CHƯƠNG 1 : TỔ NG QUAN KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM
3.1. Mục tiêu và quan điểm về việc hồn thiện hệ thống kế tốn trách
3.1.1. Mục tiêu thực hiện:
Kế tốn trách nhiệm là một bộ phận của kế tốn quản trị, đĩng vai trị quan trọng trong việc cung cấp thơng tin cho nhà quản lý. Xuất phát từ lý do đĩ, việc hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm trở thành yêu cầu tất yếu và cấp thiết đối với các doanh nghiệp nĩi chung và cơng ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam nĩi riêng. Việc hồn thiện nhằm dặt các mục tiêu sau đây:
- Hồn thiện sự phân cấp quản lý.
- Hồn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm được chính xác và hiệu quả.
- Hệ thống báo cáo thành quả đáp ứng được nhu cầu về thơng tin của nhà quản trị. Việc hồn thiện các vấn đề cịn tồn đọng trong hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam là cơ sở cho việc nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý hoạt động của các bộ phận nĩi riêng và của tồn doanh nghiệp nĩi chung.
3.1.2. Các quan điểm hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm:
1- Phù hợp với mơ hình quản lý của tổ chức:
Kế tốn trách nhiệm phải thích ứng được với các chức năng kiểm sốt và đánh giá kết quả sử dụng nguồn lực của cơng ty KFC. Cơ cấu tổ chức và quản lý của cơng ty được thực hiện thơng qua việc phân quyền và ủy quyền của cơng ty đối với các phịng ban, bộ phận trong đơn vị. Kế tốn trách nhiệm muốn phát huy hiệu quả, thì phải phù hợp với mơ hình doanh nghiệp, từ đĩ mới trở thành cơng cụ nhằm kiểm sốt và đánh giá được trách nhiệm của các phịng ban.
Với đặc điểm hoạt động là kinh doanh các sản phẩm thức ăn nhanh chế biến từ thịt gà tươi, địi hỏi các thơng tin của doanh nghiệp phải được cung cấp nhanh
nhất và phải cĩ độ chính xác cao về nhiều khía cạnh: thị trường, giá nguyên liệu, đối thủ cạnh tranh… Điều này địi hỏi các chức năng kiểm sốt, đặc biệt là kiểm sốt chi phí phải thật sự hữu hiệu, nhằm giảm thiểu mức phí tổn và đem lại hiệu quả tồn diện cho doanh nghiệp.
Để làm được điều này, thì các báo cáo, mẫu biểu của KFC áp dụng phải cĩ sự đồng bộ, thống nhất cao.Các mẫu báo cáo được tổ chức chi tiết, đi từ cấp quản trị thấp đến cấp quản trị cao nhằm phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động của đơn vị.
2- Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của cơ cấu và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhằm hướng đến mục tiêu chung là việc kiểm sốt các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp đều cĩ văn hĩa tổ chức và phong cách quản lý của nhà lãnh đạo riêng, tính chất và trình độ quản lý khác nhau.Hệ thống kế tốn trách nhiệm phải được tổ chức sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý và trình độ quản lý đĩ, đặc biệt là phải phù hợp với từng giai đoạn cũng như chiến lược kinh doanh của giai đoạn đĩ.Kế tốn trách nhiệm phải đĩng vai trị định hướng cho các bộ phận, nhằm hoạt động sao cho hướng đến các chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả của tồn doanh nghiệp.
3- Phù hợp giữa chi phí và lợi ích.
Bên cạnh hệ thống kế tốn trách nhiệm phải phù hợp với chức năng kiểm sốt, cơ cấu tổ chức, trình độ văn hĩa và phong cách lãnh đạo của nhà quản trị, hệ thống kế tốn trách nhiệm cịn phải đảm bảo được sự phù hợp và cân đối giữa một bên là tính hiệu quả do hệ thống kế tốn trách nhiệm mang lại, và một bên là chi phí bỏ ra để cĩ được hệ thống ấy. Nếu một hệ thống kế tốn trách nhiệm cung cấp thơng tin hữu ích, gĩp phần kiểm sốt và định hướng hoạt động cho doanh nghiệp nhưng lại chiếm chi phí lớn hơn nhiều so với hiệu quả nĩ mang lại thì khơng thể gọi là một hệ thống kế tốn trách nhiệm hiệu quả. Mặt khác, nếu hệ thống kế tốn trách nhiệm chỉ duy trì ở mức chi phí tối thiểu hoặc ở mức thấp, nhưng khơng kiểm sốt hay đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận thì sẽ rất lãng phí cả thời gian và kinh phí mà khơng đem lại hiệu quả hoạt động cao cho doanh nghiệp.
