5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.1. Một số kết luận và phát hiện về kế toán bán mặt hàng thiết bị y tế tại công ty.
VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VINA LINEN
3.1. Một số kết luận và phát hiện về kế toán bán mặt hàng thiết bị y tế tạicông ty công ty
3.1.1. Kết quả đạt được
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Tồn thể cơng ty nói chung và phịng kế tốn_tài vụ nói riêng ln đồn kết, giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ. Trong q trình kinh doanh, cơng ty ln chấp hành nghiêm túc pháp luật cũng như luật thuế. Phịng kế tốn ln nắm bắt kịp thời tình hình tăng giảm vốn của cơng ty, từ đó tham mưu cho giám đốc trong các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Vận dụng chế độ kế tốn:
Hiện nay cơng ty áp dụng theo chế độ kế tốn ban hành theo quyết định số 48/ 2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính do đó cập nhật những thay đổi của chế độ kế tốn mới. Cơng ty ln cập nhật đầy đủ, nhanh chóng những thay đổi trong chế độ kế toán. Đồng thời cũng đưa ra những quy định, phương án phù hợp với tình hình kinh tế hiện tại của công ty, làm tăng hiệu quả kinh doanh. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Về nội dung và cách ghi chép cho từng loại chứng từ cơng ty đã có những hướng dẫn cụ thể tạo cho chất lượng cơng tác kế tốn được thực hiện tốt.
Hệ thống tài khoản kế tốn:
Cơng ty đã vận dụng tài khoản theo đúng chế độ hiện hành theo quyết định 48/2006/QĐ –BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Căn cứ vào quy mô nội dung nghiệp vụ phát sinh tại công ty, kế tốn cơng ty đã xây dựng hệ thống tài khoản cụ thể và chi tiết các tài khoản thành các tài khoản theo đối tượng hạch toán để đáp ứng nhu cầu thơng tin và quản lý tài chính. Để tăng tính hiệu quả và tiện theo dõi, cơng ty đã mở thêm các tài khoản cấp 2.
Về chứng từ sử dụng:
Các chứng từ được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành những thơng tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
Về trình tự hạch tốn
Kế tốn bán hàng cũng đã đảm bảo theo dõi sát sao tình hình bán hàng, đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và các chi phí liên quan đến cơng tác bán hàng. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ vào sổ Nhật ký chung, các sổ chi tiết liên quan, sau đó phản ánh lên sổ Cái từng tài khoản, trình tự hạch tốn rõ ràng, đầy đủ, khơng bỏ sót nghiệp vụ.
Về sổ sách kế tốn:
Cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Hình thức ghi sổ này đơn giản và gọn nhẹ so với các hình thức sổ khác, phù hợp với cơng ty.
Tất cả các sổ tổng hợp và sổ chi tiết của công ty đều làm theo đúng mẫu của hình thức Nhật ký chung theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của bộ tài chính. Để đơn giảm và gọn nhẹ, kế tốn khơng sử dụng sổ nhật ký đặc biệt, do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh trên sổ nhật kí chung.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Về trình vận dụng tài khoản kế tốn:
- Các chi phí về vận chuyển hàng hóa vẫn chưa được phản ánh rõ ràng. Công ty sử dụng tài khoản 156 “hàng hóa”, cơng ty chỉ mở chi tiết tài khoản 1561 “hàng hóa”. Thiết bị y tế là mặt hàng có giá trị khá lớn và công tác vận chuyển vô cùng quan trọng, khoản chi chí phát sinh là điều tất yếu và khoản chi này khá lớn nhưng công ty vẫn chưa đề cập đến một cách rõ ràng trong vấn đề này.
- Công ty chưa quan tâm đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng như lập dự phịng phải thu khó địi. Điều này sẽ làm cho cơng ty ứ đọng vốn nghiêm trọng vì các thiết bị y tế có giá trị khá lớn và các khách hàng sẽ thanh toán chậm.
