5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2 Thực trạng kế toánnguyên vật liệu xây dựng tại Công ty CPXD số 4 TL
2.2.3. Quy trình kế tốn NVL xây dựng tại Công ty CPXD số 4 TL
2.2.3.1. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty CPXD số 4 TL.
a.
Mã hóa danh điểm vật tư
Lập danh điểm là quy định mỗi loại vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số kết hợp với các chữ cái thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng loại vật tư phục vụ cho yêu cầu sản xuất mà công ty lên các danh điểm cho từng loại vật tư khác nhau. Mã hóa danh điểm vật tư của Cơng tyđược lập bằng cách sử dụng chữ viết tắt của loại nhóm vật tư và kết hợp với con số để đánh số hiệu cho vật tư trong nhóm đó
Bảng 2-1: Bảng mã hố danh điểm vật tư
STT Mã hiệu Tên vật tư
1 152TH0206 Thép cuộn D6 2 152TH0206 Thép cuộn D8
3 152XM Xi măng
4 152CĐ Cát, đá
b/ Phương pháp kế tốn chi tiết tại Cơng ty CPXD số 4 TL.
Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thủ kho phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ và ghi vào các thẻ kho tương ứng từng mặt hàng.
Các phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đã được ghi thẻ kho sẽ phân loại để định kỳ 3 đến 5 ngày chuyển cho phịng kế tốn. Cuối tháng thủ kho tính ra tổng nhập xuất tồn của từng loại vật tư trên thẻ kho.
+ Cuối tháng sổ thẻ kho này được chuyển cho phịng kế tốn và nhân viên phịng kế tốn sẽ tổng hợp số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp N-X -T .
Sau khi chuyển phiếu nhập kho phiếu xuất kho lên phịng kế tốn, kế tốn căn cứ vào chứng từ này để lập bảng kê xuất, bảng kê nhập ( phụ lục 2.2.6 – 2.2.7) :
+ Cuối tháng số liệu trên bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL sẽ được kế toán sử dụng để ghi vào bảng tổng hợp N-X-T
Trình tự kế tốn được tóm tắt trong sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu vào cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ kế toán chi tiết NVL
Phiếu nhập kho
N.V.L Bảng tổng hợp nhập
N.V.L
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng tổng hợp xuất N.V.L Thẻ kho
Phiếu xuất kho N.V.L
b. Thủ tục nhập, xuất kho
* Thủ tục nhập kho
+ Đưa vật tư vào nhập kho có các chứng từ sau: hợp đồng kinh tế hoặc biên bản duyệt giá, tờ trình, báo giá đã được Giám đốc duyệt và các giấy tờ có liên quan khác nếu cần.
+ Kiểm nhập vật tư: Vật tư nhập kho phải lập biên bản kiểm nhập về số lượng, chất lượng, số chế tạo (nếu có), nơi sản xuất hoặc cung cấp các, thành viên kiểm tra ký nhận. Bộ phận kiểm nhập bao gồm các thành phần: Phó Giám đốc thuộc lĩnh vực phân cơng, đại diện phịng chun mơn kỹ thuật thuộc lĩnh vực được phân cơng, phịng vật tư, người giao hàng, thủ kho, các thành phần kinh tế khác (nếu cần thiết).
+ Phiếu nhập kho, thẻ kho
- Tất cả vật tư nhập kho đều phải có phiếu nhập kho cụ thể, phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ rõ ràng: ngày, tháng nhập, số hóa đơn, đơn vị bán hàng, mã vật tư, tên hàng, quy cách, nơi sản xuất, số lượng, đơn giá, thành tiền và phải có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của những người liên quan (người nhập, thủ kho, phụ trách quản lý vật tư).
- Tất cả vật tư trong kho đều được theo dõi thông qua thẻ kho. Thủ kho phải ghi đầy đủ các nội dung về vật tư vào thẻ kho (tên, mã vật tư, số chế tạo, quy cách nếu có, số lượng, đơn giá...) bao gồm cả thông tin về thời gian nhập, đơn vị nhập vật tư, thời gian xuất, đơn vị lĩnh vật tư, lý do xuất.
P. Kế
hoạch kiểm Ban
nhập P. Quản lý vật tư Thủ kho P.Kế toán Lưu trữ bảo quản Nhu cầu VL Duyệt nhu cầu mua Biên bản duyệt giá, ký HĐKT Biên bản kiểm nghiệm Phiếu Nhập kho, Thẻ kho Bảng TH nhập, bảng tổng hợp NXT, sổ chi tiết, sổ cái 152...
