- Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh:
Đứng đầu công ty là Chủ tịch hồi đồng quản trị kiêm Tổng Giám Đốc, giúp Tổng Giám Đốc vận hành và quản lý cơng ty là các Phịng: Phịng Kinh doanh, Phịng Kỹ thuật, Phịng Kế tốn và Phịng Hành chính.
Tổng Giám Đốc là người quản lý cao nhất về tài chính của của cơng ty, phịng Kế tốn giúp việc cho Giám Đốc trong hoạt động quản lý doanh nghiệp và cung cấp thơng tin phục vụ cho q trình ra quyết định một cách chính xác kịp thời, giúp cho các phịng ban khác điều hành công việc kinh doanh liên tục.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP xây dựng và kỹ thuật Việt Nam
( Nguồn: Phòng hành chính)
Tổng Giám Đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phịng Kế tốn Phịng Hành chính
- Tởng Giám đớc: Là người điều hành tồn bộ các hoạt động của cơng ty và
chịu trách nhiệm về việc thực hiên các quyền và nghĩa vụ được giao theo chức năng, nhiệm vụ ghi trong điều lệ công ty.
- Phòng kinh doanh: Tổ chức các hoạt động tiếp thị, bán hàng, tiếp nhận và xử
lý các thơng tin có liên quan đến đơn đặt hàng, các khiếu nại của khách hàng.
- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thực hiện theo đúng yêu cầu về chế độ kế toán
theo luật quy định. Thực hiện kế tốn thu chi tài chính của cơng ty, cung cấp thơng tin cần thiết cho ban lãnh đạo của công ty, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định.
- Phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng của các sản phẩm được nhập về, đảm bảo
an tồn, chất lượng hàng hóa; Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty.
- Phòng tổ chức hàng chính: Quản lý các công tác cán bộ nhân viên và lao động
trong công ty, tham mưu cho Ban Giám Đốc để bố trí lao động hợp lý.
Mỗi phòng, bộ phận chức năng của cơng ty tuy có nhiệm vụ chức năng khác nhau xong mối quan hệ các phòng ban mật thiết với nhau, cũng phối hợp phục vụ việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty CP Xây dựng và kỹ thuật Việt Nam
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng hàng đầu trong cơng tác kế tốn, chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, sự phân công quản, phân nhiệm hợp lý. Công tác kế tốn mà cơng ty lựa chọn là hình thức tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ công việc xử lý thông tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn - tài chính, các bộ phận thực hiện thu thập, phân loại và chuyển chứng từ về phịng kế tốn – tài chính xử lý.
Phịng kế tốn – tài chính của cơng ty gồm kế tốn trưởng và các phần hành kế toán như: kế tốn ngun vật liệu – hàng hóa, kế tốn thanh tốn, kế tốn TSCĐ, thủ quỹ. Có thể khái qt mơ hình
Kế tốn tổng hợp, tính giá thành Kế tốn vốn bằng tiền, kiêm kế tốn lương Kế tốn theo dõi cơng nợ
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
(Nguồn: Phòng kế toán)
- Kế toán trưởng: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm chung về cơng tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty, lập, theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính, quản lí chỉ đạo phịng tài chính kế tốn. Chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan đến cơng tác tài chính kế tốn với giám đốc công ty, cơ quan cấp trên, chi cục thuế và cơ quan chức năng.
- Kế tốn tổng hợp, chi phí giá thành: kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ chi phí trong thi cơng xây lắp cũng như CFQL tại công ty làm cơ sở cho việc theo dõi, ghi chép và tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định KQKD từng cơng trình, báo cáo kịp thời làm căn cứ cho ban lãnh đạo ra quyết định quản lý
- Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương: theo dõi, cập nhật thường xuyên quá trình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi tại ngân hàng, đối chiếu, kịp thời với thủ quỹ. Chịu trách nhiệm tính, theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương
- Kế tốn theo dõi cơng nợ: kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ vay vốn, theo dõi tiền vay của các đội, tính và đề nghị thu lãi vay các cơng trình, theo dõi phần thu nộp nghĩa vụ của các đội, thanh lý hợp đồng nội bộ cho các cơng trình hồn thành. Theo dõi các khoản cơng nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng như nghĩa vụ đối với Nhà Nước. Theo dõi, hạch toán vật tư tại Cơng ty
- Kế tốn theo dõi TSCĐ, thuế, thủ quỹ: Là người có trách nhiệm thu chi tiền mặt, theo dõi và quản lý tiền mặt, ngân phiếu, ghi chép vào các sổ quỹ hàng ngày và lập các báo cáo tồn quỹ hàng ngày đảm bảo kịp thời, chính xác. Theo dõi tình hình
tăng, giảm, phân bổ và trích khấu hao TSCĐ trong tồn cơng ty và kê khai và quyết toán thuế cho công ty.
