3 .2Khái quát tình hình thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.3 .2Tình hình nhập khẩu theo thị trường
Công Ty TNHH Thương Mại Và Kỹ Thuật Á Châu chủ yếu nhập khẩu linh kiện, vật tư tủ bảng điện từ Hàn Quốc, Trung Quốc. Ngồi ra, cơng ty cịn nhập khẩu từ một số nước khác như: Đài Loan, Singapore, …. Thị trường Hàn Quốc là thị trường quan trọng cung cấp cho công ty những linh kiện vật tư giá rẻ, chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Bảng 3.3 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường.
(Đơn vị: VNĐ)
Thị trường Năm 2012 2013 2014
Hàn Quốc Kim ngạch NK 2,067,431,254 3,954,241,763 4,145,569,320
Tỷ lệ % 41.47 45,11 42.69
Trung Quốc Kim ngạch NK 1,733,468,604 3,543,279,135 3,936,322,105
Tỷ lệ % 34.78 40.42 40.54 Singapore Kim ngạch NK 686,734,223 753,461,394 932,587,364 Tỷ lệ % 13.78 8.60 9.60 Thị trường khác Kim ngạch NK 497,170,725 514,332,404 696,394,531 Tỷ lệ % 9.97 5.87 7.17
(Đơn vị: VNĐ) Năm 2012 2013 2014 Hãng JEONO Kim ngạch NK 984,371,225 2,225,906,341 2,484,361,905 Tỷ lệ % 47.61 56.29 59.93 Hãng wingfasterner Kim ngạch NK 361,020,009 405,764,322 556,384,648 Tỷ lệ % 17.46 10.26 13.42 Hãng Deachang Kim ngạch NK 245,361,332 568,741,624 698,604,741 Tỷ lệ % 11.87 14.38 16.85 Các Hãng khác Kim ngạch NK 476,678,688 753,829,476 406,218,026 Tỷ lệ % 23.06 19.07 9.80
(Nguồn: Phịng kinh doanh cơng ty)
Tình hình nhập khẩu thiết bị điện của công ty cho thấy thị trường Hàn Quốc có ý nghĩa quan trọng cho sự phát triển của cơng ty. Việc hồn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Hàn Quốc sẽ giúp cơng ty giảm đảm bảo được uy tín kinh doanh, bớt chi phí nhập khẩu và thu được lợi nhuận nhiều hơn.
3.3 Thực trạng thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điệncông nghiệp từ thị trường Hàn quốc của Công Ty TNHH Thương Mại Và công nghiệp từ thị trường Hàn quốc của Công Ty TNHH Thương Mại Và Kỹ Thuật Á Châu
3.3.1 Làm thủ tục hải quan
Trước khi hàng về đến cảng 7 ngày đại lí hãng tàu sẽ gửi fax cho cơng ty để thông báo thời gian cụ thể mà hàng đã về đến cảng. Công ty khai và nộp tờ khai hải quan, hình thức khai điện tử. Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai họ sẽ tiến hành phân luồng. Do công ty luôn hồn thành các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật nên theo thống kê 3 năm gần đây hàng hóa nhập khẩu của cơng ty thường được phân vào luồng xanh và luồng vàng, chưa có trường hợp nào bị phân vào luồng đỏ. Sau khi kiểm tra cơ quan hải quan sẽ tính lại số thuế mà cơng ty tự khai xem có đúng với lơ hàng khơng. Khi hồn tất các thủ tục trên công ty sẽ nộp thuế nhập khẩu và hàng hóa được thơng quan.
Biểu đồ 3.2. Đánh giá lỗi sai trong thuê phương tiện vận tải chở về kho
Theo thống kê 3 năm gần đây từ năm 2012- 2014, tỷ lệ các lỗi trong làm thủ tực hải quan được thể hiện rõ thơng qua biểu đồ sau:
(Nguồn: phịng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Biểu đồ 3.1 Đánh giá lỗi sai trong khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Nhìn vào biểu đồ ta thấy, việc tra sai mã số thuế và tính sai thuế xảy ra với tỷ lệ là 45% trong số các lỗi sai, đây cũng là lỗi hay gặp nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Nguyên nhân là do một mặt hàng có thể áp dụng nhiều mã số thuế vì vậy một doanh nghiệp ln muốn áp dụng mã số thuế sao cho giá trị tính thuế là thấp nhất. Cũng chính vì lí do đó mà trong khi làm thủ tục các bộ hải quan sẽ đề nghị nhân viên làm hải quan giải thích rõ về mã số thuế mà mình đã áp dụng.Các lỗi khác như: thiếu một số giấy tờ cần thiết, sai tên hàng hay các sai sót khác chiếm tỷ lệ nhỏ hơn từ 10- 20% thường xảy ra trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hải quan. Nếu phát hiện sớm có thể chủ động sử chữa để khơng làm ảnh hưởng đến q trình làm thủ tục hải quan dẫn đến chậm trễ trong khâu nhận hàng.
