III. Giải pháp hoàn thiện quy trình hộichợ triển lãm Đối với các cuộc hộ
3) Lựa chọn và mời khách
Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các hội chợ triển lãm thơng mại bởi số lợng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành cô ng của hội chợ triển lãm công ty cần phải cẩn trọng trong việc lựa chọn các doanh nghiệp tham gia ,vì nếu lĩnh vực tham gia của họ không phù hợp với chủ đề của hội chợ triển lãm thì lời mời là vô ích .Sau khi công ty đã lựa chọn đợc số lợng khách mời tiến hành các biện pháp mời khách thích hợp .
Nếu khách mời là doanh nghiệp đã tham gia hội chợ triển lãm do công ty tổ chúc thì cần phải có chính sách u đãi về giá cả và cho trng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo..Với các khách hàng tham gia lần đầu tiên công ty cần cung cấp cho họ các chi tiết cụ thẻ nhất vèe hội chợ triển lãm và có các nhân viên trực tiếp đến gập khách hàng giải thích cặn kẽ thắc mắc ,phân tích cho họ hiểu đợc các lợi ích của việc tham dự đem lại .
Công ty phải tìm hiểu xem ai là ngời ra quyết định tham gia hội chợ triển lãm từ đó có sự tác động để từ đó làm sao mau chóng họ đa ra quyết định .
Ngoài các biện pháp trên đối với công ty sản xuất công ty cần nghiên cứu xem mục tiêu kinh doanh của họ là gì ? Qua đó có những kết luận đúng đắn về nhu cầu tham gia hội chợ triển lãm của họ .
Đối với các doanh nghiệp nớc ngoài công ty phải mời thông qua các tham tán thơng mại của nớc ta ở nứơc ngoaì hay thông qua các đơn vị kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm của nớc ta tại công ty có môí liên hệ làm ăn .Nội dung th mời phải tỏ rõ sự sẵn sàng giải đáp mọi vấn đề liên quan đến hội chợ và triển lãm thong mại về môi trờng và thị trờng kinh doanh.
Bên cạnh th mời công ty nên quan tâm đến các loại hình hoạt động khác tác động đến tâm lý khách hàng nhằm thuyết phục họ tham gia vào triển lãm nh thờng xuyên có những thông tin quảng cáo trên tivi ,đài báo về cuộc triển lãm
hàng ,cần phải khẳng định rằng việc tham gia hội chợ triển lãm thơng mại giới thiệu sản phẩm có 3 chức năng sau: Quảng cáo ,yểm trợ bán hàng .Trong đó quảng cáo thông qua hội chợ triển lãm không chỉ là giới thiệu mặt hàng mà quan trọng hơn là thông qua đó khuyếch chơng mặt hàng đó qua đó gợi mở nhu cầu các cuộc hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm quảng cáo và yểm trợ bán hàng .
4)Tổ chức xây dựng gian hàng
Khi đã có kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm hàng năm công ty cần phải có những kế hoạch cụ thể về việc thuê địa điểm tổ chức .Việc xây dựng gian hàng phải tính đến việc tiêu chuẩn hoá ,tổng thể toàn khu hội chợ triển lãm thơng mại phải toát lên sự hài hoà có tính thẩm mỹ cao ,tạo môi trờng văn minh cho các giao tiếp giữa cá doanh nghiệp tham gia với khách tham quan .
Bố chí các ngăn hàng phải thật khoa học sao cho khách hàng tham quan đ- ợc một vòng mỗi khu gian hàng mà có thể xem hết gian hàng mà không gian hàng nào phải đi hai lần .Nh vậy những gời tham quan đỡ mất thời gian lựa chọn mà ngay cả những ngời đang ký muộn vẫn có thể chọn đợc gian hàng vừa ý mình mà không phải nhận những gian hàng nằm trong chỗ khuất vắng .đồng thời cũng lên sắp sếp gian hàng theo nhóm ngành .Tránh tình trạng sắp sếp gian hàng thực phẩm gần gian hàng hoá chất hay gian hàng có đồ giá trị dễ vỡ gần gian hàng có sản phẩm cồng kềnh nặng .
5)Tiến hành hội chợ triển lãm thơng mại
Phải đảm bảo cho các doanh nghiệp nhập hàng vào hội chợ và tiến làm đúng thời hạn không để tình trạng sau khi khai mạc vẫn có những gian hàng trồn không .Điều này sẽ làm ảnh hởng đến quy mô của hội chợ triển lãm của một số khách tham dự cùng những ngời tham quan .Công ty cần bố chí những khoảng thời gian chỉ dành cho các doanh nghiệp tham quan theo giấy mời ,còn những thời gian còn lại cho khách tham quan vào xem đại trà .điều này làm cho những ngời tham gia biết ai là ngời khách hàng dích thực để có những biện pháp tiếp đón tốt hơn.
