2.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cơng ty
Tên Công ty: Công ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G. Quy mơ hoạt động của cơng ty:
o Cơng ty có vốn điều lệ là 4,8 tỷ. Cơng ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tổng số lao động bình qn năm 2014: 62 người. Trụ sở chính: Số 25 tổ 33 Yên Hòa - Cầu Giấy – Hà Nội – Việt Nam. Điện thoại: 04.2216 1102.
o Email: solg@.vn. Website: http://www.solg.vn. Mã số thuế: 0104184231. Giấy phép kinh doanh: 0104184231 - ngày cấp: 18/09/2009
Các ngành nghề kinh doanh chính của đơn vị gồm:
- Tổng đại lý phân phối các sản phẩm nhạc cụ âm thanh, ánh sáng của các hãng hàng đầu thế giới tại Việt Nam.
- Tư vấn, thiết kế và triển khai các giải pháp về âm nhạc , âm thanh và ánh sáng có độ phức tạp cao.
Q trình hình thành và phát triển
Năm 2009, Cơng ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G đã được thành lập.
Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển, đến nay SOL.G đã những thành tựu nổi bật như:
- Trở thành đối tác vàng của nhiều hãng nhạc cụ, âm thanh và ánh sáng hàng đầu trên thế giới như Hohner, Kawai, Yamaha…
- Xây dựng được mạng lưới phân phối sâu rộng trên toàn quốc cùng hai đại lý phân phối lớn tại Nghệ An và thành phố Hồ Chí Minh.
- Tập trung có chiều sâu vào cơng tác nghiên cứu, đào tạo và chuyển giao công nghệ với một số hãng đối tác.
Ngành nghề kinh doanh:
Hoạt động chính của cơng ty là phân phối và triển khai các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao về nhạc cụ, âm thanh và ánh sáng:
Khoa: Kế toán – Kiểm toán
- Nhạc cụ: bộ hơi, đàn Organ, đàn Piano, đàn Guitar, … - Âm thanh: thiết bị phòng thu, âm ly, micro, tai nghe, loa… - Ánh sáng: đèn chương trình, đèn moving head, bàn điều khiển…
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Chức năng của công ty
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh các thiết bị nhạc cụ, âm thanh, ánh sáng. Hoạt động chủ yếu bao gồm:
+ Mua hàng: Mua hàng trong nước hoặc nhập khẩu về nhập kho theo đúng chất lượng, chủng loại, mẫu mã… đảm bảo cho q trình bán ra có hiệu quả.
+ Hoạt động lưu trữ, bảo quản hàng hóa.
+ Hoạt động bán hàng: Cơng ty chủ yếu bán bn, gửi bán đại lý, ngồi ra cũng bán lẻ cho cho khách hàng có nhu cầu mua với khối lượng ít.
Nhiệm vụ của cơng ty
- Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng bằng việc chào bán những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao, đa dạng về mẫu mã, giá cả cạnh tranh cũng như thêm vào đó tính sáng tạo và nghệ thuật.
- Nỗ lực phát triển mối quan hệ tin tưởng bền vững với tất cả các nhân viên trong công ty, theo những nguyên tắc công bằng phù hợp với các tiêu chuẩn của xã hội.
- Nâng cao sự thỏa mãn, và thấu hiểu những mong muốn của cổ đông bằng cách tăng lợi nhuận và doanh thu, cũng như xây dựng hệ thống quản lý tài chính minh bạch. - Hành động trong khn khổ luật pháp dựa trên những chuẩn mực và nguyên tắc đạo đức của xã hội.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
- Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty (Phụ lục 2.1) - Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Hội đồng quản trị: Quyết định mọi vấn đề liên quan tới công ty, giám sát chặt
chẽ mọi hoạt động trong công ty.
Giám đốc công ty: Là người trực tiếp lãnh đạo các bộ phận trong công ty, chịu
trách nhiệm cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phó giám đốc: Là người triển khai cho các quyết định của giám đốc, điều hành
công ty khi giám đốc vắng mặt, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động
kinh doanh thương mại.
