2.2.2.4 Kế toán các khoản tạm ứng
Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng dự toán làm hàng(Phụ lục 10): là căn cứ để xét duyệt tạm ứng để làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng
- Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng làm hàng: khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán
- Phiếu chi( mẫu phụ lục 09): Xác định khoản tiền mặt nhân viên đã tạm ứng - Phiếu thu(mẫu phụ lục 02): Xác định khỏan tiền mặt mà nhân viên thanh toán lại sau khi kết thúc công việc liên quan đến tạm ứng.
Nguyên tắc hạch toán
- Chỉ tạm ứng cho nhân viên thực hiện các đơn hàng.
- Chỉ được tạm ứng mới khi đã thanh toán xong số tạm ứng cũ
- Khi làm xong đơn hàng người nhận tạm ứng phải lập phiếu đề nghị thanh tốn tạm ứng, đính kèm với chứng từ gốc liên quan để thanh toán và xử lý số tiền thanh toán thừa, thiếu.
Một số biện pháp kiểm sốt nợ tạm ứng tại cơng ty LEEPRO
- Tất cả nhân viên trong công ty khi muốn tạm ứng tiền để thực hiện các công việc theo thư báo giá, hợp đồng đã ký kết với khách hàng thì phải lập một giấy đề nghị tạm ứng tiền(theo mẫu của công ty quy định) trong mẫu này nhân viên phải ghi rõ nội dung của từng khoản chi và số tiền tương ứng. Giấy tạm ứng tiền này phải có xác nhận của chủ quản từng phịng ban và Tổng giám đốc thì kế tốn mới được chi.
- Khi kế toán lập phiếu chi chi tiền thì người ứng phải ký(theo mẫu của cơng ty quy định) trong mẫu này nhân viên phải ghi rõ nội dung của từng khoản chi và số tiền tương ứng. Giấy tạm ứng tiền này phải có xác nhận của chủ từng phịng ban và Tổng giám đốc thì kế tốn mới được chi.
- Khi kế toán lập phiếu chi chi tiền thì người ứng phải ký( theo mẫu chữ ký đã đăng ký tại phịng hành chính nhân sự) để kế tốn kẹp vào giấy đề nghị tạm ứng tiền lưu làm cơ sở khi nhân viên này thanh toán và đối chiếu cơng nợ. Tránh tình trạng ký giùm nhận giùm.
- Khi thực hiện xong công việc nhân viên làm hàng phải làm một giấy đề thị thanh tốn tạm ứng(theo mẫu của cơng ty quy định), trong mẫu này người thanh toán phải ghi rõ hóa đơn, số tiền của các khoản đã chi trong quá trình làm hàng. Đối với các khoản chi khơng có hóa đơn thì phải có xác nhận của chủ quản mới được chấp nhận thanh toán. Tránh trường hợp thanh toán gian lận.
- Cuối mỗi tháng kế tốn cơng nợ phải in bảng tổng hợp công nợ phải in bảng tổng hợp công nợ cho mọi người đối chiếu số nợ tạm ứng của mình nếu đúng thì ký xác nhận, nếu chưa đúng thì tìm ra nguyên nhân và giải quyết ngay trong tháng.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ phiếu tạm ứng, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra cơng nợ tạm ứng cũ đã thanh tốn hết hay chưa. Nếu số tiền tạm ứng cũ đã thanh toán hết, kế toán tiến hành lập phiếu chi, đồng thời ghi nhận công nợ tạm ứng của của nhân viên đó vào số chi tiết tạm ứng.
Sau khi hồn thành công việc, nhân viên tạm ứng lập phiếu đề nghị thanh tốn tạm ứng, kèm theo các hóa đơn, chứng từ gốc liên quan gửi cho kế toán để tiến hành xác định lại số tiền tạm ứng thiếu hay thừa. Nếu số tiền đã tạm ứng thừa, kế toán tiến hành thu lại số tiền thừa và lập phiếu thu, nếu tạm ứng thiếu, kế toán tiến hành lập phiếu chi, chi ra số tiền thiếu. Đồng thời ghi giảm công nợ tạm ứng trên số chi tiết.
Kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 141: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản tạm ứng của Công ty
- Sổ tổng hợp : Phản ánh tổng phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả tài khoản kế tốn sử dụng trong Cơng ty trong đó có khoản tạm ứng.
Kế tốn tổng hợp
Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 141: Tạm ứng Chi tiết
TK 141DUY: khoản tạm ứng của nhân viên Nguyễn Văn Duy TK 141HA: khoản tạm ứng của nhân viên Nguyễn Thị Hải Hà Kết cầu tài khoản
TK 141
SDĐK:
- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho nhân viên trong công ty
- Các khoản tạm ứng đã thanh toán - Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ
SDCK:Số tiền tạm ứng chưa thanh tốn
- Trình tự hạch tốn: Khi nhận phiếu tạm ứng kế toán tiến hành ghi tăng khoản nợ tạm ứng vào sổ chi tiết tạm ứng theo từng đối tượng, khi nhận được phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng kế tốn tiến hành ghi giảm cơng nợ vào số chi tiết tạm ứng.
Các nghiệp vụ thực tế tại công ty
Ngày 21/01/2015 Anh Nguyễn Văn Duy thuộc bộ phận kinh doanh của công ty muốn tạm ứng tiền để làm hàng ở sân bay Nội Bài. Anh Duy đến phịng kế tốn và đề nghị tạm ứng, kế toán lập giấy đề nghị tạm ứng cho anh Duy chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Sau khi giám đốc ký duyệt, anh Duy mang xuống phịng kế tốn, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng kế toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ, kế toán hạch toán trên phần mềm kế toán Misa:
Nợ TK 141DUY : 1.000.000 Có TK 1111 : 1.000.000
(Phụ lục 09: Phiếu chi kèm Giấy đề nghị tạm ứng cho anh Duy)
Ngày 22/01/201 Chị Nguyễn Thị Hải Hà thuộc bộ phận kế tốn của cơng ty muốn tạm ứng tiền để lấy lệnh lô hàng ND150101. Chị Hà lập giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Sau khi giám đốc ký duyệt,Chị Hà nhân viên phịng kế tốn căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng kế toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ, kế toán hạch toán trên phần mềm kế toán Misa:
Nợ TK 141HA : 1.100.000 Có TK 1111 : 1.100.000
(Phụ lục 09: Phiếu chi kèm Giấy đề nghị tạm ứng cho chị Hà)
Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán nợ phải thu khác
Kế tốn tạm ứng tại cơng ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO sử dụng hệ thống sổ trên phần mềm kế toán Misa theo mẫu sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp kèm theo hệ thống sổ ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC bao gồm:
- Sổ chi tiết TK 141 (Phụ lục 33 Bảng 2.9 Sổ kế toán chi tiết khoản tạm
ứng cho anh Nguyễn văn Duy)
- Sổ chi tiết TK 141(Phụ lục 34: Bảng 2.10 Sổ kế toán chi tiết khoản
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY
TNHH TIẾP VẬN QUỐC TẾ LEEPRO 3.1 Nhận Xét
3.1.1 Ưu điểm
- Nhận xét về cơng tác kế tốn tại cơng ty
Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Tiếp vận Quốc tế LEEPRO em có một vài nhận xét chung về cơng tác kế tốn của cơng ty như sau:
+ Công tác hạch tốn của cơng ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để quản lý hạch toán và dung phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng hóa và các loại tiền vốn. Do vậy khi kiểm tra, xử lý thơng tin kinh tế của kế tốn được tiến hành kịp thời, chặt chẽ đảm bảo sự thống nhất về cơng tác kế tốn
+ Các thành viên trong bộ phận kế tốn nỗ lực trong cơng việc hàng ngày và chấp hành mọi quy định mà phịng kế tốn đề ra nói riêng và cơng ty nói chung.
