Trong đó:
Mối quan hệ chức năng Mối quan hệ trực tiếp
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Doanh thu Kế toán vật tư Thủ quỹ
Nhiệm vụ và chức năng của các phần hành kế toán:
Kế toán trưởng: Giúp cho giámđốc thực hiện các pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ kinh doanh của cơng ty, ...báo cáo tình hình tài chính của cơng ty cho giámđốc.
Kế toán vật tư: Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến vật tư để ghi chép vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết
+ Thu thập đầy đủ các chứng từ có liên quan đến đối tượng kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán
+ Vận dụng đúng phương pháp hạch toán vật tư, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc,thủ tục nhập xuất vật tư, mở các loại sổ sách chi tiết vận dụng đúng chế độ kế toán hiện hành
+ Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu công cụ, dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước.
Kế toán doanh thu: hàng ngày kế tốn thu thập hóa đơn bán hàng ghi vào sổ sách, vận dụng đúng phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng theo đúng chế độ kế tốn hiện hành
Kế tốn tơng hợp: thu thập tất cả các chứng từ có liên quan đến kế toán tiền lương, TSCĐ...ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết…
Thủ quỹ: hàng ngày kế toán dựa vào chứng từ phiếu thu chi để theo dõi lượng tiền đã chi thu trong ngày, và lượng tiền tồn còn lại trong két ,đồng thời thủ tham gia kiểm kê tiền trong két trong nhiều trường hợp cần
SƠ ĐỒ2.2 : HÌNH THỨC KẾ TỐN
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Diễn giải trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp đã được định khoản, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo nguyên tắc Nợ ghi trước, Có ghi sau. Một định khoản có bao nhiêu tài khoản thì ghi vào nhật ký chung bấy nhiêu dòng.
Căn cứ vào sổ nhật ký chung , kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên qua. Riêng những chứng từ có liên quan đến tiền mặt hàng ngày thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ.Những đối tượng cần hạch tốn chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng cộng các sổ thẻ,sổ kế toán chi tiết để lấy để lấy số liệu để lập các báo cáo tổng hợp chi tiết. Đồng thời cộng sổ cái các tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết có liên quan.
Sổ cái sau khi đối chiếu khớp đúng được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
Chứng từ gốc
Sổ nhật kýđặc
biệt kýchungSổ nhật Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợpchi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Cuối tháng căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, sổ nhật lý đặc biệt để lập báo cáo tài chính.
Chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị
Chính sách, chế độ kế tốn, phần mềm kế tốn áp dụng tại Cơng ty 1. Cơng ty hạch tốn theo quý
2.Đơn vị tiền tệ áp dụng: VNĐ
3. Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ –BTC ngày 20/03/2003 của Bộ Trưởng BTC.
4. Hình thức kế tốn áp dụng: Kế tốn trên máy vi tính 5. Một số chính sách kế tốn áp dụng:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho (HTK)
+ HTK được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
+ Phương pháp tính giá trị HTK: Bình qn gia quyền +Phương pháp hạch tốn HTK: Kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng, trích khấu hao TSCĐ theo thông tư 203/2009/ TT – BTC ngày 20/10/2009
- Hình thức sổ kế tốn: Sổ nhật ký chung Nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống Sổ kế toán .
Phần mềm kế tốn của cơng ty được thiết kế theo hình thức kế toan sổ nhật lý chung vì vậy, hệ thống sổ kế tốn của công ty gồm:
- Chứng từ gốc - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ, thẻ kế toán chi tiết - Sổ cái
7. Công ty lập các bản báo cáo tài chính: bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
8. Phần mềm kế tốn
Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán Misa – SME version 7.5 –R3.
- Cập nhật chê độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC của bộ tài chính ngày 20/03/2006
- Tuân thủ thông tư 103/2005/TT – BTC ban hành ngày 24/11/2005/ hướng dẫn theo tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tốn
Tổng quan phần mềm có 11 phân hệ, gồm: +Phân hệ mua hàng +Phân hệ quản lý kho
+Phân hệ ngân hàng +Phân hệ quản lý quỹ +Phân hệ tiền lương +Phân hệ TSCĐ +Phân hệ thuế +Phân hệ hợp đồng +Phân hệ giá thành +Phân hệ bán hàng +Phân hệ sổ cái
2.2.2.Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng in chất lượng cao tại công ty CP Hưng Hà.
2.2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán nhóm hàng in chất lượng cao tại Cơng ty.