Q trình thu mua được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ thể hiện quá trình thu mua nguyên vật liệu.
Nếu phát hiện thiếu hoặc không đúng quy cách, chất lượng, thủ kho phải báo cáo cho phòng vật tư, đồng thời cùng kế toán lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với nhà cung cấp. Biên bản phải bao gồm đầy đủ chữ ký của các thành phần tham gia như thủ kho, kế toán, chủ hàng, các bộ kỹ thuật sau đó Giám đốc ký. Nếu hàng đủ và đúng chất lượng, thủ kho vào sổ rồi chuyển các chứng từ lên phịng vật tư.
Căn cứ vào hố đơn, biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm và đối chiếu với hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng nguyên vật liệu, phịng vật tư viết phiếu nhập kho.
Hàng hố trước khi nhập kho phải được kiểm nhận, kiểm nghiệm và có biên bản. Thành phần ban kiểm nghiệm bao gồm các đại diện của các phòng ban kỹ thuật, nghiệp vụ chức năng theo quy định cụ thể của ban Giám đốc Công ty.
Thủ tục nhập kho gồm:
- Bảng kê nhu cầu vật tư, dụng cụ theo quy chế khốn của Cơng ty.
- Văn bản đề nghị mua, nhập kho và thanh toán giá trị vật tư khoán được Giám đốc duyệt.
- Báo giá chào hàng.
- Hố đơn bán hàng do Bộ Tài Chính phát hành. - Biên bản nghiệm thu vật tư.
- Phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho phải được lập thành 3 liên: - Liên 1: lưu ở phòng quản lý vật tư.
- Liên 2: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên phịng kế tốn để kế toán vật liệu ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Kèm theo hố đơn để thanh tốn. Tìm người cung ứng
Nhu cầu mua Đặt hàng mua
Phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng tuân thủ theo mẫu biểu của thơng tư 200/2014/TT-BTC
- Ngày tháng nhập kho.
- Số hố đơn mua hàng và ngày tháng viết hoá đơn. - Mã vật tư.
- Tên hàng và nhãn hiệu quy cách. - Đơn vị tính. - Số lượng. - Thành tiền. - Chữ ký của người nhập hàng. - Chữ ký thủ kho. - Chữ ký thủ trưởng đơn vị.
Sau khi có phiếu nhập kho, thủ kho phải vào thẻ kho và đưa hàng vào kho bảo quản, cấp phát theo đúng chế độ quy định.
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ biểu diễn trình tự nhập kho vật liệu.
Nhu cầu
vật tư mua vật tưĐề nghị Giám đốc duyệt chào hàngBáo giá,
Phiếu nhập kho Biên bản
kiểm nhận
Hoá đơn
b/ Thủ tục xuất kho vật liệu.
Sơ đồ 2.8 : Sơ đồ tổ chức chứng từ xuất vật liệu
- Các đơn vị căn cứ vào nhu cầu sản xuất viết giấy đề nghị cấp vật tư
- Các phòng chức năng và các phó Giám đốc duyệt phiếu đề nghị cấp vật tư của các đơn vị theo từng lĩnh vực được Giám đốc phân công.
- Căn cứ giấy đề nghị cấp vật tư đã được duyệt, các đơn vị viết phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư gồm 3 liên (01 liên màu đen lưu phịng Kế tốn tài chính, 01 liên màu xanh lưu phòng Quản lý vật tư, 01 liên màu đỏ lưu tại đơn vị lĩnh).
+ Phiếu xuất vật tư chỉ viết cho một loại vật tư và xuất cho một loại công việc cụ thể. + Trên phiếu xuất vật tư phải ghi đầy đủ nội dung: Ngày, tháng, năm, họ tên người lĩnh hàng, đơn vị lĩnh, tên công việc, lý do xin lĩnh, tên vật tư, quy cách, số chế tạo (nếu có), đơn vị tính, số lượng xin lĩnh.
