Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, thông tư 244/2009/TT-BTC của BTC hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán DN, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do BTC
Kế toán trưởng (Trưởng phịng Kế tốn) Kế tốn tổng hợp (Phó phịng Kế tốn) Kế tốn tiền mặt Kế tốn thuế Thủ quỹ Kế tốn hàng hóa Kế tốn ngân hàng
ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Chế độ kế toán được áp dụng tại cơng ty như sau: Niên độ kế tốn: Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 theo Dương lịch. Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt nam (VNĐ). Hình thức kế tốn áp dụng: hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại;
Giá trị hàng xuất kho và tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước;
Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
- Nguyên tắc ghi nhận khấu hao tài sản cố định:
TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình được ghi nhận theo ngun giá, hao mịn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian tính khấu hao TSCĐ được cơng ty ước tính như sau: Nhà cửa kiến trúc: 10 – 48 năm; máy móc thiết bị: 05 – 10 năm; phương tiện vận tải: 06 – 07 năm; phần mềm: 03-05 năm.
2.1.2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố mơi trường đến kế tốn Nhập khẩu hàng hóa tại cơng ty.
Ảnh hưởng của các nhân tố vĩ mô.
Các nhân tố vĩ mô chủ yếu đến từ bên ngồi doanh nghiệp, đó là những yếu tố thuộc mơi trường kinh doanh, luật pháp. Đây là nhóm yếu tố khách quan, là những yếu tố mà doanh nghiệp buộc phải tuân theo quy luật và làm cho mình phù hợp với nó.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu hàng hóa nói chung, cơng tác kế tốn nhập khẩu tại doanh nghiệp nói riêng thì các yếu tố này bao gồm:
- Chế độ, chính sách và pháp luật vủa Nhà nước về NK:
Đối với NK, Nhà nước ln có những chính sách, luật lệ nghiêm ngặt đối với hàng hoa NK và cách thức thực hiện hoạt động NK.
+ Nghị định số 57/1998/NĐ – CP của chính phủ quy định danh mục hàng hóa được phép nhập khẩu. Đối với các hàng hóa được phép nhập khẩu cũng có những chế độ ưu đãi, hạn chế khác nhau của Nhà nước thông qua mức thuế NK, hạn ngạch...và các ưu đãi thuế quan, phi thuế quan khác. Sự thơng thống, mở cửa của Chính phủ một loại hàng hóa nào đó khơng chỉ ảnh hưởng đến cách thức NK của DN mà còn ảnh hưởng đến mức cạnh tranh của loại hàng hóa đó trên thị trường trong nước, từ đó ảnh hưởng đến mức tiêu thu hay hiệu quả kinh doanh NK hàng hóa đó của mỗi doanh nghiệp.
- Luật pháp, môi trường kinh doanh của nước Xuất khẩu và quốc tế:
Sự khác biệt lớn nhất giữa kinh doanh nội địa và và kinh doanh thương mại quốc tế nói chung, kinh doanh NK nói riêng là sự tác động của luật pháp nước ngồi, các cơng ước quốc tế. Hợp đồng kinh doanh NK và các hoạt động NK phải tuân theo luật pháp cuẩ nước Xuất khẩu, luật pháp của nước thứ ba (nếu được quy định trong hợp đồng NK), tập quán kinh doanh quốc tế và các công ước, hiệp ước quố tế mà nước ta tham gia. Luật pháp và các yếu tố về chính sách của nước xuất khẩu làm cho q trình nhập khẩu của doanh nghiệp có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn nhiều từ đó ảnh hưởng đến kế toán NK.
- Biến động của tỷ giá hối đoái:
Tỷ giá hối đoái là một yếu tố quan trọng tác động đến giá cả hàng NK và do đó ảnh hưởng đến việc hạch toán trị giá gốc hàng NK của kế toán NK. Việc tỷ giá hối đối được ổn định góp phần hạn chế các sai sót trong hạch tốn chênh lệch tỷ giá hối đối.
Ngồi ra cịn có các nhân tố như: biến động của thị trường trong nước và quốc tế, hệ thống ngân hàng – tài chính, ...cũng là những nhân tố khách quan ảnh hưởng đến cơng tấc kế tốn NK hàng hóa tại cơng ty.
Ảnh hưởng của các nhân tố vi mơ.
Nhóm nhân tố vi mơ bao gồm toàn bộ các yếu tố nội tại của DN bao gồm: quản trị DN, cơng nghệ kỹ thuật, trình độ chun mơn, tài chính,..được chia thành hai nhóm nhân tố:
- Nhóm thứ nhất là nhóm nhân tố liên quan đến con người như: trình độ chun mơn, văn hóa DN,... Trong điều hành và quản lý DN, nhà quản trị có vai trị tổ chức các bộ phận, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Trình độ quản lý của nhà quản trị quyết định đến công tác tổ chức kế tốn; bộ máy kế tốn có gọn gàng, khoa học và hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào quyết định cả nhà quản trị. Cùng với đó là nhân viên các bộ phận, từ phịng XNK cho đến phịng kế tốn, trình độ nhân viên phản ánh q trình hạch tốn các nghiệp vụ nhập khẩu có chính xác, nhanh chóng và đầy đủ hay khơng. Khơng những thế, trình độ của các nhẫn viên ở các bộ phận khác có mối liên hệ trong hoạt động nhập khẩu cũng ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn nhập khẩu của doanh nghiệp.