2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty đang áp dụng Thông tư 200/2014/TT- BTC được Bộ Tài Chính ban hành ngày 22/12/2014
- Niên độ kế tốn cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được hỗ trợ bởi phần mềm kế tốn.
- Cơng Ty CP Xây dựng và kỹ thuật Việt Nam hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Phương pháp tính thuế: Cơng ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng qui định của Bộ tài chính.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3 Quy trình hạch tốn theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ”
(Nguồn: Phòng kế toán) 2.1.4.3. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán công nợ tại Công ty CP xây dựng và kỹ thuật Việt Nam
Mơi trường là tồn bộ những lực lượng và thể chế tác động và ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh SỔ CÁI CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
Mơi trường là yếu tố ảnh hưởng sâu rộng đến tồn bộ cơng tác kế tốn của doanh nghiệp nói chung và phần hành kế tốn cơng nợ nói riêng, với ba khía cạnh là mơi trường vĩ mơ, mơi trường vi mơ và môi trường nội bộ.
a) Các yếu tố môi trường vĩ mô * Môi trường kinh tế
Những biến động của các yếu tố trong mơi trường kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức với phần hành kế tốn cơng nợ của Cơng ty.
Trong mơi trường kinh tế, kế tốn công nợ chịu tác động của yếu tố lạm phát: Lạm phát ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và chi phối hành vi của đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Khi lạm phát xảy ra, những người đang vay nợ có lợi cịn những người cho vay bị thiệt hại vì giá cả của các loại tài sản nói chung đều tăng lên, cịn giá trị đồng tiền thì giảm xuống. Khi đó, cơng tác thu hồi nợ của Cơng ty gặp khó khăn vì khách hàng cũng gặp trở ngại trong kinh doanh, việc tiêu thụ sản phẩm bị giảm sút do giá cả tăng cao nên họ cố gắng kéo dài thời gian nợ. Do đó kế tốn cơng nợ của Công ty cần đặc biệt chú ý đến các khoản nợ từ khách hàng, lên kế hoạch thu hồi nợ đúng hạn để đảm bảo tình hình tài chính, giảm thiểu thiệt hại nếu có cho Cơng ty.
* Các yếu tố chính trị và pháp luật
Các yếu tố chính trị và pháp luật tác động mạnh đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Hệ thống pháp luật hồn thiện và nghiêm minh sẽ tạo mơi trường cạnh tranh lành mạnh cho các doanh nghiệp, tránh tình trạng gian lận. Mức độ ổn định về chính trị và luật pháp cho phép doanh nghiệp đánh giá được mức độ rủi ro của mơi trường kinh doanh, trong đó có mức độ rủi ro liên quan đến công nợ của doanh nghiệp để có các biện pháp quản trị thích hợp.
Các hoạt động kế tốn nói chung và hoạt động kế tốn cơng nợ nói riêng được điều hành bởi các Luật và các quy định pháp lý. Các quy định trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán đã ảnh hưởng và chi phối trực tiếp đến phần hành kế tốn cơng nợ của Công ty. Trong môi trường pháp lý trên, kế tốn cơng nợ phải tuyệt đối tn thủ các quy định có liên quan, ví dụ như tuân thủ các nguyên tắc kế tốn, các quy định về lập dự phịng nợ phải thu khó địi, về đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đối…
* Các yếu tố văn hóa – xã hội
Yếu tố văn hóa – xã hội có ảnh hưởng lớn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh quan điểm của khách hàng và nhà cung cấp. Từ đó Cơng ty xây dựng các
chính sách bán hàng phù hợp, các chính sách chiết khấu để kính thích hoạt động tiêu thụ… ảnh hưởng trực tiếp tới cơng tác kế tốn cơng nợ. Đồng thời, văn hóa thận trọng địi hỏi kế tốn cơng nợ ln phải theo dõi chi tiết tình hình nợ phải thu và phải trả, lập các khoản dự phòng cần thiết, đảm bảo ổn định tình hình tài chính cho Công ty.
b) Các yếu tố môi trường vi mô * Nhà cung cấp
Nhà cung cấp ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty, thể hiện trong việc thực hiện hợp đồng cung ứng, độ tin cậy về chất lượng hàng hóa… Với các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế tốn cơng nợ của Công ty phải theo dõi thường xuyên, lên kế hoạch trả nợ đúng hạn, nhằm nâng cao uy tín và tính chủ động tài chính của Cơng ty.
* Khách hàng
Khách hàng là những người có nhu cầu và khả năng thanh tốn về hàng hóa và dịch vụ mà Cơng ty kinh doanh. Khách hàng có nhu cầu rất phong phú và đa dạng, do đó Cơng ty phải có chính sách đáp ứng nhu cầu từng nhóm khách hàng cho phù hợp. Đồng thời, kế tốn cơng nợ của Cơng ty phải nắm rõ tình hình tài chính cũng như khả năng thanh tốn của khách hàng để có kế hoạch thu hồi nợ, tránh bị chiếm dụng vốn trong thời gian quá dài, gây tổn thất cho Công ty.
* Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, doanh nghiệp có cạnh tranh được thì mới có khả năng tồn tại. Đối thủ cạnh tranh là động lực để Công ty phục vụ khách hàng tốt hơn, nâng cao tính năng động trên thị trường. Cơng ty cần có các chính sách bán hàng mang tính cạnh tranh, đồng thời kế tốn công nợ cần bảo mật các thông tin về khách hàng và nhà cung cấp trước các đối thủ cạnh tranh, giữ vững lợi thế của Công ty.
c) Các yếu tố môi trường nội bộ * Sức mạnh tài chính
Sức mạnh về tài chính thể hiện trên tổng nguồn vốn (bao gồm vốn chủ sở hữu, vốn huy động) mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh, khả năng quản lí có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh. Sức mạnh tài chính thể hiện ở khả năng trả nợ ngắn hạn, dài hạn, các tỉ lệ về khả năng sinh lời của doanh nghiệp… Kế tốn cơng
nợ cần nắm rõ sức mạnh tài chính của Cơng ty mình để lập kế hoạch, chủ động trả nợ đúng hạn.
* Tiềm năng về con người
Tiềm năng về con người: Thể hiện ở kiến thức, kinh nghiệm có khả năng đáp ứng cao yêu cầu của doanh nghiệp, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp trung thành ln hướng về doanh nghiệp có khả năng chun mơn hố cao, lao động giỏi có khả năng đồn kết, năng động biết tận dụng và khai thác các cơ hội kinh doanh… Tiềm năng về con người đóng vai trị quan trọng trong tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty nói chung và phần hành kế tốn cơng nợ nói riêng.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn các khoản phải thu phải trả tại Công tyCP xây dựng và kỹ thuật Việt Nam CP xây dựng và kỹ thuật Việt Nam
2.2.1. Đặc điểm công nợ phải thu, phải trả tại Công ty CP xây dựng và kỹthuật Việt Nam thuật Việt Nam
Công ty CP xây dựng và kỹ thuật Việt Nam là công ty hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh và đầu tư bất động sản. Nên:
- Khách hàng chủ yếu của công ty là người dân và các công ty, nhà hàng như: Highland Coffee, Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB), Công ty CP Giáo dục Einstein Academy, … Khi bán các căn hộ chung cư, Công ty sẽ cho khách hàng trả tiền theo từng đợt. Đối với các khoản như phí điện nước của cư dân, phí trơng xe, phí quản lý dịch vụ, phí thuê mặt bằng của các cửa hàng, cơng ty sẽ tiến hành thu định kì theo tháng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Các khoản phải trả người bán của Công ty phát sinh khi: Cơng ty mua hàng hóa chưa thanh tốn, các khoản thanh toán với nhà thầu, … chủ yếu là các công ty xây dựng, các công ty môi giới, công ty quản lý tịa nhà, chung cư như: Cơng ty CP đầu tư xây dựng và kỹ thuật Vinaconex, Công ty CP dịch vụ và địa ốc Đất Xanh Miền Bắc, Công ty CP Visaho. Các khoản phải trả cho các công ty mơi giới và quản lý tịa nhà, Cơng ty sẽ trả định kỳ theo tháng. Cịn với các công ty xây dựng, sửa chữa Công ty sẽ trả ngay khi có phát sinh.
2.2.2. Chứng từ sử dụng tại Cơng ty CP xây dựng và kỹ thuật Việt Nam
2.2.2.1. Chứng từ sủ dụng trong kế toán công nợ phải thu của khách hàng
Để hạch toán khoản Phải thu của khách hàng, kế tốn sử dụng các chứng từ kế tốn sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 4): Hóa đơn GTGT được lập thành 03 liên: + Liên 1: Lưu tại cuống, đưa vào lưu trữ và bảo quản
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Nội bộ. Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho, sau đó giao cho kế toán để ghi sổ. - Phiếu thu, Giấy báo có (Phụ lục 5, Phụ lục 6)
- Và các chứng từ khác có liên quan
Quy trình ln chuyển hóa đơn GTGT như sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT
(Nguồn: Phòng Kế toán)
* Sổ kế toán
Sau khi nhập liệu vào phần xong, phần mềm tự động chuyển các dữ liệu vào các sổ sau:
- Sổ chi tiết công nợ phải thu (Phụ lục 7) - Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 8)
- Sổ Cái TK 131 (Phụ lục 9)
2.2.2.2. Chứng từ sủ dụng trong kế toán công nợ phải trả người bán
Để hạch toán khoản Phải trả cho người bán, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hóa đơn GTGT (Phụ lục 10)
- Phiếu chi (Phụ lục 11) - Giấy báo nợ
- Ủy nhiệm chi (Phụ lục 13)
- Và các chứng từ khác có liên quan Hóa đơn
GTGT
Liên gốc lưu tại cuống
Giao cho khách hàng
Kế tốn cơng nợ