Các phân xưởng khi có nhu cầu cần sử dụng vật liệu, phân xưởng phải có phiếu hạn mức vật tư. Phiếu hạn mức vật tư phải được tính tốn khoa học trên cơ sở kế hoạch hàng tháng, mức tiêu hao phù hợp và cụ thể theo từng đối tượng chi phí của từng đơn vị, phiếu hạn mức vật tư được lập riêng cho từng đơn vị. Phiếu hạn mức vật tư do phòng Kế hoạch Giá thành chịu trách nhiệm lập theo kế hoạch tháng hoặc tuần sản xuất phù hợp
P. Kế hoạch Ban kiểm xuất P. Quản lý vật tư Thủ kho P.Kế toán Lưu trữ bảo quản Nhu cầu VL Duyệt nhu cầu lĩnh Biên bản duyệt Biên bản kiểm nghiệm Thẻ kho BảngTH xuất, bảng tổng hợp NXT, sổ chi tiết, sổ NKCT, sổ cái 152...
với điều kiện sản xuất của Cơng ty tại mỗi thời điểm và trình Giám đốc Cơng ty ký duyệt làm cơ sở cho phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư.
2.2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CPXD số 4 TL
❖ Thực trạng về kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.
Công ty cổ phần xây dựng số 4 TL thuộc loại hình cơng ty xây dựng nên nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các vật liệu xây dựng: cát, đá, xi măng, ….Công ty chưa đảm bảo khả năng tự sản xuất được các loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi cơng xây dựng các cơng trình nên NVL được cơng ty mua ngồi.
● Quy trình kế tốn:
Khi vật tư được bộ phận mua hàng mua về đến công ty ( nhập tại kho công ty công nghiệp vĩnh phúc) người mua hàng sẽ đem HĐ GTGT của bên bán lên phòng kỹ thuật. phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra các thông tin nếu đầy đủ sẽ cho làm thủ tục nhập kho. Nếu vật tư mua đưa thẳng đến chân cơng trình bộ phận kỹ thuật ở cơng trình sẽ kiểm tra các thơng tin về số lượng, chủng loại, chất lượng của vật tư mua về.
Sau khi thực hiện kiểm nghiệm NVL nếu NVL mua về đúng với hợp đồng mua bán hàng hóa thủ kho sẽ tiến hành các thủ tục nhập kho. Cuối ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu kế toán vào số.
Cơng ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Khi phiếu nhập kho, HĐ mua
hàng được chuyển lên phịng kế tốn, kế tốn sẽ tiến hành nhập liệu vào sổ theo trình tự sau:
- Kế tốn vào sổ nhật ký chung. Kế toán căn cứ vào HĐ mua hàng, Phiếu nhập kho để nhập số liệu vào sổ nhật ký chung. Kế toán sẽ nhập liệu theo trình tự sau: với mỗi nghiệp vụ mua NVL bên ngồi về nhập kho kế tốn nhập số liệu vào 3 dòng trên sổ nhật ký chung. Dòng 1 thể hiện trị giá NVL nhập kho, dòng 2 thể hiện thuế GTGT được khấu trừ, dòng 3 thể hiện tổng số tiền phải thanh toán.
+ Diễn Giải: Kế toán ghi rõ nội dung diễn giải của chứng từ mua hàng, VD: Mua xi măng của công ty TNHH Phúc Hà theo HĐ 0430534 ngày 17/12/2017.
+ Định khoản: Nợ TK 152: 28.388.570 Nợ TK 1331: 2.838.857
Có TK 331: 31.227.427 ( Phụ lục 2.2.3)
+ Ơ mã khách hàng: Kế tốn ghi tên nhà cung cấp để theo dõi chi tiết công nợ đối với từng nhà cung cấp, VD: công ty TNHH Phúc Hà
+ Ơ mã cơng trình: Kế tốn ghi mã cơng trình để theo dõi chi tiết NVL mua nhập phục vụ thi cơng cơng trình nào, VD: mã cơng trình 916 thể hiện NVL mua về phục vụ thi cơng cơng trình Doanh trại E916/F371/QKPK- KQ, HM: nhà ở trạm nạp ắc quy
+ Ơ số phát sinh: Kế tốn nhập số tiền mua NVL chưa thuế; số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ; tổng số tiền phải thanh toán với người bán( nếu mua hàng chưa thanh toán ngay), số tiền thanh toán với người bán( Nếu mua hàng thanh toán ngay)
- Trên cơ sở sổ nhật ký chung đã lập kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ cái TK 152. Trên sổ cái TK 152 kế toán nhập nguyên vật liệu nhập số liệu vào một dòng. Cột số phát sinh được ghi vào bên nợ với số tiền đúng bằng trị giá vốn thực tế NVL nhập kho.
