vào
1. JINNAN CGMA
MACHINE (Tế Nam, Trung Quốc)
Sản phẩm phục vụ sản xuất thi cơng vách kính mặt dựng (kính hộp, máy hút kính, máy gia cơng cửa nhơm..vv)
3,550,000,000
2. Wuxi Ketong
(Trung Quốc)
Sàn nâng Gondola; thiết bị bảo dưỡng tồ nhà (máy lau kính) BMU
4,890,600,000
3. Gind
(Tây Ban Nha)
Phụ kiện cơ khí, kính cường lực Temper
2,220,500,000
Nguồn: Phịng kinh doanh
Việc chỉ đặt trọng tâm vào một số nhà cung cấp chủ yếu, ít đầu tư cho việc tìm kiếm nhà cung cấp mới có tiềm năng khiến cho cơng ty khơng tìm được các nguồn hàng chất lượng hơn, giá cả rẻ hơn. Khi có trở ngại xảy ra với nhà cung cấp, chất lượng, giá cả… công ty vẫn phải đặt hàng tại các nhà cung cấp này, không thể thay đổi
sang các nhà cung cấp khác và chấp nhận rủi ro về mình. Hơn nữa, do một số trở ngại về khoảng cách địa lý giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp và một số hoàn cảnh khách quan khơng mong đợi, vẫn có nhiều đơn hàng bị trễ hạn mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt được dẫn đến việc khơng cung cấp kịp thời cho khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần chủ động trong việc cập nhật tình hình giao hàng nhằm nắm bắt và chủ động xử lý tình huống và tìm ra giải pháp thích hợp.
Hoạt động lập đơn hàng được bộ phận kinh doanh thực hiện dưới sự phê duyệt của giám đốc công ty. Công ty thực hiện việc thiết lập hợp đồng mua bán hàng hóa từ các nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa và ngày giao hàng. Hình thức đàm phán qua thư được công ty sử dụng nhiều nhất do các nhà cung cấp cơng ty đến từ nước ngồi nên việc dung thư điện tử đảm bảo tính linh hoạt cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và tính bảo mật cao.
Sau khi đặt hàng và kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, công ty tiến hành nhập hàng và giao cho khách hàng. Trong q trình này cơng ty phải thực hiện hai giai đoạn: thứ nhất là giai đoạn giao nhận, thứ hai giai đoạn vận chuyển. Công tác giao nhận chủ yếu qua một số cảng, cửa khẩu và thực hiện một số thủ tục hải quan nhất định đối với hàng hóa nhập khẩu. Cơng tác giao nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng cũng rất phức tạp, nhà cung cấp phải báo trước chi tiết thời gian giao hàng, công ty phải thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để nhập hàng hóa về kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. Hai bên có trách nhiệm làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa qua cảng. Nhà cung cấp phải có đơn đề nghị chuyển hàng qua cảng và biên bản bàn giao hàng. Công ty cử cán bộ mua hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa nhập trên cơ sở đặt hàng và chứng từ nhập kho sau đó dựa vào giấy chứng nhận chất lượng để tiếp nhận hàng mua về. Sau khi hoàn thành khâu giao nhận, cán bộ cơng ty cử đi thanh tốn cho phía nhà cung ứng theo hợp đồng ký kết. Kết quả mua hàng được đánh giá dựa trên chi phí hợp lí mà cơng ty đưa ra. Nếu chất lượng hàng hóa mua đạt tiệu chuẩn như hợp đồng đã ký thì mua hàng được đánh giá là tốt, duy trì cho lần mua sau.
Tuy nhiên, công ty chưa xây dựng được chỉ tiêu đánh giá hoạt động mua hàng có hiệu quả khiến cho quá trình kiểm tra chất lượng hàng nhập phức tạp và hiệu quả khơng cao. Q trình mua hàng mất rất nhiều thời gian do nhân viên mua hàng phải tiếp nhận đầy đủ số lượng chất lượng hàng hóa được giao. Để nhanh chóng cho hoạt
động mua, cơng ty nên hồn thiện hệ thống chỉ tiêu về đánh giá hoạt động nhập hàng như: chỉ tiêu chi phí, chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu dự trữ và bán hàng…vv để từ đó có những biện pháp cải thiện nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh.