3.2. Hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam:
Trong thực tế hiện nay, tại cơng ty KFC vẫn đang áp dụng hệ thống kế tốn trách nhiệm. Nhưng như đã phân tích ở chương 2, hệ thống này vẫn cịn những nhược điểm cần phải khắc phục. Do đĩ, để cải thiện cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động và hồn thiện hệ thống kế tốn nĩi chung, hệ thống kế tốn trách nhiệm nĩi riêng, cần phải thực hiện các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty.
Kế thừa kinh nghiệm xây dựng thành cơng hệ thống kế tốn trách nhiệm từ các doanh nghiệp và các nghiên cứu trước đây ở cả trong và ngồi nước, tác giả kiến nghị việc hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm nên được tiến hành theo ba bước với nội dung như sau:
- Hồn thiện việc xác định các trung tâm trách nhiệm.
- Bổ sung, hồn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm; hồn thiện hệ thống báo cáo kế tốn trách nhiệm.
- Hồn thiện các vấn đề liên quan đến kế tốn trách nhiệm như: xây dựng hệ thống định mức, tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ kế tốn trách nhiệm, vấn đề phân tích biến động chi phí và lập dự tốn ngân sách.
3.2.1. Hồn thiện cơng tác kế tốn tại cơng ty LD TNHH KFC Việt Nam:
3.2.1.1. Xây dựng định mức chi phí sản xuất:
Nhằm đánh giá đúng thành quả của các trung tâm, địi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng đúng hệ thống các chỉ tiêu về chi phí. Do đĩ, cơng ty cần xây dựng hệ thống định mức chi phí sản xuất chung nhằm xác lập tiêu chuẩn để đo lường mức độ thực hiện chi phí, là cơ sở cho cơng tác lập dự tốn được chính xác và hiệu quả. Từ đĩ, gĩp phần cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản trị ra các quyết định hàng ngày.
- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu: cơng ty cần tiến hành xây
+ Về lượng: lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm. Bao gồm: lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm, hao hụt trong giới hạn cho phép, nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm hỏng.
+ Về giá: phản ánh giá nguyên vật liệu sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Bao gồm: giá mua, chi phí thu mua.
Định mức chi phí NVL = Lượng định mức * Giá định mức
Bộ phận mua hàng cĩ trách nhiệm xác định giá mua hàng căn cứ trên báo giá cạnh tranh của các nhà cung cấp, đảm bảo cho giá mua hàng luơn cạnh tranh song song với chất lượng tốt. Ngồi ra, xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thu mua như: vận chuyển, lắp đặt, thời hạn sử dụng… nhằm cắt giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
Bộ phận kiểm định chất lượng sản phẩm cĩ trách nhiệm xác định lượng tiêu hao căn cứ vào: đặc tính sản phẩm, trình độ tay nghề nhân viên, tình trạng máy mĩc thiết bị đang sử dụng.
Kế tốn giá thành cĩ trách nhiệm xác định chi phí nguyên vật liệu định mức, trên cơ sở giá định mức và lượng định mức được xác định bởi bộ phận mua hàng và bộ phận kiểm định chất lượng.
- Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp: tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty cũng nên được xây dựng theo định mức giá và lượng như sau:
+ Về lượng: thời gian cần thiết để hồn thành một sản phẩm. Hiện tại, đối với nhân viên tại cửa hàng, định mức về thời gian để sản xuất sản phẩm thường bao gồm: thời gian sản xuất ra một sản phẩm, thời gian nghỉ ngơi của máy mĩc, và thời gian sản xuất sản phẩm hỏng.
