2.1.2.1 .Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
2.1.2.2. Nhân tố bên trong doanh nghiệp
Nhân viên kế toán: Đây là nhân tố quan trọng trong bộ máy kế tốn nói
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
giàu kinh nghiệm, có kĩ năng, đạo đức nghề nghiệp tốt. Tất cả các nhân viên đều có trình độ đại học trở lên. Tất cả nhân viên đều được giao chức năng nhiệm vụ theo đúng khả năng của mình. Tuy nhiên số lượng kế tốn ít nên có trường hợp một nhân viên phải đảm nhận nhiều phần hành kê toán cùng lúc. Riêng đối với phần hành kế toán bán hàng, nhân viên kế tốn bán hàng phải kiêm ln cơng việc của kế tốn tiền lương dó đó gây áp lực cơng việc dẫn đến sai sót gian lận, giảm hiệu quả công việc
Nhận thức của chủ doanh nghiệp: Kế tốn được xem là cơng cụ quản lý
để kiểm tra giám sát mọi hoạt động và vận hành doanh nghiệp. Cơ chế vận hành tốt sẽ giúp nhân viên kế toán bán hàng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, trong cơng tác kế toán cũng vậy
Bộ máy kế tốn: Cơng ty áp dụng mơ hình kế tốn tập trung. Hầu hết mọi
công việc đều được thực hiện tại phịng kế tốn từ khâu thu thập chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp lập báo cáo tài chính. Phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý của cơng ty
2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng đường tại cơng ty CP mía đường Nơng Cống
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán nhóm hàng đường tại cơng ty CP míađường Nơng Cống đường Nông Cống
2.2.1.1. Các phương thức bán hàng và hình thức bán hàng
Các phương thức bán hàng: Hiện nay công ty đang sử dụng hai phương
thức bán bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ
- Phương thức bán buôn: Công ty chủ yếu sử dụng phương thức bán buôn
qua kho. Đối với bán bn, giữa khách hàng và cơng ty sẽ có hợp đồng ký kết cụ thể (nếu cần thiết) trong đó có quy định rõ về loại hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm và thời điểm giao nhận, phương thức thanh toán, thời điểm trả tiền hàng. Hợp đồng này do bộ phận kinh doanh lập và chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của giảm đốc cũng như của bên mua.
Sau khi hợp đồng được ký, Bộ phận kinh doanh chuyển hợp đồng này xuống cho phịng kế tốn và chuyển các thông tin về địa điểm cũng như thời điểm giao hàng cho bộ phận giao hàng. Trưởng bộ phận giao hàng có nhiệm vụ lên lịch và bố trí nhân viên giao hàng phù hợp. Đến thời điểm giao hàng, nhân viên giao hàng
nhận hàng từ kho cùng với các chứng từ kèm theo từ kế toán tổng hợp để giao hàng cho khách hàng.
- Phương thức bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng áp dụng cho khách hàng
mua với số lượng ít. Khi có nhu cầu mua hàng thì khách hàng đến hoặc gọi điện đến công ty để đặt hàng. Bộ phận kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận các thơng tin đặt hàng của khách, sau đó chuyển cho bộ phận kế tốn và bộ phận giao hàng. Trưởng bộ phận giao hàng cử nhân viên giao hàng qua chỗ kế tốn tổng hợp nhận hóa đơn, chứng từ kèm theo, đồng thời nhận hàng từ kho đem giao cho khách hàng theo đúng địa điểm thỏa thuận.
Các hình thức bán hàng: Công ty đang áp dung chủ yếu ba hình thức bán
hàng là:
- Hình thức bán hàng trực tiếp: Là hình thức khi khách hàng đến cơng ty
mua hàng
- Hình thức bán hàng qua mơi giới: Là hình thức cơng ty bán hàng cho khách
hàng thông qua người môi giới và doanh nghiệp sẽ cho người môi giới một phần trăm hoa hồng nhất định
- Hình thức bán hàng qua điện thoại: Là hình thức khách hàng đặt mua hàng
hóa qua điện thoại
2.2.1.2. Các phương thức thanh tốn và hình thức thanh tốn
Phương thức thanh tốn: Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh toán. - Phương thức thanh toán trực tiếp: Với phương thức này việc chuyển quyền
sở hữu hàng hóa và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên được gọi là thanh toán trực tiếp. Doanh thu được ghi nhận ngay sau khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng. Khách hàng có thể trực tiếp thanh tốn bằng tiền mặt hoặc thanh tốn bằng chuyển khoản với những hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng
- Phương thức thanh toán trả chậm: Với những phương thức này việc
chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền ngay. Tuy vậy doanh nghiệp vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng hay nói cách khác là doanh thu bán hàng vẫn ghi nhận mặc dù chưa thu tiền. Đối với khách hàng thường xun, mua hàng theo hình thức bán bn cơng ty sẽ cho khách hàng nhận nợ trong một khoảng thời gian nhất định, tùy thuộc vào
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
mức độ uy tín của khách hàng và chính sách của cơng ty. Việc sử dụng phương thức trả chậm là một cách thức thu hút khách hàng cho công ty
Các hình thức thanh tốn: Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh toán
chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
2.2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng đường tại cơng ty CP mía đường Nơng Cống
2.2.2.1. Khái quát việc vận dụng hệ thống kế tốn trong kế tốn bán nhóm hàng đường tại cơng ty CP mía đường Nơng Cống
a. Chứng từ sử dụng tại cơng ty cổ phần mía đường Nơng Cống
Các loại chứng từ sử dụng.
