3. GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ
3.2. Giải pháp
3.2.1. Mã hóa vât tư/hàng hóa
Trong doanh nghiệp, bất kỳ ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Hiệu quả của việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Nhưng quan trọng hơn hết là doanh nghiệp có thể kiểm sốt tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai xót.
Việc xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau nhưng để xây dựng một bộ mã cho khoa học thì phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:
o Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thơng tin:
u cầu quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Ví dụ: cùng là nhóm đối tượng dây điện nhưng chúng có thể được phân loại chi tiết và có nhiều tiêu chí
23
phân loại hay khơng: có thể phân loại theo cơng suất, kích thước hay chất liệu... Việc phân loại này lại có thể được bỏ qua nếu như yêu cầu quản lý chỉ cần biết số lượng của tất cả các loại dây điện. Bắt buộc mơ tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.
o Thói quen của người sử dụng thơng tin cũng như cơ chế kiểm sốt việc sử dụng bộ mã
Thói quen hầu như quyết định các công việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen thường phải trải qua một q trình dài. Với bộ mã hiện có, những người đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã sẽ khơng muốn có những thay đổi gì và thường thì họ khơng nhận ra được những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong khi với một quy mơ lớn, việc thay đổi thói quen của số đơng người sử dụng khơng phải là dễ thực hiện.
Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định. Bộ mã gợi nhớ cũng chỉ là một phần, điều quan trọng là bộ mã đó phải được áp dụng nhất quán trong tồn doanh nghiệp, khơng cho phép việc chỉnh sửa, gọi tên một cách tuỳ tiện. Chính những cơ chế này dần dần tạo ra thói quen trong việc sử dụng bộ mã.
Để có được một bộ mã khoa học trước hết cần nghiên cứu và đáp ứng được các yêu cầu trên. Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thơng tin một cách bài bản và tồn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm được điều này, q trình mã hố vật tư/ hàng hóa sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học). Tất nhiên, còn một yếu tố quan trọng để quyết định bộ mã có khoa học hay khơng, đó là quy tắc (quy ước) mã hoá. Quy tắc mã hoá là để đảm bảo:
Bộ mã thống nhất
Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, khơng phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.
Cuối cùng, khơng thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể khơng phù hợp với doanh nghiệp khác. Cho nên nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.