Từ những nghiên cứu về hệ thống quản lý nhân sự của Công ty CP địa ốc Phú Tài, em thấy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty, đây là một công việc hết sức cần thiết.
Hệ thống này cần phải đơn giản, gần gũi với hệ thống quản lý truyền thống bắng sổ sách, quản lý trên excel để nhân viên trong cơng ty có thể dễ dáng chuyển đổi sang quản lý một cách khoa học hơn.
Mục đích chính của chương trình quản lý là giúp công tác quản lý tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Hiện tại với bài khóa luận này, em sẽ xây dựng việc quản lý nhân viên hành chính tại cơng ty.
CHƯƠNG III: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT PHÁT TRIỂN THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY
CP ĐỊA ỐC PHÚ TÀI
3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY CP ĐỊA ỐC PHÚ TÀI
Đứng trước tình hình quản lý nhân sự tại cơng ty CP địa ốc Phú Tài còn gặp nhiều bất cập. Từ việc tiếp nhận hồ sơ của nhân viên mới cho đến việc quản lý chấm công và tính lương vẫn cịn tồn tại sai sót, làm ảnh hướng đến quyền lợi của người lao động và khối lương cơng việc của phịng nhân sự và phịng lương q tải. Do đó việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho công ty là rất cần thiết ngay lúc này.
Hệ thống thông tin mới của công ty sẽ phải bao gồm 5 chức năng chính như sau: - Quản lý hồ sơ nhân viên : Thêm thông tin nhân viên, điều chỉnh thông tin nhân viên, cập nhật thông tin, tìm kiếm, tra cứu thơng tin..
- Quản lý tuyển dụng đào tạo: thông tin ứng viên, lịch phỏng vấn..
- Quản lý chấm công: Nhập bảng chấm công theo hàng ngày, cuối tháng được cập nhật lại, có thể điều chỉnh lại bảng chấm cơng.
- Quản lý tiền lương: Tính lương, thưởng theo quy định của công ty. Hàng tháng cơng nhân có thể tạm ứng lương vào đầu hay giữa tháng, điều này cần được cập nhật chi tiết.
- Báo cáo: Báo cáo về lương, báo cáo bảng chấm công, báo cáo thưởng phạt.
3.2. ĐỀ XUẤT HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY CP ĐỊA ỐC PHÚ TÀI
3.2.1. Phân tích và đặc tả yêu cầu HTTT quản lý nhân sự ở Công ty CP địa ốc Phú Tài
Xác định yêu cầu của hệ thống
Để việc quản lý nhân viên của cơng ty được đơn giản, nhanh chóng chính xác, phần mềm quản lý nhân sự cho công ty CP địa ốc Phú Tài phải đạt được các yêu cầu sau:
- Quản trị hệ thống phân quyền theo các phịng ban, chức vụ gồm có đăng nhập, đổi mật khẩu.
- Quản lý các thông tin về hồ sơ nhân viên.
- Phần mềm cho phép cập nhật, tìm kiếm thơng tin nhân viên khi cần thiết.
- Quản lý hợp đơng lao động: Theo dõi tình trạng hợp đồng lao động, xác định được thời gian bắt đầu làm việc, theo dõi thâm niên công tác.
- Quản lý tuyển dụng, đào tạo: Quản lý hồ sơ tuyển dụng nhân viên mới, lịch phỏng vấn, đào tạo nhân viên.
- Quản lý tiền lương: quản lý chấm cơng, tính lương nhân viên. - Chức năng lập báo cáo phục vụ cơng tác quản trị.
- Chức năng tìm kiếm: tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu.
- Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu an tồn, có khả năng mở rộng, nâng cấp. - Phần mềm có giao diện thân thiện, sử dụng Tiếng Việt, các màn hình xử lý có sự tương đồng về hình thức, các tiêu đề, thơng báo rõ ràng, dễ hiểu, các chức năng được sắp xếp đúng trật tự, dễ tìm kiếm.