Phịng kế tốn tài chính: Quản lý hoạt động thu chi trong công ty, đánh giá hiệu
quả hoạt động, tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý tài chính, thực hiện chế độ hạch tốn theo quy định…
Phịng hành chính – nhân sự: Có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc hành chính
như tiếp nhận, phát hành và lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu. Quản lý nhân sự, nghiên cứu, xây dựng cơ cấu tổ chức của cơng ty.
Phịng kinh doanh: Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của
Công ty trong từng giai đoạn; lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cơng ty; chủ động tìm kiếm hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng.
Phòng marketing: Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng; xây
dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing về: sản phẩm, giá cả, phân phối, xúc tiến.
2.1.1.4 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
a. Tổ chức bộ máy kế tốn và chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Tổ chức bộ máy kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và quản lý của cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Theo mơ hình này tất cả cơng việc kế tốn đều được tập trung thực hiện tại phịng kế tốn của doanh nghiệp.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
-Kế toán trưởng: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính
trong đơn vị kế tốn; Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty; Lập Báo cáo tài chính.
27
Kế tốn trưởng
Khoa: Kế toán – Kiểm toán
-Kế toán bán hàng: Kế tốn đầy đủ, chính xác tình hình bán sản phẩm hàng hóa
cùng các chi phí phát sinh trong q trình bán hàng. Cung cấp những thơng tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành còn lại như theo dõi tăng giảm vật
tư, TSCĐ, kế toán tiền lương, ...Tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán để lên báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- Thủ quỹ: Gửi tiền và thực hiện thu chi hàng ngày, lập báo cáo quý. Cuối tháng
báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành
theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính về Chế độ kế tốn, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn kèm theo.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ).
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Giá gốc của hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế: Thuế được xác định theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng hình thức sổ Kế tốn máy (Phần
mềm kế toán MISA SME.NET 2015).
Giới thiệu về phần mềm kế tốn Cơng ty đang áp dụng:
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế tốn MISA SME.NET 2015 có thể mơ tả như sau:
Kế tốn căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh, ghi chép trên các chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy đúng theo đối tượng đã được mã hóa cài đặt trong phần mềm như hệ thống chứng từ, tài khoản, vật tư, đối tượng chi phí… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào
sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ, các bảng tổng hợp… đã cài đặt sẵn trong phần mềm. Phần mềm này tự động thực hiện các bút toán từ cộng trừ đến xác định số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các bút toán kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn...) phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 sẽ làm tự động thơng qua các bút tốn kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng lựa chọn bút tốn kết chuyển đúng, máy sẽ tự động kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thông tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp “xâu lọc”. Các sổ sách báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động.
Phần mềm gồm rất nhiều phân hệ: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Tiền lương, Thuế ... nhưng để phục vụ cho cơng tác kế tốn bán hàng thì kế tốn sử dụng chủ yếu là phân hệ bán hàng.
b. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn
- Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính Phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế tốn và các quy định trong chế độ này.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp gồm:
Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp này, gồm 5 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ.
Chứng từ liên quan đến chi phí tiền lương: Bảng chấm cơng, Bảng tính lương, Bảng trích các khoản theo lương, Bảng thanh tốn tiền lương và BHXH …
Chứng từ về TSCĐ bao gồm: Biên bản bàn giao TSCĐ, Bảng tính và trích khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý nhượng bán TSCĐ …
Chứng từ hạch toán hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa, Thẻ kho…
Khoa: Kế tốn – Kiểm tốn
Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán lẻ, Bảng kê bán lẻ…
Về hóa đơn GTGT, Cơng ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G thực hiện tự in hóa đơn trên phần mềm kế tốn MISA theo Thơng tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013.
Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Báo nợ, Báo có… Chứng từ kế tốn ban hành theo các văn bản pháp luật khác. - Tổ chức vận dụng tài khoản kế tốn
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định tại Thông tư số 200/2014/TT- BTC do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành. Phần mềm MISA SME.NET 2015 có sẵn danh mục tài khoản kế tốn ban hành thống nhất. Tuy nhiên kế tốn tại Cơng ty sử dụng khoảng 40 tài khoản cấp 1, đồng thời mở thêm các tài khoản chi tiết (tiểu khoản) cho các tài khoản cấp 1 cho phù hợp với đặc điểm sản xuất- kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty.
