Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn bán thép tại cơng ty

5. Kết cấu của khóa luận

2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn bán thép tại cơng ty

công ty TNHH Thép Thái Nguyên

2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH Thép Thái Nguyên

- Tên công ty : Công ty TNHH Thép Thái Nguyên

- Địa chỉ trụ sở chính: Phịng 32, B9, Tổ 23, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Điện thoại: 0984012658 - MST: 0102784321

- Người đại diện theo pháp luật : Giám đốc Đỗ Văn Thư

- Hình thức sở hữu vốn góp

- Số nhân viên: 6 người

 Ngành nghề kinh doanh

- Kinh doanh các loại thép, mua bán sắt thép, xi măng, vật liệu xây dựng - Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

- Đại lý mua, đại lý bán - Ký gửi hàng hóa

- Mua bán máy móc,thiết bị cơng nghiệp nặng - Mua bán ô tô và phụ tùng thay thế

- Kinh doanh các dịch vụ nhà hàng

 Quá trình hình thành và phát triển

Giấy phép kinh doanh: 0102784321 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp vào ngày 16/06/2008.

Được thành lập năm 2008 với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty TNHH. Số đăng ký là 0500579723, ngày 25 tháng 02 năm 2008 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.

 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Hiện nay công ty chủ yếu tập trung phát triển về hoạt động kinh doanh các loại thép hình,mua bán sắt thép,tơn,vật liệu xây dựng.

Bên cạnh việc đẩy mạnh kinh doanh thì cơng ty vẫn ln thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đề ra:

 Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng pháp luật.

 Đảm bảo quyền và lợi ích của các cơng ty khác trong quá trình hợp tác kinh doanh.

 Thường xuyên nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường để hoạt động kinh doanh

có hiệu quả, chấp hành đầy đủ các chính sách chế độ của nhà nước.

 Thực hiện đầy đủ cam kết trong hợp đồng mua bán đã ký kết với mọi tổ chức kinh

tế và thuộc các thành phần kinh tế khác nhau.

 Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên, chăm lo đầy đủ đời sống vật chất và

tinh thần cán bộ công nhân công ty theo đúng pháp luật.  Đặc điểm về tổ chức quản lý

Bộ máy tổ chức quản lý của cơng ty được bố trí như sau: Đứng đầu cơng ty là giám đốc, rồi đến phó giám đốc sau đó là các phòng ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc bao gồm: Phịng tài chính kế tốn, phịng tổ chức – hành chính, phịng kinh doanh.

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty

Chú thích:

Chỉ đạo điều hành trực tiếp

 Đặc điểm về tổ chức cơng tác kế tốn

Để đảm bảo bộ máy Tài chính – Kế tốn hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình Doang nghiệp của mình, cơng ty đã lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác Tài chính – Kế tốn tập trung. Theo mơ hình tổ chức này, chứng từ được gửi về phịng Tài chính – Kế tốn để kiểm tra, ghi sổ kế tốn và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính.

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.1.2. Ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn bán thép tại công ty TNHH ThépThái Nguyên Thái Ngun

2.1.2.1. Mơi trường bên ngồi

Chính trị xã hội có tầm quan trọng đến các doanh nghiệp nói chung và nghiệp vụ bán hàng nói riêng.Tình hình xã hội có ổn định thì doanh nghiệp mới phát triển ổn định Chính sách và chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp vì mỗi doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng khác nhau và áp dụng các chính sách luật kế tốn khác nhau.

Thị trường tiêu thụ: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các mặt hàng đa dạng và phong phú cả về hình thức và chât lượng, do vậy các doanh nghiệp phải có chiến lược cạnh tranh sản phẩm của mình với các đối thủ, khi số lượng hàng cung ứng trên thị trường lớn hơn nhu cầu người tiêu dùng thì doanh nghiệp phải có biện pháp bán hàng hợp lý như giảm giá, chiết khấu, khuyến mại cho người tiêu dùng.

Bên cạnh nhứng tác động của các nhân tố bên ngồi nói trên, chính sách bán hàng của doanh nghiệp cịn chịu tác động bởi các nhân tố bên trong của doanh nghiệp.

Bộ máy kế toán của doanh nghiệp là nhân tố ảnh hưởng lớn đến kế toán bán hàng, nếu cơng ty có bộ máy kế tốn hợp lý thì nghiệp vụ kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng diễn ra một cách suôn sẻ,tiết kiệm thời gian, chi phí và có được kết quả tốt hơn. Ngồi ra năng lực và trình độ của kế tốn cũng làm ảnh hưởng đến kế tốn bán hàng của cơng ty.

Về hình thức kế tốn, tùy thuộc vào mỗi loại hình doanh nghiệp để lựa chọn một hình thức kế tốn phù hợp và sẽ làm giảm đi cồn việc của kế toán tránh được sự trùng lặp dẫn đến những sai sót, nầm lấn trong hạch tốn.

Năng lực lãnh đạo của Ban giám đốc là yếu tố quan trọng. Ban giám đốc là những người chỉ đạo trực tiếp, đưa ra các quyết định cuối cùng đối với việc tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị, quyết định các chính sách kế tốn áp dụng, chính sách bán hàng, chính sách sản phẩm.