-Cần giữ gìn môi trờng vệ sinh sạch sẽ cũng nh công tác an ninh trật tự phải tốt .Tránh tình trạng có những ngời ăn mặc thiếu lịch sự vào làm mất cảnh quan hội chợ triển lãm .
6)Kết thúc hội chợ triển lãm thơng mại
ở giai đoạn này cần nhất là đánh giá đợc phản ứng của những ngời tham dự ,thái độ của họ trong từng khâu tổ chức có nh vậy mới có thể rút ra đợc bài học kinh nghiệm hoàn thiện hơn trong nhứng cuộc triển lãm sau.
Và ngay sau khi hội chợ triển lãm kết thúc công ty có thể giải catalogece hay các ấn phẩm hoặc lịch hội chợ triển lãm trong năm để mời họ tham dự các cuộc triển lãm tiếp theo.
Còn đối với các cuộc hội chợ triển lãm ở nớc ngoái đựơc.Do vậy ,công ty chỉ tập chung các đoàn tham dự mà thôi. Muốn tổ chức tốt các đoàn tham dự này công ty cần phải lu ý các điểm sau :
-Khi nhận đợc lời mời từ phía nớc ngoài công ty phải thẩm định kỹ càng khả năng mang lại lợi nhuận ,dự đoán các vớng mắc có thể gập phải .Chỉ khi các vấn đề trên đợc giải quyết thì công ty mới quyết định có tổ chức đoàn tham dự hay không .
-Khi quyết định tham gia công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của hội chợ triển lãm đó ,cần phải thu nhập mọi thông tin cần thiết có liên quan đến hội chợ triển lãm đó ,cần phải thu nhập mọi thông tin cần thiết có liên quan đến cuộc hội chợ triển lãm đó ,từ đó mới xác định đợc các doanh nghiệp có tiềm năng và tiến hành mời và cung cấp cho họ thông tin một cách đầy đử và chính xác .
-Khi tổ chức tham dự công ty nên cung cấp dịch vụ chọn gói từ việc lo liệu thủ tục ăn ở phiên dịch, tới việc tới việc thu nhập thông tin về môi trờng thị trờng
cho những ng
… ời tham gia.
-Trên cơ sở các doanh nghiệp tham gia, công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thông tin về các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có liên quan, để dựa trên các sự kiện này ,khi sang trng bày công ty có thể tạo điều kiện cho các
đồng mua bán ,liên doanh ,liên kết ,rất lớn về những tài liệu hớng dẫn có liên quan tới những chất lợng phải có của những sản phẩm và những quy cách bao bì đóng gói ,cách thức trình bày trên thực tế đôi khi phải đổi mới các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trờng. Ngay cả khi cha kịp đổi mới các sản phảm của mình trong thời gian hội chợ triển lãm thì họ cũng phải biết đợc những đặc điểm kiểu cách đợc u chuộng và đảm bảo với khách hàng tiềm năng rằng mình có thể đáp ứng đợc nhu thay đổi đó của khách hàng .
- Những mạng lới thơng mại và phân phối hàng .Ngời tham gia phải có tin tức về những mạng lới bán hàng và phân phối hàng để khách hàng mục tiêu của mình trong và sau thời gian diễn ra hội chợ triển lãm .
- Vận tải và thủ tục hải quan : Cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho ngời tham dự vận chuyển hàng hoá một cách tốt nhất . Bằng những phơng tiện phù hợp với giá cả tơng ứng. Đồng thời có thể giúp đỡ họ có thể tính toán đợc các chi phí và thời gian để hoàn thành các thủ tục vận chuyển hải quan .
- Những triển vọng của thị trờng : Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ triển lãm cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn về quy mô, về tốc độ tăng trởng của thị trờng cho các loại sản phẩm . Bởi vậy công ty cần phải nghiên cứu kỹ lỡng để có sự hiêủ biết tờng tận về những lĩnh vực của thị trờng . Những ngành công nghiệp khác nhau cũng nh các nhu câù đa dạng của công chúng.
3) Lựa chọn và mời khách.
Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các hội chợ triển lãm thơng mại . Bởi số lợng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành công của hội chợ triển lãm . công ty phải cận thận lựa chọn các doanh nghiệp tham gia, vì nếu lĩnh vực tham gia của họ không phù hợp với chủ đề của hội chợ và triển lãm thơng mại thì lời mời là vô ích . Sau khi công ty đã lựa chọn số lợng khách mới thì mới tiến hành các biện pháp kích thích hợp lý .