- Nhóm thứ hai là nhóm nhân tố liên quan đến cơng nghệ, kỹ thuật, tài chính. Việc vận dụng cơng nghệ kỹ thuật tiên tiến giúp cho con người giảm bớt các công việc chân tay, giảm bớt khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả làm việc. Năng lực tài chính cũng góp phần tác động khơng nhỏ đến kê tốn nhập khẩu, là điều kiện cần để có thể tổ chức nhân sự, trang thiết bị phục vụ cơng tác kế tốn nhập khẩu.
Hiện nay, Cơng ty CP XNK Khống sản tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung. Cơng ty có phịng kế tốn làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Cơng ty có các phịng XNK theo
dõi hoạt động NK của cơng ty, và cung cấp chứng từ cho phịng kế tốn. Điều này tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn hàng hóa được thuận lợi. Tuy nhiên, trong tổ chức kế tốn tại cơng ty khơng có bộ phận kế tốn NK và do kế toán ngân hàng thực hiện. Đây là một hạn chế lớn, bởi hoạt động Nhập khẩu là hoạt động quan trọng của công ty, liên tục phát sinh các hợp đồng và nghiệp vụ nhập khẩu, việc để cho nhân viên kế tốn ngân hàng làm cơng việc này là quá sức, cũng như vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong tổ chức kế toán.
Nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất đến cơng tác kế tốn nhập khẩu của cơng ty đó là trình độ nghiệp vụ của nhân viên phịng XNK. Nếu trình độ nhân viên kế toán cao, nhân viên bộ phận XNK nắm bắt tốt nghiệp vụ NK tại cơng ty thì cơng việc kê tốn NK sẽ thuận lợi hơn, giải quyết các nghiệp vụ phát sinh chính xác và nhanh chóng. Ngược lại, nếu trình độ nhân viên kế tốn, phịng XNK khơng cao sẽ gây khó khăn trong việc hạch tốn kế tốn tại công ty. Các nghiệp vụ phát sinh khơng được hạch tốn, đầy đủ sẽ gây khó khăn trong công tác quản trị tại công ty.
Công ty cần quan tâm hơn nữa đến cơng tác tổ chức kê tốn cũng như việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ làm cơng tác tài chính kế tốn. Cần có chính sách khuyến khích và hỗ trợ đối với các bộ có điều kiện tự đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn.
2.2. Thực trạng kế tốn nhập khẩu hàng hóa tại cơng ty Cổ phần XNK Khoáng sản.
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hóa tại cơng ty Cổ phần XNKKhống sản. Khống sản.
Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng, các máy móc, cơng nghệ... Chỉ khi phát sinh các hợp đồng mua bán với các đối tác trong nước, công ty mới tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp nước ngoài. Khi hàng NK được thông quan, công ty tiến hành chuyển giao luôn cho người mua trong nước tại cảng NK.
Mặt hàng NK và nhà cung cấp:
Công ty được phép nhập khẩu các mặt hàng sau:
Kim loại đen, kim loại màu, hợp kim.
Vật liệu xây dựng, vật liệu kết dính.
Sản phẩm giấy.
Hàng tiêu dùng thiết yếu và công nghiệp.
Nhựa đường, chất dẻo, dầu nhờn, các phụ gia.
Khí cơng nghiệp, vật tư thiết bị lẻ, phương tiện vận tải.
Máy xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, thiết bị xếp dỡ hàng hoá.
Trang thiết bị y tế, thiết bị âm thanh, nhạc cụ, sứ vệ sinh.
Do lĩnh vực kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu, với hoạt động chính là nhập khẩu, thị trường nước ngồi chủ yếu là các nước Trung Quốc, Singapo. Trung Quốc là thị trường có tiềm năng rất lớn, kim ngạch nhập khẩu từ thị trường này khá cao và tăng dần qua các năm, đặc biệt là sau khi hiệp định thương mại Việt Trung được ký kết. Ngồi ra, Cơng ty cũng chú trọng mở rộng thị trường nhập khẩu sang các nước khác như Anh, Hà Lan, Nhật Bản, Đài loan, Nga, Đức, Mỹ, Hàn Quốc... Nhìn chung thị trường trong nước và thị trường nước ngoài đều khá rộng. Tuỳ theo đặc điểm của từng mặt hàng nhập khẩu Công ty lựa chọn thị trường nhập khẩu phù hợp. Công ty luôn sử dụng một nhà cung cấp thường xuyên cho mỗi loại hàng đảm bảo uy tín và chất lượng cũng như giá cả của hàng hố, đồng thời duy trì mối quan hệ sẵn có với khách hàng truyền thống.
