5 .Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp
2.2.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
2.2.2.1. Thủ tục nhập kho
Ví dụ: Ngày 17/3/2014, phịng kế hoạch vật tư báo cáo lên ban giám đốc nhu cầu công ty cần nhập nguyên vật liệu là Contactor mã vật tư là K0052 để phục vụ sản suất, số lượng 100 cái, ban giám đốc xem xét yêu cầu và ký duyệt sau đó cán bộ phịng vật tư sẽ liên hệ với bên nhà cung cấp là công ty TNHH thiết bị điện Phú An để tiến hành thỏa thuận và mua hàng, với hóa đơn có giá trị lớn cơng ty thường thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản, cán bộ phịng vật tư sau khi mua NVL sẽ cầm theo hóa đơn (GTGT số 0001900 phụ lục số 05) về công ty và tiến hành kiểm hàng, thủ kho kiểm tra và lập phiếu nhập kho sau đó chuyển chứng từ lên phịng kế toán để tiến hành hạch toán (phiếu nhập kho phụ lục 06)
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho - Xuất cho sản xuất:
Ví dụ: -Ngày 17/03/2014 khi phát sinh nhu cầu sử dụng TMC- Lốc Tominaga (cơ) cho phân xưởng điện tử để phục vụ cho sản xuất, phân xưởng điện tử lập Phiếu yêu cầu vật tư.
Phòng kỹ thuật và thủ trưởng đơn vị ký xét duyệt.
Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký PXK.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư.
Kế tốn kiểm tra kế tốn tính giá hồn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu lại Phịng vật tư. + Liên 2: Giao cho kế tốn vật liệu + Liên 3: Giao cho thủ kho
(Phiếu xuất kho phụ lục số 07)
Xuất bán: Khi khách hàng có nhu cầu mua ngun vật liệu cơng ty sẽ tiến
hành xuất bán cho khách hàng ăn chênh lệch.
Ví dụ: Ngày 25/ 3/2014, cơng ty bán Motor 3 pha ½ cho cơng ty TNHH Trung Long đơn giá là 2.500.000đ/ 1 cái, thuế VAT 10%, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho (phụ lục số 08) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại Phòng vật tư. + Liên 2: Giao cho kế toán vật liệu + Liên 3: Giao cho thủ kho
Cán bộ phòng vật tư chuyển PXK lên phịng kế tốn để làm căn cứ tiến hành xuất hóa đơn VAT cho bên nhà cung cấp, thanh toán và nhận hàng.
2.2.2.3. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu
Tại Cơng ty Cổ phần chế tạo thiết bị SEEN, hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Với ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác, phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán khối lượng vật liệu nhiều và đa dạng ở Cơng ty.
Trình tự ln chuyển chứng từ và q trình hạch tốn chi tiết ngun vật liệu ở cụng ty được tiến hành như sau:
+ Tại kho : Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng thứ nguyên vật liệu.
+ Tại phịng kế tốn : Cuối tháng, kế toán xuống dưới kho để lấy phiếu nhập - xuất vật liệu, khi xuống dưới kho kế toán kiểm tra các hoá đơn nhập xuất. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu, sau đó tiến hành ghi vào sổ chi tiết nhập xuất để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.
Sổ chi tiết vật tư (phụ lục số 09)
Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào cuối tháng. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (phụ lục số 10)
Tại Công ty Cổ phần chế tạo thiết bị SEEN việc hạch toán được kế toán thực hiện bằng máy vi tính, khi kế tốn nhận được bộ chứng từ gốc do Phịng vật tư chuyển giao thì kế tốn căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số
cơ sở dữ liệu kế tốn. Máy tính sẽ quản lý ngun vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…kế toán sẽ vào sổ chi tiết nhập xuất tồn theo dõi và tổng hợp vào cuối tháng
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: Mã khách, người giao/nhận hàng, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật tư, mã kho và mã vụ việc (đối với phiếu xuất kho) thì máy sẽ tự động cho hiện số tồn kho hiện thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lượng nhập, đơn giá, máy tự động tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế tốn nhập số lượng, giá xuất kho, máy tính sẽ tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền. (Phụ lục số
11- Phiếu nhập mua hàng trên giao diện phần mềm FAST)