+ Về giá: đơn giá giờ cơng của nhân viên cửa hàng tính theo bậc thợ. Định mức chi phí NCTT = Lượng định mức * Giá định mức
Bộ phận kiểm định chất lượng cĩ nhiệm vụ xác định thời gian tiêu chuẩn để sản xuất ra một sản phẩm hồn thành.
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm xác định đơn giá giờ cơng dựa trên mức lương và phụ cấp trả cho người lao động, cơ cấu bậc thợ và cung cầu lao động trên thị trường.
- Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung: được phân thành biến phí
và chi phí sản xuất chung, đồng thời cũng cần được xây dựng theo định mức giá và lượng tương tự như chi phí NVLTT và chi phí NCTT.
3.2.1.2. Xây dựng hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách kế tốn:
- Xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn trách nhiệm:nhằm đáp ứng được
nhu cầu kiểm sốt của các nhà quản trị đối với các trung tâm trách nhiệm, hệ thống tài khoản của cơng ty nên được lập chi tiết cho từng bộ phận, nội dung cũng như theo từng trung tâm trách nhiệm
Ngồi việc phân chia tài khoản theo 3 cấp độ chi tiết như hiện tại, cơng ty cần bổ sung thêm việc phân loại theo biến phí – định phí, và chi phí trong định mức – ngồi định mức để khi cần thiết, việc tập hợp chi phí sẽ nhanh chĩng và chính
xác. costs).
VD: Chi phí biến đổi: VC (Variable costs) Chi phí cố định: FC (Fixed Chi phí trong định mức: NR (Norm) Chi phí vượt định mức: BYNR (Beyond the norm).
Tài khoản 627DTH,khoản mục 1:EWG, khoản mục 2: VC, khoản mục 3: NRlà Tài khoản chi phí điện của KFC Đinh Tiên Hồng, chi phí biến đổi và trong
định mức.
- Xây dựng hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn trách nhiệm:hệ thống sổ sách kế tốn
trách nhiệm là cơ sở cho việc lập các báo cáo trách nhiệm. Vì thế, để phục vụ cho việc lập báo cáo được chính xác, cơng ty KFC VN cần bổ sung thêm một số mẫu phiếu hoặc sổ chi tiết như sau:
+ Phiếu theo dõi hồn thành định mức giá thành sản phẩm: thể hiện giá – lượng của chi phí sản xuất: chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí sản xuất chung.
+ Trên cơ sở việc phân tách chi phí, doanh thu, lợi nhuận theo biến phí và định phí đã trình bày ở phần trên, cơng ty cĩ thể lập thêm các sổ chi tiết cho từng bộ phận, trung tâm chi phí.
3.2.2. Hồn thiện việc xác định các trung tâm trách nhiệm:
- Việc phân quyền hiện nay tại cơng ty KFC là khá tốt, việc bố trí các Cửa hàng trưởng riêng cho từng nhà hàng, cĩ quản lý theo vùng và quản lý theo khu vực gĩp phần phân định trách nhiệm khá rõ ràng, điều này tạo thuận lợi cho quá trình luân chuyển thơng tin cũng như đánh giá trách nhiệm quản lý của trưởng bộ phận.
- Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm nên được quy định rõ ràng bằng văn bản và được cấp lãnh đạo phê duyệt.
- Việc phân định rõ mục tiêu, nhiệm vụ và người chịu trách nhiệm chính tại các phịng ban tại cơng ty KFC nên thực hiện mơ hình như sau:
3.2.2.1. Trung tâm chi phí:
Vẫn phân định như cũ gồm trung tâm chi phí sản xuất và trung tâm chi phí quản lý. Trong đĩ, trung tâm chi phí quản lý sẽ bao gồm các phịng ban chức năng, trung tâm chi phí sản xuất là các nhà hàng.
Đối với trung tâm chi phí sản xuất sẽ bao gồm hai cấp độ.
Cấp độ khu vực: người chịu trách nhiệm cao nhất là Phĩ Tổng Giám Đốc. Phĩ Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về tình hình hoạt động của khu vực mình phụ trách. Chi phí phát sinh tại trung tâm chi phí này sẽ bao gồm chi phí của tồn khu vực và chi phí được phân bổ xuống từ các bộ phận chức năng tính theo khu vực.