2.2. Thực trạng kế tốn bán thép tại cơng ty TNHH Thép Thái Nguyên

2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán thép tại công ty

 Phương thức bán

Công ty sử dụng phương thức bán bn, phương thức này thực hiện dưới hình thức giao hàng trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng Cơng ty có trách nhiệm giao hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng thơng qua chứng từ, hóa đơn đầy đủ.

 Chùng loại

Hàng hố kinh doanh của Cơng ty chủ yếu là các sản phẩm vật tư cho các cơng trình xây dựng như: Thép cuộn, thép ống, sắt, tôn các loại, xi măng...Đặc điểm của những mặt hàng này dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh,hàng hố của Cơng ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá.Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các doanh nghiệp như: Cơng ty TNHH Hịa Xá, Công ty TNHH Hồng Hà. Công ty TNHH Thép Thái Nguyên xuất hàng cho các doanh nghiệp Nhà nước: Cơng ty cổ phần dịch vụ truyền hình Hà Nội, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các cơng trình ...một số doanh nghiệp khác ở khắp nơi.

 Phương thức thanh tốn tiền hàng

Hiện nay Cơng ty TNHH Thép Thái Nguyên áp dụng các hình thức thanh tốn chủ yếu: - Hình thức bán hàng thu tiền ngay Theo hình thức này, hàng hố được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó như tiền mặt, sec, ngân phiếu...Hàng bán được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay.

- Hình thức bán hàng chưa được thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền.

 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán

Cơng ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị của hàng xuất kho được tính theo giá trị bình qn hàng tháng. Theo phương pháp này, đến cuối tháng mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng.

Giá thực tế của hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá bình quân Giá đơn vị bình quân tháng Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu tháng + Trị giá thực tế hàng hóa nhập kho trong tháng = Số lượng hàng hóa tồn đầu tháng + Số lượng hàng hóa nhập trong tháng

 Ví dụ: Số lượng tồn đầu tháng 01/2012 mặt hàng thép D10 – D25 của công ty

TNHH Thép Thái Nguyên là 34.591 kg, dư đầu kì là 510.141.459. Số lượng nhập trong tháng là 158.643 kg, trị giá 2.125.080.000 .Ta có:

Giá bình qn tháng 1 510.141.459 + 2.125.080.000 = 34.591 + 158.643 = 13.637,46 (đồng)

Gía vốn của lơ hàng bán ngày 14/01/2013 (HĐ 00085) = 28.648 x 13.637,46 = 390.685.954 (đồng)

2.2.2. Chứng từ sử dụng

 Phiếu xuất kho (phụ lục 2.1)

Do thủ kho lập thành 3 liên.Liên 1 để lưu, Liên 2 Giao cho khách hàng, Liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi giao cho phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

 Hóa đơn GTGT (phụ lục 2.2)

Khi bán hàng, phịng kế tốn lập chứng từ này căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa 2 bên (nếu có). Trên hóa đơn bao gồm: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền hành khách phải thanh toán. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước.Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 (Màu tím): Được lưu lại tại cuống, Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng, Liên 3 (Màu xanh): Lưu lại công ty.

 Phiếu thu

Kế toán nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ…thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản thu có liên quan. Phiếu thu do thủ quỹ lập

thành 3 liên: Liên 1 để lưu gốc, Liên 2 giao cho người nhận tiền, Liên 3 giao cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế tốn.

 Giấy báo có của ngân hàng (phụ lục 2.5, 2.6)

Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh tốn của khác hàng đã chuyển vào tài khoản cơng ty

 Hóa đơn bán hàng: Được lập khi kế tốn bán lẻ hàng hóa cho khách hàng khơng

lấy hóa đơn GTGT.

2.2.3. Trình tự ln chuyển chứng từ:

Khi có lệnh xuất hàng từ phòng kinh doanh thủ kho xuất hàng theo lệnh xuất đồng thời lập phiếu xuất kho 3 liên (1 liên gốc giữ tại cuống phiếu nhập, 1 liên chuyển lên phịng kế tốn, 1 liên giao cho người nhận hàng).

Ghi đúng mã hàng hóa số lượng xuất sao đó lấy chữ ký của người nhận hàng và ký bảo vệ sao đó trình giám đốc ký.

Khi thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phịng kế tốn, kế tốn kiểm tra tập hợp và nhập số liệu vào máy. Căn cứ vào phiếu xuất, kế tốn nhập thơng tin khách hàng, số liệu vào hóa đơn bán hàng sau đó chuyển cho khách hàng.

Khi khách hàng trả tiền mặt kế toán lập phiếu thu số tiền khách hàng trả, nếu khách hàng chuyển khoản, ngân hàng giao dịch của công ty sẽ thông báo bằng giấy báo Nợ cho cơng ty. Khi hàng hóa xác định là tiêu thụ kế toán dùng các bút toán kết chuyển để xác định doanh thu, giá vốn.

Cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ: Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc bảo quản, lưu trữ cũng đễ dàng hơn.

