CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.1. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG/KINH
2.2.1. Thực trạng vấn đề CSDL bán hàng tại công ty SUNHOUSE
a, Thực trạng về tình hình bán hàng tại cơng ty Sunhouse trong những năm gần đây.
Cùng với việc nâng cao nhất lượng sản phẩm, mở rộng kênh phân phối và chú trọng việc kích thích tiêu dùng của khách hàng bằng các chương trình khuyến mãi. Tình hình bán hàng tại cơng ty Sunhouse đã đạt thành công đáng kể. Đặc biệt, chương trình “100% Hài Lịng” với hình thức khuyến mại hấp dẫn vì lợi ích người tiêu dùng của Tập đồn SUNHOUSE triển khai trên toàn quốc đã nhận được nhiều phản hồi tích cực, là một điểm nhấn ấn tượng trên thị trường. Tham gia chương trình khuyến mại hè, khách hàng không chỉ được tặng thêm 365 ngày bảo hành đối với các sản phẩm áp dụng khuyến mại mà còn được tặng thêm 1.6 triệu quà tặng cho 100% sản phẩm áp dụng chương trình. Mặt khác, cơng ty cịn áp dụng Mua 1 tặng 3 với quà tặng bất ngờ dành cho 100% khách hàng của SUNHOUSE đã nhận được phản hồi tích cực từ phía người tiêu dùng. Hình ảnh hàng ngàn người chen chân mua sắm trong các gian hàng của SUNHOUSE tại trung tâm thương mại, điện máy hay tại các cửa hàng, đai lý đang ngày càng trở nên quen thuộc. Đặc biệt là khi mức khuyến mại lên tới 40% cho các gói hàng Tết, tặng quà trực tiếp trị giá tới 1,4 triệu đồng. Các kênh hotline của SUNHOUSE cũng luôn trong tình trạng q tải.
Chính vì thế hệ thống bán hàng khơng đáp ứng được toàn diện nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
Đa phần là khách hàng tới mua tại các cửa hàng bán lẻ, đại lý, siêu thị nên khả năng lưu trữ thông tin khách hàng cũng như mặt hàng bán ra, hàng tồn cũng như các chương trình khuyến mại là khơng đồng đều. Nhất là tại các điểm bán lẻ và đại lý cấp thấp, việc lập hóa đơn và xuất hóa đơn, kiểm sốt số lượng sản phẩm cịn rất thủ cơng. Các đại lý cấp cao, siêu thị được cập nhật thông tin bán hàng lên hệ thống. Vào các
mùa khuyến mại, khách hàng tăng đột biến, thơng tin q nhiều dẫn đến tình trạng q tải, sót đơn hàng xảy ra tương đối nhiều. Không những thế việc quản lý kho hàng, lượng hàng nhập xuất trên hệ thống nhiều khi khơng khớp với thực tế.
b, Quy trình tác nghiệp bán hàng trong công ty Sunhouse
Hiện tại các tác nghiệp bán hàng trong cơng ty Sunhouse đều có tổ chức theo hệ thống và được kiểm soát như sau:
Sơ đồ1.2: Quy trình tác nghiệp bán hàng tại cơng ty Sun house
Nguồn: Phịng Hành chính kế tốn cơng ty Sunhouse
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Cán bộ phòng bán hàng ghi nhận yêu cầu mua hàng từ phía khách hàng.
- Kiểm tra lượng hàng tồn kho: Cán bộ phòng bán hàng kiểm tra lượng tồn kho trên hệ thống.
- Thông báo với khách hàng: Bộ phận bán hàng thông báo với khách hàng lý do đơn hàng có thể đáp ứng được hay khơng.
- Kiểm sốt tín dụng, hạn nợ, hạn thanh tốn( nếu có) của khách hàng.
- Kiểm sốt giá bán và chiết khấu, khuyến mại để thông báo tới khách hàng giá chiết khấu, khuyến mại( nếu có).
- Lập hóa đơn dịch vụ đi kèm.
- Lập đơn đặt hàng bán: Căn cứ vào thông tin ghi nhận được từ yêu cầu mua hàng của khách hàng, cũng như thông tin ghi nhận trên hệ thống kiểm sốt, cán bộ phịng bán hàng lập đơn đặt hàng bán trên hệ thống.
- Duyệt đơn hàng: Giám đốc hoặc trưởng bộ phận bán hàng duyệt các đơn hàng đã được lập trên hệ thống.