3.3.2 Thuê phương tiện vận tải về kho
Các lỗi thường xảy ra trong quá trình này bao gồm các lỗi về giấy tờ gửi đến công ty vận tải, lỗi về hợp đồng gửi công ty vận tải, chọn thuê công ty vận tải. Theo thống kê từ năm 2012- 2014 có tỷ lệ gặp phải các lỗi trên của công ty qua biểu đồ sau:
(Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Qua biểu đồ trên cho ta thấy lỗi về hợp đồng gửi công ty vận tải chiếm 50%, do trong một số hợp đồng công ty không chủ động liên hệ trước nên không thuê được chất lượng vận tải như ý muốn nên trong điều khoản hợp đồng các điều khoản như : “trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng, mức bồi thường thiệt hại” công ty phải nhượng bộ và giảm nhẹ mức phạt. Cịn các lỗi về giấy tờ gửi cơng ty vận tải chiếm 30% do hay bị thiếu giấy tờ, đặc biệt là phụ lục hàng hóa gây trở ngại trong việc lấy đúng và đủ số lượng hàng hóa. Và lỗi trong chọn thuê công ty vận tải chiếm 20% vì hiện tại cơng ty chỉ ký hợp đồng với một cơng ty vận tải, do đó cơng ty nên có nhiều phương án dự trù khi khơng th được phương tiện vận tải của công ty cổ phần Orient Việt Nam
3.3.3 Thanh tốn tiền hàng
Quy trình thanh tốn bằng chuyển tiền:
(1) Người xuất khẩu chuyển giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu (2) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá (hoặc bộ chứng từ hàng hố), nếu thấy phù hợp u cầu theo thoả thuận đơi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ mình
(3) Ngân hàng chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng đại lý (hoặc chi nhánh) - ngân hàng trả tiền
(4) Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng
Trong khâu thanh toán tiền hàng, cơng ty khơng phải gặp khó khăn về nghiệp vụ vì quy trình, thủ tục thanh toán theo phương thức chuyển tiền khá đơn giản. Tuy nhiên, phương thức trả tiền trước khi nhận hàng khiến công ty phải luôn chủ động vốn mua hàng, và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho công ty.
Trong khâu nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, cơng ty cũng có những sai sót. Những lỗi mà cơng ty thường mắc phải như: không mang đầy đủ chứng từ, giấy tờ theo quy định để nhận hàng, chậm đôn đốc bên xuất khẩu gửi chứng từ để nhận hàng, chứng từ sai bị trả lại, liên hệ và ký hợp đồng với cơ quan ga cảng muộn, hàng bị sai thông số kỹ thuật, hàng hóa bị sai mã hiệu,…Trong đó thì việc chuẩn bị chứng từ giấy tờ của công ty và việc nhận hàng đúng thông số kỹ thuật hay xảy ra sai sót nhất, mang thiếu phụ lục hợp đồng là nguyên nhân gây ra việc nhận hàng không đúng thông số kỹ thuật. Những lỗi này sẽ gây ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty, từ đó làm ảnh hưởng tới việc kinh doanh của cơng ty, do đó cơng ty cần có biện pháp khắc phục những lỗi này để cơng tác nhập khẩu hàng hóa của cơng ty ngày càng thuận lợi hơn.
(Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Biểu đồ 3.3. Đánh giá lỗi sai trong nhận hàng và kiểm tra
Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể nhìn thấy trong khâu nhận hàng, chứng từ bị sai trả lại chiếm tỉ lệ cao nhất là 38%, hàng sai thông số kỹ thuật chiếm 23%, không mang đầy đủ giấy tờ chứng từ chiếm 20% và liên hệ muộn với cơ quan ga cảng chiếm 19%. Với tỷ lệ đánh giá như vậy cho ta thấy trong khâu nhận hàng hoạt động chứng từ bị sai trả lại và việc nhận hàng bị sai thông số, kỹ thuật hay xảy ra sai sót nhất mà nguyên nhân của việc nhận hàng bị sai thong số kỹ thuật là do mang thiếu phụ lục hợp đồng. Những sai sót này dẫn tới việc tổ chức nhận hàng nhập khẩu của công ty diễn ra không đúng tiến độ làm phát sinh thêm nhiều chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty.
