2.3 .Thực trạng công tác thu mua nguyên liệu tại công ty bánh kẹo Kinh Đô
2.3.4. Tiến trình cơng tác quản trị thu mua tại doanh nghiệp:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo nhu cầu
A. Nghiên cứu thị trường kinh doanh
19
A.1. Phân tích mơi trường
Việc phân tích mơi trường bên ngồi cho phép chúng ta xác định các cơ hội và các mối đe dọa từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phù hợp.
A.1.1. Môi trường vi mô
Sản phẩm thay thế
Thực phẩm không phải là một ngành đặc thù với thị trường rất đa dạng, vì vậy việc xuất hiện những sản phẩm thay thế là việc Kinh Đơ khó tránh khỏi. Trong xu hướng tiêu dùng hiện nay, khách hàng thường có mong muốn tiêu dùng các sản phẩm bánh kẹo dinh dưỡng. Thay vì họ có thể sử dụng bánh Cracker mặn AFC (chứa canxi, vitamin D, DHA) với nhu cầu cung cấp dinh dưỡng cần thiết cho sự phát triển của cơ thể và trí não. Tuy nhiên, đối với người ăn kiêng hay mắc bệnh tiểu đường thì họ cũng có thể ăn bánh Yelo khơng đường thay vì ăn các loại bánh có đường khác khơng tốt cho cơ thể. Hoặc đối với một phụ nữ mang thai thì ăn bánh khơng chỉ để thỏa mãn nhu cầu ăn uống mà họ mong muốn một loại bánh tốt cho cả mẹ và con thì có thể ăn bánh Mumsure của Bibica…
Đối với những sản phẩm nước uống, Kinh Đô thực sự chịu ảnh hưởng cạnh tranh từ các đối thủ chuyên kinh doanh nước uống như Pepsico, Cocacola…những đối thủ này đã có được thị phần nhất định. Chính vì vậy việc khách hàng có những quyết định thay đổi sản phẩm là rất có thể.
Đối thủ cạnh tranh
Cùng hoạt động trong ngành sản xuất bánh kẹo Kinh Đô (Kinh Đô miền nam và Kinh Đơ miền bắc) có các đối thủ lớn như Bibica, Hải Hà, Hữu Nghị, Orion Việt Nam… Pesi (Poca), URC (Jack&Jill), Kotobuki, Tràng An, Quảng Ngãi (Tin Tin), Đức Phát, Như Lan, Đồng Khánh, Hỷ Lâm Môn, Vinabico…
Nhà cung cấp
20
Các loại nguyên liệu cơ bản như đường, trứng, bột được mua trong nước theo phương thức đấu thầu chọn giá.
Các loại phụ gia như dầu, muối, hương liệu hầu hết được mua từ các doanh nghiệp trong nước.
Xêp hạng các công ty cung cấp nguyên vật liệu cho Kinh Đô:
1 Đường Công ty TNHH Quốc Tế Nagarjuna 2 Bột mì Cơng ty Bột mì Bình Đơng
3 Sữa Cơng ty Sữa Việt Nam ( Vinamilk) 4 Trứng Tổng cơng ty Nơng nghiệp Sài Gịn
5 Dầu ăn các loại Công ty Cổ phần Dầu thực vật Tường An 6 Gia vị Công ty Vianco
7 Carton Công ty Công nghiệp Tân Á 8 Giấy cuộn Cơng ty Bao bì Nhựa Tân Tiến
9 Hũ nhựa, khay Công ty TNHH Nhựa Đại Đồng Tiến 10 Dầu DO Công ty Xăng dầu khu vực II
11 Gas Công ty Gas Công nghiệp
Khách hàng
Với số dân hơn 96 triệu người thì thị trường tiêu thụ bánh kẹo Việt Nam là một thị trường đầy tiềm năng với không chỉ những doanh nghiệp kinh doanh bánh kẹo trong nước mà ngay cả những doanh nghiệp nước ngoài. Được biết đến như một thương hiệu uy tín và chất lượng, Kinh Đơ chiếm 28% thị phần thị trường tiêu thụ bánh kẹo trong nước. Đối tượng khách hàng tập trung chủ yếu vào 2 thị trường khách hàng chính. Khách hàng mục tiêu gồm: khách hàng cá nhân, tổ chức và nước ngồi.
+ Thị trường bình dân: các cửa hàng sẽ tập trung bán các dòng sản phẩm đặc trưng
như bánh 1 trứng, bánh 2 trứng, bánh 4 trứng, bánh chay có giá từ 40.000 – 200.000 VNĐ.