- Lập hóa đơn, in hóa đơn và lệnh xuất kho: Kế tốn kho lập hóa đơn bán hàng, in hóa đơn, lệnh xuất kho giao cho thủ kho.
- Xuất Kho: Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho thực hiện xuất kho.
- Theo dõi đơn hàng và lịch giao hàng( nếu khách hàng mua qua website) sau đó báo cáo đơn đặt hàng.
- Xử lý hàng trả lại nếu sản phẩm mắc lỗi do nhà sản xuất. - Báo cáo bán hàng
c, Thực trạng CSDL bán hàng tại công ty Sunhouse
Công ty Sunhouse chuyên sản xuất và phân phối các mặt hàng điện gia dụng tới người tiêu dùng. Khách hàng mua sản phẩm của công ty thơng qua q trình giao dịch với nhân viên hoặc đặt hàng qua website để tạo nên thực thể hóa đơn
Hệ QTCSDL hiện tại của công ty Sunhouse như sau:
Mỗi nhân viên có một mã nhân viên riêng (MaNV) của từng người. Thông tin của nhân viên(NHANVIEN) được quản lý bao gồm: mã nhân viên( MaNV), tên nhân viên(TenNV), ngày sinh( Ngaysinh), số điện thoại( SDT), địa chỉ( Diachi)
Mỗi khách hàng của công ty được quản lý bởi một mã khách hàng riêng( MaKH). Thông tin của khách hàng( KHACHHANG) được quản lý bao gồm: mã khách hàng( MaKH), tên khách hàng(TenKH), số điện thoại( SDT), đại chỉ( Diachi)
Mỗi hàng hóa được quản lý bởi một mã riêng( MaKH). Thông tin về hàng hóa( HANGHOA) bao gồm: mã hàng hóa( MaHH), tên hàng hóa( TenHH), ngày nhập( Ngaynhap), số lượng( Soluong), đơn giá( Dongia), mơ tả( Mota).
Khách hàng nua hàng hóa của cơng ty sẽ tạo ra thực thể hóa đơn. Mỗi hóa đơn được quản lý bởi một mã riêng( MaHD). Thơng tin về hóa đơn( HOADON) bao gồm: mã hóa đơn( MaHD), mã nhân viên( MaNV), mã khách hàng( MaKH), mã hàng hóa( MaHH), ngày lập( Ngaylap), số lượng( Soluong), đơn giá( Dongia), thành
tiền( Thanhtien)
Một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn nhưng một hóa đơn chỉ thuộc sở hữu của một khách hàng duy nhất.
Mỗi nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn nhưng mỗi hóa đơn chỉ do một nhân viên lập.
Mỗi hóa đơn có thể có nhiều hàng hóa và một hàng hóa có thể có ở trong nhiều hóa đơn khác nhau.
Các dữ liệu được lưu trữ bằng hai cách: các hồ sơ, văn bản, đặt tại một tủ chung ở cơng ty và tại máy tính cá nhân của mỗi thành viên đội dự án.
Công ty thu thập các dữ liệu sẵn có bên trong và bên ngồi cơng ty, bằng các phương tiện viễn thông hiện đại như web, e-mail, điện thoại…
Cơng ty có đội ngũ nhân viên phụ trách nhiệm vụ quản trị CSDL: giám sát việc truy cập cũng như bảo mật khi truy cập, giám sát hoạt động và quản lý các thơng số để đảm bảo thơng tin nhanh chóng đến với người dùng, quản lý và kiểm tra thử các kế hoạch sao lưu, phục hồi; bảo đảm rằng các quy trình lưu trữ hoạt động chính xác. Thường xun phối hợp với các nhân viên kỹ thuật, vận hành, ứng dụng để đảm bảo cơ sở dữ liệu toàn vẹn, bảo mật.
Tuy nhiên, CSDL chung cho toàn hệ thống của cơng ty chưa thực sự hồn thiện do mới được đưa vào sử dụng. CSDL về nhà cung cấp, hàng hóa, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, thơng tin khách hàng đang được cập nhật trên hệ thống nhưng chưa hồn thiện dẫn đến tình trạng khơng tra cứu được hoặc báo lỗi trong q trình xuất hóa đơn bán hàng. Lúc đó, nhân viên bán hàng lại cần thao tác bằng tay nhập lại thơng tin cịn thiếu.