Xây dựng bài toán :
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyển dụng của công ty, trải qua phỏng vấn, đào tạo, nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại cơng ty chính thức. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động với công ty, thông tin về nhân viên được lưu trong hồ sơ nhân viên. Thông tin của nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại,…Nhân viên được chia theo phịng ban, có chức vụ và được hưởng các chính sách khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban, một phịng ban có thể có nhiều nhân viên.
Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Ngồi những thơng tin cá nhân, thông tin công ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như: ngày ký kết, thời hạn, công viêc – chức vụ, chế độ làm việc và những thông tin về quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.
Thông tin về ứng viên tuyển dụng bao gồm thơng tin cá nhân, mã ứng viên, vị trí ứng tuyển và nguyện vọng của ứng viên. Công ty xếp lịch phỏng vấn ứng viên các có những thơng tin về thời gian, địa điểm, vị trí phỏng phần của ứng viên. Sau khi phỏng vấn và tiến hành ký hợp đồng lao động, nhân viên được đào tạo theo lịch của công ty. Thông tin về lịch đào tạo bao gồm: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm, nội dung đào tạo.
Hệ thống chấm công lưu lại thông tin về ngày làm, ngày nghỉ (có phép, khơng phép),…của nhân viên. Tính lương nhân viên theo ngày công, thêm phụ cấp, khấu trừ. Ở đây, hệ thống chỉ tiến hành tính và quản lý lương cho bộ phận cán bộ công nhân viên làm việc tại các văn phòng.
Hệ thống hỗ trợ chức năng báo cáo để lập báo cáo gửi cho giám đốc và các chức năng tra cứu khi cần tra cứu.
Sơ đồ kiến trúc hệ thống:
Sơ đồ 2: Sơ đồ kiến trúc hệ thống
Quản lý hồ sơ nhân viên
Quản lý lương Lập tra cứu báo cáo Hợp đồng lao động Cập nhật TT hồ sơ nhân viên
QL khen thưởng kỷ luật Quản lý ngày công Quản lý thơng tin về lương Tính và tổng hợp lương NV Lập tra cứu BC hồ sơ nhân viên Lập tra cứu báo cáo lương Lập tra cứu báo cáo HĐLĐ Lập tra cứu báo cáo tuyển dụng Lập tra cứu BC khen thưởng kỷ luật Danh mục tra cứu báo
cáo Hệ thống quản lý nhân viên Quản lý tuyển dụng đào tạo Cập nhật TT tuyển dụng đào tạo Theo dõi phỏng vấn đào tạo
3.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống
3.2.2.1 Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên quản lý nhân sự
Đăng nhập Nhân viên quản lý nhân sự có ID và Pass có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng tất cá các chức năng của hệ thống.
Quản lý thông tin nhân viên , hồ sơ nhân viên
Nhân viên quản lý nhân sự có thể tìm kiếm, xem, cập nhật thơng tin hồ sơ nhân viên. Quản lý khen
thưởng kỉ luật
Nhân viên quản lý nhân sự có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa khen thưởng kỉ luật.
Quản lý quá trình phỏng vấn đào tạo
Nhân viên quản lý nhân sự có thể cập nhật, thêm, sửa, xóa thơng tin ứng viên, lịch phỏng vấn, đào tạo.
Quản lý hợp đồng lao động
Nhân viên quản lý nhân sự tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng, hỗn hợp đồng hay hủy hợp đồng lao động.
Nhân viên kế toán
Cập nhật bảng lương
Nhân viên kế tốn lập, thêm mới, sửa, xóa bảng lương theo yêu cầu của công ty.
Báo cáo thông tin lương
Thực hiện việc báo cáo thông tin hàng tháng, hàng năm, hàng quý.
Ban lãnh đạo
Xem báo cáo nhân viên
Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên. Xem báo cáo
lương
Xem báo cáo, tra cứu về lương.
Nhân viên
Xem hồ sơ nhân viên
Nhân viên trong cơng ty có thể xem hồ sơ thơng tin về nhân viên.
Xem thông tin lương
Xem thông tin về lương, thưởng, kỉ luật.