+ Thị trường cao cấp: Kinh Đô lại hướng vào khai thác các ưu mặt hàng có sự sáng
tạo đặc biệt, mang nhiều hương vị phong phú, được đặt trong hộp gỗ, hộp pha lê cao
21
cấp nhue bánh quy Korento, bánh Trung Thu Trăng Vàng,.. Sản phẩm bánh trung thu ở phân cấp này thường nhân bánh được làm từ bào ngư, hải sâm, tôm càng bách hoa hay cua tứ xuyên,.. thường dùng với mục đích biếu, tặng quà. => Điều này chứng tỏ bánh kẹo kinh đó có thế mạnh rất lớn trong việc phân khúc đối tượng khách hàng mục tiêu. Đó sẽ là cơ hội để bánh kẹo kinh đơ mở rộng thêm được nhiều phân khúc khách hàng tiềm năng hơn, chiếm vị thế cao hơn trong miếng bánh thị trường
1.1.2. Môi trường Vĩ mô
Yếu tố Nhân khẩu học
Môi trường nhân khẩu học là yếu tố quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm. Đối với bánh kẹo kinh đô cũng vậy, họ tập trung vào nhân khẩu học vì nhân khẩu tạo ra khách hàng cho doanh nghiệp. Tiếp cận nhân khẩu – theo những góc độ khác nhau của nhân khẩu học đều có thể trở thành những ẩn số ảnh hưởng đến quyết định của các doanh nghiệp. Cụ thể như:
- Quy mô và tốc độ tăng dân số tác động đến quy mô nhu cầu của khách hàng khi mua bánh kẹo Kinh đô.
- Cơ cấu dân số tác động đến cơ cấu và đặc tính nhu cầu về khách hàng của bánh kẹo Kinh đơ.
- Tình trạng hơn nhân và gia đình hiện nay tác động đến trạng thái và tính chất cầu thị trường khi bánh kẹo kinh đô tung ra sản phẩm mới.
- Tốc độ đơ thị hóa tạo nên những nhu cầu thị trường tiềm năng của bánh kẹo Kinh đô.
Yếu tố Kinh tế
- Mơi trường kinh tế đóng vai trị quan trọng trong sự vận động và phát triển của thị trường.. Đặc biệt là thị trường bánh kẹo, một trong những thị trường đang trên đà phát triển. Hơn nữa, Việt Nam là một quốc gia có tốc độ tăng trưởng kinh tế khá cao, kéo theo đó là cơ sở hạ tầng, thu nhập của người dân ngày càng được cải thiện và tăng lên. Điều này là một cơ hội lớn cho các ngành tiêu dùng nói chung và bánh kẹo nói riêng. Đặc biệt là Kinh Đơ, doanh nghiệp có tỷ trọng phần lớn trên thị trường. Lạm phát có khả năng tăng cao gây ảnh hưởng đến nền kinh tế.
- Trước tình hình tỷ giá trong nước biến động phức tạp, thêm nữa là sự mất giá của đồng nội tệ làm cho tình hình nhập khẩu gặp nhiều khó khăn. Sức mua sụt giảm do thu nhập của đại đa số người dân chững lại trong khi giá các mặt hàng thiết yếu tăng cao. Các nhân tố này khiến người tiêu dùng cân nhắc kỹ lưỡng hơn trước khi mua. Đây sẽ là thách thức rất lớn đối với bánh kẹo Kinh đơ. Ngồi ra Việt Nam đang xây dựng và Phát triển một nền kinh tế mở, hội nhập với các nước khu vực và toán thế giới. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với bánh kẹo kinh đô.
Yếu tố tự nhiên
- Khí hậu gió mùa nóng ẩm nguồn ngun liệu khó bảo quản lâu.
Yếu tố Cơng nghệ
- Quan tâm đến đầu tư, phát triển công nghệ tăng năng xuất cho doanh nghiệp.
Yếu tố Chính trị - pháp luật
- Hệ thống pháp luật ngày càng được hoàn thiện. Gỡ bỏ được hoàn toàn thuế quan ASEAN vào năm 2015, giúp dễ dàng nhập khẩu các nguồn nguyên vật liệu từ nước ngồi .
Yếu tố Văn hố
- Quan tâm đến an toàn thực phẩm
- Nhu cầu sống ngày càng cao, việc tiêu thụ sản phẩm của người tiêu dùng lớn, nên nguồn cung cấp nguyên vật liệu ngày càng tăng.
A.2. Mơ hình SWOTS.
