* Chiến lược, định hướng phát triển trong thời gian tới
Trong thời gian tới, lãnh đạo công ty quyết tâm xây dựng phát triển công ty TNHH TM-DV Á Châu thành một cơng ty có nguồn tài chính vững chắc, tạo được uy tín đối với khách hàng và ngày một nâng cao chất lượng phục vụ nhu
cầu khách hàng dựa trên tiêu chí chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, giao hàng đúng hẹn, thân thiện với khách hàng… để từ đó có cơ sở tốt để mở rộng quy mơ cơng ty, thành lập các chi nhánh ở các địa phương khác và củng cố đội ngũ nhân viên có tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp hơn.
Trong đó, các mục tiêu cụ thể được lãnh đạo công ty đề ra như sau:
- Nhân sự: Rèn luyện đội ngũ nhân viên có tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình, thái độ phục vụ cởi mở, thân thiện. Mục tiêu đến năm 2015 cùng với sự phát triển của công ty, số nhân viên trong công ty sẽ đạt trên 40 nhân viên, trong đó số nhân viên có trình độ đại học sẽ chiếm tỷ lệ từ 65% trở lên.
- Sản phẩm: Đảm bào chất lượng tốt, giá thành hợp lý, không ngừng mở rộng, đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng của người dân.
- Dịch vụ: Bên cạnh duy trì tốt chất lượng các dịch vụ giao hàng, sữa chữa, lắp đặt, bảo trì, thiết kế mạng thì trong thời gian tới cơng ty sẽ cung cấp thêm dịch vụ thiết kế website cho các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu.
- Doanh số: Cơng ty sẽ duy trì mức tăng doanh số hàng năm từ 25% đến 35% trong những năm tới đây.
- Thị trường: duy trì ổn định thị trường hiện tại và khơng ngừng tìm kiếm cơ hội để mở rộng thêm thị trường trong và ngồi tỉnh khi có điều kiện thuận lợi.
* Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT của doanh nghiệp
Trang thiết bị phần cứng
Số lượng máy tính: 11
Tất cả các máy tính trong cơng ty đều được cài đặt hệ điều hành windows, cấu hình cao và vừa tùy thuộc từng bộ phận sử dụng và tất cả các máy đều đã được kết nối Internet.
Số lượng máy in: 4 (in phun màu 2, đen trắng 2)
Số lượng máy EmailCC, Fax: 1
Thiết bị mạng:
- Số lượng Switch: 2 (16port/switch)
Internet Switch 1 Pc 10 Pc 12 Pc 2 Pc 11 Pc 7 Pc 8 Pc 6 Pc 5 Pc 4 Pc 3 Pc 9 Pc 1 Switch 2 Modem Tầng 1 Tầng 2 Printer 1 Printer 1 Printer 1 (Giám đốc) (BP Kinh doanh) (BP Kế toán) (BP Kỹ thuật) - Số modem: 1 (4port/modem)
Cách thức kết nối:Mạng nội bộ được kết nối theo kiểu hình sao (Star) (xem hình 2.17)
Sử dụng Modem có 4 cổng (Port) RJ45 và chia sẻ bằng Switch (8 cổng), các Switch được kết nối với Modem qua cổng RJ45, các máy vi tính sẽ kết nối vào các cổng RJ45 cịn lại của Switch thơng qua dây cáp.
Sơ đồ:
Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty
Các phần mềm ứng dụng trong hoạt động kinh doanh tại Công ty:
Nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh, công ty đã sử dụng rất nhiều phần mềm ứng dụng cho từng bộ phận. Trong đó có thể kể đến một số ứng dụng được sử dụng nhiều nhất như:
- Yahoo Messenger và Skype: Được sử dụng ở tất cả các bộ phận, nhằm phục vụ cho việc quản lý, kết nối thành viên, phổ cập thơng tin và chăm sóc khách hàng. Đây
là các ứng dụng giúp giao tiếp trực tiếp giữa các bên, giúp cho việc trao đổi thơng tin dễ dàng hơn, nhờ đó việc thảo luận, đàm phán hay hướng dẫn đều được tiến hành thuận lợi hơn, giúp giảm thiểu các chi phí đi lại và các chi phí khác nhưng vẫn đảm bảo công việc đạt hiệu quả tốt.