Tại thời điểm sinh viên nghiên cứu luận văn công ty sử dụng chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC
Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT): Khi bán hàng kế tốn lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Hóa đơn gồm có 3 liên trong đó: 1 liên được lưu trên quyển hóa đơn, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại công ty (Phụ lục 2.8)
Phiếu thu (mẫu số 01-TT): Được kế toán lập nhằm xác định số tiền thực thu về nhập quỹ làm căn cứ để ghi sổ quỹ, ghi chép các nghiệp vụ liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên trong đó: Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên giao cho người nộp tiền (phụ lục 2.9)
Phiếu chi (mẫu số 02-TT): Khi cơng ty thanh tốn tiền hàng bằng tiền mặt hoặc phải thanh toán hàng bán bị trả lại, làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. Phiếu chi được lập thành 3 liên trong đó: Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền
Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT): Phiếu xuất kho được sử dụng tại công ty để thủ kho nhập kho và ghi chép các nghiệp vụ trả lại hàng bán, phiếu xuất kho gồm 3 liên trong đó: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để kế tốn ghi vào sổ kế toán, liên 3 người nhận hàng hóa giữ (phụ lục 2.10)
Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT): Được lập làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi khi phải nhập kho lượng hàng bán do khách hàng trả lại. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên trong đó: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phịng kế tốn để ghi vào sổ kế tốn, liên 3 người giao hàng giữ
Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng
Sau khi xuất hiện nghiệp bán hàng kế toán lập các chứng từ kế tốn liên quan như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu…Các chứng từ này phải được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hoặc phải được sự phê duyệt của giám đốc hoặc kế tốn trưởng. Mỗi chứng từ có thể gồm nhiều liên và được chuyển cho các bộ phận liên quan để tiến hành định khoản và khi vào sổ nhật kí chung, sổ cái các tài khoản 511, 3331, 632, 156, 131…Sổ chi tiết, sổ thuế GTGT, sổ quỹ tiền mặt…Sau khi ghi sổ các chứng từ này sẽ được lưu trữ bảo quản
b. Tài khoản kế toán sử dụng
Tại thời điểm sinh viên nghiên cứu cơng ty sử dụng tài khoản kế tốn theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của bộ trưởng BTC
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Phản ánh doanh thu bán hàng, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kì
TK 521 ”Các khoản giảm trừ doanh thu”: Dùng để phản ánh các khoản được chỉnh giảm trừ vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kì
Trong đó chi tiết cho các tài khoản: - TK 5211: Chiết khấu thương mại - TK 5212: Hàng bán bị trả lại - TK 5213: Giảm giá hàng bán
TK 155 “Thành phẩm”: Phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại thành phẩm của doanh nghiệp
TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán trong kì
TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – Kiểm tốn
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số Tk như: TK 111 “tiền mặt”; TK 112 “tiền gửi ngân hàng”; TK 3331 “thuế GTGT Phải nộp”
c. Sổ kế toán sử dụng
Tại thời điểm sinh viên nghiên cứu luận văn công ty sử dụng chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC
Cơng ty CP mía đường Nơng Cống sử dụng các loại sổ theo hình thức nhật kí chung bao gồm các loại sổ sau:
Sổ nhật kí chung (phụ lục 2.23): Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kì kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Sổ kế tốn trên sổ nhật kí chung phản ánh số phát sinh bên nợ và bên có của tất cả các tài khoản kế toán đang sử dụng tại doanh nghiệp
Sổ cái TK 131 “Phải thu khách hàng” - phụ lục 2.20
Sổ cái TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - phụ lục 2.19 Sổ cái TK 632 “Giá vốn hàng bán” - phụ lục 2.21
Và các sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng…
2.2.2.2. Quy trình kế tốn bán nhóm hàng đường tại cơng ty cổ phần míađường Nơng Cống đường Nơng Cống
Cơng ty CP mía đường Nơng Cống đang sử dụng phần mềm kế tốn fast để hỗ trợ cho công tác kế tốn nói chung và cho kế tốn bán hàng nói riêng (Phụ lục
2.11)
Khi bán hàng - Bán bn:
Từ chứng từ kế tốn, phiếu xuất kho kế toán cập nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo đường dẫn sau: Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (phụ lục 2.12)
Đồng thời kế toán định khoản như sau: Nợ TK 131111
Có TK 51111 Có TK 33311 Nợ TK 6321
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
Các khoản giảm trừ - Hàng bán bị trả lại:
Cập nhập dữ liệu theo đường dẫn sau: Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu phiếu nhập hàng bán bị trả lại sau đấy cập nhập số liệu vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại (Phụ lục 2.13)
Đồng thời kế toán định khoản như sau: Nợ TK 5212
Nợ TK 331111 Có TK 131111 - Giảm giá hàng bán
Cập nhập dữ liệu theo đường dẫn sau: Phân hệ bán hàng và cơng nợ phải thu Hóa đơn giảm giá cập nhập dữ liệu vào hóa đơn giảm giá (Phụ lục 2.14)
Đồng thời định khoản như sau: Nợ TK 5213
Nợ TK 331111
Có TK 131111
Trường hợp bán lẻ cũng tương tự.
Quy trình xác định giá xuất kho hàng bán:
Trước hết để tính giá thành của thành phẩm sản xuất liên tụcthì từ phân hệ Giá thành sx liên tục ta cập nhập dữ liệu màn hình theo trình tự sau:
- Bước 1: Cập nhập số lượng sản phẩm dỡ dang đầu kỳ - Bước 2: Phiếu điều chuyển công đoạn
- Bước 3: Tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ
- Bước 4: Tập hợp và phân bổ chi phí chi tiết theo nguyên liệu - Bước 5: Tập hợp và phân bổ chi phí theo hệ số
- Bước 6: Tính giá thành sản phẩm - Bước 7: Điều chỉnh giá thành sản phẩm
- Bước 8: Cập nhập giá cho các phiếu nhập thành phẩm - Bước 9: Kết chuyển chi phí sang tài khoản 154
Sau đó để tính giá hàng xuất kho kế tốn cập nhập dữ liệu theo đường dẫn sau: Phân hệ hàng tồn kho Tính giá trung bình, cập nhập dữ liệu vào màn hình tính giá trung bình
Khi chạy chức năng này thành cơng chương trình sẽ tự động tính và áp giá cho thành phẩm xuất kho
Khi thu tiền bán hàng:
Đối với hình thức bán hàng thu tiền ngay:
Sau khi nhập hóa đơn bán hàng, kế tốn lập ln phiếu thu, giấy báo có đối với trường hợp khách hàng thu tiền ngay
Và trình tự nhập chứng từ như sau: Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Phiếu thu tiền mặt (phụ lục 2.15) hoặc giấy báo có (thu) của ngân hàng
Kế toán định khoản Nợ TK 1111, 1121 Có TK 131111 Thu nợ khách hàng:
Tùy vào hình thức thanh tốn nợ của khách hàng như thế nào mà có các chứng từ tương ứng.
Trong bước này kế toán nhập dữ liệu theo đường dẫn sau: Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo có (thu) của ngân hàng
Kế toán định khoản Nợ 1111, 1121
Có TK 131111
Cuối kỳ kế tốn chọn sổ cần in và tiến hành in sổ cái TK 131, sổ cái TK 511, sổ nhật ký chung…
Ví dụ về kế tốn bán bn:
Ngày 13/03/2015 công ty xuất bán 70.000 kg đường cho công ty CP bánh kẹo Phạm Nguyên mã số thuế 0302062877, địa chỉ số 613, Đ.Trần Đại Nghĩa, P. Tân Đạo, TP. Hồ Chí Minh Theo hóa đơn GTGT số 0000985 (phụ lục 2.17) với giá bán là 719.950.000 đồng. Công ty CP bánh kẹo Phạm Nguyên thanh toán bằng tiền chuyển khoản
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
Từ chứng từ kế toán, phiếu xuất kho kế toán cập nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo đường dẫn sau: Phân hệ bán hàng và cơng nợ phải thu Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (phụ lục 2.12)
Đồng thời thơng qua quy trình xác định giá vốn như phía trên. Sau khi chạy chương trình này thành cơng chương trình sẽ tự động tính và áp giá cho thành phẩm xuất kho đi bán (giá này sẽ được nhảy lên trên hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho)
Đồng thời kế toán định khoản như sau: Nợ TK 13111: 755.947.500
Có TK 5111: 719.950.000 Có TK 33311: 35.997.500 Nợ TK 6321: 622.550.000 Có TK 155: 622.550.000
Ngày 20/03/2015 cơng ty cổ phần bánh kẹo Phạm Ngun thanh tốn tiền hàng theo hóa đơn số 0000985 cho cơng ty bằng chuyển khoản
Khi đó kế tốn nhập dữ liệu theo đường dẫn: Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Giấy báo có của ngân hàng, sau đó nhập giữ liệu vào màn hình giấy báo có
(phụ lục 2.16)
Căn cứ vào giấy báo có. Khi đó kế tốn định khoản: Nợ TK 1121: 755.947.500
Có TK 131111: 755.947.500
Cuối kỳ kế toán chọn sổ cần in và tiến hành in các sổ cái TK 511 (phụ lục