Về hạch toán bán hàng:
- Cơng ty chưa có cơng tác phân loại chứng từ (theo từng nội dung). Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hố đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có .... Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
- Hiện tại công ty khơng lập Biên bản giao giao nhận hàng hóa khi chuyển giao thiết bị y tế cho khách hàng. Điều này rất dễ xảy ra rủi ro cho cơng ty khi có tranh chấp mua bán liên quan tới tố tụng, phải kiện tụng ra tịa giữa cơng ty với khách hàng dẫn tới việc công ty phải chịu thiệt hại.
Về chính sách giảm trừ, chiết khấu:
- Vấn đề chiết khấu, giảm trừ: cơng ty hiện vẫn đang trong trình trạng cơng nợ khá lớn nhưng vẫn chưa đưa ra biện pháp giảm trừ, chiết khấu thanh toán nào để thu hồi công nợ đối với khách hàng của công ty. Tổng công nợ trong năm 2015 tại thời điểm ngày 31/12/2015 lên đến gần 50.000.000 triệu đồng. Điều này mang lại rất nhiều bất lợi cho công ty trong vấn đề huy động vốn.
Về hình thức ghi sổ kế tốn:
Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn Nhật kí chung: một số nghiệp vụ bị trùng lặp vì vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái. Nếu tháng nào số nghiệp vụ phát sinh nhiều thì việc ghi khổ sẽ gặp khó khăn vì hình thức kế toán này chỉ phù hợp cho trường hợp số nghiệp vụ tương đối, khơng ít cũng khơng nhiều.
Về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn:
Bộ phận kế toán đa phần ghi chép thủ cơng, cơng tác kế tốn khơng nhanh chóng. Đến nay cơng ty vẫn chỉ sử dụng các thao tác kế toán trên word và excel. Từ các chứng từ, công ty nhập vào máy, lên các sổ. Như vậy sẽ rất tốn thời gian, không hiệu quả. Nếu sử dugnj phần mềm kế tốn, cơng ty chỉ cần nhập chứng từ vào, phần mềm sẽ tự kết xuất ra các sổ cái và sổ chi tiết. Nhanh gọn và chính xác hơn rất nhiều lần.
3.2. Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng thiết bị y tế tại công ty
- Cơng ty nên có cơng tác phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ: chứng từ lao động và tiền lương, chứng từ bán hàng (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng...), chứng từ hàng tồn kho, chứng từ tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi, phiếu kiểm kê quỹ tiền mặt...), chứng từ tài sản cố định. Trong chứng từ bán hàng, phiếu xuất kho có kèm hóa đơn GTGT cơng ty nên kẹp chung và phân loại theo từng khách hàng. Hóa đơn bán lẻ đối với khách lẻ khơng thường xuyên cũng nên để riêng ra một file.
- Công ty nên lập Biên bản giao giao nhận hàng hóa khi chuyển giao thiết bị y tế cho khách hàng. Để khách hàng và công ty đều đảm bảo về số lượng và chất lượng ngay tại thời điểm giao hàng. Như vậy, hậu bán sẽ khơng có phát sinh những vấn đề rắc rối về hàng lỗi.
Về trình vận dụng tài khoản kế toán:
- Mở thêm tài khoản 156 “Hàng hóa” chi tiết TK 1562 “Chi phí bốc dỡ, vận
chuyển”.
- Mở thêm các tài khoản dự phòng: dự phịng phải thu khó địi và dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Đối với khoản dự phòng phải thu khó địi:
Phương pháp lập dự phịng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên. Trong đó:
Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý khoản dự phòng:
Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó địi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định tại điểm 2 Điều này; nếu số dự phịng phải trích lập bằng số dư dự phịng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp khơng phải trích lập.
Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch.
Nếu số dự phịng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì doanh nghiệp phải hồn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để hạch tốn dự phịng nợ phải thu khó địi kế tốn sử dụng Tk 1592 “Dự phịng phải thu khó địi”.
Cách lập được tiến hành như sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó địi, kế tốn lập dự phịng:
Nợ TK 642( 6422): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592: Mức dự phịng phải thu khó địi
Để có thể hạn chế tình trạng trên, với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, cơng ty có thể gửi thơng báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và không cịn khả năng thanh tốn, phải có biện pháp cứng rắn (như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn). Ngược lại, có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh tốn đúng hạn.
Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so giá ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế tốn nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế tốn tiến hành trích lập dự phịng. Đối với Cơng ty, dự phịng giảm giá
tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư thành phẩm này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tư, hàng tồn kho.