- Team viewer: TeamViewer là phần mềm miễn phí, cho phép kết nối 2 máy tính thơng qua Internet với nhau. Người sử dụng máy tính này có thể điều khiển máy tính kia y như đang ngồi trước màn hình,trong trường hợp cần giúp đỡ ai đó thực hiện một thao tác nào trên máy tính từ xa, chuyển đổi dữ liệu hoặc hội họp trực tuyến người dùng có thể sử dụng ứng dụng này. Team Viewer được sử dụng một cách thường xuyên ở bộ phận kỹ thuật nhằm hỗ trợ cho việc sữa chữa, cài đặt khi khách hàng có u cầu mà khơng cần di chuyển nhiều.
- Microsoft Office 2007: của tập đoàn Microsoft với giao diện đẹp mắt và nhiều tính năng hữu ích được các bộ phận trong công ty sử dụng một cách thường xuyên, trong đó 2 ứng dụng được sử dụng nhiều nhất là Microsoft Word và Microsoft Exel.
- Simba Accounting: Simba Accounting là một phần mềm kế toán của Asiasoft, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu những thủ tục khơng cần thiết, đơn giản hóa và làm gọn nhẹ cơng tác kế tốn. Đây là phần mềm được sử dụng ở bộ phận kế toán, nhân sự và đã mang lại những lợi ích khơng nhỏ cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và giảm các sai sót khơng đáng có trong cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp.
Website
Cùng với sự phát triển của công ty và xu hướng phát triển chung của thương mại điện tử trong nước, Á Châu đã bước đầu triển khai dự án xây dựng và đưa vào thử nghiệm website tại địa chỉ http://maytinhachau.mov.vn. Sau quá trình thử nghiệm, nếu thấy đạt được hiệu quả cao thì cơng ty sẽ tiến hành đầu tư một cách toàn diện hoàn chỉnh hơn cho website của Cơng ty, cả về nội dung hình thức, bảo trì, tên miền, host…
Hiện tại website của doanh nghiệp được xây dựng với các chức năng chính như: giới thiệu những thông tin cơ bản về cơng ty, cập nhật các chương trình khuyến mại, các thơng tin tuyển dụng, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ mà
công ty cung cấp, hỗ trợ trực tuyến cho khách hàng, hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm, phản hồi thơng tin…
Trong đó thơng tin các sản phẩm dịch vụ sẽ được cung cấp một cách chi tiết, cụ thể về giá cả, nhà sản xuất, tên, mã số… Các danh mục sản phẩm được phân loại theo chủng loại (máy in, thiết bị mạng, thiết bị âm thanh…) hoặc theo hãng sản xuất (Laptop: HP, DELL, ACER, ASUS…)
2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty
Hiện tại, các mặt hàng của công ty được quản lý theo danh mục, mỗi loại hàng hóa đều được đánh mã số riêng. Các thơng tin về hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng… đều được lưu trữ trên sổ sách hay các file word, excel. Khi các quá trình hoạt động liên quan đến cập nhật thơng tin về hàng hóa (nhập hàng hay xuất hàng, thống kê, báo cáo…) diễn ra thì nhân viên cơng ty sẽ thực hiện lưu các thơng tin cần thiết về q trình đó vào sổ sách (hay các file word, excel tương ứng) căn cứ vào các biên bản, hóa đơn, chứng từ có liên quan đã được tạo lập.
Hàng ngày nhân viên công ty sẽ tiến hành thống kê số lượng hàng bán và hàng nhập trong ngày dựa trên các số liệu, hóa đơn, chứng từ… được lưu lại trong ngày. Cuối tháng, công ty sẽ tiến hành thống kê doanh thu trong tháng theo từng mặt hàng.
Các thao tác cập nhật, lưu trữ, thống kê, xử lý… dữ liệu đều được nhân viên thực hiện theo cách truyền thống.