2.2.4. Tài khoản và vận dụng tài khoản

Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng là hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.

Các tài khoản sử dụng

 TK 156 “Hàng hóa’’: Được dùng để theo dõi hàng hóa và được mở sổ chi tiết cho

từng nhóm hàng. Bên Nợ phản ánh trị giá mua hàng theo hóa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế khơng được hồn lại); chi phí thu mua hàng; trị giá hàng hóa

người mua trả lại. Bên Có phản ánh trị giá hàng xuất kho để bán, chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ. Số dư bên Nợ.

 TK 131 Phải thu của khách hàng: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng,

tình hình các khoản nợ và thanh tốn của khách hàng. Được mở chi tiết cho từng khách hàng. Bên Nợ phản ánh số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa. Bên Có phản ánh số tiền khách hàng trả nợ hoặc số tiền khách hàng đã ứng trước cho cơng ty. Tài khoản này có cả số dư Nợ, dư Có.Số dư Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng, Số dư bên Có phản ánh số tiền mà khách hàng đặt trước hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu.

 TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Được mở sổ chi tiết. Phản ánh

tổng doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần của doanh nghiệp. Bên Nợ phản ánh kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bên Có phản ánh doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.

 TK 632 Giá vốn hàng bán: Dùng để phản ánh trị giá của hàng háo tiêu thụ trong

kỳ. Được mở sổ chi tiết cho các nhóm hàng. Bên Nợ phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Bên có phản ánh kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã bán trong kỳ.

 Ngồi ra Cơng ty còn sử dụng các TK 111 Tiền mặt, TK 112 Tiền gửi ngân hàng,

TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp, TK 641 Chi phí bán hàng.

 Vận dụng tài khoản trong hạch toán nghiệp vụ kinh tế

Ngày 14/01/2013 xuất bán 28.648 kg thép các loại (D10 – D25), đơn giá 13.727,273 đồng cho công ty TNHH sản xuất cơ khí & thương mại Việt An.

Căn cứ yêu cầu của khách hàng, Phòng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng cho thủ kho. Khi nhận được lệnh, thủ kho xuất hàng và lập phiếu xuất kho (phụ lục 2.1), phiếu xuất kho được chuyển đến phịng kế tốn tập hợp vào chứng từ hàng hóa. Kế tốn kiểm tra thơng tin và nhập liệu vào máy tính theo phân hệ hàng tồn kho – phiếu xuất kho, máy sẽ tự động cập nhật vào thẻ kho và các tài khoản liên quan. Sau đó kế tốn quay lại hệ

thống vào phân hệ kế tốn bán hàng – cơng nợ phải thu cập nhật số liệu vào hóa đơn bán

hàng.

Trên hóa đơn ghi rõ số hóa đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, quy cách, số lượng, đơn giá, giá bán chưa thuế, thuế suất thuế GTGT, tổng giá thanh toán ( Phụ lục 2.2).

Hóa đơn bán hàng đã cập nhật được tập hợp vào “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng

hóa bán ra trong kì” (phụ lục 2.3) để làm căn cứ tính doanh thu và thuế phải nộp nhà

nước trong tháng.

Cuối tháng, kế toán chọn chức năng in bảng kê tập hợp tất cả hóa đơn GTGT sử dụng trong tháng để xác định số thuế GTGT đầu ra, việc đối chiếu giữa bảng kê và sổ chi tiết doanh thu được máy tự động kiểm tra chính xác, xác định doanh thu bán hàng tháng 01/2013 là: 2.990.651.109.

 Hạch toán thu tiền bán hàng

Do hóa đơn trên 20.000.000đ nên khách hàng thanh tốn qua ngân hàng.

Cuối tháng, kế toán ra ngân hàng lấy sổ phụ (phụ lục 2.4), giấy báo có. Sau đó kế tốn vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay/cập nhật số liệu/giấy

báo có ghi đầy đủ các chỉ tiêu. Công ty TNHH sản xuất cơ khí và thương mại Việt An

chuyển khoản 2 lần: giấy báo có ngày 21/01/2013 (phụ lục 2.5) 1.500.000.000 đồng, giấy báo có ngày 28/01/2013 (phụ lục 2.6) 2.000.000.000 đồng, số cịn lại khách hàng nhận nợ.

2.2.5. Sổ kế tốn

Sau khi cập nhật chứng từ vào phần mềm, máy tính tự động vào các sổ mà công ty sử dụng như sau

 Sổ chi tiết

Do kế toán ghi dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng 01/2013 liên qua đến mua, bán hàng hóa (Sổ chi tiết hàng hóa); giá vốn (Sổ chi tiết giá vốn); doanh thu (Sổ chi tiết doanh thu) dựa trên các hóa đơn mua, bán hàng hóa. Sổ chi tiết phản ánh đầy đủ các nội dung ngày, tháng ghi sổ; số hiệu của chứng từ làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ phát sinh; số hiệu TK đối ứng; phát sinh bên Nợ ghi vào bên Nợ, phát sinh Có ghi vào bên Có tương ứng.

 Sổ chi tiết TK 511 (phụ lục 2.8)