo niềm tin cho nhân sự rằng doanh nghiệp mà mình đang gắn bó là điều đúng đắn.
3.2.5 Một số giải pháp khác
Ngoài những điểm mạnh mà mục tiêu Greenoffice đang hướng tới, công ty cũng cần phải tập trung cải thiện và khắc phục những khó khăn, đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể để cải thiện chúng, cụ thể như sau:
Xác định đúng số lượng nhu cầu người cần đào tạo.
trình độ, điều kiện sức khỏe,.. và xác định đúng về nhu cầu đào tạo và mục tiêu đào tạo. Và nhu cầu đào tạo này phải gắn với thực tiễn công ty đang hướng tới.
- Với những nhân viên được tham gia đào tạo, cần phải có những chính sách động viên khích lệ riêng, ngồi việc hỗ trợ về vất chất như: 80% lương vào những ngày nghỉ đi đào tạo, hỗ trợ chi phí đi đường, chi phí tham gia đào tạo ngồi, quan trọng hơn cả là hỗ trợ cả về tinh thần, khuyến khích nhân viên đi đào tạo để cải thiện kĩ năng, tránh trường hợp nhân viên
- Việc áp dụng đúng hình thức và phương pháp đào tạo với từng cá nhân là việc rất quan trọng. Đào tạo lại cần có sự nghiên cứu kỹ lưỡng để lựa chọn ngành nghề khác cho người lao động và cần có sự đồng ý của người lao động. Với hình thức đào tạo cấp cao hơn, cần xác định rõ đối tượng đào tạo, mục đích lựa chọn tránh trường hợp tốn kém ngân sách của công ty.
- “Đối với cán bộ lãnh đạo, nhân viên và quản lý yêu cầu các đơn vị cần có kế hoạch cán bộ tạo nguồn, cử đi đaò tạo nâng cao trình độ, bồi chun mơn nghiệp vụ… Với hình thức đào tạo bên trong, trình độ và tinh thần trách nhiệm của những cán bộ phụ trách giảng dạy phải được quan tâm. Cơng ty cần có sự lựa chọn đúng đắn, có quyết định chính thức phân chia nhiệm vụ cho người đó để họ đồng thời hồn thành cơng việc được giao và hướng dẫn học viên trong quá trình học tập. Các cán bộ quản lý cần có sự theo dõi, quan tâm đến các học viên trong q trình họ đi đào tạo, tìm hiểu những khó khăn phát sinh, qua đó có những chính sách trợ giúp, hỗ trợ họ”
- Đối với phương pháp đào tạo cần chú ý:
+ Phân chia quá trình đào tạo thành nhiều phần trọn vẹn, nội dung chương trình phải mang tính nối tiếp và lượng thông tin cần cung cấp vừa phải so với khả năng tiếp thu của người lao động.
+ Đưa ra nhiều câu hỏi nhằm hướng dẫn và thu hút sự quan tâm của người học viên.
+ Đưa ra nhiều ví dụ thực tế minh họa => giúp cho học viên dễ hiểu, áp dụng được vào thực tế.
+ Liên hệ từ lý thuyết sang thực tế
- Để đạt được u cầu của khóa học thì học viên cần tham gia tích cực, chủ động và quá trình đào tạo: tổ chức các cuộc hội thảo, thảo luận nhóm, các cuộc thi…là hình thức thu hút học viên có hiệu quả cao. Nhằm phát huy được ưu điểm lớn của phương pháp đào tạo bên trong là áp dụng thực tiễn vào quá trình đào tạo.
- Trong q trình đào tạo, khuyến khích các học viên ơn tập và cũng cố kiến thức đã học từ đó có thể tiếp thu được những kiến thức mới một cách dễ dàng. Cùng với việc học lý thuyết, để đạt được hiệu quả cao, có thể sử dụng phương pháp tình