3.2. Minh ha tc hc th chin kim toán hàng tn kho và giá vn hàng bán ca KPMG
3.2.2. Quy trình kim tốn hàng tn kho và giá vn hàng bán đi vi công ty ABC
đ i v i cơng ty ABC
Quy trình ki m tốn hàng t n kho và giá v n hàng bán đ c th c hi n đúng theo các b c nh trong quy trình chung đư h ng d n g m các b c sau:
Tìm hi u ho t đ ng k tốn và ra báo cáo
Vì cơng ty ABC là khách hàng c c a KPMG nên ki m toán viên s nghiên c u h
s ki m toán n m tr c đ ng th i th i ph ng v n khách hàng đ c p nh t thông tin v ho t đ ng k toán và báo cáo liên quan đ n hàng t n kho t i công ty. Theo tìm hi u c a ki m tốn viên, q trình s n xu t c a doanh nghi p g m các ho t đ ng sau:
Mua hàng T n kho S n xu t Bán hàng
Quá trình s n xu t c a doanh nghi p t lúc mua nguyên v t li u đ n lúc bán s n ph m tr i qua nhi u giai đo n khác nhau, trong đó Phịng k ho ch đóng vai trị quan
tr ng nh t. B ph n này s ho ch đ nh k ho ch s n xu t, k ho ch mua hàng, qu n lý hàng t n kho và tính tốn chi phí. nh k , d a trên s li u do phòng k ho ch cung c p, b ph n k tốn ki m tra l i các thơng tin liên quan và ghi nh n các nghi p v vào trong ph n m m k toán và xu t ra các báo cáo tài chính. C th q trình này nh sau:
Quy trình ki m tốn hàng t n kho và giá v n hàng bán t i Công ty TNHH KPMG
SVTH: Nguy n Lê Mai Thy Trang 50
Mua nguyên v t li u
Quy trình th c hi n:
D a trên k ho ch bán hàng đư đ c thông qua, b ph n mua hàng cùng v i b ph n s n xu t s lên k ho ch s n xu t, mua hàng và đ t hàng. Công vi c này bao g m c vi c tìm ki m nhà cung c p, đàm phán giá c , sau đó đ xu t v i qu n lỦ nhà máy đ xét duy t.
Cơng ty duy trình m i quan h t t v i các nhà cung c p, nên ngu n nguyên li u chính c a cơng ty khá n đ nh. Khi c n thi t, b ph n mua hàng s l p đ n đ t hàng cho nh ng nhà cung c p đư đ c ch n. Nh ng đ n đ n đ t hàng này đư đ c tr ng b ph n mua hàng ký duy t và đ c g i đi b ng fax, đ ng th i 1 nhân viên mua hàng s nh p s li u mua hàng vào trong h th ng. Sau đó b ph n mua hàng s thơng báo cho b ph n kho b ng đi n tho i.
Khi nhà cung c p giao hàng, th kho s ki m tra và ghi nh n đ y đ thông tin t ng chuy n hàng. Sau đó, b ph n ki m soát ch t l ng s ki m tra ch t l ng s hàng nh n b ng cách ch n m u đ i di n. B ph n này l p báo cáo ki m tra ch t l ng cho hàng mua. Sau khi b ph n ki m soát ch t l ng ki m tra xong, th kho nh n hàng và đ i chi u s l ng gi a hàng th c t nh n đ c v i s l ng trên hóa đ n/phi u v n chuy n hàng hóa. Th kho s kỦ vào hóa đ n và chuy n nó cho b ph n mua hàng đ chu n b cho phi u nh n hàng.
B ph n mua hàng ki m tra l i hóa đ n c a nhà cung c p, phi u nh n hàng, giá c hàng hóa. Nh ng ch ng t này s đ c xét duy t b i tr ng b ph n mua hàng và chuy n cho b ph n k toán.