- Sau khi nhập số liệu vào sổ NKC, sổ cái TK152 kế toán nhập số liệu vào sổ chi tiết TK 152: kế tốn theo dõi chi tiết NVL theo từng cơng trình đang thi cơng và chi tiết theo từng loại NVL.
+ Ơ ngày tháng ghi sổ, SH chứng từ, NT. TK DU chứng từ kế tốn ghi tương tự trong sổ NKC.
+ Ơ đơn giá: kế toán nhập theo đơn giá trên HĐ
+ Ơ số lượng: Kế tốn ghi theo số lượng thực tế nhập kho. + Ô TT: trị giá NVL nhập kho.
- Tiếp theo kế toán tiến hành ghi số liệu vào sổ chi tiết TK 152, công ty theo dõi chi tiết nguyên vật liệu theo từng loại NVL. Căn cứ số liệu đã ghi vào sổ NKC, sổ cái TK 152 kế toán nhập số liệu vào sổ chi tiêt TK 152, sổ chi tiết NVL được chi tiết theo từng kho cơng trình và được chi tiết theo từng loại NVL.
Nguồn NVL của cơng ty tồn bộ là do mua ngồi về phục vụ thi cơng các cơng trình. Cơng ty mua hàng ở nhiều cơng ty khác nhau với các phương thức thanh toán tiền hàng khác nhau: Mua hàng chưa thanh toán cho người bán, mua hàng thanh toán ngay (thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng). Để ghi nhận thơng tin kế tốn NVL ngồi sổ nhật ký chung, sổ cái NVL, Sổ chi tiết NVL kế tốn cịn sử dụng một số sổ liên quan như sổ cái, sổ chi tiết các TK 331, 111, 112
- Trường hợp mua hàng chưa thanh toán ngay:
Trường hợp mua hàng chưa thanh toán tiền ngay cho người bán kế toán sẽ sử dụng sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331 để theo dõi khoản phải trả cho người bán.
+ Căn cứ vào sổ nhật ký chung đã lập kế toán nhập số liệu vào sổ cái TK 331: Trên sổ cái TK 331 thể hiện tổng số tiền phải thanh toán với người bán ( Trường hợp DN mua NVL nhưng chưa thanh toán cho người bán), số tiền mà doanh nghiệp đã chuyển trả cho người bán những khoản mà trước đó DN mua hàng chưa thanh tốn ngay.
+ Căn cứ vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 331 đã lập kế toán nhập số liệu vào sổ kế toán chi tiết TK 331: Sổ kế toán chi tiết TK 331 theo dõi các khoản phải trả cho người bán chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp.
- Trường hợp mua hàng thanh toán ngay:
Trường hợp mua hàng thanh toán ngay kế toán sử dụng thêm sổ cái, chi tiết tài khoản 111, 112.
+ Trên cơ sở số liệu nhập vào sổ nhật ký chung hàng ngày kế toán tiến hành ghi số liệu vào các sổ kế toán có liên quan như sổ cái, chi tiết TK 111, 112 để theo dõi các khoản tiền mà doanh nghiệp đã trả cho nhà cung cấp NVL.
+ kế tốn cơng ty mở TK chi tiết ngân hàng.
TK 1211.1 : Tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết cho ngân hàng Đầu Tư. TK 1211.2: Tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết cho Ngân hàng Nông Nghiệp. TK 1211.3:Tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết cho Ngân hàng Công Thương. TK 1211.4: Tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết cho Ngân hàng Techcombank. TK 1211.5: Tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết cho Ngân hàng Quân Đội.
● Quy trình kế tốn:
Khi có nhu cầu lĩnh vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm, các tổ sản xuất thuộc các đội xây lắp lập “Giấy đề nghị xuất vật tư” trình lên Ban giám đốc. Giấy đề nghị xuất vật tư phải được làm chi tiết cho từng loại vật tư. Khi được Giám đốc cùng trưởng phịng Kế hoạch vật tư phê duyệt, Kế tốn sẽ viết “Phiếu xuất kho” theo mẫu đã quy định. Căn cứ vào phiếu xuất kho, bộ phận có yêu cầu xuống kho và yêu cầu thủ kho xuất nguyên vật liệu. Thủ kho sẽ kiểm tra xem có đáp ứng được yêu cầu vật tư cho sản xuất hay không. Thủ kho chỉ được phép xuất kho khi có đủ chữ ký của cả 2 người trên