- Tổ chức hệ thống sổ kế tốn
Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty: Kế tốn trên máy vi tính (Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015).
Khi sử dụng phần mềm MISA, sổ sách báo cáo là khơng cố định và có thể thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của Công ty. Việc xem, in sổ sách báo cáo kế tốn có thể tiến hành với dữ liệu cả trong và ngồi kỳ kế tốn, tùy thuộc vào khoảng thời gian xem báo cáo.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính tại Cơng ty (Phụ lục 2.2).
- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Cơng ty áp dụng hệ thống BCTC theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán. Mẫu số: B01 - DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số: B02 - DN -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mẫu số: B03 - DN -Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu số: B09 - DN
2.1.2 Ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến cơng tác kế tốn bán nhóm hàng nhạc cụ tại Công ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G
2.1.2.1 Nhân tố bên ngồi
- Kinh tế: Nền kinh tế ngày càng phát triển ,để cạnh tranh và tạo lợi thế trong
kinh doanh thì việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng có ý nghĩa vơ cùng to lớn, cung cấp thông tin để phục vụ nhu cầu quản lý kinh doanh, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Chính trị: Nước ta có hệ thống chính trị tương đối ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp đầu tư, phát triển mạng lưới kinh doanh. Do đó, cơng tác kế tốn bán hàng tại các doanh nghiệp cũng có nhiều điều kiện mở rộng và hoàn thiện hơn.
- Pháp luật: Hiện nay, nước ta cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các chính sách về pháp luật cũng đang khơng ngừng được hồn thiện.
+ Các chuẩn mực kế toán, đặc biệt là VAS 01 “ Chuẩn mực chung”, VAS 02 “Hàng tồn kho”, VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác” là hành lang pháp lý quyết định cơng tác kế tốn nói chung cũng như kế tốn bán hàng nói riêng trong cơng ty như quy định về kỳ ghi nhận doanh thu, giá vốn, các phương pháp tính giá vốn …
+ Chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam: Thơng tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 cũng là một yếu tố tác động mạnh mẽ tới cơng tác kế tốn bán hàng. Chế độ kế toán quy định về các chứng từ, tài khoản sử dụng, trình tự hạch tốn cũng như sổ kế tốn được áp dụng trong cơng ty, tạo điều kiện cho kế toán xử lý, phản ánh đúng bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Môi trường ngành:Trong những năm gần đây, thị trường nhạc cụ ngày càng trở
nên cạnh tranh hơn. Do đó, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng đồng thời đảm bảo được mức lơi nhuận mong muốn, cơng ty phải có những chính sách bán hàng hợp lý, tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn.
2.1.2.2 Nhân tố bên trong
- Quy mô hoạt động của doanh nghiệp: Quy mô hoạt động của doanh nghiệp
càng lớn, nhu cầu quản lý càng cao, cơng tác kế tốn bán hàng càng phải được chú trọng và khơng ngừng hồn thiện.
- Đội ngũ lao động: Nhân viên trong cơng ty đều là những người có năng lực, trình độ, kinh nghiệm, nhiệt tình với cơng việc. Đặc biệt là bộ phận kế tốn bán hàng ln theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ bán hàng kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Khoa: Kế tốn – Kiểm tốn
- Bộ máy kế tốn: Cơng ty tổ chức bộ máy kế toán khá khoa học và hợp lý, nhiệm vụ của kế toán bán hàng được phân cơng một cách cụ thể, có hiệu quả.
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn bán nhóm hàng nhạc cụ tại Cơng ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán nhóm hàng nhạc cụ tại Cơng ty
2.2.1.1 Đặc điểm nhóm hàng
Nhóm hàng nhạc cụ cơng ty đang thực hiện kinh doanh bao gồm các sản phẩm như đàn organ, đàn piano, đàn guitar, harmonica… Các sản phẩm này đều mang thương hiệu của các nhà sản xuất nhạc cụ nổi tiếng trên thế giới như Hohner, Stagg,