2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty
Ưu điểm:
Hiện tại, do việc quản lý thông tin nhập xuất kho được thực hiện chủ yếu theo phương pháp thủ cơng nên các chi phí về máy móc, thiết bị là khơng đáng kể, đồng thời cũng khơng địi hỏi nhân viên phải có trình độ hiểu biết tin học tốt hay khả năng sử dụng máy vi tính thành thạo.
Do việc tổ chức xử lý dữ liệu, thông tin về kho hàng trong Công ty được tiến hành cơ bản theo cách thức truyền thống nên còn tốn thời gian và năng suất lao động chưa cao. Việc lưu trữ trên giấy tờ có thể gặp phải nhiều rủi ro và không thể khôi phục như: bị cháy, bị thất lạc, nhàu nát… Bên cạnh đó, các thao tác tính tốn, tập hợp số liệu, tìm kiếm thơng tin đểu được thực hiện thủ công nên dễ gặp phải những sai sót, rủi ro khó tránh khỏi trong q trình quản lý kho hàng của Cơng ty, điều này có thể làm cản trở, chậm trễ trong việc ra quyết định của nhà quản lý về chính sách, chiến lược sản phẩm, khuyến mại, cạnh tranh... làm kìm hãm sự phát triển, khơng phát huy được tối đa khả năng nắm bắt thị hiếu tiêu dùng của khách hàng, làm giảm khả năng cạnh tranh của Công ty so với các đối thủ khác trên thị trường. Bởi vậy cần có biện pháp khắc phục những yếu điểm trên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.2.5 Đề xuất giải pháp
Ngày nay, CNTT đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và đã chứng minh được vai trị của nó trong đời sống và đặc biệt là trong kinh doanh. Với những ưu điểm của việc trị của ứng dụng CNTT như tốc độ tính tốn nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực… thì việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý kho hàng tại công ty TNHH TM-DV Á Châu là một việc cần thiết.
Cụ thể, để hạn chế những nhược điểm của việc quản lý kho hàng theo cách truyền thống, chúng ta có thể xây dựng hệ thống thơng tin quản lý kho hàng cho Công ty để nâng cao hiệu quả hoạt động, tính chính xác, kịp thời của thông tin và nâng cao năng suất lao động, hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý một cách tốt hơn.
Phần 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU
3.1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ3.1.1 Nhập kho 3.1.1 Nhập kho
Sau mỗi lần xuất hàng nhân viên quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết thông tin hàng xuất kho. Khi mặt hàng nào đó sắp hết (hoặc đã hết) thì nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lý. Ban quản lý sẽ yêu cầu bộ phận kinh doanh tiến hành tìm kiếm, liên hệ với nhà cung cấp và tiến hành mua hàng.
Khi hàng được mua về kho, bộ phận quản lý kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lượng hàng về theo yêu cầu mua đã gửi cho người bán (nhà cung cấp). Sau khi kiểm tra hàng đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng thì nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho, những mặt hàng không đạt yêu cầu sẽ được trả lại cho người bán cùng với biên bản kiểm tra hàng hóa. Một số hàng hóa khi xuất bán cho khách hàng có thể bị gửi trả lại vì một số lý do nào đó cũng sẽ được đưa về kho chờ xử lý.
Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóa trong kho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm.
3.1.2 Xuất kho
Khách hàng lập và gửi phiếu yêu cầu mua đến bộ phận quản lý kho. Bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng hàng được yêu cầu còn trong kho, nếu hàng trong kho đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất.
Việc theo dõi hàng xuất kho được diễn ra liên tục và thơng tin về hàng hóa trong kho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm.
3.1.3 Báo cáo
Việc quản lý, báo cáo hàng tồn được diễn ra ngay trong giai đoạn nhập và xuất hàng. Nhà quản lý sẽ gửi yêu cầu báo cáo thống kê của hàng hóa và bộ phận quản lý kho sẽ thực hiện kiểm kê hàng hóa, đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa phản hồi những thơng tin được yêu cầu lại cho nhà quản lý (hoặc báo cáo theo định kỳ: Cuối tháng bộ phận quản lý kho sẽ căn cứ vào các phiếu nhập và phiếu xuất của tháng để làm báo cáo tổng hợp về lượng hàng xuất, lượng hàng nhập và tồn kho của từng mặt hàng và của tất cả các mặt hàng).
