3.2.2.3.Thiết kế giao diện
a, Các biểu mẫu điền dung cho nhập dữ liệu Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng
- Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng
- Thời gian thực hiện: khi có khách hàng đến thuê và sử dụng dịch vụ khách sạn
- Mô tả cho biểu mẫu: Thông tin khách hàng
- Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng. Khi nhập phải đầy đủ các ô Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Số CM/HC. Khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “Lưu trữ”. Nút “Sửa” được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hay khi thay đổi thơng tin khách hàng. Muốn tìm kiếm thơng tin khách hàng thì người dùng chọn nút “tìm kiếm” và biểu mẫu “tìm kiếm khách hàng được kích hoạt”. Khi khách hàng khơng còn sử dụng thuê phòng và dịch vụ của khách sạn thì thơng tin của họ sẽ được xóa bỏ với thao tác “xóa”. Nút thốt được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thơng tin khách hàng.
Biểu mẫu hóa đơn phịng
- Tên biểu mẫu: Hóa đơn phịng
- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống
- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê phòng tại khách sạn.
- CSDL liên quan: bảng phong/qlks.mdb
- Mơ tả cho biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “thêm” để nhập thông tin, và nhập đầy đủ vào các ơ Mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, mã khách hàng, tên khách, số CM/HC, mã phòng, kiểu phòng, số ngày thuê, khi đó máy sẽ tự động điền vào các mục loại phòng, đơn giá, thành tiền. Sau khi nhập xong muốn sửa lại thì kích nút “sửa”, muốn xóa hóa đơn thì kích nút “xóa”, in ra thì kích nút “in ra”, muốn tìm kiếm khách đã th thì kích nút “tìm kiếm”, nút “đóng” được dùng khi muốn thốt khỏi lập hóa đơn phịng.
Biểu mẫu hóa đơn dịch vụ
- Tên biểu mẫu: Hóa đơn dịch vụ
- Người thực hiệ : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống
- Thời gian thực hiện: Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ trong khách sạn. - CSDL liên quan: bảng hóa đơn dịch vụ/qlks.mdb
- Mơ tả biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “Thêm” thì Mã HDDV tự động đánh mã theo thứ tự số hóa đơn đã nhập, khi đó ta lựa chọn Mã khách hàng yêu cầu sử dụng, ta nhập mã đơn vị dịch vụ, tên đơn vị dịch vụ, số lượng, máy sẽ tự động hoàn thành các mục số lượng, thành tiền, ngồi ra cịn nhập nhân viên nhập và ngày lập trong hóa đơn dịch vụ. Nút “sửa” được dùng khi có sự thay đổi về sử dụng dịch vụ của khách hàng, nút “xóa” dùng để xóa hóa đơn dịch vụ khi khách hàng đã sử dụng xong và trả phí dịch vụ, nút “lưu” dùng để lưu trữ vào CSDL của hệ thống, nút “in ra” dùng để in kê khai các mục dịch vụ của khách hàng ra giấy, nút “tìm kiếm” khi muốn biết thơng tin về hóa đơn dịch vụ. Nút “thoát” được dùng khi người dùng thoát khỏi chức năng cập nhật.
- Tên biểu mẫu: Danh sách phòng
- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống. - Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến yêu cầu đặt phòng. - CSDL liên quan: bảng phòng/qlks.mdb
- Mơ tả biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “ thêm” để biết thơng tin phịng có cịn trống hay đã được đăng ký, nếu trống thì người dùng sẽ nhập mã phịng, loại phòng, rồi chọn kiểu phòng đơn/đơi, khi đó máy sẽ tự động đưa ra đơn giá cho phòng. Nút “sửa” được dùng khi khách sạn thêm phịng mới. Kích vào nút “lưu trữ” khi muốn lưu trữ thơng tin về phịng. Nút “sửa” được dùng khi thơng tin phịng thay đổi, nút “xóa” khi phịng khơng được sử dụng, nút “tìm kiếm” được dùng để biết thêm chi tiết về phịng đó. Nút “thốt” khi nhiệm vụ đã hồn tất.
- Tên biểu mẫu: Thông tin nhân viên
- Người thực hiện: Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: khi có nhân viên mới được nhận vào công ty, hoặc thông tin nhân viên được thay đổi.
- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlks.mdb
- Mơ tả biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin nhân viên. Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, SĐT, Ngày sinh. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “lưu”. Nút “sửa” được dùng khi sửa thơng tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có thay đổi. Muốn tìm kiếm thơng tin nhân viên thì dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu tìm kiếm thơng tin nhân viên được kích hoạt. Khi nhân viên bị sa thải hay xin nghỉ làm thì thơng tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “xóa”. Nút “ thốt” được sử dụng khi hết nhiệm vụ cập nhật thông tin nhân viên.