2.3.2. Quản trị vận chuyển
Sau khi khi kí kết hợp đồng, nhà cung cấp gửi hàng hóa cho doanh nghiệp, hoạt động tiếp nhận hàng hóa diễn ra chủ yếu tại cảng Hải Phịng hoặc cửa khẩu Móng Cái, Quảng Ninh. Hoạt động này diễn ra trong khoảng 15-20 ngày sau khi kí kết hợp đồng. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm vận chuyển hàng tới cảng, sau khi nhận hàng hóa được nhập khẩu ở cảng cơng ty phải chịu trách nhiệm vận chuyển từ cảng về tới kho hàng. Do địa hình ở khu vực này kết hợp với tính chất lơ hàng nhập khẩu không quá lớn, khoảng cách vận chuyển tương đối gần nên doanh nghiệp lựa chọn thuê phương tiện vận tải tô tô, loại phương tiện này phù hợp với đặc điểm quy mơ lơ hàng, chi phí rẻ, việc giao hàng đơn giản, dễ thuê.
Hoạt động vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng được cơng ty thực hiện thơng qua hai hình thức: tự vận chuyển và th ngồi. Đối với những đơn hàng nhỏ trong bán kính 30 km và các nhu cầu về thi công, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa, doanh nghiệp tự vận chuyển hàng hóa tới khách hàng với ơ tơ trọng tải 0,5 tấn nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng một cách nhanh nhất, thuận tiện và chi phí thấp. Tuy nhiên, do đặc điểm hàng hóa có khối lượng lớn và quy mô khách hàng ngày càng mở rộng, công ty chủ yếu thực hiện hoạt động vận chuyển thơng qua hình thức th ngồi. Hoạt động vận chuyển hàng hóa được vận chuyển trên cả nước trong đó tập trung chủ yếu ở một số địa bàn như: Hà Nội, Bắc Ninh, Hải Phịng, Tun Quang, Lạng Sơn, Đà Nẵng, Vũng Tàu…vv.
Cơng ty đã tiến hành lựa chọn đơn vị vận tải thông qua việc đánh giá mức độ đáp ứng của đơn vị vận tải dựa trên những hợp đồng đã thực hiện. Các tiêu chí đánh giá bao gồm: chi phí, thời gian vận chuyển, độ tin cậy, tính an tồn, khả năng vận chuyển, tính linh hoạt trong đó yếu tố chi phí và độ tin cậy được công ty đặt lên hàng đầu. Dựa trên việc tham khảo và thử nghiệm một số đơn vị vận tải và việc đánh giá các đơn vị vận tải, công ty đã lựa chọn công ty cổ phần vận tải Á Châu với mức độ đáp ứng tốt nhất các tiêu chuẩn lựa chọn đơn vị vận tải dựa trên yêu cầu của công ty cùng với sự đa dạng về dịch vụ, các phương tiện vận chuyển, đội ngũ công nhân viên đủ về số lượng và đáp ứng
nhanh chóng nhu cầu giao nhận của cơng ty. Ngồi ra, với sự chun mơn hóa cao, đơn vị này có thể phối hợp các lô hàng cùng một tuyến đường nhằm tiết kiệm chi phí tối ưu cho cơng ty. Tùy khối lượng hàng hóa vận chuyển mà cơng ty th các loại xe với trọng tải từ 1-5 tấn với thời gian vận chuyển khoảng từ 1-2 ngày.
Khi tiến hành vận chuyển, nhân viên phụ trách ghi biên bản giao nhận và người vận chuyển có trách nhiệm bảo vệ hàng hóa trong q trình di chuyển hàng hóa. Để đảm bảo cung ứng một cách tốt nhất, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện giám sát hoạt động vận chuyển qua việc cử nhân viên xí nghiệp đi theo các xe hàng, bên cạnh việc bảo vệ và quản lý tình trạng hàng hóa giao nhận thì nhân viên cịn đảm bảo tốt về giấy tờ kèm theo, không để xảy ra hao hụt và hư hỏng hàng hóa trong q trình di chuyển.
Tuy nhiên, do hoạt động vận chuyển chủ yếu dựa vào th ngồi nên cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng khách hàng một cách tốt nhất, chi phí vận chuyển khơng ổn định, bảo hiểm hàng hóa gặp nhiều khó khăn, bố trí hàng trong khoang xe cịn chưa thực hợp lí. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chưa có kế hoạch cho việc phối hợp vận chuyển hàng hóa mặc dù điều này đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chỉ sử dụng phương tiện vận chuyển là ơ tơ, khơng có sự phối hợp liên vận nên chưa tận dụng được lợi thế mà các phương tiện vận tải khác đem lại. Bởi vậy, cơng ty cần tìm kiếm các giải pháp thực tế, khả thi nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu và vận chuyển của công ty, các biện pháp giảm chi phí vận chuyển trong cung ứng hàng hóa cho khách hàng.