Hiện nay, cơng ty có sử dụng phương thức bán bn qua kho chuyển hàng trực tiếp cho khách hàng, bán hàng đại lý và bán lẻ hàng hoá, với phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh tốn chậm trả, áp dụng chính sách bán hàng gồm chiết khấu thương mại, khuyến mại cho tất cả các nhóm hàng trong đó có áp dụng cho nhóm hàng in chất lượng cao như sau:
- In Catalogue (Hay còn gọi là catalog, catalo) là một ấn phẩm in ấn không thể thiếu đối với từng doanh nghiệp hoạt động dù trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất hay thương mại. Catalogue sẽ giúp doanh nghiệp giới thiệu đến khách hàng đầy đủ thông tin cũng như sản phẩm của đơn vị mình, đồng thời tạo thuận lợi trong giao dịch, ký kết hợp đồng, đi đến kết quả tốt đẹp. Catalogue (catalog, catalo) không chỉ đơn thuần là ấn phẩm quảng cáo mà qua đó nó cịn thể hiện sự chun nghiệp, uy tín của từng cơng ty. - In Hộp giấy là một sản phẩm in rất cần thiết đối với những đơn vị sản xuất. Hộp giấy mô tả mức độ chuyên nghiệp cho từng dòng sản phẩm, mang đến sức húc
tiêu thụ và sự cạnh tranh cao. Đối với những dịng sản phẩm này thì hình thức bên ngồi của bao bì Hộp giấy hết sức quan trọng.
- In Tem nhãn decal là ấn phẩm khơng thể thiếu trong những dịng sản phẩm tiêu dùng, Tem nhãn decal sẽ miêu tả đầy đủ những thơng tin của dịng sản phẩm như: thành phần, tác dụng,… song song đó Tem nhãn decal cũng để khẳng định sản phẩm của một thương hiệu uy tin. Điều đặc biệt là nó co thể dán được trên nhiều chất liệu khác nhau: Hộp giấy, bao bì nilong, trên gỗ, trên nhựa,…
Đối với hình thức bán đại lý: Chủ yếu cơng ty ký kết với những đại lý ở ngoại tỉnh, một số ít trong địa bàn thành phố. Bởi cơng ty muốn mở rộng thị trường ở các tỉnh bằng cách bán các sản phẩm in của công ty thông qua các công ty, doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực in. Cịn đối các cơng ty và doanh nghiệp trong địa bàn thành phố, công ty sẽ trực tiếp nhận các đơn đặt hàng và sẽ cung cấp sản phẩm để giảm bớt chi phí.
Hiện nay, cơng ty xác định giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Việc tính giá vốn hàng xuất bán được thực hiện tự động từ phần mềm kế toán Missa. Cuối tháng, kế toán viên chỉ làm thao tác cập nhật Giá vốn hàng xuất bán từ phân hệ Hàng hoá, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn một cách chính xác. Những chi phí liên quan đến việc mua hàng như chi phí uỷ thác cho nhà nhập khẩu (Cơng ty CP Dược phương bắc) được phân bổ vào giá mua hàng hố làm căn cứ tính giá nhập kho.
Giá bán hàng hố hiện nay công ty xác định dựa trên giá vốn và những chi phí liên quan đến việc bán hàng cơng ty chịu như chi phí hàng gửi bán đại lý, chi phí để bù đắp hỏng hóc của hàng hố, chi phí cho lương và hoa hồng cho nhân viên ...
Công tác bán hàng của công ty đặc biệt chú trọng đến việc kiểm tra tín dụng của khách hàng. Với những khách hàng đảm bảo khả năng thanh tốn, giữ uy tín trong kinh doanh, cơng ty cho phép nhận nợ trong thời hạn nhất định, quá thời hạn đó khách hàng sẽ phải chịu lãi phạt do quá hạn thanh toán.
2.2.2.2. Qúa trình kế tốn bán nhóm hàng in chất lượng cao tại Cơng ty CP Hưng Hà
- Chứng từ sử dụng hạch tốn hàng hố
Chứng từ ở cơng ty sử dụng là bộ chứng từ do Bộ tài chính phát hành như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT…
- Phiếu nhập kho: Do phòng KHSX lập trong trường hợp hàng bán bị trả lại, thường lập làm hai liên, sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phịng TC kế toán, giám đốc, thủ kho tiến hành nhập kho cùng với người giao nhận ký vào phiếu nhập kho. Sau đó một liên thủ kho giữ lại, một liên chuyển lên phịng TC kế tốn làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu xuất kho: Do phịng TC kế tốn, thường lập làm ba liên, sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phịng TC kế toán, giám đốc, thủ kho tiến hành xuất kho cùng với người giao nhận ký vào phiếu xuất kho. Sau đó một liên thủ kho giữ lại, một liên chuyển đến phịng TC kế tốn làm căn cứ hạch tốn, liên gốc phòng KHSX giữ lại để theo dõi việc xuất hàng.
- Hóa đơn GTGT: Do phịng TC kế tốn xây dựng được lập sau khi hàng hóa đó được chuyển cho người mua và họ chấp nhận thanh tốn, có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phịng TC kế tốn, giám đốc, làm căn cứ để hạch toán chi tiết, hạch tốn tổng hợp q trình bán hàng. Hóa đơn GTGT gồm ba liên: liên một nộp cho nhà nước, liên hai giao cho khách hàng, liên ba lưu ở bộ phận kế toán làm cơ sở hạch toán. Bắt đầu từ tháng 4 năm 2011 Bộ tài chính cho phép các doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng và in hóa đơn GTGT nên cơng ty có mấu hóa đơn của riêng mình.
- Phiêu thu : Do phịng TC kế tốn xây dựng làm hai liên sau khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và tiền đã nhận thủ quỹ kiểm tiền nhập quỹ sau đó ký vào phiếu thu, một liên giao cho khách hàng cùng với hóa đơn cịn một liên giữ lại làm căn cứ hạch toán.
Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng lập chuyển đến cho cơng ty, sau đó được chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ hạch tốn.
Ngồi những chứng từ nêu trên thì cịn có một số chứng từ liên quan khác: Như biên bản bàn giao nghiệm thu, giấy xác nhận cơng nợ, …
- Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn cho nghiệp vụ bán nhóm hàng in chất lượng cao, kế tốn doanh nghiệp sử dụng các tài khoản liên quan đến kế tốn bán hàng theo quy định của Bộ tài chính. TK 156, 157, 632, 511, 521, 531 và các tài khoản liên quan khác như TK: 111, 112, 133, ….
- Hệ thống sổ kế toán
Sổ nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sổ cái các TK 156, 511, 512, 531, 632, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã ghi sổ nhật ký chung.
- Trình tự hạch tốn
+ Bán bn qua kho: Sau khi có thơng tin đặt hàng từ các cá nhân, doanh
nghiệp, hay các cơng ty thương mại, phịng KHSX xác nhận lại thơng tin và chuyển tới phịng kế tốn. Thơng qua dữ liệu trên phần mềm Missa, hoặc trên sổ kho ghi chép ngồi của thủ kho, kế tốn biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ viết Hóa đơn GTGT. Căn cứ những thơng tin trên hố đơn GTGT, kế tốn vào phân hệ Hàng Hoá - Phiếu xuất kho bán hàng để nhập đầy đủ những liệu trong các trang như: Trang Vật tư chi tiết, trang Hóa đơn GTGT, trang Bút toán. Kế toán sẽ in phiếu xuất kho về số hàng bán và đưa cho các bộ phận liên quan ký đầy đủ vào cả phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT.
Nếu số lượng hàng hoá bên mua đặt hàng, đạt đến ngưỡng được hưởng khuyến mại thì kế tốn sẽ viết hố đơn GTGT đối với hàng khuyến mại. Trên hoá đơn hàng khuyến mại, kế tốn có ghi đầy đủ các thơng tin về hàng hố, số lượng, giá bán và ghi thuế suất giống như bán hàng thông thường. Đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm trên phân hệ Hàng Hoá -Phiếu Xuất Kho bán hàng – và cũng in phiếu xuất kho giống như hàng bán ra.
Hoá đơn bán hàng số 55911 (HS/2009B) trong trang phụ lục về bán hàng cho công ty cổ phần phương nam, kế toán sẽ nhập vào phần mềm: trong Trang vật tư chi tiết nhập mã hàng HGTC (Hộp giấy), số lượng hàng là 100 Hộp, giá 16.950 đ/hộp, cột thành tiền máy tự tính. Trang hóa đơn GTGT nhập các thơng tin về số hố đơn, ngày, ký hiệu hoá đơn, thuế suất. Trang bút toán máy sẽ tự động lập bút toán về doanh thu và giá vốn (Phụ lục 7.3). Sau khi nhập xong số liệu, phần mềm tự động ghi sổ từ Phiếu xuất kho lên các sổ Nhật Ký Chung, sổ Cái các TK 511, 632, 156, 3331, 131. Đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ Chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán
Ngày 26/01/2013 khi nhận được tiền thanh toán về số hàng trên, kế toán làm phiếu thu số 29 để thu tiền của khách hàng. Phiếu thu được in ra từ phần mềm, khi kế toán vào phân hệ Chứng từ - Phiếu thu, nhập đầy đủ các thông tin vào màn hình của chứng từ. Phiếu thu của phần mềm cũng có 3 trang: trang số tiền, trang hoá đơn, trang
bút toán. Căn cứ vào phiếu thu, máy sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 111, TK 131, Sổ quỹ Tiền mặt, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
Đối với hàng khuyến mại kế toán ghi cả doanh thu và giá vốn. Ghi nhận tăng doanh thu, chi phí bán hàng và thuế GTGT đầu ra tương ứng, tăng giá vốn và giảm hàng tồn kho. Phần mềm sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 642, 511, 3331, 632, 156, Sổ chi tiết thuế GTGT, sổ chi tiết vật tư hàng hoá.
Các trường hợp phát sinh trong q trình bán hàng tại cơng ty
+ Các trường hợp giảm giá hàng bán: Khi có khách hàng quen, có quan hệ
mua bán với cơng ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì cơng ty cũng thực hiện việc giảm giá hàng bán cho khách hàng đó. Tuy nhiên việc giảm giá này thực hiên ngay tại khi thỏa thuận khi ký hợp đồng với khách hàng và trước khi viết hóa đơn GTGT, nên sự giảm giá này không làm giảm doanh thu bán hàng.
+ Hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán kiểm tra số
hàng xem lý do tại sao khách hàng trả lại. Khi nhập kho lại số hàng trên, căn cứ vào hóa đơn GTGT bên mua trả lại hàng, kế toán vào phân hệ Hàng hoá - Phiếu nhập hàng bán trả lại, điền đầy đủ các thơng tin trên màn hình nhập liệu. Tại trang bút tốn, kế