Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn tài sản

5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn tài sản

tài sản bằng tiền tại công ty

2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH Phân Phối HPT Việt Nam

2.1.1.1 .Giới thiệu tổng quát về Công ty a. Thông tin về Công ty

Tên cơng ty:CƠNG TY TNHH PHÂN PHỐI HPT VIỆT NAM

Tên giao dịch: VIÊT NAM HPT DISTRIBUTION COMPANY LIMITED

Địa chỉ trụ sở chính số 5, ngõ 36, phố Vũ Ngọc Phan, phường Láng Hạ,

quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

SĐT:0466723302

Mã số thuế : 0104185193 Email:info@vanphongviet.net Vốn điều lệ 1.800.000.000 đồng

b.Chức năng của công ty

Cơng ty là một doanh nghiệp hạch tốn độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động kinh doanh của mình. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phịng kế tốn, bộ phận quản lý đã trực tiếp chỉ đạo cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty theo nguyên tắc “Kinh doanh là phải đáp ứng đủ và đúng với nhu cầu của người tiêu dùng, ln ln lấy chữ tín làm đầu. Khách hàng là trung tâm và luôn phải tạo điều kiện thuận lợi nhất để thỏa mãn nhu cầu của họ. Khách hàng luôn được coi trọng”. Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tăng sự cạnh tranh trên thị trường.

c. Nhiệm vụ của công ty

- Tổ chức mạng lưới bán bn, bán lẻ hàng hóa cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác vá các cá nhân trong nước.Tổ chức cơng tác bảo quản hàng hóa, đảm bảo lưu thơng hàng hóa thường xun, liên tục và ổn định trên thị trường.

- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với nhà nước qua việc nộp ngân sách hàng năm.

- Cung cấp các sản phẩm đảm bảo chất lượng cho người tiêu dùng d. Nghành nghề kinh doanh

- Bán bn máy móc thiết bị và phụ tùng máy văn phịng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi)

- Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm - Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện

- Bán bn máy móc thiết bị điện, vật liệu điện( máy phát điện, động cơ điện, dây điện)

- Bán buôn giường, tủ , bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự (giá sách, kệ bằng gỗ, song, mây)

- Bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện trong các cửa hàng chuyên doanh - Bán lẻ giường, tủ, bàn, ghế và đồ dung nội thất tương tự( giá sách, kệ bằng gỗ, song, mây)trong các cửa hàng chuyên doanh

- Bán lẻ văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh - Lắp đặt, Sữa chữa máy móc và thiết bị cơng nghiệp - Bán bn xi măng, ghạch xây, ngói, đá, cát, sỏi

-Bán bn kính xây dựng, sơn, vécni, ghạch ốp lát và thiết bị vệ sinh -Bán lẻ đồ ngũ kim trong các cửa hàng chuyên doanh

-Bán lẻ sơn, màu, véc ni trong các cửa hàng chuyên doanh -Bán lẻ kính xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh

-Bán lẻ, xi măng, ghạch xây, ngói, đá, cát, sỏi và vật liệu xây dựng khác trong các cửa hàng chuyên doanh

-Bán buôn thảm, đệm, chăn, màn , rèm, ga trải giường, gối

- Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, lị sưởi và điều hịa khơng khí Lĩnh vưc kinh doanh chính của cơng ty là bn bán, phân phối sản phẩm đồ gỗ, nội thất, vật dụng văn phịng, gia đình như: , giường,tủ,bàn, ghế, tủ tài liệu, quầy lế tân, đồ điện gia dụng, két sắt…

2.1.1.2 .Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Phân Phối HPT Việt Nan được thành lập theo GPKD số 0102042454, ngày 28/09/2009 và đăng ký lại giấy phép kinh doanh vào ngày 29/10/2009.

Khởi đầu kinh doanh, Cơng ty đứng trước bộn bề khó khăn, áp lực. Đội ngũ cán bộ quản lý điều hành của Cơng ty cịn non trẻ, cơ sở vật chất còn hạn chế. Trong kinh doanh, tập thể Ban lãnh đạo Công ty luôn trăn trở xác định: Đối với mỗi đơn vị yếu tố hàng đầu tạo nên sự sống còn và để phát triển đó là: “Chất lượng và uy tín trong quan hệ với các khách hàng, ngân hàng, mạng lưới các đối tác thương mại thường xuyên”.

Cho đến nay Công ty đã thành lập và hoạt động được với khoảng thời gian hơn 5 năm. Công ty ngày càng mở rộng và phát triển thị trường, song song với việc phát triển về quy mô, thị trường Công ty ln chú trọng đến vấn đề giữ gìn và tạo hình ảnh của Cơng ty đến khách hàng và người tiêu dùng trên thị trường bằng việc đưa đến tay người tiêu dùng những sản phẩm hàng hóa có chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh.