+ Cơng ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối ổn định từ khâu nhập, xuất đến khâu thanh toán, luân chuyển chứng từ…
- Nhận xét về cơng tác kế tốn công nợ phải thu tại công ty
Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, hệ thống kế tốn trong cơng ty đã nhanh chóng ứng dụng máy vi tính trong q trình lên sổ sách bằng phần mềm. Điều này giúp đơn giản hơn phần nào và mọi thông tin được xử lý nhanh, kịp thời. Đó là điều kiện quan trọng giúp cho các cấp lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình của cơng ty và đưa ra những biện pháp khắc phục những mặt thiếu sót trên sổ sách chứng từ… Đồng thời tìm ra hướng giải quyết mới cho những thuận lợi hiện đang có.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức với một cơ cấu gọn nhẹ và chặt chẽ xây dựng theo kiểu quan hệ trực tuyến, mọi nhân viên kế toán được sự quản lý và điều hành của kế tốn trưởng. Do đó khơng xảy ra sự chồng chéo trong quản lý.
Việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mơ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Hình thức này khơng những mang tính chất khoa học trong cơng tác quản lý tài chính, mà nó làm giảm nhẹ cơng việc cho cơng tác kế tốn vừa có tác dụng làm gọn nhẹ cho bộ máy kế toán, vừa nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, hạch tốn kế tốn.
Việc theo dõi các khoản phải thu thường xuyên giúp cho cơng tác theo dõi tình hình tăng giảm các khoản phải thu kịp thời phục vụ cho công tác thu hồi nợ. Tuy nhiên, công tác kế tốn cơng nợ phải thu ở cơng ty cũng khơng tránh khỏi những khó khăn tồn tại nhất định cần phải hoàn thiện.
3.1.2 Nhược điểm
Với những gì mà Cơng ty đã đạt được trong những năm vừa qua, đã góp phần khẳng định Cơng ty đang phát triển theo đúng định hướng của Nhà nước, đã tuân thủ chặt chẽ pháp luật, thành cơng đó khơng thể phủ nhận. Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được Cơng ty vẫn cịn một số hạn chế cần phải khắc phụ để hồn thiện hơn cơng tác tổ chức kế tốn cũng nhưng cơng tác kế tốn nợ phải thu.
- Nhận xét về công tác kế tốn tại cơng ty
Mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến chất lượng công việc chưa cao. Tuy mỗi thành viên trong phịng kế tốn đảm nhiệm một phần hành công việc khác nhau, nhưng phần hành công việc này lại bao gồm nhiều công việc, nhiều nhiệm vụ nên đôi lúc sản phẩm dịch vụ tạo ra vẫn chưa thực sự tốt.
Chưa phân tách hồn tồn bộ phận kế tốn và bộ phận dịch vụ kế toán thành hai phịng ban riêng biệt nên cơng việc dễ bị vấp lên nhau. Hiện tại cơng ty đang tận dụng nguồn nhân lực kế tốn có sẵn để kiêm ln cơng việc kế tốn dịch vụ nhằm tiết kiệm một phần chi phí, do thực hiện song song hai cơng việc như thế nên đối lúc cơng việc bị đè lên nhau gây khó khăn trong việc xử lý khi có đồng thời hai yêu cầu.
Những cơng việc kế tốn các năm trước cịn tồn đọng nhiều. Do tình hình nhân sự trong phịng kế tốn thường xun thay đổi nên việc hoàn thiện sổ sách ln bị gián đoạn, gây khó khăn cho kế tốn mới khi tiếp nhận và xử lý số liệu, hoàn thiện sổ sách.
Phần mềm kế toán chưa được cập nhật kịp thời những mẫu biểu trong thông tư mới. Với sự ban hành liên tục của các thông tư mới liên quan đến công tác kế tốn nê gây khó khăn trong việc cập nhật các mẫu biểu phù hợp theo thông tư cho phần mềm dẫn đến các báo cáo được lập đôi lúc không được cơ quan chức năng chấp nhận.
