Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về kế toán bán hàng và tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn nghiệp vụ bán hàng nói riêng tại Cơng ty CP phát triển và đầu tư công nghệ HD. Em thấy cơng ty cịn tồn đọng một số nguyên nhân sau
Thứ nhất về chứng từ bán hàng
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng. Nhưng tại phịng kế tốn văn phịng, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có cơng tác phân loại (theo từng nội dung). Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hoá đơn Giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có .... Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn
thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
Hiện tại khi bán háng Công ty không lập Biên bản giao giao nhận hàng hóa bán lẻ khi chuyển giao thiết bị , sản phẩm viễn thông cho khách hàng. Điều này rất dễ xảy ra rủi ro cho Cơng ty khi có tranh chấp mua bán liên quan tới tố tụng, phải kiện tụng ra tịa giữa Cơng ty với khách hàng dẫn tới việc công ty phải chịu thiệt hại.
Thứ hai về phương thức bán hàng
Hiện nay, công ty chỉ mới áp dụng phương thức bán buôn và bán lẻ thơng qua việc tìm kiếm khách hàng trực tiếp là chủ yếu. Mặt khác, số lượng khách hàng cũng bị hạn chế do số lượng đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực tại địa bàn tương đối nhiều. Công ty chưa đẩy mạnh khâu quảng cáo, giới thiệu sản phẩm rộng rãi.
Thứ ba về phương thức bán hàng
Hiện nay Cơng ty khơng thực hiện chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc thanh toán tiền hàng nhanh. Điều này làm giảm sức cạnh tranh của Công ty trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị viễn thông, tin học so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn , trở ngại cho công ty cho việc tiêu thụ sản phẩm , thiết bị viễn thông trên thị trường, mở rộng mạng lưới tiêu thụ và phát triển thêm về tập khách hàng.
Thứ tư về trích lập các khoản phải thu khó địi
Hiện nay công ty đang tồn tại một số khoản công nợ tồn đọng trên một năm từ những năm trước vẫn chưa xử lý, do đa số khách hàng của Cơng ty là các cơng tyviễn thơng khác. Nhưng tình hình tài chính của cơng ty trong các năm gần đây không tốt và phải gửi BCTC cho Ngân hàng để tiếp tục vay vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nên Cơng ty đã khơng tiến hành trích lập dự phịng cho những khoản công nợ tồn đọng này. Khi xảy ra trường hợp cơng ty khơng địi được nợ sẽ ảnh hưởng khá lớn tới tình hình tài chính của cơng ty tại thời điểm đó
Thứ năm về trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Do cơng ty có mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thiết bị tin học, viễn thông, cung cấp các dịch vụ tin học viễn thông . Đặc điểm của thiết bị này là giá thành nhập vào rất cao điều này dễ làm cho q trình tiêu thụ hàng nhập khẩu khó khăn. Và trong q trình tiêu thụ các thiết bị trên thị trường dễ gặp phải hàng giả, hàng nhái, hàng kém
chất lượng , tràn lan trên thị trường thu hút khách hàng ham rẻ từ đó cơng ty cần phải nỗ lực hơn nữa để quảng bá sản phẩm của mình phát triển rộng rãi trên thị trường chiếm được lịng tin của khách hàng khơng ngững nỗ lực nâng cao chất lượng phục vụ của mình mang lại lịng tin, sự yêu mến dành cho khách hàng.
3.2.Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thành kế tốn bán hàng tại cơng ty CP phát triển và đầu tư công nghệ HD.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về kế tốn bán hàng và tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn nghiệp vụ bán hàng nói riêng tại Cơng ty CP phát triển và đầu tư công nghệ HD, em xin đề ra một số giải giáp nhằm hồn thiện nghiệp vụ kế tốn nói chung và nghiệp vụ bán mặt hàng thiết bị viễn thông , tin học nói riêng tại Cơng ty CP phát triển và đầu tư công nghệ HD như sau:
Giải pháp thứ nhất về hoàn thiện chứng từ bán hàng
Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới quá trình bán hàng thì Cơng ty cần lập Biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm khi chuyển giao hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng. Trên Biên bản giao nhận cần ghi rõ ngày (giờ) giao nhận; số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa hàng hóa; chữ ký của người giao và người nhận;….Mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm
Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì Cơng ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, Hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác
Giải pháp thứ hai hoàn thiện phương thức bán hàng
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì các phương thức bán hàng ngày càng đa dạng hơn, có các phương thức bán hàng mới như bán háng qua mạng đang ngày một phát triển hơn tại Viêt Nam. Mà hiện nay Công ty mới chỉ áp dụng phương thức bán hàng thơng qua tìm kiếm khách hàng trực tiếp. Em xin đề xuất giải pháp nhằm đa dạng hóa phương thức bán hàng tại Công ty như sau: Công ty nên mở một website nhằm cung cấp các thông tin về công ty cũng như sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh nhằm giúp mở rộng hơn các đối tượng khách hàng ở các khu vực khác. Công ty nên đăng ký các quảng cáo trên TV hoặc báo đài nhằm tìm kiếm khách hàng.