Cấp độ cửa hàng: Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp và báo cáo cho cấp quản lý cao hơn là AM, OM, và Ban Giám Đốc. Chi phí tại các cửa hàng cần được theo dõi riêng biệt để làm cơ sở cho việc tập hợp chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nhà hàng.
KHỐI KINH DOANH
Phĩ Giám Đốc Khu Vực Phía Nam Phĩ Giám Đốc Khu Vực Phía Bắc-Trung
Miền Bắc - Trung Miền Nam
Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng
Sơ đồ 3.1: Tổ chức trung tâm chi phí tại cơng ty LD TNHH KFC VN
Đối với trung tâm chi phí quản lý: bao gồm các phịng ban chức năng. Chi phí của các phịng ban này được coi là chi phí chung của tồn đơn vị và cần lựa chọn tiêu thức phân bổ cho phù hợp.
3.2.2.2. Trung tâm doanh thu:
Tương tự như trung tâm chi phí sản xuất, trung tâm doanh thu của cơng ty KFC VN nên được phân chia theo các cấp độ hoạt động như: cấp khu vực và cấp cửa hàng.
Cấp độ khu vực: do Phĩ Tổng Giám Đốc khu vực chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về mọi hoạt động trong khu vực mình đảm nhiệm. Doanh thu của khu vực sẽ bao gồm doanh thu của các cửa hàng thuộc khu vực đĩ.
Cấp độ cửa hàng: do Cửa Hàng Trưởng chịu trách nhiệm trước AM, OM và Ban Giám Đốc về doanh thu của cửa hàng mà mình phụ trách.
3.2.2.3. Trung tâm lợi nhuận:
Trung tâm lợi nhuân chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí, nghĩa là phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận – kết quả kinh doanh tạo ra. Tại cơng ty KFC VN, cĩ thể xác định các cấp quản lý của trung tâm lợi nhuận như sau:
Trung tâm lợi nhuận khối nhà hàng: bao gồm các cửa hàng và Cửa Hàng Trưởng là người chịu trách nhiệm chính.
Trung tâm lợi nhuận cấp khu vực: do Phĩ Giám Đốc khu vực chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra từ các cửa hàng trong khu vực mình phụ trách.
Trung tâm lợi nhuận cấp cơng ty – Ban Giám Đốc: trong đĩ, Tổng Giám Đốc là người chịu trách nhiệm về lợi nhuận của tổng cơng ty trước HĐQT.
3.2.2.4. Trung tâm đầu tư:
Người chịu trách nhiệm chính là Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về kết quả hoạt động kinh doanh đầu tư của tồn doanh nghiệp trước HĐQT.
3.2.3. Hồn thiện các chỉ tiêu và phương pháp đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm tại cơng ty LD TNHH KFC Việt Nam:
3.2.3.1. Đối với trung tâm chi phí:
Với trung tâm chi phí, các chỉ tiêu cần được xây dựng đảm bảo việc cung cấp thơng tin kiểm sốt cho các nhà quản trị. Thơng qua việc xem xét các chỉ tiêu, nhà quản lý cũng cĩ thể đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí.
Cơng ty cần bổ sung thêm các cách phân loại chi phí bên cạnh phân loại theo nội dung và chức năng như vẫn đang sử dụng: chi phí biến đổi, chi phí cố định; chi phí kiểm sốt được, chi phí khơng kiểm sốt được... nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá trách nhiệm của các trung tâm, bộ phận.
Bên cạnh đĩ, cần áp dụng việc phân tích biến động chi phí về giá và lượng, chênh lệch giữa thực tế với định mức ở từng bộ phận, đặc biệt là bộ phận sản xuất. Từ đĩ, tìm ra các nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác thực hiện chi phí của từng phịng ban, cửa hàng.
Để tăng tính hữu ích trong việc cung cấp thơng tin kế tốn quản trị,KFC nên bổ sung thêm chỉ tiêu:
• Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: nhằm so sánh với kỳ trước để dự tốn được mức biến động chi phí và sự ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu = Chi phí / Doanh thu
• Tỷ suất lãi gộp: nhằm đánh giá nhĩm mặt hàng nào đem lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn (cĩ sự so sánh giữa các nhĩm hàng) nhằm tìm ra chiến lược kinh doanh phù