3.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU
3.2.1 Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống:
Hệ thống quản lý kho hàng sẽ lưu trữ thơng tin chi tiết về hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng, thông tin nhập, xuất hàng… của cơng ty. Bên cạnh đó, hệ thống cho phép người sử dụng tra cứu, tìm kiếm hoặc sửa đổi, sao chép, in ấn, sắp xếp, xóa bỏ hay thêm mới thông tin về dữ liệu trong hệ thống như thơng tin về hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng…
Thực hiện các chức năng cụ thể:
Chức năng quản lý quyền đăng nhập:
- Tạo tài khoản: cho phép tạo tài khoản cho người sử dụng, mỗi người sử dụng sẽ có tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập vào hệ thống.
- Đăng nhập: người sử dụng dùng tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.
- Đổi mật khẩu: sau khi đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng có thể thay đổi mật khẩu của mình.
- Thoát: Sau khi đăng nhập và thao tác trên hệ thống, người sử dụng thốt hồn toàn khỏi hệ thống.
Chức năng quản lý danh mục:
- Quản lý danh mục hàng hóa: cho phép lưu trữ, sửa đổi, thêm bớt các thông tin về hàng hóa như tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp….
- Quản lý danh mục nhà cung cấp: cho phép lưu trữ, sửa đổi, thêm bớt các thông tin về nhà cung cấp như: tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa chỉ…
- Quản lý danh mục khách hàng: cho phép lưu trữ, sửa đổi, thêm bớt các thông tin về khách hàng như: tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ….
Chức năng quản lý nhập hàng:
Giúp công ty quản lý q trình nhập hàng, các thơng tin cần quản lý như: Số phiếu nhập kho, ngày nhập, nhà cung cấp, tổng giá trị hàng nhập kho, thông tin chi tiết về phiếu nhập kho (danh sách các mặt hàng nhập) như: mã hàng hóa, số lượng, đơn giá. Đây là cơ sở giúp cửa hàng thống kê số lượng hàng nhập trong một khoảng thời gian nào đó…
Trong q trình nhập hàng nếu có sai sót (nhập sai thơng tin, nhấn nhầm số…) thì người sử dụng có thể sửa lại thơng tin đơn hàng nhập, khơng cho phép xố phiếu nhập đã nhập.
Chức năng quản lý xuất hàng:
Giúp cơng ty quản lý q trình xuất hàng bán cho khách hàng. Các thông tin cần quản lý như: số phiếu xuất, ngày xuất, khách hàng, tổng giá trị hàng xuất kho, thông tin chi tiết về phiếu xuất kho (danh sách các mặt hàng xuất, số lượng, đơn giá…). Đây là cơ sở giúp cửa hàng thống kê số lượng hàng xuất trong một khoảng thời gian nào đó…
Người sử dụng cũng có thể thực hiện các thao tác sửa chữa, cập nhật thông tin của đơn hàng xuất, khơng được phép xóa phiếu xuất đã xuất.
Chức năng báo cáo:
- Báo cáo tổng hợp nhập: cho phép thống kê số lượng hàng hố cơng ty đã nhập về từ các nhà cung cấp để bán trong khoảng thời gian nào đó.
- Báo cáo tổng hợp xuất: cho phép thống kê số lượng hàng hóa cơng ty đã bán trong khoảng thời gian nào đó.
- Báo cáo tồn kho: cho phép thống kê số lượng hàng còn tồn kho của cơng ty, giúp nhà quản lý có những quyết định đúng đắn trong những lần nhập hàng tiếp theo. Kết hợp các thông tin Nhập hàng, Xuất hàng, và báo cáo tồn kho kì trước thì sẽ biết được số lượng hàng tồn kho hiện cịn.
Chức năng tìm kiếm:
- Tìm kiếm thơng tin hàng hóa: cho phép tìm kiếm theo tên hàng, mã hàng…
- Tìm kiếm thơng tin nhà cung cấp: cho phép tìm kiếm theo tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp…
- Tìm kiếm thơng tin khách hàng: cho phép tìm kiếm theo tên, theo theo mã