2.3.3. Quản lý kho hàng
Hiện tại, công ty đã trang bị một kho riêng với diện tích 500m2 nhằm phục vụ nhu cầu dự trữ, bảo quản và cung cấp hàng hóa một cách kịp thời, chính xác. Địa điểm kho được đặt tại trụ sở chính của cơng ty tại KM6, cao tốc Bắc Thăng Long, Nội Bài, đây là một vị trí có điều kiện giao thơng thuận lợi cho việc vận chuyển ô tô trọng tải lớn và bốc dỡ hàng hóa.
Vì các sản phẩm của cơng ty đều là những sản phẩm được làm từ sắt, thép nên dễ bị bào mịn do các tác nhân từ mơi trường như: thời tiết quá nắng, lượng oxy hóa trong nước mưa nhiều gây hiện tượng han rỉ, dần bào mòn kim loại và làm giảm độ bền vững của sản phẩm, vì vậy kho của doanh nghiệp được trang bị với mái che thoáng mát được xây dựng trên nền cao cùng với các thiết bị bảo quản như hệ thống thơng
gió, chất hút ẩm để duy trì độ ẩm và nhiệt độ thích hợp. Tuy nhiên điều kiện vật chất cịn hạn chế nên hệ thống bảo quản chưa được trang bị các thiết bị hiện đại mà vẫn cịn rất thơ sơ, doanh nghiệp chưa có kế hoạch nâng cấp trong tương lai, hệ thống an ninh nhà kho đơn giản.
Cơ sở vật chất trong kho được trang bị với những dàn kệ lớn nhỏ, được thiết kế phù hợp với kích thước và chủng loại hàng hóa, bàn nâng hàng và các thiết bị xếp dỡ hàng hóa chuyên dụng nhằm thuận tiện cho việc lên xuống, xếp dỡ hàng hóa từ xe tải cũng như các container, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình vận động của chuỗi logistics và tiết kiệm được thời gian cho nhân viên kho. Cơng ty có lắp đặt hệ thống camera dùng để theo dõi và lưu lại những hoạt động tại kho, việc này giúp cho nhân viên quản lý kho được dễ dàng và kiểm tra khi cần thiết. Ngoài ra hệ thống kho cũng được trang bị máy tính sử dụng các phần mềm quản lý và giám sát việc thực hiện các cơng việc về bảo quản, xuất nhập hàng hóa. Tuy nhiên, việc trang bị các thiết bị theo dõi, quản lý và bốc dỡ hàng hóa trong kho cịn chưa đáp ứng được đầy đủ, thiếu đồng bộ và chưa có kế hoạch cụ thể.
Với những thiết kế và quy định vị trí để hàng phù hợp, kho được chia thành ba bộ phận quản lý riêng biệt như: khu dự trữ sản phẩm; khu dự trữ thiết bị phục vụ cho hoạt động lắp đặt, bảo trì; khu bộ phận kế tốn kho.
Q trình nghiệp vụ kho tại doanh nghiệp bao gồm:
Nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa
Bộ phận kho sau khi tập hợp thông tin về hoạt động mua hàng và vận chuyển hàng sẽ lập kế hoạch để tiếp nhận hàng hóa vào trong kho và tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng ở kho chi tiết và cụ thể. Nội dung này được thực hiện sau khi lô hàng nhập khẩu được vận chuyển về kho của doanh nghiệp. Bộ phận kho thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa theo lịch. Thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận nhập kho tất cả các vật tư đạt yêu cầu nghiệm thu. Sau khi kiểm tra đúng số lượng hàng hóa, đảm bảo nguyên đai nguyên kiện, người nhận hàng ký vào hóa đơn giao hàng, kết thúc việc nhập hàng.
Sau khi tiếp nhận, bộ phận chuyên trách tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng vào kho, thủ kho viết phiếu nhập kho.
Hoạt động tác nghiệp trong kho
Hàng hóa khi được nhập vào kho được xếp thành từng chồng ngăn nắp, riêng biệt, phân loại theo mặt hàng để thuận tiện cho công tác xuất nhập, kiểm kê, kiểm tra và bảo quản hàng hóa. Đối với các linh kiện, thiết bị nhỏ được xếp lên các giá, kệ được phân loại rõ ràng. Bởi vì hoạt động mua hàng chủ yếu dựa vào đơn đặt hàng nên lô hàng nhập phù hợp với lô hàng bán trong một khoảng thời gian ngắn, số lượng dự trữ không lớn và thời gian dự trữ hàng hóa khơng dài. Kho của doanh nghiệp khơng lớn, song để lưu kho một lơ hàng nhỏ thì việc phân bổ, sắp xếp là rất dễ dàng.
Các mặt hàng được làm từ nguyên liệu kim loại, được bảo quản trong bao bì. Kho hàng hóa của doanh nghiệp đảm bảo có mái che thơng thống, tránh được mưa và nắng gắt; có nền cao, đảm bảo hàng hóa khơng bị ẩm thấp. các điều kiện về nhiêt độ, độ ẩm cho hàng hóa trong kho được bảo đảm một cách dễ dàng. Nhìn chung, quá trình bảo quản loại hàng hóa này khơng quá phức tạp.
Nghiệp vụ phát hàng
Khi lô hàng trong kho đến thời điểm chuyển giao đến kho của khách hàng, nhân viên kho thực hiện các nghiệp vụ phát hàng. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho để lên kế hoạch chuẩn bị cho việc xuất hàng bao gồm: thời hạn chuẩn bị, phương án vận chuyển và bố trí lực lượng lao động và thiết bị bốc xếp và giao hàng. Hàng hóa chuẩn bị được chất xếp lên phương tiện vận chuyển để giao đến khách hàng. Công ty sử dụng đội ngũ lao động trong kho cùng các thiết bị nâng, xe đẩy hàng. Trước khi giao hàng, kế toán kho kiểm kê lại số lượng xuất kho, đối chiếu số lượng với lệnh xuất kho, sau đó nhập số liệu xuất kho vào hệ thống phần mềm quản lý kho. Tại nơi giao hàng, người giao hàng phải làm chứng từ giao hàng đầy đủ kèm theo biên bản kiểm nghiệm mà bên mua giao cho.
Hoạt động tác nghiệp trong kho tại cơng ty vẫn cịn thiếu đồng bộ, chưa chuyên nghiệp, cơng tác xuất hàng cịn chậm. Bên cạnh đó, các nhân viên bộ phận quản lý kho chưa được đào tạo nghiệp vụ bài bản, quy trình nhập hàng và xuất hàng cũng không được thực hiện đầy đủ, nhân viên kho tự động bỏ qua các bước trong quy trình, khơng nhập dữ liệu vào hệ thống đúng theo yêu cầu và thời gian qui định dẫn đến một số sai sót xảy ra trong q trình xuất hàng. Ngồi ra, số lượng máy móc hỗ trợ trong kho cịn rất hạn chế, chủ yếu dựa vào sức người nên gây khó khăn cho việc bốc dỡ, chất xếp hàng hóa, tốn kém thời gian và sức lao động.
2.4. Kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về hoạt động logistics tại công tyTNHH Hợp tác Kỹ thuật Quốc tế TNHH Hợp tác Kỹ thuật Quốc tế
2.4.1. Thành cơng
Trong q trình hoạt động, cơng ty đã dần thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác và cũng đang ngày càng phát triển các mối quan hệ trong quá trình hoạt động và ngày càng khẳng định được uy tín trên thị trường.
Đối với cơng tác mua hàng, cơng ty có những ưu điểm như: đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng cả về số lượng, cơ cấu, chủng loại và chất lượng hàng hóa, theo thơng tin thu thập được khả năng đáp ứng là 90%; thành công thiết lập mối quan hệ với các nhà cung ứng, hưởng nhiều chính sách ưu đãi và tạo cơ hội kinh doanh ổn định, bền vững.
Ngồi ra, cơng tác mua hàng được cơng ty tiến hành theo những quy trình nhất định, vì vậy cơng tác kiểm sốt mua hàng dễ dàng hơn, hoạt động giao nhận được công ty chú trọng, tránh nhầm lẫn về số lượng, chất lượng chủng loại phát hiện kịp thời sản phẩm không bảo đảm để trả về nhà cung ứng.
Kết cấu nhà xưởng kho bãi rộng rãi, phù hợp với việc giao nhận hàng hóa, thiết kế những bàn nâng hàng thuận tiện cho việc lên xuống, xếp dỡ hàng hóa từ xe tải cũng như các container, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình vận động của chuỗi logistics. Cơng tác tiếp nhận và bảo quản hàng hóa tại kho tương đối tốt, khơng có trường hợp