2.1.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị

Công ty TNHH phân phối HPT Vịêt Nam là một công ty thương mại chuyên buôn bán, phân phối thiết bị gia đinh, văn phòng, như : ghế xoay, bàn làm việc, vách ngăn nỉ, giờng, tủ, đồ điện gia dụng, giá sách, kệ gỗ, thảm , đệm... Nên hoạt động kinh doanh chính của cơng ty là nhập hàng hố từ nhà cung cấp rồi tiêu thụ các sản phẩm hàng hoá này qua các kênh phân phối phù hợp với chiến lược kinh doanh của cơng ty. Do đó có thể tóm tắt hoạt động kinh doanh của cơng ty thơng qua 2 bước quan trọng:quá trình mua hàng và quá trình bán hàng.

Về quá trình mua hàng:

Công ty nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp nội thất Hòa Phát và nhiều nguồn hàng từ các công ty khác trên thị trường như công ty Cổ phần Bảng việt,... Công ty ln lựa chọn những nguồn hàng uy tín, đảm bảo về chất lượng và giá cả phù hợp.

Quá trình bán hàng :

Gồm 2 hình thức là bán lẻ và bán buôn

Phương thức bán lẻ được thưc hiện thông qua các showroom của công ty dưới sự chỉ đạo giám sát của ban dự án bán lẻ. Nhiệm vụ của ban dự án án lẻ là triển khai, phổ biến các chính sách của cơng ty cho showroom và thu thập thông tin cũng như doanh số từ showroom để qua đó tổng kết được tình hình kinh doanh của cơng

ty. Ban dự án này cũng có nhiệm vụ phát hiệncác sự kiện bất bình thường trong tình hình kinh doanh để cung cấp thơng tin kịp thời cho các phịng liên quan để tìm ra chính sách giải quyết. Có thể nói hoạt động của ban quản lý này góp phần khơng nhỏ vào sự thành cơng trong hoạt động kinh doanh của cơng ty.

Ngồi ra, để đa dạng hóa khách hàng, cơng ty có một số đại lý phân phối sản phẩm. Các đại lý phân phối có chức năng phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Để giúp các đại lý dễ dàng hoạt động kinh doanh, công ty tạo điều kiện về vốn, vận chuyển và nhiều chính sách ưu đãi khác.

Tương ứng với 2 kênh phân phối này công ty cũng đã xây dựng 2 bảng giá phù hợp; giá bán buôn và giá bán lẻ. Sự đặt giá cho 2 giá giá này phù thuộc vào kết quả điều tra nhu cầu thị trường, giá cả của đối thủ cạnh tranh, chiến lược cạnh tranh của công ty vào từng thời kỳ.

Bên cạnh việc cung cấp sản phẩm hàng hố, cơng ty cịn cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng như: tư vấn, thiết kế, thi công lắp đặt các cơng trình nội thất ; dịch vụ bảo hành các sản phẩm nội thất.

Các dự án thiết kế, tư vấn nội thất được cơng ty thực hiện với một quy trình làm việc có sẵn, thể hiện tính chun nghiệp, đảm bảo mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

Đối với dịch vụ Bảo trì, bảo hành nội thất bao gồm: bảo hành các sản phẩm nội thất do cơng ty cung cấp và bảo trì các sản phẩm nội thất có thể khơng do cơng ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng.

2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị.

 Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh:

Với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ nêu trên, bộ máy quản lý của cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được thiết kế gọn nhẹ, có đủ chức năng quản lý cũng như điều hành các hoạt động kinh doanh.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty (phụ lục 9a)

+ Giám đốc Công ty :Là người đứng đầu chịu trách nhiệm trước pháp luật, là người định hướng công ty về việc thực hiện phương án kinh doanh cho từng thời kỳ, có chức năng điều hành và quản lý tồn bộ trong q trình sản xuất kinh doanh

của đơn vị. là người nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến ục đích và quyền lợi của Cơng ty.

+ Phịng tổ chức hành chính:

Thực hiện sự phân cơng của giám đốc và Phó giám đốc, có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân viên trong cơng ty, đào tạo, tuyển dụng lao động và công tác khen thưởng, kỷ luật.

+ Phòng kinh doanh:

Giúp ban Giám đốc hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh , mục tiêu cần đạt được trong từng thời kỳ.

Chủ động tìm kiếm khách hàng đẻ phát triển, từng bước mở rộng thị trường Chủ động đàm phán, trao đổi thơng tin với khách hàng trong q trình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của cơng ty.

Theo dõi tình hình biến dộng về nhu cầu thị trường, giá cả, đề ra các phương án kinh doanh phù hợp.

+Phịng kế tốn:

Có nhiệm vụ thực hiện theo đúng yêu cầu về chế độ kế toán theo luật quy định. Thực hiện kế tốn thu chi tài chính của cơng ty, cung cấp thơng tin cần thiết cho ban lãnh đạo của cơng ty, cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.