Biểu mẫu biên lai
- Biểu mẫu: Biên lai thanh toán
- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống
- Thời gian thực hiện: Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn. - CSDL liên quan: Bảng bienlai/qlks.mdb
- Mô tả biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập nội dung biên lai mới. Khi nhập phải nhập đầy đủ các ô Mã biên lai, tên dịch vụ, mã khách hàng, khi đó máy sẽ tự động đánh vào các ô Mã HDDV, Mã HĐ, Tiền dịch vụ, Tên khách hàng, Mã
phòng, Tiền phòng, nhân viên lập, ngày lập và đưa ra kết quả tổng tiền sử dụng của khách hàng. Nút “sửa” được dùng khi biên lai có sự thay đổi, nút “xóa” được dùng khi biên lai hết hạn sử dụng, nút “ lưu” để lưu trữ vào CSDL trong hệ thống, nút “tìm kiếm” để tìm kiếm thơng tin biên lai của khách hàng, nút “in” dùng để xuất dữ liệu ra giấy cho khách hàng, nút “ thoát” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thơng tin nhân viên.
Tìm kiếm nhân viên
- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thơng tin nhân viên.
- Người thực hiện: Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống.
- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlks.mdb
- Mơ tả biểu mẫu: trong biểu mẫu tìm kiếm nhân viên, tại mã nhân viên người dùng nhập mà nhân và biểu mẫu cho ra kết quả tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính và ngày sinh.
- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thơng tin hợp đồng.
- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống
- Thời gian thực hiện: Khi nhân viên hay người quản lí muốn tìm thơng tin hợp đồng
- CSDL liên quan: bảng hopdong/qlks.md Biểu mẫu tìm kiếm biên lai
- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm biên lai
- Người thực hiện: nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống
- Thời gian thực hiện: khi nhân viên lễ tân, hay quản lí hệ thống mốn tìm hiểu về thơng tin biên lai
- CSDL liên quan: bảng bienlai/qlks.mdb
- Mô tả biểu mẫu: người dùng nhập mã biên lai vào ơ và muốn tìm kiếm thì kích vào nút “tìm”, muốn in hóa đơn thì kích nút “in”, và nút “thoát” khi người dùng ngừng truy cập chức năng của hệ thống
- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thơng tin phịng.
- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, quản lý hệ thống - Thời gian thực hiện: khi khách đến yêu cầu đặt phịng - CSDL liên quan: bảng phong/qlks.mdb
- Mơ tả biểu mẫu: khi người dùng muốn tìm kiếm thơng tin phịng, thì sẽ nhập mã phịng, máy sẽ tự động kiểm tra tình trạng phịng cịn trống hay đã được đăng ký đặt. nút “tìm kiếm” cho phép người dùng biết được thơng tin về phịng, và nút “ thốt” khi người dùng đã tìm hiểu xong thơng tin phịng.
Biểu mẫu báo cáo thu hàng tháng
- Tên biểu mẫu: Báo cáo thu hàng tháng. - Người thực hiện: nhân viên lễ tân.
- Thời gian thực hiện: Cuối tháng nhân viên tổng hợp tổng thu rồi báo cáo cho quản lí hệ thống.
- Mơ tả biểu mẫu: người dùng nhập tháng năm trên báo báo tổng thu và kích nút “Tìm” máy sẽ tự động xuấ ra dữ liệu bao gồm Mã biên lai, ngày lập, người lập, số tiền. Nút “in” để xuất dữ liệu ra giấy, và nút “Thốt” khi người dùng khơng tiếp tục sử dụng chức năng.
- Tên biểu mẫu: báo cáo tổng chi hàng tháng
- Người thực hiện: nhân viên lễ tân, quản lý dịch cụ khách sạn.
- Thời gian thực hiện: khi cuối tháng tổng hợp chi tiêu cho dịch vụ của khách sạn.
- Mô tả biểu mẫu: người dùng nhập tháng năm trong bảng và xuất dữ liệu bằng nút “tìm”. Nút “in” khi muốn in dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” được dùng thoát khỏi chức năng của hệ thống.
Biểu mẫu báo cáo thu chi hàng tháng
- Tên biểu mẫu: báo cáo thu chi hàng tháng - Người dùng: quản lý khách sạn, hệ thống
- Thời gian: khi quản lý báo cáo cho giám đốc về thu chi trong tháng.
- Mô tả biểu mẫu: Người dùng nhập tháng, năm trong biểu mẫu và kích nút “tìm kiếm”, máy sẽ tự động đánh váo các ô tổng chi, tổng thu, lợi nhuận(tổng thu-tổng chi), tiền thuế. Nút “in” được dùng khi quản lý in thành văn bản ra giấy, và nút “thoát” khi người dùng thoát khỏi chức năng hệ thống.
Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ trong khách sạn và được thanh toán các dịch vụ, khách hang sẽ có 1 bản biên lai để thanh toán các dịch vụ trong khách sạn đã dung.
Thiết kế kiểm soát cho hệ thống
Để kiểm soát hệ thống khi sử dụng nên phân quyền người dùng theo các chức năng nhất định. Mức cao nhất là 1 cho người quản trị hệ thống, được sử dụng tất cả các chức năng trong hệ thống. Mức 2 giành cho các lãnh đạo để thực hiện các chức năng báo cáo thống kê, tìm kiếm trợ giúp. Mức 3 giành cho nhân viên bán hàng, thực hiện được các chức năng: cập nhật dữ liệu, khách hàng, hóa đơn, dịch vụ, tìm kiếm, trợ giúp.
CSDL phân quyền sử dụng chương trình :
STT Tên thuộc
tính Kiểu(độ rộng) Ràng buộc
Khóa chính/khóa
phụ(PK/FK) Mơ tả
1 Muc number Not null PK Mức độ
2 Ten NSD Text(30) Not null Tên người dùng
3 MK Text(10) Not null Tên người dùng
Ngồi ra cịn thiết kế thêm các biểu mẫu điền :Đăng nhập hệ thống, cập nhật người sử dụng, thay đổi mật khẩu.
Thiết kế thực đơn
Hệ thống Cập nhật dữ liệu
Dịch vụ Tìm kiếm Báo cáo thống kê Trợ giúp Đăng nhập Sửa mật khẩu Thơng tin phịng Thơng tin Lập hợp đồng Lập hóa đơn Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm hợp đồng Báo cáo tổng thu hàng tháng Thơng tin tác giả Hướng dẫn
Thêm người dùng Xóa người dùng Thốt chương trinh khách hàng Thông tin nhân viên Thông tin dịch vụ
Lập biên lai Tìm kiếm hóa đơn Tìm kiếm biên lai Tìm kiếm dịch vụ Tìm kiếm phịng Tìm kiếm nhân viên
Báo cáo thu thuế khách hàng
Báo cáo tổng chi hàng tháng Báo cáo thu chi hàng tháng
sử dụng
3.3. Một số kiến nghị
Để công tác tổ chức quản lý của cơng ty có hiệu quả thì công ty phải tiếp tục tiến hành phát triển đề tài này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sau đây là một số kiến nghị để phát triển hệ thống quản lý khách sạn của công ty:
- Quản lý con người các thông tin thiết yếu.
- Kết hợp các tính năng về quản lý khách sạn vào chương trình làm cho chương trình phong phú hơn.
- Xây dựng các chức năng bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng nhằm tránh tình trạng thất thốt thơng tin.
- Kết hợp những tính năng quản lý từ xa vào các chương trình quản lý.
- Tìm hiểu nghiên cứu để xây dựng ứng dụng có thể chạy trên các nền tảng di động đáp ứng nhanh chóng về thơng tin mọi lúc mọi nơi.
- Chuyển đổi các ứng dụng chạy trên nền Windows Application sang nền Web Application.
KẾT LUẬN
Trong thời gian thực hiện đề tài khóa luận “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Đình”, em đã nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề quản khách sạn trong cơng ty. Nó giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc quản lý, lưu trữ. Do đó nó địi hỏi thật chính xác, kịp thời và đồng bộ.
Do thời gian làm khóa luận có hạn, dù cố gắng và được sự hướng dẫn của cô giáo, anh chị trong cơng ty, bạn bè nhưng khóa luận của em vẫn gặp nhiều thiếu sót và hạn chế: chương trình cịn đơn giản, cơ sở dữ liệu cịn chưa được tối ưu hóa chặt chẽ, vấn đề bảo mật cơ sở dữ liệu chưa cao.
Tuy nhiên, bài khóa luận đã nêu được tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý nói chung và quản lý khách sạn nói riêng, khảo sát và phân tích, thiết kế hồn chỉnh một bài tốn quản lý.
Em sẽ tiếp tục hoàn thiện hơn nữa những chức năng của chương trình và sẽ cố gắng thiết kế và cài đặt, nâng cấp chương trình sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của bài toán trong thực tế.
Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Ths.Lê Thị Thu đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hồn thành khóa luận tốt nghiệp này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vũ Xuân Lam, Nguyễn Văn Huân (2008), Giáo trình hệ thống thơng tin quản
lý, Đại học Thái Nguyên.
2. Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin - Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại.
3. Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, Đại học quốc gia.
4. Ngô Thị Thảo, Luận án “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn”. 5. Phan Thị Kim, Luận án “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn”.
6. Luận văn “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn”.
7. Sumanth Deeti, Nghiên cứu “Hotel Management System”, Sravani Manne and Veerendra Vundavalli.
8. Guirong Guo and Yan Lu, Nghiên cứu “Design and analysis of hotel