- Nhận xét về cơng tác kế tốn cơng nợ phải thu tại công ty
Chưa xác lập các khoản dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó địi. Số tiền dự phịng giúp cho cơng ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ
khó địi có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho công ty phản ánh đúng giá trị của các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nhưng thực tế cơng ty chưa lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi nên gây tổn thất một phần nào về vốn vì bị các đơn vị khách hàng chiếm dụng quá nhiều.
Doanh nghiệp khơng mở sổ chi tiết thanh tốn với người mua điều này khó khăn trong việc theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng.
3.2 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn cơng nợ phải thutại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO tại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO
3.2.1 Ý kiến chung
Từ những nhận xét như trên em xin có một vài góp ý nhỏ trong phạm vi những điều em đã học về cơng tác nghiệp vụ kế tốn ở trường đối với công ty như sau:
Công ty nên xác định được điểm mạnh của sản phẩm dịch vụ mà mình đang cung ứng nhằm phát huy và khẳng định nó trên thị trường. Cần tạo ra nét riêng trong sản phẩm của mình nhằm tạo sự khác biệt với các sản phẩm dịch vụ cùng loại trên thị trường như mình tạo cho mình một phong cách làm việc nhanh chóng, giải quyết việc liên quan đến các hợp đồng gọn gang giảm tối thiểu chi phí phát sinh hơn so với các đơn vị cung ứng khác.
Ban lãnh đạo nên phân công cụ thể công việc cho từng thành viên trong phịng kế tốn tránh trường hợp kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Công ty nên tách riêng phịng kế tốn và phịng kế tốn dịch vụ để tiện cho việc theo dõi hạch toán và tránh sự nhọc nhằn giữ công việc nội bộ và cung ứng dịch vụ kế tốn. Để thực hiện được việc này thì cơng ty nên tuyển thêm người phụ trách riêng phần kế toán dịch vụ, giảm thiểu cơng việc cho các kế tốn viên nội bộ để họ tập trung vào cơng việc của mình và cho các báo cáo chất lượng.
Ban lãnh đạo nên có biện pháp xử lý mạnh để khơng cịn tình trạng cơng việc tồn đọng nhiều từ năm này sang năm khác. Cần phân công cụ thể cho từng thành viên trong phịng kế tốn và có u cầu họ tăng ca nhằm tập trung giải quyết tất cả những cơng việc cũ cịn tồn động. Có như vậy mới tập trung tồn tâm vào cơng việc kế tốn hiện tại, tránh được tình trạng ứ đọng .
Cơng ty nên thường xuyên cập nhật các mẫu biểu kế toán mới vào phần mềm kế toán để đáp ứng kịp thời cho việc cung cấp các báo cáo đúng cho cơ quan thuế, ban giám đốc cơng ty và các đối tượng bên ngồi.
3.2.2 Ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn cơng nợ phải thu tạicông ty LEEPRO. công ty LEEPRO.
Về sổ sách
Để tiện theo dõi tình hình thanh tốn với khách hàng cơng ty đang sử dụng sổ chi tiết các tài khoản nợ phải thu. Tuy nhiên do kết cấu sổ quá đơn giản không tiện cho việc theo dõi, chuyển số liệu tổng hợp cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán. Để khắc phục những hạn chế trên công ty nên sử dụng sổ chi tiết ghi rõ những khoản mục cụ thể như các khoản nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn, xóa nợ…Với cách theo dõi như trên thì có thể cho lãnh đạo thấy được tình hình thu hồi nợ tại cơng ty mình nhất là các khoản nợ quá hạn. Nếu nhìn vào cột tồn cuối kỳ này thì lãnh đạo có thể thấy được cơng ty mình có tích cực thu hồi nợ hay khơng.
Quản lý các khoản phải thu
Có thể nói các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, kiểm soát phải trực tiếp liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro nếu khơng để khách hàng nợ thì sẽ mất cơ hội, các dịch vụ. Do đó mất đi lợi