Mức trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho tính theo cơng thức sau:
Mức dự phịng giảm giá hàng hóa = Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài
chính x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế tốn - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Trình tự hạch tốn:
Cuối kỳ kế tốn năm khi lập dự phịng giảm giá HTK lần đầu tiên, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 1593: Dự phịng giảm giá HTK Cuối kỳ kế toán năm hoặc quý tiếp theo:
+) Nếu khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập cuối kỳ kế tốn năm nay lớn hơn khoản dự phịng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 1593: Dự phịng giảm giá HTK
+) Nếu khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi
Nợ TK 1593: Dự phòng giảm giá HTK Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
Trích lập dự phịng sẽ giúp việc hạch toán trở nên nhất quán, việc xác định chi phí thu nhập của hoạt động bán hàng trở nên chính xác hơn. Đối với cơng tác trích lập dự phịng phải thu khó địi giúp cơng ty bù đắp các khoản tổn thất khi khách hàng khơng có khả năng trả nợ.
Về chính sách giảm trừ, chiết khấu
Công ty nên chưa ra yêu sách chung và thống nhất trong chính sách giảm trừ, chiết khấu cho khách hàng ( bao gồm cả chiết khấu thương mai và chiết khấu thanh tốn). Ví dụ:
- Đối với mã hàng 6MK2 - Mũi khoan phá xương dùng cho máy Anspach: Đơn hàng trên 50 triệu nếu thanh toán ngay sẽ đk chiết khấu 2%. Đơn hàng trên 100 triệu sẽ được hưởng chiết khấu thương mại là 4%.
- Đối với các mã hàng MB679R - Đục xương thẳng, mũi vuông rộng 19mm, dài
242mm; OK369R - Kéo phẫu tích Cottle Knapp bằng nhựa, cong, tù/tù, dài 105mm ;
PE300BF USA - Bóng đèn Xenon loại 300W-15V, tuổi thọ 500h, sử dụng cùng với
nguồn sáng Xenon Nova 300W do hãng Karl Storz (Đức) sản xuất;...: Đơn hàng trên
20 triệu nếu thanh toán ngay sẽ được nhận chiết khấu thanh toán là 1% .
- Đối với mã hàng UP25MD - Máy in màu kết quả; 6MG1 - Miếng ghép đĩa
đệm cột sống thắt lưng : Đơn hàng trên 30 triệu nếu thanh toán ngay sẽ được hưởng
chiết khấu thanh toán là 2%.
- ...
Về ứng dụng công nghệ thơng tin trong kế tốn
Cơng ty nên lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp nhất để tăng hiệu quả công việc. Dưới đây là một số phần mềm kế tốn hiện hành cơng ty nên tham khảo:
- Phần mềm kế toán Misa được rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử
dụng, bởi những yêu cầu về mức độ quản lý của những doanh nghiệp này khơng q phức tạp. Misa có các ưu điểm như: giao diện dễ sử dụng phù hợp với những người chưa từng sử dụng qua cũng có thể hộc hỏi rất nhanh. Chức năng ghi sổ dữ liệu chính xác nhanh chóng được bảo mật cao vì chạy trên phần mềm My SQL, nếu doanh nghiêp mới thành lập số lượng nhân viên và dữ liệu chưa lớn thì Phần mềm kế tốn Misa là sự lựa chọn hợp lý dành cho công ty bạn.
- Phần mềm kế toán Linkq. Đây là ứng dụng phần mềm tân tiến, cơ sở dữ liệu
sẽ được tích hợp trên dữ liệu SQL server tích hợp font chữ chuẩn unicode. Phần mềm kế tốn LinkQ dành cho các cơng ty lớn, có nhiều chi nhánh phổ biến ở nhiều nơi.
Linh động cho phép nhân viên kế toán chỉnh sửa hoặc nhập thêm thông tin dữ liệu.
Theo dõi và hạch toán song song nhiều loại tiền tệ.
Làm việc được trên nhiều cửa sổ.
Giao diện thân thiện gần người dùng với nhiều thứ tiếng khác nhau do chính người dùng biên soạn.