3.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Điều kiện khiếu nại và giải quyết khiếu nại trong hợp đồng của cơng ty có ghi: “Các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng sẽ được 2 bên cùng nhau thương lượng, giải quyết. Nếu tranh chấp không tự giải quyết được sẽ đưa ra cơ quan có thẩm quyền tại Hà Nội, Việt nam để giải quyết theo quy tắc phân xử của phòng thương mại quốc tế, phán quyết của cơ quan này là quyết định cuối cùng để 2 bên thực hiện”.
Tuy nhiên theo điều tra công ty chưa xảy ra vụ khiếu nại nào mà chỉ dùng đến biện pháp thương lượng. Trên thực tế, có 1 số trường hợp giao hàng thiếu, thời gian giao hàng chậm, giao hàng không đảm bảo chất lượng, các lỗi sai có thể xuất phát từ bên bán hoặc từ phía cơng ty. Do có q nhiều mặt hàng nên khi làm hỏi hàng và hợp đồng, có thể nhân viên viết nhầm mã hàng, do đó nhà cung cấp gửi hàng sai theo mã hàng đó. Trong trường hợp này cơng ty phải chịu hồn tồn trách nhiệm do lỗi sai thuộc về công ty.
Nếu lỗi sai thuộc về bên người bán thì bên bán phải tiến hành hướng dẫn sửa chữa bằng văn bản, nếu khơng được thì bên bán sẽ gửi trực tiếp chuyên gia sang làm việc với cơng ty. Các chi phí phát sinh do bên bán chịu.
Thống kê trong năm 2012 có 2 hợp đồng giao hàng khơng đúng thời gian và sai mã hiệu, năm 2014 có 1 hợp đồng vi phạm về điều khoản tên hàng và năm 2014 có 1 hợp đồng sai về điều khoản chất lượng. Tuy khâu này chưa xảy ra vụ kiện, tranh chấp nào nhưng các lỗi mà công ty thường hay gặp như: hạn chế trong hiểu biết Luật Việt Nam, luật quốc tế, … Các lỗi sai trong khâu này được thể hiện cụ thể qua biểu đồ sau:
(Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Biểu đồ 3.4. Đánh giá lỗi sai trong khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Qua biểu đồ ta nhận thấy việc hiểu biết về luật Quốc tế cịn nhiều hạn chế chiếm tới 55%, và đặc biệt cơng ty rất sợ xảy ra tranh chấp vì nếu có xảy ra tranh chấp thì
cơng ty khơng đủ mạnh để giải quyết gây tổn thất về tài chính và cả uy tín của mình. Đồng thời pháp luật Việt Nam ngày càng hồn thiện và có nhiều điều luật cụ thể rõ ràng có yếu tố quốc tế hơn.
3.4 Đánh giá thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệptừ thị trường Hàn Quốc của Công Ty TNHH Thương Mại Và Kỹ Thuật Á từ thị trường Hàn Quốc của Công Ty TNHH Thương Mại Và Kỹ Thuật Á Châu
3.4.1 Một số vấn đề đạt được trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trườngHàn Quốc Hàn Quốc
Với sự cố gắng nỗ lực hết mình của tồn thể cán bộ và nhân viên trong công ty nên thời gian gần đây cơng ty cũng đã có được những thành quả nhất định:
-Trong ba năm gần đây, số lượng hợp đồng ký kết của công ty tăng lên rất nhiều, số hợp đồng sai sót ngày càng giảm qua các năm.
-Cơng ty đã thực hiện được 100% hợp đồng đã ký kết, khơng có hợp đồng nào xảy ra tranh chấp đến mức phải sử dụng đến tòa án, trọng tài dẫn đến hủy bỉ hợp đồng.
-Các sản phẩm, dịch vụ của công ty ngày càng đem lại sự thỏa mãn, hài lòng của nhiều đối tác, khách hàng trong nước.
-Trình độ nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm của cán bộ nhập khẩu trong công ty ngày càng được nâng cao, giúp thực hiện hiệu quả hợp đồng nhập khẩu của cơng ty.
-Hàng hóa của cơng ty: ln được phân vào luồng xanh; được thông quan nhanh, thuận lợi; chưa có lần nào bị kiểm tra thực tế hàng hóa.