K toán kho sau khi nh n các ch ng t s ti n hành ki m tra giá trên hóa đ n và
giá trên h p đ ng tr c khi ghi bút toán cho t ng nghi p v mua hàng. K toán tr ng s ki m tra l i b ch ng t r i sau đó chuy n cho giám đ c tài chính đ xét duy t thanh toán. Sau khi nh n đ c b ch ng t đư đ c xét duy t, k toán ph i tr s ti n hành làm các th t c thanh toán. Khi đư thanh toán cho nhà cung c p, k toán ph i tr s ch t l i bút toán mà k tốn kho đư ghi nh n tr c đó.
B ph n mua hàng d a trên hóa đ n và phi u nh n hàng đ l p ra b ng theo dõi
trên excel “L ng nguyên v t li u”, th hi n quá trình luân chuy n c a hàng t n kho trong tháng. Cu i tháng, công ty ti n hành ki m kê hàng t n kho và l p báo cáo g i cho b ph n mua hàng đ ti n hành đ i chi u gi a biên b n ki m kê hàng t n kho và b ng
Quy trình ki m tốn hàng t n kho và giá v n hàng bán t i Công ty TNHH KPMG
SVTH: Nguy n Lê Mai Thy Trang 51
Chuy n nguyên v t li u vào quá trình s n xu t
Quy trình th c hi n
D a trên s d hàng t n kho và yêu c u s n xu t t b ph n bán hàng, b ph n s n xu t s chu n b k ho ch s n xu t hàng ngày.
D a trên k ho ch s n xu t hàng ngày và nguyên v t li u tiêu chu n theo thành ph n công th c, các nhân viên b ph n s n xu t tính tốn l ng nguyên v t li u c n thi t cho s n xu t. D a vào đó, b ph n s n xu t s l p phi u đ ngh nguyên v t li u d i xét duy t c a qu n lý nhà máy. Phi u đ ngh đ c chuy n sang cho th kho đ chu n b phi u xu t kho n i b và ti n hành đ a nguyên v t li u vào trong s n xu t.
Phòng nghiên c u và phát tri n (R&D) l p ra và l u gi công th c tiêu chu n cho quá trình s n xu t đ ph c v cho vi c tính tốn chi phí và đ i chi u v i l ng nguyên v t li u th c t s d ng c a t ng k .
Nh p kho thành ph m
Khi q trình s n xu t hồn thành, thành ph m ph i đ c b ph n ki m soát ch t
l ng ki m tra tr c khi nh p kho thành ph m. B ph n ki m soát s phát hành gi y ch ng nh n s n ph m đ t tiêu chu n nh là b ng ch ng cho vi c ki m tra.
Sau đó, thành ph m đ c chuy n vào kho v i s ch ng nh n, ki m duy t c a b ph n s n xu t. Nhân viên kho s ki m tra, ký lên phi u nh p kho và chuy n cho b ph n s n xu t. D a trên nh ng ch ng t trên, nhân viên BP s n xu t chu n b báo cáo thành ph m và s n ph m d dang và đ a cho tr ng b ph n ký vào cu i tháng.
S n ph m d dang là v bánh, nhân kem, h n h p k o.
Chuy n hóa thành hàng hóa
Quy trình th c hi n:
Thơng th ng các đ i lỦ và khách hàng đ t mua hàng b ng đi n tho i. Sau khi nh n đ c đ ngh mua hàng, nhân viên bán hàng chu n b phi u bán hàng và chuy n sang tr ng b ph n xin xét duy t.
Sau khi xét duy t xong, nhân viên bán hàng s l p hoá đ n bán hàng g m 3 liên
và hóa đ n này đ c ban giám đ c ký duy t. M t liên đ c l u tr t i b ph n bán hàng, m t liên chuy n cho phịng k tốn đ làm c s h ch toán, m t liên chuy n sang b ph n kho. Nhân viên kho d a trên hoá đ n đư đ c ký duy t đ l p phi u xu t kho và th c hi n các th t c hồn thành.
Quy trình ki m tốn hàng t n kho và giá v n hàng bán t i Công ty TNHH KPMG
SVTH: Nguy n Lê Mai Thy Trang 52
Doanh nghi p s d ng hoá đ n bán hàng nh là phi u xu t kho giao cho khách
hàng. ph c v cho vi c v n chuy n n i b , nhân viên kho ph i s d ng phi u xu t kho kiêm v n chuy n n i b .toán liên quan (con
Ki m kê hàng hóa
M i tháng, cơng ty s ti n hành ki m kho 1 l n v i s tham gia c a 1 k toán, 1 nhân viên b ph n s n xu t và 1 nhân viên b ph n kho. B t c s chênh l ch nào gi a ghi chép k toán và ghi chép t i b ph n kho s đ c đi u tra và ghi chép l i trong h th ng.
Vào th i đi m k t thúc niên đ , công ty t ch c ki m kho toàn di n v i s tham gia c a nhóm ki m toán và so sánh k t qu ki m kho v i ghi chép trên s sách k tốn.
Cơng ty đư thi t k ra ch ng trình đ ki m soát và ghi chép hàng t n kho, và cách th c ti n hành ki m kê v t ch t.
đánh gia xem nh ng đi u ch nh phát sinh t ki m kê v t ch t đư đ c ghi chép chính xác trong s cái hay không, công ty ti n hành ki m tra đ i chi u gi a ghi chép trên h th ng hàng t n kho và trên s cái vào ngày ki m kê v t ch t toàn di n. B t c chênh l ch phát sinh nào đ u đ c đi u tra và đi u ch nh.
S đ i chi u gi a ghi chép trên h th ng hàng t n kho và ki m kê th c t đ c giám sát và ki m tra b i k toán tr ng.
Tính tốn và phân b chi phí
Vào cu i tháng, 1 nhân viên phòng k ho ch s ch u trách nhi m trong vi c tính chi phí, d a trên các ch ng t nh n đ c bao g m:
Báo cáo thành ph m và s n ph m d dang do nhân viên b ph n s n xu t cung c p
ho c ng i giám sát s n ph m ch bi n bên ngoài.
Báo cáo mua hàng do nhân viên b ph n mua hàng l p. Biên b n ki m kê t các chi nhánh và kho.
D a trên nh ng ch ng t đó và cơng th c t phòng nghiên c u và phát tri n, nhân viên b ph n s n xu t s tính tốn l i chi phí cho thành ph m đư s n xu t trong tháng và phân b chi phí nguyên v t li u cho s n ph m d dang phù h p v i cơng th c.
Chi phí c a thành ph m s đ c so sánh v i chi phí c a tháng tr c. N u có phát sinh các kho n chênh l ch nghiêm tr ng, nhân viên b ph n s n xu t s đi u tra nguyên
Quy trình ki m tốn hàng t n kho và giá v n hàng bán t i Công ty TNHH KPMG
SVTH: Nguy n Lê Mai Thy Trang 53
Sau khi tìm hi u ho t đ ng k toán c a doanh nghi p, ki m toán viên ti n thành th c hi n walkthrough đ i v i nghi p v mua hàng (Ph l c, trang 100).
ánh giá vi c thi t k và th c hi n các th t c ki m soát
Th t c ki m soát Cách th c ti n
hành ki m tra ánh giá
1/ Phân chia quy n h n và trách nhi m trong khâu mua hàng.
- D a trên k ho ch bán hàng đư đ c phê duy t, b ph n s n xu t cùng v i b ph n s n xu t s lên k ho ch s n xu t, đ t hàng và mua hàng. B ph n bán hàng s tìm ki m nhà cung c p, th ng l ng giá c , sau đó trình lên t ng giám đ c xét duy t và ký h p đ ng. Ch có T ng giám đ c ho c Phó T ng giám đ c có th m quy n ký h p đ ng v i nhà cung c p. Cơng ty có m i quan h t t v i các nhà cung c p và khách hàng, do đó, các nhà cung
c p chính c a cơng ty th ng khơng đ i.
- Trong q trình mua hàng, b ph n mua hàng l p
đ n đ t hàng nh ng nguyên v t li u c n thi t.
Thông th ng đ n đ t hàng đ c g i cho nhà cung c p b ng fax.
-Sau khi đ ng ý s l ng hàng th c nh n v i hóa
đ n c a nhà cung c p, th kho s kí lên hóa đ n
và chuy n cho b ph n mua hàng đ chu n b làm phi u nh p kho. Hóa đ n cùng v i phi u nh p kho s chuy n đ n phịng k tốn đ ghi nh n nghi p v mua hàng.
- Các kho n ph i tr đ c l u tr theo th i h n
thanh toán. Khi đ n h n thanh toán, k toán ph i tr s chu n b phi u đ ngh thanh tốn đính kèm hóa đ n, phi u nh p kho, h p đ ng chuy n đ n k
toán tr ng ho c k toán t ng h p. K toán tr ng
Th yêu c u m t nhân viên truy c p vào ch c n ng mua hàng (trên th c t ng i này không đ c phân quy n th c hi n ch c n ng này). H u hi u
Quy trình ki m tốn hàng t n kho và giá v n hàng bán t i Công ty TNHH KPMG
SVTH: Nguy n Lê Mai Thy Trang 54
sau khi ki m tra s ký lên phi u đ ngh thanh toán. B ch ng t này đ c chuy n t i T ng giám
đ c ho c Phó t ng giám đ c đ xét duy t (nh ng kho n thanh toán nh h n 50 tri u t i các chi
nhánh đ c xét duy t b i k toán tr ng ho c
giám đ c chi nhánh).
- Hàng tháng, công ty ti n hành đ i chi u v i các nhà cung c p t ng s hóa đ n, t ng s ti n thanh toán và s d cu i k c a kho n ph i tr . Công ty yêu c u các nhà cung c p chính g i th xác nh n
đ đ i chi u hàng tháng. Th xác nh n đ c g i tùy thu c vào k toán tr ng và l ng ti n c n thanh toán.
- K toán t ng h p xem xét l i trách nhi m c a m i nhân viên đ đ m b o r ng vi c phân công, phân nhi m đ c th c hi n đúng.
- K tốn ph i tr có quy n truy c p vào h th ng k toán và đ c ki m tra b i k toán t ng h p.
2/ Phi u nh p kho đ c đánh s tr c liên t c.
nh k , th kho ki m tra s liên t c c a phi u nh p kho đ phát hi n ra các phi u b sót ho c nh p trùng. Ki m tra 25 m u phi u nh p kho, nh n th y s trên phi u đ c xu t ra t h th ng và liên t c. H u hi u 3/ Ki m tra hàng đ c giao
Hàng ch đ c nh p vào kho và phi u nh p kho
đ c l p sau khi ng i nh n hàng hoàn t t h t các th t c sau đây: - Xem xét gi a s l ng hàng th c nh n v i phi u giao hàng. - Xem xét s h p l c a đ n đ t hàng. Ki m tra 25 phi u nh p kho có đ y đ ch ký c a nh ng ng i liên quan. H u hi u
Quy trình ki m toán hàng t n kho và giá v n hàng bán t i Công ty TNHH KPMG
SVTH: Nguy n Lê Mai Thy Trang 55
- Quan sát ch t l ng c a hàng hóa, xem hàng hóa có b h h ng hay khơng.
4/ Ki m tra m u nghi p v mua hàng
T t c các đ n đ t hàng/ h p đ ng mua hàng ph i
đ c xét duy t b i tr ng b ph n k ho ch theo s y quy n c a ban giám đ c. Th i gian c a h p
đ ng kho ng 3 tháng, 6 tháng ho c lâu h n tùy
thu c vào giá c th tr ng và quy t đ nh c a Ban
Giám c. Khi có nhu c u, b ph n s n xu t s g i email đ n b ph n mua hàng, b ph n mua hàng s ký h p đ ng v i nhà cung c p.
- Ch có T ng Giám đ c/ Phó T ng Giám đ c m i
đ c ký h p đ ng v i nhà cung c p.
- Hàng ph i đ c ki m tra b i b ph n ki m soát ch t l ng và đ c đ m l i b i th kho.
- Th kho kí vào hóa đ n, l p phi u nh p kho và chuy n b ch ng t trên cho phòng k toán. K toán kho s đ i chi u đ n giá trong h p đ ng v i