Điểm mạnh
• Lực lượng nhân sự cấp cao, Ban lãnh đạo của kinh đô là những người nỗi tiếng trong giới kinh doanh cổ phiếu, một ngành kinh doanh có rủi ro cao địi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược tốt
• Lịng tin và tinh thần đồn kết của toàn thể cán bộ nhân viên từ cấp lãnh đạo đến nhân viên .Quyết tâm đưa cơng ty trở thành tập đồn thực phẩm hàng đầu việt nam
23
• Dây chuyền sản xuất hiện đại được đầu tư mới .Công nghệ sản xuất được nhận định là vượt trội so với các doanh nghiệp cùng ngành.
• Lực lượng nhân sự đơng đảo , thực hiện nhiều chính sách mới để duy trì nguồn nhân lực và thu hút nhân tài.Bên cạnh đó cịn bồi dưỡng đội ngũ nhân sự đang có nhằm có được một lực lượng nhân sự hùng hậu để phát triển mở rộng cơng ty trong tương lai.
Điểm yếu
• Do mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh như đầu tư tài chính , địa ốc là những ngành có rủi ro cao nên sẽ có những ảnh hưởng khơng nhỏ đến ,mảng kinh doanh bánh kẹo
• Sự phát triển mạnh trong xu thế tồn cầu hóa địi hỏi phải có nguồn lực có trình độ cao phù hợp
• Cơng ty được quản lý theo kiểu gia đình trị sẽ làm hạn chế sự phát huy của lao động giỏi
Cơ hội
• Nhu cầu về thức ăn và bánh kẹo ngày càng tăng giúp cho lượng đầu ra của sản phẩm tăng
• Tiềm năng thị trường lớn giúp đầu ra của sản phẩm được đẩy mạnh. • Khách hàng trung thành với sản phẩm của Kinh Đơ
• Cơng nghệ, khoa học kỹ thuật được chú trọng và đầu tư nên việc sản xuất ra sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng càng dễ dàng.
• Thu nhập của người dân cao, đời sống ngày càng cao nhu cầu sử dụng bánh kẹo càng có xu hướng tăng cao
Thách thức
24
• Cạnh tranh ngày càng khốc liệt với các thương hiệu như : Bibica, Hải Hà • Tiêu thụ bánh kẹo theo tính thời vụ các dịp lễ Tết thì sản phẩm bánh kẹo sẽ tăng hơn so với ngày thường
• Hiện tượng hàng giả ngày càng nhiều, gây tổn hại đến thương hiệu của cơng ty • Nhiều sản phẩm thay thế làm cho người tiêu dùng có nhiều sự lựa chọn, gây sức ép đối với đầu ra của Kinh Đơ.
• Nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng ngày càng đa dạng và khắt khe hơn, yêu cầu cơng ty ln phải tìm hiểu và nghiên cứu tìm ra các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đánh giá dự báo nhu cầu đối với hàng hoá và dịch vụ của DN
- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, mọi tính đa dạng cũng như đáp ứng mọi nhu cầu của người tiêu dùng.
- Phát triển thêm nhiều dịch vụ, hàng hóa đa dạng, hấp dẫn.
- Đưa ra nhiều ưu đãi, những Voucher hấp dẫn đến với khách hàng vào thời gian tới
Bước 2: Phân tích nhu cầu
- Nguyên liệu của công ty là nguyên liệu đầu vào gián tiếp, thông qua các nhà
cung cấp kể cả trong nước và nhập khẩu.
- Công ty cần những nguyên liệu như:
+ Ngun vật liệu chính: đường, sữa , bột mì, bơ sữa, trứng, hương liệu phụ gia, gia vị
+ Nguyên vật liệu phụ: bao bì, nhãn hiệu, khay, hộp đựng bánh kẹo
+ Nhiên liệu: Gas, điện, dầu DO dùng để vận hành các dây chuyền sản xuất bánh kẹo.
+ Văn phòng phẩm: giấy, bút sử dụng cho các phòng ban.
-Số lượng:
-Thời gian dự báo nhu cầu: cuối tháng
-Chất lượng:
25
+ Toàn bộ nguyên liệu sữa dùng trong sản xuất sản phẩm bánh kẹo của công ty Kinh Đô đều được chọn lọc từ nhà sản xuất uy tín của Việt Nam và nhập khẩu từ các nước Pháp, Úc, New Zealand, Uruguay, Thái Lan.....
