2.1.1 .Một số khái niệm cơ bản
3.1 Mô tả bài tốn quản lý nhân sự cho cơng ty Admicro
3.1.1 Mơ tả bài tốn
Dựa trên quá trình quản lý nhân sự của cơng ty mà bài tốn quản lý nhân sự của công ty Admicro sẽ được tiến hành như sau đây:
Trước khi một người muốn vào công ty làm việc và trở thành nhân viên chính thức thì người này phải nộp hồ sơ xin việc và đậu vòng phỏng vấn. Sau phỏng vấn nếu đậu sẽ được ký hợp đồng chính thức và hồn thiện hồ sơ nhân viên để nộp cho công ty. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và hoàn thiện hồ sơ nhân viên nộp cho công ty. Hồ sơ nhân viên sẽ được hệ thống tiếp nhận, lưu và cập nhật khi có yêu cầu. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên.
Thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại,…Nhân viên được chia theo phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phòng ban, một phịng ban có thể có nhiều nhân viên. Ngồi những thông tin cá nhân, thông tin cơng ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như ngày ký kết, thời hạn, công việc, chế độ làm việc.
Nhân viên phịng nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Hàng tháng, nhân viên phòng nhân sự sẽ tổng hợp bảng chấm cơng rồi tính lương theo hệ số lương và lập bảng lương cho nhân viên. Cuối tháng, nhân viên phòng nhân sự sẽ xuất báo cáo gửi cho ban giám đốc. Ban giám đốc và nhân viên phịng nhân sự có thể truy cập vào hệ thống để tìm kiếm các thơng tin cần thiết như thơng tin nhân viên các phịng ban, tổng lương.
Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 3.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
Với việc chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự là quản lý thông tin nhân viên nên để thuận tiện phần mềm cho phép nhân viên phịng nhân sự đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản cá nhân của mình để có thể thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên phòng nhân sự. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn. Nhân viên nhân sự cũng chính là những người chấm cơng và lập bảng lương cho nhân viên. Đồng thời phần mềm cũng cho phép ban giám đốc được cập nhật vào phần mềm để tìm kiếm thơng tin số lượng nhân viên các phịng ban, cũng như tổng lương phải trả cho nhân viên trong công ty.
Phần mềm quản lý nhân sự của cơng ty bao gồm 4 chức năng chính như sau: Quản lý hồ sơ nhân viên : Chức năng này cho phép nhân viên phòng nhân sự thêm hồ sơ nhân viên mới, thơng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên.
Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên phịng nhân sự chấm cơng và tính lương cho nhân viên.
Báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên phịng nhân sự báo cáo, thống kê về thơng tin cá nhân và lương của nhân viên.
Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban lãnh đạo tìm kiếm các thơng tin cá nhân và thơng tin về lương của nhân viên.
3.1.3 Các yêu cầu của phần mềm
Phần mềm cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Về tính bảo mật thơng tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thơng tin nhất định.
Về mặt phần mềm: Phần mềm phải thân thiện với người sử dụng, những thanh chức năng phải được thiết kế sao cho người dùng dễ dàng nhận ra nhất để tiện cho quá trình làm việc được thuận lợi. Ngồi các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thơng tin cần thiết như thơng tin cá nhân hoặc thông tin về lương của nhân viên.
Về mặt truy cập thông tin: Phần mềm đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an tồn hơn.