-Việc tổ chức thực hiện các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được thực hiện khá tốt, mặt khác sự điều phối giữa các khâu cũng đạt hiệu quả nên việc tổ chức thực hiện hợp đồng đạt được kết quả mà công ty đề ra.
-Công ty tạo được mối quan hệ hợp tác ổn định với nhiều đối tác lớn trong việc cung cấp những thiết bị điện, vật tư lắp đặt thiết bị điện chất lượng tốt nhất, tạo được uy tín với đối tác.
-Tạo mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan, thực hiện thủ tục nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi, sửa chữa kịp thời những sai sót trong thủ tục hải quan.
-Cơng ty ngày càng tạo được uy tín trong nước, là cơng ty về cơng nghệ rất phát triển, góp phần đẩy mạnh cơng nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước.
3.4.2 Một số vấn đề tồn tại trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường HànQuốc Quốc
Bên cạnh những kết quả mà cơng ty đã đạt được như trên, cịn có những hạn chế, thiếu sót mà cơng ty mắc phải trong các khâu của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Dưới đây là biểu đồ thể hiện tỷ lệ hợp đồng nhập khẩu thiết bị tủ bảng điện của công ty mắc sai phạm.
Biểu đồ 3.5. Thống kê số hợp đồng sai sót
(Nguồn: dữ liệu phịng Xuất nhập khẩu) Nhìn vào biểu đồ ta thấy tỷ lệ hợp đồng thực hiện có sai sót giảm dần qua các năm. Tỷ lệ cao nhất vào năm 2012 là 13,5% giảm xuống còn 7% vào năm 2012 và xuốn còn 4,4% vào năm 2014. Điều nay cho thấy tỷ lệ sai sót đã thun giảm.Để cơng ty hồn thiện tốt hơn quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu vẫn cần phải giảm thiểu những sai sót trên.Nguyên nhân của sai sót trên được tổng kết qua bản số liệu sau:
Bảng 3.5 Thống kê các sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Các sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập
khẩu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số hợp đồng Tỷ trọng (%) Số hợp đồng Tỷ trọng (%) Số hợp đồng Tỷ trọng (%) Nhận hàng 1 20 0 0 0 0 Kiểm tra hàng 1 20 1 33,3 0 0 Thanh toán 2 40 1 33,3 1 50 Thủ tục hải quan 1 20 1 33,3 1 50 Tổng số hợp đồng 5 3 2
(Nguồn: dữ liệu phòng Xuất nhập khẩu)
Qua bảng trên ta nhận thấy số lượng hợp đồng sai sót đã giảm qua các năm. Các sai sót trong khâu thanh toán là phổ biến nhất như sai lỗi chính tả, viết nhầm tên, địa chỉ người bán,.. nhưng ảnh hưởng đến thời gian, chi phí, tiến độ thực hiện hợp đồng rất lớn. Các sai sót liên quan đến thủ tục hải quan như khai sai mã hàng dẫn đến tính sai thuế suất, tiền hàng khơng đúng với hóa đơn thương mại…số hợp đồng sai sót có xu hướng giảm nhưng lại chiếm tỷ tringj ngày càng tang trog tổng số hợp đồng sai sót. Chứng tỏ sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan tăng lên.
Các sai sót trong khâu nhận và kiểm tra hàng có xu hướng giảm đi ở những năm tiếp theo. Tuy nhiên vẫn cịn 1 số hạn chế như khơng mang đầy đủ các loại chứng từ (phụ lục hợp đồng, lệnh giao nhận hàng, tờ khai giá trị tính thuế sai, nhận hàng chậm hơn so với hợp đồng); hàng hóa yêu cầu thong số kỹ thuật chính xác tuy nhiên khi kiểm tra cơ quan kiểm tra khơng nắm rõ được bản chất của hàng hóa vì thế vẫn mất nhiều thời gian trong q trình kiểm tra đọc bản thơng số kỹ thuật.
Làm thủ tục hải quan
- Hàng hóa kê khai khơng đúng với quy cách, sai lỗi chính tả, chủng loại hàng hóa, mã số tính thuế khiến cơ quan hải quan buộc cơng ty phải làm lại tờ khai hải quan hoặc cơ quan hải quan tính lại số thuế.
- Hồ sơ hải quan cịn thiếu các giấy tờ chứng từ: giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê khai hàng hóa, phụ lục hợp đồng nên khi khai hải quan thì cơ quan hải quan yêu cầu
phải bổ sung đầy đủ làm mất thêm thời gian, ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp