2.3.3 .Tổ chức sổ kế toán
3.1 Một số kết luận và phát hiện về kế toán bán các sản phẩm dụng cụ nhà bếp
nhà bếp tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái.
3.1.1 Những kết quả đã đạt được:
Qua thời gian thực tập, nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Việt Thái. Em nhận thấy công ty đã dần tạo được chỗ đứng trên thị trường và ngày một phát triển hơn. Để có được kết quả đó là do cơng ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa ban lãnh đạo với các phịng ban, trong đó có sự góp phần khơng nhỏ của phịng kế tốn và đặc biệt là cơng tác kế toán bán các sản phẩm dụng cụ nhà bếp. Cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác bán các sản phẩm dụng cụ nhà bếp nói riêng đã đạt được những kết quả sau:
Về tổ chức công tác kế tốn.
Với hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung như hiện nay đảm bảo thống nhất với công tác kế tốn trong tồn cơng ty, đảm bảo cho kế tốn phát huy được vai trị, chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên mơn hóa cho các nhân viên kế tốn của từng người vững vàng đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch tốn kế tốn theo chế độ chính sách của nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng nhu thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng nhanh.
Về tổ chức hạch tốn ban đầu
Cơng tác tổ chức hạch tốn ban đầu tại cơng ty được thực hiện khá tốt.Chứng từ sổ sách được thực hiện một cách rõ ràng, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lưu giữ một cách cẩn thận, khoa học. Hình thức kế tốn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty, đảm bảo số liệu kế tốn ln kịp thời phục vụ công tác quản lý.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Đây là phương pháp áp dụng hợp lý vì cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hóa, do đó khơng để định kỳ mới kiểm tra hạch tốn được.
Vận dụng chế độ kế tốn
Hiện nay cơng ty áp dụng theo chế độ kế tốn ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính do đó cập nhật những thay đổi của chế độ kế tốn mới. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiên. Các chứng từ phục vụ cho việc bán hàng được lập phù hợp với mơ hình bán hàng. Cơng ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình xuất hàng diễn ra thường xuyên, liên tục tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bán hàng.
Về hệ thống tài khoản và chứng từ
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản và chứng từ phù hợp với công ty và tuân theo đúng ghi chép ban đầu của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ có hệ thống khẳng định sự liên kết giữa các phịng ban trong cơng ty, nó được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ nhưng hợp lý nhằm thể hiện sự chặt chẽ trong cơng tác kế tốn, quá trình bảo quản và luân chuyển chứng từ của công ty cũng được thực hiện đúng quy định.
Về áp dụng kế toán máy
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Misa giúp cho việc thực hiện kế toán của cơng ty thuận tiện và nhanh chóng hơn. Những thơng tin số liệu được cập nhập ngay, đầy đủ chính xác với trình tự xử lý số liệu trên phần mềm một cách linh hoạt, hạn chế thiếu xót các nghiệp vụ
Về sổ sách kế toán
Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán bán hàng của công ty được lập đầy đủ theo quy định. Ngồi ra việc sổ sách kế tốn được ghi chép một cách thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
3.1.2. Những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân:
Bên cạnh những ưu điểm trên, trong quá trình tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái cịn có nhiều hạn chế nhất định như:
Thứ nhất cơng ty chưa áp dụng chính sách khuyến mãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn, tặng q khuyến mại.
Hiện tại cơng ty vẫn chưa thực hiện chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, tặng quà khuyến mại đi kèm cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc thanh tốn nhanh tiền hàng, điều này làm giảm tính cạnh tranh của cơng ty trên thị trường, khó thu hút được khách hàng trong những lần mua hàng tiếp theo. Không những thế cơng ty khơng khuyến khích được khách hàng thanh tốn sớm để nhanh chóng giải phóng được vốn lưu động và có thể gặp rủi ro khơng thu hồi được nợ.
Thứ hai về việc quản lý nợ phải thu và trích lập khoản dự phịng nợ phải thu khó địi.
Do đặc điểm kinh doanh của công ty, khi bán hàng đa số là giao hàng trước rồi mới thu tiền hàng sau, do đó tiền phải thu khá lớn. Tuy nhiên kế tốn cơng ty khơng tiến hành trích khoản dự phịng phải thu khó địi, điều này ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc hồn vốn và xác định kết quả tiêu thụ
Thứ ba về trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái tiến hành mua hàng hóa nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này khơng tránh khỏi sự giảm giá thường xun của hàng tồn kho. Tuy nhiên kế tốn cơng ty lại khơng trích lập dư phịng giảm giá hàng tồn kho.
Thứ tư về phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Hiện tại cơng ty đang tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước theo em là không phù hợp. Mặc dù phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay giá vốn hàng xuất kho của từng lần xuất hàng, nó cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối đúng với giá thị trường của mặt hàng đó. Tuy nhiên phương pháp này làm cho DT hiện tại không phù hợp với những khoản CP hiện tại. Và đối với việc bán hàng của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái nói chung và với việc bán các sản phẩm dụng cụ nhà bếp nói riêng có số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập - xuất liên tục, dẫn đến những chi phí cho việc hạch tốn cũng như khối lượng công việc của kế tốn sẽ tăng lên nhiều. Khơng chỉ vậy việc
xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước nó sẽ dẫn đến khơng phản ánh thực giá xuất NVL theo thị trường mà nguyên vật liệu đầu vào biến động liên tục. Hiện nay giá cả vật tư có xu hướng tăng lên, lựa chọn phương pháp nhập trước xuất trước thì giá trị vật tư xuất dùng được tính theo giá của lơ hàng mua sau với giá cao, cịn vật tư tồn kho được tính theo lơ mua trước với giá trị thấp (ghi sổ) nhưng vẫn có giá cao trên thị trường.
Thứ năm TK 511 và TK 632 chưa được ở chi tiết cho từng sản phẩm
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái chưa chi tiết cho từng sản phẩm hàng hóa của TK 511 và 632 ảnh hưởng đến việc theo dõi quản lý doanh thu và giá vốn của từng sản phẩm, hàng hóa nói chung và các sản phẩm dụng cụ nhà bếp nói riêng.
Thứ sáu về phương thức bán hàng
Hiện nay, công ty chỉ mới áp dụng phương thức bán bn và bán lẻ chỉ có một địa điểm duy nhất là trụ sở cơng ty. Chỉ có một địa chỉ bán lẻ làm cho khách hàng khó có thể tiếp cận đến các sản phẩm của công ty. Khách hàng chủ yếu là khách quen và khách hàng lâu năm. Mặt khác, số lượng khách hàng cũng bị hạn chế do số lượng đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực tương đối nhiều. Công ty chưa đẩy mạnh khâu quảng cáo, giới thiệu sản phẩm rộng rãi làm cho lượng tiêu thụ hàng hóa vẫn chưa được cao.
Từ những hạn chế này có thể làm cho kết quả bán hàng giảm sút, dẫn đến kết quả kinh doanh của công ty cũng đi xuống. Do đó, cơng ty cần có những kế hoạch cải thiện đề đạt được kết quả cao nhất.
3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán các sản phẩm dụng cụ nhà bếp tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái.
Xuất phát từ hạn chế tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái cùng với các kiến thức em được học tại nhà trường cũng như những kinh nghiệm cho bản thân từ việc thực tập tại Công ty, em xin đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn bán bán các sản phẩm dụng cụ nhà bếp của Cơng ty.
3.2.1. Áp dụng chính sách khuyến mãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, tặng quà khuyến mại.
Cơng ty nên xây dựng chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, tặng quà khuyến mại phù hợp với tình hình tiêu thụ tại cơng ty nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm, thu hút thêm nhiều khách hàng. Từ đó em xin trình bày cách thực hiện và phương pháp hạch toán chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, tặng quà khuyến mại như sau
Cách thực hiện:
- Cơng ty có thể xây dựng chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, tặng quà khuyến mại riêng dựa trên sản phẩm tiêu thụ, giá thành sản xuất, giá bán thực tế của công ty, giá bán của đối thủ cạnh tranh, giá bán bình quân của sản phẩm trên thị trường.
- Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại, tặng quà khuyến mại đi kèm khi người mua hàng với khối lượng lớn (có thể là giá trị trên 30 triệu vnđ), chiết khấu thanh toán khi người mua trả tiền trước thời hạn quy định
Phương pháp hạch toán:
+Chiết khấu thanh tốn: Kế tốn ghi Nợ TK chi phí tài chính (635) theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), ghi có TK phải thu khách hàng (131) theo tổng số phải thu.
+Chiết khấu thương mại: Khi bán bn có phát sinh khoản chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên khoản chiết khấu đồng thời ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112) hoặc phải thu của khách hàng (131) theo tổng số giảm trừ.
+ Tặng quà khuyến mại: Khi xuất hàng khuyến mại kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632) đồng thời ghi Có tài khoản hàng hóa (156). Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm, hàng hóa được bán và hàng khuyến mại, ghi Nợ các TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), phải thu khách hàng (131) đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Thuế GTGT phải nộp (3331).
3.2.2. Việc quản lý nợ phải thu và trích lập khoản dựphịng nợ phải thu khó địi phịng nợ phải thu khó địi
Cơng ty nên phân tích tình hình thu hồi nợ, xem các khoản nợ thuộc nợ ngắn hạn, nợ dài hạn cụ thể để trích lập dự phịng nợ phải thu trong kỳ. Từ đó em xin trình bày một số biện pháp thu hồi và lập dự phịng nợ phải thu khó địi như sau:
Một số biện pháp để thu hồi nợ:
- Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời thủ tục và đơn đốc khách hàng thanh tốn khoản nợ đến hạn.
- Chủ động các biện pháp thích hợp để thu hồi các khoản nợ quá hạn như: đưa ra các chương trình khuyến mại, áp dụng chiết khấu một cách linh hoạt trong khn khổ cho phép nhằm đảm bảo lợi ích hài hịa giữa cơng ty và khách hàng.
- Khi phát sinh khoản nợ khó địi cơng ty cần phân tích, đánh giá tìm hiểu rõ nguyên nhân và đề ra biện pháp thích hợp hạn chế tổn thất.
Bên cạnh đó cơng ty nên:
Lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Để khơng ảnh hưởng xấu đến nguồn vốn quay vịng hoạt động kinh doanh của công ty trong trường hợp khách hàng nợ nhiều mà chưa kịp thu hồi. Việc trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi được kế toán thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính:
-Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229 - Dự phịng tổn thất tài sản (2293).
-Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
-Đối với các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là khơng thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334.... ( phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí) Có các TK 131, 138, 128, 244...
-Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu hồiđược nợ, kế tốn căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112, ....
Có TK 711 - Thu nhập khác.
-Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
+ Trường hợp khoản phải thu q hạn chưa lập dự phịng phải thu khó địi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244...
+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phịng phải thu khó địi nhưng số đã lập dự phịng khơng đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất cịn lại được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phịng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244...
3.2.3. Về trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Thái nên tính dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Vì việc dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằn giúp cơng ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phán ánh giá trị thực tế thuần túy hàng tồn kho của công ty.
Dự phịng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế tốn nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế tốn tiến hành trích lập dự phịng.
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phán ánh trên TK 229 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho.