Phối hợp là một quá trình liên kết hoạt động của những con ngời, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Không có phối hợp, con ngời không thể nhận thức đợc vai trò của mình trong tổng thể và có xu hớng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hớng tới những mục tiêu chung. Phối hợp để tạo ra đợc một mối liên hệ ngang dọc giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trờng (Bao gồm môi tr- ờng gián tiếp và môi trờng trực tiếp) tạo ra một hệ thống thông suốt trong tổ chức. Với vai trò rất quan trọng của việc phối hợp, ta đa ra một số công cụ phối hợp sau:
3.1 Các kế hoạch.
Với các kế hoạch nh chiến lợc, chính sách, chơng trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con ngời sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phơng thức hành động.
Đảm bảo phối hợp nhờ:
- Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải đạt đợc gì?
- Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm nh thế nào?
- Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra ngời thực hiện các quá trình phải thoả mãn yêu cầu nào?
3.3 Các công cụ cơ cấu
Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) và theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lợng, hội đồng thờng trực, những nhà môi giới ). Việc sử dụng cơ…
chế hoạt động của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng cờng phối hợp. Thông qua mối quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc đẩy các luồng thông tin giữa những con ngời và đơn vị. Khi yêu cầu đối với phối hợp đã trở lên quá lớn, đến mức làm cho mọi phơng pháp đều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phối hợp bằng cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp. Jay Galbraith xác định hai cách để làm điều đó. Thứ nhất, thiết lập mối quan hệ thị trờng giữa các bộ phận. Và thứ hai, tạo nên những đơn vị độc lập, có thể tự thực hiện nhiệm vụ của mình mà không cần đền sự trợ giúp của các bộ phận khác.
3.4 Giám sát trực tiếp
Phối hợp đợc thực hiện bởi ngời quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dới và đa ra các mệnh lệnh buộc cấp dới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất.
3.5 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý
Với những phơng diện cơ bản:
- Phơng diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điều hành (EIS) , hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) đợc xây dựng để các nhà quản lý phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc. Ngày nay, trong tay các nhà quản lý là mạng lới điện toán liên kết tất cả các cá nhân trong tổ chức. Các hệ thống truyền thông phi tập trung với sự trợ giúp bởi điện thoại, fax, th điện tử, internet đã làm tăng khả năng phối hợp không những giữa các đơn vị bên trong mà cả với các tổ chức bên ngoài môi trờng trong nớc và quốc tế.
- Phơng diện chức năng ngôn ngữ: với các phơng tiện giao tiếp bằng miệng ( báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, liên hoan thông tin, các cuộc tiếp xúc trực tiếp giữa các thành viên, sử dụng tin đồn ) và các ph… ơng tiện viết (bản tin nhanh, nhất ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra d luận ).…
- Phơng diện hành vi: các nhà quản lý dạo quanh khu vực mình phụ trách để xem xét các hoạt động và trao đổi một cách phi chính thức với nhân viên, cho nhân viên đi thăm các bộ phận hoặc tổ chức khác, tổ chức các cuộc liên hoan toàn cán bộ nhân viên, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hớng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán ).…
3.6 Văn hoá tổ chức
Hệ thống nhân thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận và con ngời của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cờng khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.
Văn hoá là nền tảng tinh thần của tổ chức. Giống nh lề thói của xã hội, văn hoá dễ đợc mọi ngời chấp nhận tự giác mà không cần phải tốn công rèn luyện. Nhờ có văn hoá tổ chức hình thành đợc các quy tắc xử sự theo khía cạnh hợp lý nhất cho đời sống của nó. Chính vì lẽ đó, văn hoá luôn đợc coi là một công cụ hữu hiệu của quản lý nói chung và phối hợp nói riêng.