Cơng ty cũng nên xem xét thêm phương thức Bán hàng đại lý nhằm đa dạng hóa phương thức bán hàng và tìm kiếm thêm được nhiều khách hàng mới, tiềm năng.
Ghi nhận kế toán bán hàng với phương thức bán hàng qua đại lý
Khi Công ty giao hàng cho cơ sở nhận đại lý: đơn vị xuất kho hàng hóa để giao đại lý kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc phiếu điều chuyển hàng hóa (thành phẩm) ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK thành phẩm (155) theo giá trị thực tế xuất kho.
- Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý:
+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi
Nợ TK 111,112: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo số tiền thực nhận theo giá thanh tốn Nợ TK 642: chi phí bán hàng số tiền hoa hồng chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ tính trên số tiền hoa hồng Có TK 511: doanh thu bán thành phẩm theo giá chưa thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp
+ Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý khơng khấu trừ ngay tiền hoa hồng), kế tốn ghi
Nợ TK 111,112,131: tiền mặt ,tiền gừi ngân hàng hoặc khoản phải thu của khách hàng theo giá bán đã có thuế của hàng hóa đã bán
Có TK 5112: doanh thu bán thành phẩm 5112 theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp
Khi thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế toán ghi Nợ TK 642: chi phí bán hàng (6421)
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ tính trên tiền hoa hồng Có TK 111,112: tiền mặt ,tiền gửi ngân hàng
- Cuối kỳ kế toán xác định giá vốn của số hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ, kế toán ghi
Nợ TK 632: giá vốn hàng gửi bán
Giải pháp thứ ba hồn thiện chính sách bán hàng
Hiện tại Cơng ty đang khơng áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán trong bán hàng. Nhằm thu hút thêm khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty, em xin đề xuất ý kiến là Công ty nên áp dụng hai chính sách này trong bán hàng vì những lợi ích mà hai chính sách đem lại là rất lớn.
Với chính sách chiết khấu thương mại thì người mua sẽ được chiết khấu một khoản khi mua hàng với một số lượng lớn. Điều này sẽ kích thích người mua đặt hàng với số lượng lớn với chi phí rẻ hơn và giúp cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn.
Cịn với chính sách chiết khấu thanh tốn thì người mua sẽ được hưởng một khoản chiết khấu khi thanh toán đơn hàng sớm trong một thời gian nhất định. Chính sách này sẽ giúp cho Cơng ty sớm thu được tiền hàng nhằm quay vịng vốn để tiếp tục q trình sản xuất kinh doanh.
Ghi nhận kế tốn đối với chính sách chiết khâu
Khi bán hàng, khách hàng mua hàng hóa với số lượng đủ lớn theo chính sách của cơng ty, khi đó khách hàng sẽ được hưởng một khoản chiết khấu thương mại. Khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi
Nợ TK 521: chiết khấu thương mại theo số chiết khấu cho khách hàng Nợ TK331: thuế GTGT phải nộp tính trên khoản chiết khấu
Có TK 111,112,131: tiền mặt ,tiền gửi ngân hàng hoặc phải thu của khách hàng theo tổng số giảm trừ.
Ghi nhận kế toán đối với khaorn chiết khấu thanh toán
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn ghi trong hợp đồng, theo chính sách của Cơng ty thì khách hàng sẽ được hưởng một khoản chiết khấu thanh toán. Khoản chiết khấu thanh tốn này được phản ánh vào chi phí tài chính, kế tốn ghi
Nợ TK 635: chi phí tài chính theo số chiết khấu cho khách hàng Nợ TK111,112,131: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 131:phải thu khách hàng theo tổng số phải thu của khách hàng.
Giải pháp thứ thứ tư về lập dự phịng khoản phải thu khó địi Điều kiện là các khoản nợ phải thu khó địi thỏa mãn điều kiện sau :
Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng tổ chức kinh tế (các cơng ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết
Phương pháp lập dự phòng
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh tốn nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó địi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định tại điểm 2 Điều này; nếu số dự phịng phải trích lập bằng số dư dự phịng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp khơng phải trích lập;
- Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch;
- Nếu số dự phịng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì doanh nghiệp phải hồn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để có thể hạn chế tình trạng trên, với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, cơng ty có thể gửi thơng báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh tốn nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn q nhiều và khơng cịn khả năng thanh tốn, phải có biện pháp cứng rắn (như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn). Ngược lại, có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh tốn đúng hạn