+ Theo quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm của cơng ty, Kinh Đô luôn xác định rõ yêu cầu về tiêu chuẩn nguyên liệu. Các nhà cung cấp phải đảm bảo thực hiện đúng tiêu chuẩn và tn thủ đúng theo quy trình kiểm sốt chất lượng do cơng ty đề ra. Theo đó, đối với nguyên liệu nhập khẩu, cụ thể như nguyên liệu sữa, nhà cung cấp phải đảm bảo đầy đủ chứng từ về kết quả kiểm nghiệm phù hợp các thông số kỹ thuật (Specification), xuất xứ/nguồn gốc sản phẩm (Certificate of Origin), giấy xác nhận đạt yêu cầu nhập khẩu của Hải quan và chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm của cục An Tồn Vệ Sinh Thực Phẩm. Ln chủ động u cầu nghiêm ngặt về tiêu chuẩn nguyên liệu với cung cấp, Công ty cũng xác định hợp tác lâu dài và không tự tiện thay đổi nhà cung cấp nhằm đảm bảo ổn định chất lượng nguồn nguyên liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.
- Cách mua hàng của công ty:
+ Mua hàng theo nhu cầu (mua theo lô) + Đặt hàng cố định theo một số giai đoạn:
+ Mua hàng kinh tế ( cân đối các giai đoạn bộ phận )
- Định hướng nguồn lực: Phòng thu mua nằm lồng ghép trong phòng ban R&D,
sản xuất, mua hàng, logistic, kế tốn.Ngun vật liệu được thực hiện bởi phịng ban mua hàng gồm Giám đốc cung ứng và 3 phó phịng mua hàng phụ trách 3 nhóm hàng nguyên vật liệu, bao bì, vật tư. Họ phải đảm bảo nguồn hàng ổn định không bị gián đoạn.
Xác định nhu cầu mua hàng/ Sow báo cáo mua hàng/ đặt hàng
Nhu cầu mua hàng của bánh kẹo Kinh đơ nhằm mục đích có thể lựa chọn những loại nguyên liệu, hương liệu tốt nhất để có thể tạo ra được những sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng hiện nay. Cụ thể:
- Ngun vật liệu chính: đường, sữa , bột mì, bơ sữa, trứng, hương liệu phụ gia, gia vị
26
-Nguyên vật liệu phụ: bao bì, nhãn hiệu, khay, hộp đựng bánh kẹo
- Nhiên liệu: Gas, điện, dầu DO dùng để vận hành các dây chuyền sản xuất bánh kẹo
-Văn phòng phẩm: giấy, bút sử dụng cho các phịng ban.
Hóa đơn thu mua sẽ được ghi rõ ràng cụ thể, được lập báo cáo rõ ràng và có sự đồng ý giữa bên mua hàng và bên được mua hàng. Sẽ được con dấu của hai bên xác nhận đồng ý thì mới có hiệu lực.
Dự báo đơn đặt hàng của khách hàng
+ Biểu hiện sự cần thiết của Nguyên vật liệu cần thu mua
Cung ứng, dự trữ đồng bô, kip thời và hợp lý ngun vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục cua qua trình san xuất kinh doanh cua doanh nghiệp .
Đam bao san xuất kinh doanh cua doanh nghiệp tiến hành được liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch; Thúc đẩy qua trình luân chuyên nhanh vât tư, sư dụng vơn hợp lý, có hiệu qua và tiết kiệm.
+ Hệ thống ROP- tính điểm đặt hàng
Điểm đặt hàng: a x b + c
Trong đó: a là mức tiêu thụ bình qn trong 1 ngày b là số ngày chờ giao hàng
c là mức dự trữ an tồn
Cơng ty Kinh Đơ có mức tiêu thụ sản phẩm bình quân một ngày là 50.000 sản phẩm. Số ngày chờ giao hàng là 30 ngày mức dự trữ an toàn là 200.000 sản phẩm
Điểm đặt hàng lại=50.000 x 30 +20.000= 1.520.000 (sp)
+ Kiểm tra kho
27
Tiến trình kê khai sổ sách để xác định số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách có đúng hay khơng. Kiểm đếm lại số lượng đặt hàng , mặt hàng cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Thời gian giao hàng của nhà cung cấp là 20 ngày do đó bộ phận kiểm tra kho của cơng ty sẽ kiểm tra theo chu kì từ 12- 15 ngày để kiểm tra hàng tồn kho.Từ đó để đưa ra số lượng nhập hàng,mặt hàng tiếp theo là bao nhiêu. Đây là hoạt động vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.
Xuất hiện các nhu cầu mới:
- Đưa ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách về những loại sản phẩm ăn kiêng, ít chất béo, khơng đường,...
- Làm và thiết kế bánh theo yêu cầu đưa ra của khách hàng mang đặt điểm cá nhân hóa. theo .
Bước 3: Xác định và lựa chọn nhà cung cấp