_ Trớc khi tổ chức đoán mang hàng đi trng bày, công ty cần có những h- ớng dẫn chi tiết về cách trình bầy gian hàng, cáh tổ chức tiếp đón khách tham quan cho các doanh nghiệp tham gia tạo nên một cách riêng cho khu vực tr… ng bày của đoàn Việt Nam. Công ty phải luôn đặt sự thành công của doanh nghiệp tham gia là thành công của chính mình có nh vậy mới lôi kéo đợc các doanh
nghiệp sẵn sàng dự các cuộc hội chợ triển lãm ở khắp nơi trên thế giới . Hơn thế nữa việc tổ chức các đoàn tham gia hội chợ triển lãm không chỉ nhằm giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp tham gia trng bày, mà còn giới thiệu nền kinh tế văn hoá xã hội của Việt nam sen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ triển lãm… nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu nền văn hoá dân tộc của Việt Nam. Khi tổ chức đoan tham dự bản thân công ty cũng nên trng bày các tài liệu, ấn phẩm, catalogue về các hội chợ triển lãm của mình tổ chức tại Việt Nam . Bằng cách… này công ty có thể giới thiệu cho doanh nghiệp nớc ngoài có mặt tại các hội chợ sự hiện diện của mình , từ đó thuyết phục họ tham gia các hội chợ triển lãm thơng mại đó .
Từ những phân tích trên chúng ta thấy hoạt động hội chợ triển lãm là những công cụ quan trọng gíúp cho các doanh nghiệp sâm nhập thị trờng . Do vậy, tính hiệu quả cục bộ mà phải sem xét trên toàn cực chunbg dới góc độ của ngời làm công tác xúc tiến thơng mại. Đối với những nhà tham dự hội chợ triển lãm.
Họ chỉ tính toán riêng hiệu quả của họ, còn dới góc độ của nhà tổ chức thì phải tính toán đến lợi ích chung, có định hớng và mục đích lâu dài . trong một số trờng hợp có những cuộc hội chợ triển lãm, hội thảo rất cần thiết cần những chi phí tốn kém nh lại cha có hiệu quả thông thờng thì cha thể thực hiện đợc nếu chỉ sét hiệu quả thông thờng thì không thể thch hiện đợc . Vấn đề đặt ra là cần phải có sự ủng hộ và tài chợ từ phía nhà nớc đối với một số hội chợ triển lãm đó.
Kết Luận :
Trên đây là những phân tích, đánh giá về hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thơng mại trong nớc nói chung và của THC nói riêng. Qua phân tích số liệu cho thấy tình hình tổ chức hội chợ triển lãm ở nớc ta còn nhiều vấn đề cần hoàn thiện hơn nữa .
Xuất phát từ mục đích nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm thơng mại của công ty THC . Chuyên đề này của em đa ra các số liệu thực tế và kiến nghị để hoàn thiện công tác này . Tuy nhiên đây là lần đầu tiên nghiên cứu thực tế tại một doanh nghiệp, nên lý lẽ phân tích và các giải pháp đa ra chắc còn nhiều thiếu sót . Nhng đó cũng có thể là ý kiến tham khảo cho các nhà tổ chức và các doanh nghiệp hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm.
Cuối cùng em xin cảm ơn sự giúp đỡ của thầy Lơng xuân Quỳ và thầy Hồ Chí Dũng, Các cô chú, anh chị trong công ty THC giúp em hoàn thiện chuyên đề này.
Mục lục
Chơng I:...3
Những lý luận chung về hội chợ triển lãm...3
I.Bản chất và vai trò của hội chợ triển lãm thơng mại ...3
II. Các chủ thể của hội chợ và triển lãm thơng mại...6
1.Ngời tổ chức...6
2.Ngời tham dự...7
3.Ngời tham quan...7
4.Mối quan hệ giữa ngời tổ chức – ngời tham gia và ngời tham quan...8
III.Các hình thức của hội chợ triển lãm thơng mại ...9
2.Tiêu chuẩn và quan điểm đánh giá hiệu quả trên góc độ của khách tham quan hội chợ triển lãm...13
3.Tiêu chuẩn và quan điểm đánh giá hiệu quả trên góc độ của ngời tổ chức.14 V.Những điều kiện để một công ty kinh doanh hội chợ triển lãm ...16
VI. Marketing trong tổ chức hội chợ triển lãm...18
Chơng 2:...22
Thực trạng tổ chức hội chợ triển lãm ...22
thơng mại của công ty THC...22
I.Sơ lợc về Công ty...22
1.Cơ cấu tổ chức của công ty THC:...24
Bảng 6:Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2000...26
...33
Chơng 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hội chợ triển lãm thơng mại của ...33
công ty THC...33
I. Những thách thức và cơ hội : ...33
II.những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm thơng mại của công ty THC...36
1.Định hớng chiến lợc ...36
3) Các giải pháp khác :...40
III. Giải pháp hoàn thiện quy trình hội chợ triển lãm Đối với các cuộc hội chợ triển lãm trong nớc thì quy tình tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm các bớc sau :...42
1.Nghiên cứu môi trờng marketing và thị trờng ...42
2)Xây dựng th mời ...42
3) Lựa chọn và mời khách ...44
5)Tiến hành hội chợ triển lãm thơng mại ...45
6)Kết thúc hội chợ triển lãm thơng mại ...46
3) Lựa chọn và mời khách. ...47
Kết Luận :...49