+ Phòng kỹ thuật, thiết kế:

Kiểm tra và xử lý các thơng số của sản phẩm, hàng hóa, tính tốn đấu thầu cơng trình thi cơng, kiểm tra giám sát kỹ thuật tại nơi lắp đặt sản phẩm, tổ chức nghiệm thu tính tốn khối lượng hồn thành, nghiên cứu các hồ sơ thiết kế, nghiên cứu các mẫu quảng cáo.

2.1.1.5.Tổ chức bộ máy kế tốn và chính sách kế tốn áp dụng

Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung vì tồn bộ cơng việc kế tốn đều được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. Phịng kế tốn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn, cơng tác thống kê. Do cơng ty nhỏ nên phịng kế tốn được tối giản về nhân sự, mỗi người sẽ phụ trách nhiều bộ phận và công việc khác nhau.

Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo mọi cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty, lập BCTC và chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lý của các thơng tin tài chính. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là tham mưu cho Ban Giám đốc về các biện pháp giúp bảo toàn và phát triển nguồn vốn KD; tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp đặc điểm loại hình kinh doanh của DN đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định.

Kế toán thanh toán và tiền lương, thủ quỹ :

- Về tiền lương, BHXH, BHYT: tổ chức hạch tốn, cung cấp thơng tin về tình hình sử dụng lao động tại cơng ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT.

- Về thanh toán Là người chịu trách nhiệm và theo dõi thường xuyên các khoản tiền gửi, tiền vay, lãi vay tại ngân hàng và huy động vốn cho doanh nghiệp và các khoản thanh toán với khách hàng

.- Về thủ quỹ: Có nhiện vụ thu chi tiền mặt và quan hệ với ngân hàng theo dõi số tiền hiên có tại ngân hàng hoặc gửi vào ngân hàng hay rút tiền từ ngân hàng sau đó ghi chép vào sổ quỹ và đồng thời lập báo cáo cuối ngày để ghi sổ .

Kế tốn hàng hóa và bán hàng :

Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hóa; phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế tốn tổng hợp và chi tiết hàng hóa tồn kho, hàng hóa bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáp nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh.

Chính sách kế tốn áp dụng :

- Chế độ kế toán: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và quy định của chế độ kế tốn doanh nghiệp thương mại.

- Hình thức kế toán áp dụng : Nhật ký chung

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.

- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn hàng tồn kho; phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền.

- Phương pháp tính thuế: Cơng ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng qui định của Bộ tài chính.

- Phương pháp tính KHTSCĐ: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng kinh tế của TSCĐ theo quy định của Bộ tài chính.

- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam: theo tỉ giá thực tế trên thị trường liên ngân hàng.

2.1.1.6. Đặc điểm kế tốn tài sản bằng tiền tại cơng ty TNHH Phân Phối HPT

- Với đặc thù là doanh nghiệp thương mại thuần túy hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán buôn, bán lẻ các thiết bị văn phờng, đồ dùng gia đình….nên hoạt động liên quan đến tài sản bằng tiền diễn ra thường xuyên.

- Các nghiệp vụ thu chi chủ yếu bằng đồng Việt Nam. Trong các năm gần đây, công ty không phát sinh vốn bằng tiền là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ các loại. Hàng tháng, quý, năm, kê toán tiền mặt cân đối thu, chi tiền mặt, đảm bảo đúng chế độ và tăng vòng quay vốn

- Để hạch tốn tiền mặt, kế tốn cơng ty sử dụng tài khoản 1111 “Tiền mặt- tiền Việt Nam” và các tài khoản có liên quan khác. TK 1111 phản ánh tình hình thu, tồn quỹ tiền mặt của DN.

- Hạch tốn tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng tài khoản 1121 “Tiền gửi ngân hàng- tiền Việt Nam” và các tài khoản khác có liên quan.

- Chứng từ hạch tốn tiền mặt tại quỹ: khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phải lập phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ chữ ký cần thiết kèm theo các chứng từ gốc liên quan. Chứng từ thu- chi được lập theo mẫu quy định của BTC

- Chứng từ hạch toán tiền gửi ngân hàng : Giấy báo Nợ, giấy báo Có, giấy chuyển tiền vào ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan.

- Trình tự kế tốn:

Việc chi, thu tiền hằng ngày tại công ty TNHH Phân Phối HPT do thủ quỹ tiến hành căn cứ vào phiếu thu, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi cùng các chứng từ khác có liên quan.

Hằng ngày nhân viên viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt làm căn cứ để kê toán thanh toán ghi vào bảng kê chi tiền liên quan, kế tốn cơng nợ sẽ ghi chi tiết từng tài khoản có yêu cầu cụ thể, đồng thời kế toán thanh toán và thủ quỹ ghi vào sổ quỹ . Cuối tháng, kế toán tổng hợp và ghi vào sổ cái; sổ cái dùng để đối chiếu với sổ quỹ.

-Đối với tiền gửi ngân hàng, công tác quản lý của công ty đơn giản hơn. Vì tiền được cất giữ trong tài khoản ngân hàng, được ngân hàng và kế tốn tại cơng ty cùng