Trong thời kỳ trước, đối thủ cạnh tranh trong nước gần như khơng có. Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường với sự gia tăng ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh, nhiều Công ty xuất nhập khẩu cùng lĩnh vực, thị trường ngày càng bị thu hẹp. Mặt khác, tình hình kinh doanh của Cơng ty chủ yếu dựa vào uy tín lâu năm của mình, các khách hàng trực tiếp tìm đến hợp tác cùng Cơng ty trong khi Công ty hầu như chưa chú ý đến cơng tác tìm kiếm khách hàng mới.
Điều kiện cơ sở giao hàng.
Trong các hợp đồng ngoại thương mà công ty ký kết, hầu hết cơ sở giao hàng bao gồm điều kiện CIF và FOB, trong đó chủ yếu là điều kiện CIF. Với điều kiện này, giúp hạn chế tối đa những rủi ro về hàng hóa NK của cơng ty.
Hình thức NK: cơng ty NK theo hình thức NK hỗn hợp. Thơng thường, công ty (bên thứ nhất) ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng trong nước (bên thứ ba) một lơ hàng nào đó, đồng thời cơng ty sẽ ký kết với bên Xuất khẩu (bên thứ
hai) một hợp đồng NK lô hàng đã ký kết với bên thứ ba. Cơng ty đóng vai trị đứng ra NK lơ hàng đó, sau đó chuyển cho bên thứ ba nước với giá do cơng ty CP XNK Khống sản xác định. Các chi phí liên quan đến thuế NK, thuế GTGT, các chi phí liên quan đế hàng NK đều do bên thứ ba chịu.
Phương thức thanh toán: Điện chuyển tiền (TTR), phương thức nhờ thu và phương thức L/C, trong đó phương thức TTR và L/C được cơng ty sử dụng nhiều nhất trong các hợp đồng NK.
Đồng tiền thanh tốn: đồng đơ la (USD), đồng EURO (EURO), đồng Yên Nhật (JPY),...
2.2.2. Thực trạng kế tốn nhập khẩu hàng hóa tại cơng ty Cổ phần XNK Khoáng sản.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng.
Kế tốn nhập khẩu hàng hóa tại cơng ty sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng ngoại thương.
- Hoa đơn thương mại. - Vận đơn.
- Bộ chứng từ hàng hóa của người xuất khẩu: giấy chứng nhận phẩm chất, chứng từ bảo hiểm, bảng kê đóng gói hàng hóa, giấy chứng chận xuất xứ hàng hóa,...
- Các chứng từ thanh toán: phiếu chi, giấy báo nợ,... - Tờ khai hải quan, biên lai thu thuế, bảng kê nộp thuế. - Phiếu nhập kho.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng.
Kế toán nhập khẩu sử dụng các tài khoản sau:
- TK 156 “Hàng hóa” – Phản ảnh giá trị hàng hóa nhập khẩu. TK 156 được chi tiết thành 2 TK cấp 2:
+ TK 1561 “Giá mua hàng hóa”, TK này được chi tiết cho các kho xuất nhập khẩu: TK1561X1, TK1561.X2, TK1561.X3 chi tiết cho 3 kho xuất nhập khẩu của công ty.
- TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” – Phản ánh số thuế GTGT hàng NK được khấu trừ.
- TK 131 “Phải thu khách hàng” – Phản ánh tình hình thanh tốn cơng nợ của khách hàng. TK 131 được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
- TK 331 “Phải trả người bán” – Phản ánh tình hình thanh tốn cơng nợ với bên xuất khẩu, tài khoản này chi tiết cho công nợ bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ. TK này cũng chi tiết cho từng kho xuất nhập khẩu.
- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”, chi tiết tài khoản cấp 2:
TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT đã được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước. TK 3331 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 3:
Tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra
Tài khoản 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt
TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu - TK 111 - Tiền mặt
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
- TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. - TK 515 - Doanh thu tài chính.
- TK 635 - Chi phí tài chính.
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn theo hình thức nhập khẩu hỗn hợp.
Ngày 29 tháng 11 năm 2014, công ty ký HĐ số 07/KS-VMC/2014 bán lô hàng thuốc thú y cho công ty CP Sản xuất và Thương mại VMC Việt Nam (gọi tắt là VMC). Nội dung cơ bản của hợp đồng: (Phụ lục 2.1)
- Đơn giá tạm tính: 578.352.300đ (khi hàng về sẽ thanh tốn các khoản chính thức tại hóa đơn GTGT)
- Thanh toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng TMCP Quốc Dân bán ra ngày cơng ty CP XNK Khống sản mua ngoại tệ thanh tốn cho nước ngồi hoặc mua ngoại tệ trả nợ vốn vay.